Tutoriels Outlook - Éléments rapides

La bibliothèque Éléments rapides est une collection de contenus que vous pouvez insérer facilement dans le corps de vos messages, tels que des extraits de texte, des graphiques, des symboles, etc. Grâce à la bibliothèque Éléments rapides, vous pouvez réutiliser instantanément tous les éléments qu’elle contient directement dans le corps de votre message.

Les éléments stockés dans la bibliothèque Éléments rapides sont définis par Microsoft Office comme des blocs de construction, et AutoText est l’un de ces blocs que vous pouvez réutiliser facilement.

2,1 Emplacement de la fonction Éléments rapides

Dans les fenêtres de nouveaux messages, de réponses ou de transferts, la commande Éléments rapides se trouve dans le groupe Texte de l’onglet Insertion.

2,2 Emplacement du fichier Éléments rapides

Comme nous le savons, les éléments de la galerie Éléments rapides sont stockés dans un fichier nommé NormalEmail.dotm. Ce fichier NormalEmail.dotm se trouve dans le dossier suivant : Chemin du fichier :
%APPDATA%\Microsoft\Templates

Ouvrez une fenêtre de l’Explorateur, collez le chemin du fichier dans la zone Adresse, puis appuyez sur la touche Entrée. Vous accéderez alors au fichier NormalEmail.dotm dans le dossier Ouvrir.

Conseils : lorsque vous collez le chemin du fichier dans la zone Adresse et appuyez sur la touche Entrée, le chemin %APPDATA%\Microsoft\Templates est automatiquement remplacé par C:\Users\VotreNomUtilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Vous pouvez facilement créer une nouvelle entrée Éléments rapides pendant la rédaction, la réponse ou la transmission de messages dans Outlook.

1. Dans la fenêtre d’un nouveau message, d’une réponse ou d’un transfert, sélectionnez le fragment de texte que vous souhaitez enregistrer en tant qu’entrée Éléments rapides dans le corps du message.

2. Cliquez sur Insertion > Éléments rapides > Enregistrer la sélection dans la galerie Éléments rapides.

3. Dans la boîte de dialogue « Créer un nouveau bloc de construction », procédez comme suit :
(1) Saisissez un nom dans le champ Nom ;
(2) Choisissez une catégorie dans la liste déroulante Catégorie ;
(3) Saisissez une description de cette nouvelle entrée dans le champ Description ;
(4) Sélectionnez un mode d’insertion dans la liste déroulante Options.

Conseils :
(1) Vous pouvez ajouter la nouvelle entrée Éléments rapides à une nouvelle catégorie : cliquez sur dans la zone Catégorie, sélectionnez Créer une nouvelle catégorie dans la liste déroulante, puis créez une nouvelle catégorie dans la boîte de dialogue qui s’ouvre.

(2) Il existe trois modes d’insertion dans la liste déroulante Options Liste déroulante :
A. Insérer uniquement le contenu : insère l’entrée Éléments rapides spécifiée à la position du curseur dans le corps du message ;
B. Insérer le contenu dans son propre paragraphe : insère l’entrée Éléments rapides spécifiée dans un paragraphe distinct ;
C. Insérer le contenu sur sa propre page: l’entrée Éléments rapides spécifiée apparaît insérée dans un paragraphe séparé dans le corps du message. Toutefois, dans l’aperçu avant impression ()Fichier > Imprimer), vous constaterez qu’elle occupe une page entière.

4. Cliquez sur le bouton OK dans la boîte de dialogue « Créer un nouveau bloc de construction ».

Le fragment de texte ou les objets sélectionnés sont alors enregistrés en tant qu’entrée Éléments rapides dans Outlook.

Les entrées Éléments rapides se réutilisent facilement dans le corps des messages en un simple clic.

4,1 Insérer une entrée Éléments rapides

Dans les fenêtres de nouveaux messages, de réponses ou de transferts, placez le curseur à l’endroit du corps du message où vous souhaitez insérer un élément rapide, puis cliquez sur Insertion > Éléments rapides et sélectionnez l’élément souhaité dans le menu déroulant.

