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Didacticiels Outlook - Parties rapides

Si vous devez taper les mêmes morceaux de texte, insérer les mêmes graphiques dans les nouveaux messages de composition, de réponse ou de transfert dans Outlook, comment simplifiez-vous le travail répété? Par rapport à la saisie répétée du même contenu à chaque fois, Outlook fournit une fonctionnalité étonnante de Quick Parts pour nous aider à réutiliser facilement tous les morceaux de texte, graphiques, symboles dans un corps de message de composition.

Table des matières

Notes: Les méthodes présentées sur cette page s'appliquent au programme de bureau Microsoft Outlook 2019 sous Windows 10. Et les instructions peuvent varier considérablement ou légèrement en fonction de la version de Microsoft Outlook et des environnements Windows.


1. Qu'est-ce que Quick Parts?

Le Pièces rapides fonctionnalité est une bibliothèque de contenu que vous pouvez saisir régulièrement dans le corps du message, comme des morceaux de texte, des graphiques, des symboles, etc. Pièces rapides bibliothèque, vous pouvez réutiliser rapidement tous les éléments qui y sont stockés dans le corps de votre message immédiatement.

Les éléments stockés dans la bibliothèque Quick Parts sont définis comme des blocs de construction par Microsoft Office et l'insertion automatique est un type de blocs de construction que nous pouvons réutiliser.


2. Emplacement des pièces rapides

2.1 Emplacement de la fonction Quick Parts

Dans les nouvelles fenêtres de rédaction, de réponse ou de transfert de message, le Pièces rapides fonction localise dans Texte groupe sur le insérer languette.

2.2 Emplacement du fichier Quick Parts

Comme nous le savons, les éléments de la galerie de pièces rapides sont stockés dans un fichier nommé NormalEmail.dotm. le NormalEmail.dotm Le fichier est stocké dans le chemin de dossier suivant:
% APPDATA% \ Microsoft \ Templates

Ouvrez un dossier, collez le chemin du dossier dans le Adresse et appuyez sur la Entrer clé. Ensuite, vous obtiendrez le NormalEmail.dotm fichier dans le dossier d'ouverture.

Capsules: Lorsque nous collons le chemin du dossier dans le Adresse boîte et appuyez sur Entrer clé, le % APPDATA% \ Microsoft \ Templates changera automatiquement en C: \ Users \ YourUserName \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.


3. Créez une nouvelle entrée Quick Parts

Vous pouvez facilement créer une nouvelle entrée Quick Parts lors de la rédaction de nouveaux messages, de la réponse ou du transfert de messages dans Outlook.

1. Dans la nouvelle fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de message, sélectionnez le morceau de texte que vous allez enregistrer en tant qu'entrée Quick Parts dans le corps du message.

2. Cliquez insérer > Pièces rapides > Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides.

3. Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction, veuillez:
(1) Tapez un nom dans le Nom boîte;
(2) Spécifiez une catégorie dans le Catégories la liste déroulante;
(3) Tapez les mots de description de cette nouvelle entrée dans le Description boîte;
(4) Choisissez un modèle d'insert dans le Les options la liste déroulante.

Conseils:
(1) Vous pouvez ajouter la nouvelle entrée Quick Parts dans une nouvelle catégorie: Cliquez sur et Catégories boîte, sélectionnez Créer une nouvelle catégorie dans la liste déroulante, puis créez une nouvelle catégorie dans la nouvelle boîte de dialogue contextuelle.

(2) Il existe trois modèles d'insert dans le Les options la liste déroulante:
A. Insérer du contenu uniquement: Insérez l'entrée Quick Parts spécifiée au niveau du curseur dans le corps du message;
B. Insérer du contenu dans son propre paragraphe: Insérez l'entrée Quick Parts spécifiée dans un paragraphe séparé;
C. Insérer du contenu dans sa propre page: L'entrée Quick Parts spécifiée semble être insérée dans un paragraphe séparé dans le corps du message. Cependant, dans l'aperçu avant impression (Déposez le > Imprimer), vous verrez qu'il reste dans une page séparée.

4. Clique le OK dans la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction.

Ensuite, le texte ou les objets sélectionnés sont enregistrés en tant qu'entrée Quick Parts dans Outlook.


4. Insérez une entrée Quick Parts dans le corps du message

Les entrées Quick Parts peuvent être réutilisées facilement dans le corps des messages en cliquant uniquement sur.

4.1 Insérer une entrée Quick Parts

Dans les nouvelles fenêtres de rédaction, de réponse ou de transfert de message, placez le curseur dans le corps du message où vous insérerez une entrée Quick Parts, puis cliquez sur insérer > Pièces rapides, puis cliquez sur l'entrée Quick Part spécifiée dans le menu déroulant.

Ensuite, l'entrée Quick Part spécifiée est insérée à la position du curseur ou au nouveau paragraphe / page à côté de la position du curseur.

Alternativement, dans le Pièces rapides menu déroulant, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'entrée Quick Part spécifiée, puis sélectionner Insérer à la position actuelle du document, Insérer au début du documentou Insérer à la fin du document dans le menu contextuel selon vos besoins.

4.2 Insérer des entrées Quick Parts par raccourcis clavier

Dans le corps du message, saisissez le nom d'une entrée Quick Part et appuyez sur la touche F3 Key, puis le nom de l'entrée Quick Part sera immédiatement remplacé par son contenu.


5. Renommer une entrée Quick Parts

Parfois, vous devrez peut-être changer le nom d'une entrée Quick Part. Vous pouvez facilement le renommer comme suit:

1. Dans la nouvelle fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de message, cliquez sur insérer > Pièces rapides, puis dans le menu déroulant, faites un clic droit sur l'entrée spécifiée et sélectionnez Modifier les propriétés dans le menu contextuel.

