Tutoriel Outlook – Modèles d’e-mails

Vous pouvez facilement créer un modèle de message Nouveau email dans Outlook comme suit :

1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Accueil > Nouveau message pour créer un nouveau message.

Conseils: Vous pouvez également appuyer sur Ctrl+Npour créer un nouvel e-mail.

2. Une nouvelle fenêtre de rédaction s’ouvre désormais. Ajoutez des destinataires, saisissez l’objet, insérez des balises de courriel, joignez des pièces jointes et rédigez le corps de votre message selon vos besoins.

3. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.

4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, saisissez un nom pour votre nouveau modèle dans le champ Nom du fichier, sélectionnez Modèle Outlook (*.oft) dans la liste déroulante Spécifier le format d'enregistrement, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

Conseils :Le modèle de message « Nouveau e-mail » est enregistré par défaut dans le dossier des modèles Outlook. Si vous souhaitez l’enregistrer dans un autre dossier, ouvrez d’abord ce dossier dans la boîte de dialogue **Enregistrer sous** avant de cliquer sur le bouton.Enregistrer.

Il s'agit du modèle Outlook par défaut Chemin du fichier :%AppData%\Microsoft\Templates

5. Le modèle de message « Nouveau email » est désormais créé. Veuillez fermer la nouvelle fenêtre de rédaction sans l’enregistrer.

2,1 Créer un(e) Nouveau email à partir d’un modèle à l’aide de la fonction Choisir un formulaire

Pour créer un(e) Nouveau email à partir d’un modèle existant dans Outlook, procédez comme suit :

1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Accueil > Nouveaux éléments > Choisir un formulaire.

2. Dans la boîte de dialogue Choisir un formulaire :
(1) Sélectionnez Modèles utilisateur dans le système de fichiers dans la liste déroulante Rechercher dans ;
(2) Cliquez pour sélectionner le modèle spécifié à partir duquel vous créerez un courriel ()Conseils : si votre modèle de courriel n’apparaît pas dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Parcourir pour le rechercher et le sélectionner dans un autre dossier.) ;
(3) Cliquez sur le bouton Ouvrir.

Un nouvel e-mail est alors créé à partir du modèle spécifié. Vous pouvez désormais le rédiger et l’envoyer selon vos besoins.

2,2 Créer un(e) Nouveau email à partir d’un modèle en ouvrant directement le fichier du modèle

Nous pouvons ouvrir le modèle de courriel pour créer directement un nouvel e-mail à partir de celui-ci.

1. Ouvrez le dossier contenant votre modèle de courriel.
Conseil : si votre modèle de courriel se trouve dans le dossier de modèles par défaut, ouvrez-le directement avec cette commande : %AppData%\Microsoft\Templates

2. Double-cliquez sur le modèle de courriel pour l’ouvrir.

Un nouvel e-mail est alors créé à partir du modèle spécifié. Vous pouvez le rédiger et l’envoyer selon vos besoins.

Comme vous le savez, un modèle de courriel ne peut pas être ouvert ni modifié directement. Heureusement, il est possible de contourner cette limitation en créant un nouvel e-mail à partir du modèle, puis en l’enregistrant sous le même nom pour remplacer l’original.

1. Dans Outlook, cliquez sur Accueil > Nouveaux éléments > Choisir un formulaire.

2. Dans la boîte de dialogue Choisir un formulaire :
(1) Sélectionnez Modèles utilisateur dans le système de fichiers dans la liste déroulante Rechercher dans ;
(2) Cliquez pour sélectionner le modèle spécifié à partir duquel vous créerez un courriel ()Conseils : si vous ne trouvez pas le modèle spécifié, cliquez sur le bouton Parcourir pour le rechercher et le sélectionner dans un autre dossier) ;
(3) Cliquez sur le bouton Ouvrir.

3. Un nouvel e-mail est désormais créé à partir du modèle spécifié. Apportez les modifications nécessaires au nouvel e-mail.

