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Tutoriel Outlook - Modèles de courrier électronique

Nous pouvons facilement créer et appliquer des modèles de documents dans Word. De même, pouvons-nous créer et appliquer rapidement des modèles de courrier électronique dans Outlook? Oui, ce didacticiel vous guidera pour créer, modifier et appliquer facilement des modèles de courrier électronique dans Outlook.

Table des matières

Notes: Les méthodes présentées sur cette page s'appliquent au programme de bureau Microsoft Outlook 2019 sous Windows 10. Et les instructions peuvent varier considérablement ou légèrement en fonction de la version de Microsoft Outlook et des environnements Windows.


1. Créez un modèle de message électronique

Vous pouvez facilement créer un nouveau modèle de message électronique dans Outlook comme suit:

1. Dans la vue du courrier, cliquez sur Accueil > Nouveau Email pour créer un nouvel e-mail.

Pourboires: Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + N clés pour créer un nouvel e-mail.

2. Maintenant, une nouvelle fenêtre de message de composition s'ouvre. Ajoutez des destinataires, saisissez l'objet, ajoutez des balises d'e-mail, attachez des pièces jointes et composez le corps du message selon vos besoins.

3Cliquez sur Déposez le > Enregistrer sous.

4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, nommez le nouveau modèle dans le Nom du fichier boîte, sélectionnez Modèle Outlook (* .oft) du Enregistrer en tant que type de liste déroulante et cliquez sur Épargnez .

Conseils: Le nouveau modèle de message électronique est enregistré par défaut dans le dossier de modèles Outlook. Si vous devez enregistrer le modèle dans un autre dossier, vous devez ouvrir le dossier dans la boîte de dialogue Enregistrer sous avant de cliquer sur l'icône Épargnez .

Il s'agit du chemin par défaut du dossier du modèle Outlook: % AppData% \ Microsoft \ Templates

5. Le nouveau modèle de message électronique est maintenant créé. Veuillez fermer la nouvelle fenêtre de message de composition sans enregistrer.


2. Créez un nouvel e-mail à partir d'un modèle

2.1 Créer un nouvel e-mail à partir d'un modèle par la fonction Choisir un formulaire

Pour créer un nouvel e-mail à partir d'un modèle existant dans Outlook, vous pouvez procéder comme suit:

1. Dans la vue du courrier, cliquez sur Accueil > Nouveautés > Choisir un formulaire.

2. Dans la boîte de dialogue Choisir un formulaire:
(1) Sélectionnez Modèles utilisateur dans le système de fichiers du Regarder dans la liste déroulante;
(2) Cliquez pour sélectionner le modèle spécifié à partir duquel vous allez créer un e-mail (Pourboires: Si votre modèle d'e-mail ne figure pas dans la boîte de dialogue, vous pouvez cliquer sur le Explorer pour le trouver et le sélectionner dans un autre dossier.);
(3) Cliquez sur le Ouvert .

Ensuite, un nouvel e-mail est créé en fonction du modèle spécifié. Allez-y pour rédiger et envoyez-le selon vos besoins.

2.2 Créer un nouvel e-mail à partir d'un modèle en ouvrant directement le fichier de modèle

Nous pouvons ouvrir le modèle d'e-mail pour créer un nouvel e-mail directement à partir de celui-ci.

1. Ouvrez le dossier contenant le modèle d'e-mail.
Pourboires: Si le modèle d'e-mail est stocké dans le dossier de modèles par défaut, vous pouvez ouvrir le dossier par ce chemin de dossier: % AppData% \ Microsoft \ Templates

2. Double-cliquez sur le modèle d'e-mail pour l'ouvrir.

Ensuite, un nouvel e-mail est créé en fonction du modèle spécifié. Vous pouvez rédiger et envoyer le nouvel e-mail selon vos besoins.


3. Modifier un modèle d'e-mail

Comme nous le savons, le modèle de courrier électronique ne peut pas être ouvert et modifié directement. Cependant, nous pouvons résoudre ce problème de manière détournée: créez un nouvel e-mail à partir du modèle, puis enregistrez l'e-mail sous un même nom de modèle pour écraser l'original.

1. Dans Outlook, cliquez sur Accueil > Nouveautés > Choisir un formulaire.

2. Dans la boîte de dialogue Choisir un formulaire:
(1) Sélectionnez Modèles utilisateur dans le système de fichiers du Regarder dans la liste déroulante;
(2) Cliquez pour sélectionner le modèle spécifié à partir duquel vous allez créer un e-mail (Pourboires: Si vous ne trouvez pas le modèle spécifié, cliquez sur le bouton Explorer bouton pour le trouver et le sélectionner dans un autre dossier);
(3) Cliquez sur le Ouvert .

3. Maintenant, un nouvel e-mail est créé à partir du modèle spécifié. Apportez des modifications au nouvel e-mail selon vos besoins.

