Tutoriel Outlook – Modèles d'email

Vous pouvez facilement créer un nouveau modèle de message électronique dans Outlook comme suit :

1. Dans la vue mail, cliquez sur Accueil > Nouvel Email pour créer un nouvel email.

Conseils: Sinon, vous pouvez également appuyer sur Ctrl + N pour créer un nouvel email.

2. Une nouvelle fenêtre de composition de message s'ouvre maintenant. Ajoutez les destinataires, saisissez l'objet, ajoutez des étiquettes d'email, joignez des pièces jointes et rédigez le corps du message selon vos besoins.

3. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.

4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, nommez le nouveau modèle dans la zone Nom du fichier, sélectionnez Modèle Outlook (*.oft) dans la liste déroulante Type de fichier, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

Conseils : Le nouveau modèle de message électronique est enregistré par défaut dans le dossier des modèles Outlook. Si vous devez enregistrer le modèle dans un autre dossier, vous devez ouvrir le dossier dans la boîte de dialogue Enregistrer sous avant de cliquer sur le Enregistrer bouton.

Voici le chemin par défaut du dossier des modèles Outlook : %AppData%\Microsoft\Templates

5. Le nouveau modèle de message électronique est maintenant créé. Veuillez fermer la fenêtre de composition du nouveau message sans enregistrer.

2.1 Créer un nouvel email à partir d'un modèle via la fonction Choisir un formulaire

Pour créer un nouvel email à partir d'un modèle existant dans Outlook, vous pouvez procéder comme suit :

1. Dans la vue mail, cliquez sur Accueil > Nouveaux éléments > Choisir un formulaire.

2. Dans la boîte de dialogue Choisir un formulaire :
(1) Sélectionnez Modèles utilisateur dans le système de fichiers à partir de Rechercher dans liste déroulante ;
(2) Cliquez pour sélectionner le modèle spécifié à partir duquel vous créerez un email (Conseils: Si votre modèle d'email n'apparaît pas dans la boîte de dialogue, vous pouvez cliquer sur le Parcourir bouton pour le trouver et le sélectionner dans un autre dossier.) ;
(3) Cliquez sur le Ouvrir bouton.

Un nouvel email est alors créé à partir du modèle spécifié. Continuez à composer et à l'envoyer selon vos besoins.

2.2 Créer un nouvel email à partir d'un modèle en ouvrant directement le fichier du modèle

Nous pouvons ouvrir le modèle d'email pour créer un nouvel email directement à partir de celui-ci.

1. Ouvrez le dossier contenant le modèle d'email.
Conseils: Si le modèle d'email est stocké dans le dossier de modèles par défaut, vous pouvez ouvrir le dossier via ce chemin : %AppData%\Microsoft\Templates

2. Double-cliquez sur le modèle d'email pour l'ouvrir.

Un nouvel email est alors créé à partir du modèle spécifié. Vous pouvez composer et envoyer le nouvel email selon vos besoins.

Comme nous le savons, le modèle d'email ne peut pas être ouvert et modifié directement. Cependant, nous pouvons résoudre ce problème de manière détournée : créer un nouvel email à partir du modèle, puis enregistrer l'email sous le même nom de modèle pour écraser l'original.

1. Dans Outlook, cliquez sur Accueil > Nouveaux éléments > Choisir un formulaire.

2. Dans la boîte de dialogue Choisir un formulaire :
(1) Sélectionnez Modèles utilisateur dans le système de fichiers à partir de Rechercher dans liste déroulante ;
(2) Cliquez pour sélectionner le modèle spécifié à partir duquel vous créerez un email (Conseils: Si vous ne trouvez pas le modèle spécifié, cliquez sur le Parcourir bouton pour le trouver et le sélectionner depuis un autre dossier) ;
(3) Cliquez sur le Ouvrir bouton.

3. Un nouvel email est maintenant créé à partir du modèle spécifié. Apportez les modifications nécessaires dans le nouvel email.