L’élément rapide spécifié est alors inséré à la position du curseur ou dans un nouveau paragraphe ou une nouvelle page adjacente à cette position.

Sinon, dans le menu déroulant Éléments rapides, effectuez un clic droit sur l’élément souhaité, puis choisissez dans le menu contextuel l’une des options suivantes selon vos besoins : Insérer à la position actuelle Position du document, Insérer au début du document ou Insérer à la fin du document.

4,2 Insérer des entrées Éléments rapides à l’aide de raccourcis clavier

Dans le corps du message, saisissez le nom d’une entrée Éléments rapides, puis appuyez sur la touche F3: le nom de l’entrée sera instantanément remplacé par son contenu.

Il peut arriver que vous souhaitiez modifier le nom d’une entrée Éléments rapides. Vous pouvez facilement la renommer comme suit :

1. Dans la nouvelle fenêtre de composition, de réponse ou de transfert de message, cliquez sur Insertion > Éléments rapides, puis, dans le menu déroulant, cliquez avec le bouton droit sur l’entrée souhaitée et sélectionnez Modifier les propriétés dans le menu contextuel.

2. Dans la boîte de dialogue Modifier le bloc de construction, saisissez un nouveau nom d’entrée dans le champ Nom, puis cliquez sur le bouton OK.

3. Dans la boîte de dialogue de confirmation qui s’affiche, cliquez sur le bouton Oui.

Ensuite, dans le menu déroulant Éléments rapides, vous verrez que l’entrée spécifiée a déjà été renommée.

Il arrive parfois qu’une faute d’orthographe figure dans le contenu d’une entrée de composant QuickPart, ou que nous ayons besoin de mettre à jour certaines informations, ou encore d’autres raisons nous poussent à modifier le contenu de l’entrée. Toutefois, il semble qu’Outlook ne prenne pas du tout en charge cette fonctionnalité. Ne vous inquiétez pas ! Vous pouvez insérer l’entrée QuickPart dans le corps du message, modifier son contenu, puis enregistrer ce contenu modifié sous le même nom afin d’écraser l’entrée d’origine.

Dans mon cas, une faute d’orthographe figure dans le contenu de l’entrée, et je souhaite également modifier le style de puce utilisé. Je peux procéder comme suit :

1. Dans la nouvelle fenêtre de composition, de réponse ou de transfert de message, cliquez sur Insertion > Éléments rapides, puis sélectionnez dans le menu déroulant l’entrée spécifique que vous souhaitez modifier.

2. La QuickPart est désormais insérée dans le corps du message. Personnalisez et mettez en forme le contenu selon vos besoins.

3. Sélectionnez le contenu modifié, puis cliquez sur Insertion > Éléments rapides > Enregistrer la sélection dans la galerie QuickPart.

4. Dans la boîte de dialogue « Créer un nouveau bloc de construction », saisissez exactement le même nom que celui de l’entrée d’origine dans le champ Nom, choisissez la même catégorie dans la liste déroulante Catégorie, puis cliquez sur le bouton OK.

5. Cliquez ensuite sur le bouton Oui dans la boîte de dialogue de confirmation qui s’affiche.

Ensuite, dans le menu déroulant Éléments rapides, vous constaterez que l’entrée spécifiée a été mise à jour et affiche désormais son nouveau contenu.

Vous pouvez également supprimer des entrées Éléments rapides depuis la galerie dans Outlook.

7,1 Supprimer une ou plusieurs entrées Éléments rapides

1. Dans la nouvelle fenêtre de composition, de réponse ou de transfert de message, cliquez sur Insertion > Éléments rapides, puis, dans le menu déroulant, effectuez un clic droit sur l’entrée souhaitée et sélectionnez Organiser et supprimer dans le menu contextuel.

2. La boîte de dialogue Organisateur de blocs de construction s’ouvre alors, et l’entrée spécifiée est automatiquement mise en surbrillance. Vous pouvez cliquer directement sur le bouton Supprimer.