4. Dans la fenêtre de rédaction, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.

5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous :
(1) Sélectionnez Modèle Outlook (*.oft) dans la liste déroulante Spécifier le format d'enregistrement ;
(2) Ouvrez le dossier contenant le modèle de courriel original ;
(3) Dans le champ Nom du fichier, assurez-vous que le nom du fichier est strictement identique à celui du modèle de courriel original ;
(4) Cliquez sur le bouton Enregistrer.

6. La boîte de dialogue « Confirmer l’enregistrement sous » s’affiche maintenant. Cliquez sur le bouton Oui pour écraser le modèle original.

Nous avons ainsi modifié le modèle de courriel de manière indirecte. Vous pouvez désormais fermer la fenêtre « Nouveau message » sans enregistrer.

Il est facile de créer un(e) Nouveau message à partir d’un modèle grâce à la fonction Choisir un formulaire, mais comment répondre à un courriel en utilisant un modèle dans Outlook ? La solution : créer une règle pour automatiser cette tâche.

1. Préparez le modèle d’e-mail que vous utiliserez pour répondre. (Cliquez pour consulter la procédure)permettant de créer un modèle d’e-mail.)

2. Dans la vue Courrier, cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et alertes.

3. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton Nouvelle règle pour créer une nouvelle règle.

4. Dans la boîte de dialogue Assistant de règle, sélectionnez l’option Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis cliquez sur le bouton Suivant.

5. Dans la deuxième boîte de dialogue de l’Assistant de règle, définissez les conditions selon lesquelles les e-mails déclencheront une réponse automatique, puis cliquez sur le bouton Suivant.
Dans mon cas, je coche l’option envoyés uniquement à moi.

6. Dans la troisième boîte de dialogue de l’Assistant de règle, cochez l’option répondre à l’aide d’un modèle spécifique dans la section Étape 1, puis cliquez sur le lien « un modèle spécifié » dans la section Étape 2.

7. Dans la boîte de dialogue « Sélectionner un modèle de réponse », choisissez Modèles utilisateur dans le système de fichiers dans la liste déroulante Rechercher dans, sélectionnez le modèle souhaité, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Conseils: Si vous ne trouvez pas le modèle spécifié dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Parcourirpour le sélectionner depuis un autre dossier.

8. Vous revenez maintenant à la troisième étape de l’Assistant de règle. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

9. Dans le quatrième assistant de règle, définissez les exceptions si nécessaire, puis cliquez sur le bouton Suivant.

10. Dans le dernier Assistant de règle, attribuez un nom à la règle dans le champ de l’Étape 1, cochez les options souhaitées dans la section de l’Étape 2, puis cliquez sur le bouton Terminer.

Conseils: Pour répondre immédiatement aux e-mails du dossier Boîte de réception, cochez l’option Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà présents dans la « Boîte de réception ».

11. La boîte de dialogue Règles et alertes réapparaît. Cliquez sur le bouton OK pour la fermer.

Conseils :
(1) Pour répondre automatiquement à tous les courriels entrants, vous devez laisser Outlook ouvert en permanence.
(2) Si vous souhaitez configurer des réponses automatiques pour un compte Exchange, cliquez sur Fichier > Info > Réponses automatiques afin d’activer cette fonctionnalité, puis définissez les paramètres et le message de réponse automatique comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous :

Si le contenu de la réponse ou de la redirection contient uniquement du texte brut dans le modèle, vous pouvez appliquer une étape rapide pour répondre ou transférer à l’aide de ce modèle.

1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Accueil > Créer nouveau(dans le groupe)Étapes rapides).

2. Dans la boîte de dialogue Modifier l’étape rapide, donnez un nom à la nouvelle étape, définissez l’action sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer, cliquez sur Afficher les options pour développer la section correspondante, saisissez le contenu de votre réponse ou de votre transfert, puis cliquez sur le bouton Terminer.

La nouvelle étape rapide a désormais été créée. Vous pouvez l’appliquer facilement en quelques clics.

3. Si vous devez répondre à un e-mail à l’aide de cette étape rapide, sélectionnez d’abord le message, puis cliquez sur la nouvelle étape rapide dans le groupe Étapes rapides.

4. La fenêtre de message de réponse ou de transfert s’ouvre alors avec le contenu prédéfini. Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur le bouton Envoyer.