4. Dans la fenêtre de composition du message, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.

5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous :
(1) Sélectionnez Modèle Outlook (*.oft) à partir de la Type de fichier liste déroulante ;
(2) Ouvrez le dossier contenant le modèle d'email original ;
(3) Dans la Nom du fichier zone, assurez-vous que le nom du fichier est exactement identique au nom du fichier du modèle d'email original ;
(4) Cliquez sur le Enregistrer bouton.

6. La boîte de dialogue Confirmer l'enregistrement sous apparaît maintenant. Cliquez sur le bouton Oui pour écraser le modèle original.

Jusqu'à présent, nous avons modifié le modèle d'email de manière détournée. Vous pouvez fermer le nouvel email sans enregistrer.

Nous pouvons facilement créer un nouvel email à partir d'un modèle d'email via la fonction Choisir un formulaire , mais comment répondre à un email avec un modèle dans Outlook ? Nous pouvons créer une règle pour résoudre ce problème.

1. Préparez le modèle d'email avec lequel vous répondrez. (Cliquez pour voir comment créer un modèle d'email.)

2. Dans la vue mail, cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et alertes.

3. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le Nouvelle règle pour créer une nouvelle règle.

4. Dans l'Assistant Règles, cliquez pour mettre en surbrillance l'option Appliquer une règle aux messages que je reçois, puis cliquez sur le bouton Suivant .

5. Dans la deuxième boîte de dialogue de l'Assistant Règles, spécifiez les conditions selon lesquelles les emails seront répondu, puis cliquez sur le Suivant bouton.
Dans mon cas, j'ai coché l'option Envoyé uniquement à moi .

6. Dans la troisième boîte de dialogue de l'Assistant Règles, cochez l'option Répondre en utilisant un modèle spécifique dans la section Étape 1, puis cliquez sur le texte lié “un modèle spécifié” dans la section Étape 2.

7. Maintenant, dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, choisissez Modèles utilisateur dans le système de fichiers à partir de la liste déroulante Rechercher dans, cliquez pour sélectionner le modèle spécifié, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Conseils: Si vous ne trouvez pas le modèle spécifié dans la boîte de dialogue, cliquez sur le Parcourir bouton pour le sélectionner depuis d'autres dossiers.

8. Maintenant, retournez à la troisième boîte de dialogue de l'Assistant Règles, puis cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

9. Dans la quatrième boîte de dialogue de l'Assistant Règles, spécifiez les exceptions si nécessaire, puis cliquez sur le bouton Suivant .

10. Dans la dernière boîte de dialogue de l'Assistant Règles, nommez la règle dans la section Étape 1, cochez les options dont vous avez besoin dans la section Étape 2, puis cliquez sur le bouton Terminer.

Conseils: Pour répondre aux emails dans le dossier Boîte de réception maintenant, cochez l'option Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans “Boîte de réception” .

11. Retournez à la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton OK pour la fermer.

Conseils:
(1) Pour répondre automatiquement à tous les emails entrants, vous devez garder Outlook ouvert tout le temps.
(2) Si vous souhaitez répondre automatiquement aux emails dans un compte Exchange, vous pouvez cliquer sur Fichier > Info > Réponses automatiques pour activer la fonction Réponses automatiques, puis spécifiez les paramètres et le texte de réponse automatique comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous :

Si le contenu de réponse ou de transfert n'est composé que de mots simples dans le modèle, vous pouvez appliquer une étape rapide pour répondre ou transférer avec un modèle.

1. Dans la vue mail, cliquez sur Accueil > Créer une nouvelle (dans le groupe Étapes rapides).

2. Dans la boîte de dialogue Éditer l'étape rapide, nommez la nouvelle étape rapide, spécifiez l'action comme Répondre, Répondre à tous ou Transférer, cliquez sur Afficher les options pour développer la section des options, saisissez le contenu de réponse ou de transfert, puis cliquez sur le bouton Terminer.

Jusqu'à présent, la nouvelle étape rapide a été créée. Vous pouvez appliquer l'étape rapide facilement en quelques clics.

3. Si vous devez répondre à un email avec cette étape rapide, sélectionnez l'email, puis cliquez sur la nouvelle étape rapide dans le groupe Étapes rapides.

4. La fenêtre de message de réponse ou de transfert s'ouvre alors avec le contenu prédéfini. Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur le bouton Envoyer.