3. Cliquez ensuite sur le bouton Oui dans la boîte de dialogue de confirmation qui s’affiche.

Conseil : Si vous devez supprimer d’autres entrées Éléments rapides, sélectionnez une entrée dans la boîte de dialogue Organisateur de blocs de construction, puis cliquez sur le bouton Supprimer. Répétez cette opération pour les supprimer une par une.

4. Fermez la boîte de dialogue de l’Organisateur des blocs de construction.

Les éléments rapides spécifiés sont alors supprimés.

7,2 Supprimer toutes les entrées Éléments rapides en une seule fois

Si vous souhaitez supprimer entièrement la galerie Éléments rapides d’Outlook, procédez comme suit :

1. Fermez Outlook.

2. Ouvrez le dossier contenant le fichier par défaut de la galerie Éléments rapides d’Outlook : ouvrez une fenêtre de l’Explorateur, collez le chemin suivant dans la barre d’adresse, puis appuyez sur la touche Entrée.
Chemin du fichier : %APPDATA%\Microsoft\Templates

3. Dans le dossier « Ouvrir le dossier », localisez le fichier NormalEmail.dotm, cliquez dessus avec le bouton droit, puis sélectionnez Supprimer dans le menu contextuel.

Conseils : Vous pouvez également sélectionner le fichier NormalEmail.dotm, puis appuyer sur la touche Suppr pour le supprimer.

Lorsque vous relancerez Microsoft Outlook et ouvrirez une nouvelle fenêtre pour composer, répondre ou transférer un message, vous constaterez que toutes les entrées QuickPart ont été supprimées d’un seul coup du menu déroulant Éléments rapides.

Par exemple, si vous souhaitez transférer la galerie Éléments rapides d’Outlook vers d’autres ordinateurs ou la partager avec vos collègues, camarades de classe ou toute autre personne, vous pouvez créer une sauvegarde de cette galerie. Cette sauvegarde vous permet également de restaurer votre galerie Éléments rapides d’Outlook en cas d’incident.

8,1 Sauvegarder la galerie Éléments rapides

1. Fermez Outlook.

2. Ouvrez une fenêtre de l’Explorateur, collez le chemin suivant dans la barre d’adresse, puis appuyez sur la touche Entrée.
Chemin du fichier : %APPDATA%\Microsoft\Templates

Le dossier contenant le document par défaut de la galerie Éléments rapides s’ouvre alors.

3. Les informations relatives à la galerie Éléments rapides d’Outlook sont stockées dans le fichier NormalEmail.dotm. Cliquez avec le bouton droit sur ce fichier, puis sélectionnez Copier dans le menu contextuel.

Conseils : Vous pouvez également sélectionner le fichier NormalEmail.dotm, puis appuyer sur les touches Ctrl + C pour le copier.

4. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez stocker le fichier de sauvegarde, puis appuyez sur les touches Ctrl+V pour y coller le fichier.

Vous disposez désormais d’une sauvegarde de votre galerie Éléments rapides d’Outlook, que vous pouvez facilement transférer vers d’autres ordinateurs ou partager selon vos besoins.

8,2 Restaurer la galerie Éléments rapides

Si vous avez déjà effectué une sauvegarde de la galerie Éléments rapides, vous pouvez la restaurer dans Outlook au cas où celle-ci aurait été perdue suite à un incident, une mise à jour ou toute autre raison.

1. Fermez Outlook.

2. Ouvrez le dossier contenant le fichier de sauvegarde, sélectionnez-le, puis appuyez sur les touches Ctrl + C pour le copier.

3. Ouvrez le dossier où sont stockés par défaut les documents de la galerie Éléments rapides d’Outlook : ouvrez une fenêtre de l’Explorateur, collez le chemin suivant dans la barre d’adresse, puis appuyez sur la touche Entrée.
Chemin du fichier : %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. Dans le dossier Ouvrir, appuyez sur les touches Ctrl + V pour coller le fichier de sauvegarde dans le dossier.

Lorsque vous relancerez Outlook ultérieurement, vous constaterez que les entrées Éléments rapides sont restaurées dans le menu déroulant de toute nouvelle fenêtre de message en cours de rédaction, de réponse ou de transfert.