4. Dans la fenêtre de rédaction du message, cliquez sur Déposez le > Enregistrer sous.

5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous:
(1) Sélectionnez Modèle Outlook (* .oft) du Enregistrer en tant que type de la liste déroulante;
(2) Ouvrez le dossier contenant le modèle de courrier électronique d'origine;
(3) Dans le Nom du fichier , assurez-vous que le nom de fichier est bien le même que le nom de fichier du modèle d'e-mail d'origine;
(4) Cliquez sur le Épargnez .

6. Maintenant, la boîte de dialogue Confirmer l'enregistrement sous apparaît. Veuillez cliquer sur le Oui bouton pour écraser le modèle d'origine.

Jusqu'à présent, nous avons modifié le modèle d'e-mail de manière détournée. Et vous pouvez fermer le nouvel e-mail sans enregistrer.


4. (Auto) réponse avec modèle

Nous pouvons facilement créer un nouvel e-mail à partir d'un modèle d'e-mail par le Choisir un formulaire fonctionnalité, mais comment répondre à un e-mail avec un modèle dans Outlook? Nous pouvons créer une règle pour résoudre ce problème.

1. Préparez le modèle d'e-mail avec lequel vous répondrez. (Clique pour voir comment créer un modèle d'e-mail.)

2. Dans la vue du courrier, cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et les alertes.

3. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur l'icône Nouvelle règle mais pour créer une nouvelle règle.

4. Dans l'assistant de règles, cliquez pour mettre en surbrillance le Appliquer la règle aux messages que je reçois option, et cliquez sur le Suivant .

5. Dans la deuxième boîte de dialogue de l'assistant de règles, spécifiez les conditions dans lesquelles les e-mails seront répondus, puis cliquez sur le bouton Suivant .
Dans mon cas, je coche le envoyé uniquement à moi option.

6. Dans la troisième boîte de dialogue de l'assistant de règles, cochez la case répondre en utilisant un modèle spécifique option dans la Étape 1 section, puis cliquez sur le texte lié "un modèle spécifié"Dans le Étape 2 .

7. Maintenant, dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, choisissez Modèles utilisateur dans le système de fichiers du Regarder dans liste déroulante, cliquez pour sélectionner le modèle spécifié, puis cliquez sur le Ouvert .

Pourboires: Si vous ne trouvez pas le modèle spécifié dans la boîte de dialogue, cliquez sur le Explorer pour le sélectionner dans d'autres dossiers.

8. Maintenant, il revient au troisième Assistant de règles et cliquez sur Suivant bouton pour continuer.

9. Dans le quatrième Assistant de règles, spécifiez les exceptions si nécessaire, puis cliquez sur le bouton Suivant .

10. Dans le dernier assistant de règles, nommez la règle dans le Étape 1 case, cochez les options dont vous avez besoin dans le Étape 2 section, et cliquez sur Finition .

Pourboires: Pour répondre maintenant aux e-mails dans le dossier Boîte de réception, cochez la case Exécutez cette règle maintenant sur le message déjà dans "Boîte de réception" option.

11. Il revient à la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton OK bouton pour le fermer.

Pourboires:
(1) Pour répondre automatiquement à tous les e-mails entrants, vous devez garder Outlook en cours d'exécution tout le temps.
(2) Si vous souhaitez répondre automatiquement aux e-mails dans un compte Exchange, vous pouvez cliquer sur Déposez le > info > Réponses automatiques pour activer la fonctionnalité de réponses automatiques, puis spécifiez les paramètres de réponse automatique et le texte comme illustré ci-dessous:


5. Répondre ou transférer avec un modèle (en texte brut)

Si la réponse ou le contenu de transfert sont des mots simples uniquement dans le modèle, vous pouvez appliquer une étape rapide pour obtenir la réponse ou le transfert avec le modèle.

1. Dans la vue du courrier, cliquez sur Accueil > CRÉER UN NOUVEAU DOSSIER (dans le Étapes rapides groupe).

2Dans la boîte de dialogue Modifier l'étape rapide, nommez la nouvelle étape rapide, spécifiez l'action comme Répondre or Répondre à tous or Avantcliquez Afficher les options pour développer la section des options, saisissez la réponse ou le contenu de transfert, puis cliquez sur le bouton Finition .

Jusqu'à présent, la nouvelle étape rapide a été créée. Vous pouvez appliquer l'étape rapide facilement en quelques clics.

3. Si vous devez répondre à un e-mail en suivant cette étape rapide, sélectionnez l'e-mail et cliquez sur la nouvelle étape rapide dans la Étapes rapides groupe.

4. Ensuite, la fenêtre du message de réponse ou de transfert s'ouvre avec le contenu prédéfini. Apportez les modifications dont vous avez besoin et cliquez sur le bouton Envoyer .


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