2. Dans la boîte de dialogue Modifier le bloc de construction, saisissez un nouveau nom d'entrée dans le Nom et cliquez sur le OK .

3. Dans la boîte de dialogue de reconfirmation qui apparaît, cliquez sur le bouton Oui .

Puis dans le Pièces rapides menu déroulant, vous verrez que l'entrée spécifiée a déjà été renommée.


6. Modifier une entrée Quick Parts

Parfois, il y a des fautes d'orthographe dans le contenu d'une entrée Quick Part, ou nous devons mettre à jour les informations dans le contenu, ou pour d'autres raisons, nous devons changer le contenu de l'entrée. Cependant, il semble qu'Outlook ne le prenne pas du tout en charge. Ça ne fait rien! nous pouvons insérer l'entrée Quick Part dans le corps du message, modifier le contenu, puis enregistrer le contenu modifié sous une entrée de même nom pour écraser l'original.

Dans mon cas, il y a une faute d'orthographe dans le contenu de l'entrée, et je veux changer le style de puce, je peux faire comme suit:

1. Dans la nouvelle fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de message, cliquez sur insérer > Pièces rapides, puis dans le menu déroulant, cliquez sur l'entrée spécifiée que je modifierai.

2. Maintenant, l'entrée Quick Part est insérée dans le corps du message. Modifiez et formatez le contenu selon vos besoins.

3. Sélectionnez le contenu modifié et cliquez sur insérer > Pièces rapides > Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides.

4. Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction, assurez-vous de saisir le même nom que le nom de l'entrée d'origine dans le Nom , sélectionnez la même catégorie dans la Catégories liste déroulante et cliquez sur OK .

5. Et cliquez sur le Oui bouton dans la boîte de dialogue de reconfirmation qui apparaît.

Ensuite, dans le menu déroulant Quick Parts, vous verrez que l'entrée spécifiée a été modifiée et afficher le nouveau contenu.


7. Supprimer les entrées Quick Parts

Vous pouvez également supprimer les entrées Quick Parts de la galerie dans Outlook.

7.1 Supprimer une ou plusieurs entrées Quick Parts

1. Dans la nouvelle fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de message, cliquez sur insérer > Pièces rapides, puis dans la liste déroulante, cliquez avec le bouton droit sur l'entrée spécifiée et sélectionnez Organiser et supprimer dans le menu contextuel.

2. La boîte de dialogue Organisateur de blocs de construction apparaît maintenant et l'entrée spécifiée est mise en surbrillance par défaut. Nous pouvons cliquer sur le Supprimer bouton pour le supprimer directement.

3. Puis cliquez sur le Oui bouton dans la boîte de dialogue de reconfirmation qui apparaît.

Capsules: Si vous devez supprimer d'autres entrées Quick Parts, sélectionnez une entrée dans la boîte de dialogue Organisateur de blocs de construction, puis cliquez sur le bouton Supprimer bouton. Et répétez cette opération pour supprimer les autres entrées une par une.

4. Fermez la boîte de dialogue Organisateur de blocs de construction.

Ensuite, les entrées Quick Parts spécifiées sont supprimées.

7.2 Supprimer toutes les entrées Quick Parts en bloc

Si vous devez supprimer toute la galerie Quick Parts d'Outlook, vous pouvez procéder comme suit:

1. Fermez Outlook.

2. Ouvrez le dossier contenant le fichier par défaut de la galerie Outlook Quick Parts: ouvrez un dossier, collez sous le chemin du dossier dans le Adresse et appuyez sur la Entrer clé.
Chemin du dossier: % APPDATA% \ Microsoft \ Templates

3. Dans le dossier d'ouverture, découvrez le NormalEmail.dotm fichier, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Supprimer dans le menu contextuel.

Capsules: Vous pouvez également sélectionner le NormalEmail.dotm fichier et appuyez sur Supprimer clé pour le retirer.

Lorsque vous lancez Microsoft Outlook ultérieurement et ouvrez une nouvelle fenêtre de message de composition, de réponse ou de transfert, vous verrez que toutes les entrées Quick Part sont supprimées en bloc de la Pièces rapides menu déroulant.


8. Sauvegardez et restaurez la galerie Quick Parts

Par exemple, si vous souhaitez migrer la galerie Outlook Quick Parts vers d'autres ordinateurs / ordinateurs portables, ou partager la galerie avec vos collègues, camarades de classe ou autre chose, vous pouvez obtenir une sauvegarde de la galerie Outlook Quick Parts. Et la sauvegarde permet de restaurer votre galerie Outlook Quick Parts en cas d'accident.

8.1 Sauvegarder la galerie Quick Parts

1. Fermez Outlook.

2. Ouvrez un dossier, collez ci-dessous le chemin du dossier dans le Adresse boîte, et appuyez sur le Enter clé.
Chemin du dossier: % APPDATA% \ Microsoft \ Templates

Ensuite, le dossier contenant le document par défaut de la galerie Quick Parts s'ouvre.

3. Les informations de la galerie Outlook Quick Parts sont stockées dans le NormalEmail.dotm fichier. Cliquez avec le bouton droit sur ce fichier et sélectionnez Copier dans le menu contextuel.

Capsules: Vous pouvez également sélectionner le NormalEmail.dotm fichier et appuyez sur Ctrl + C clés pour le copier.

4. Ouvrez le dossier dans lequel vous stockerez le fichier de sauvegarde et appuyez sur Ctrl + V clés pour coller le fichier dans ce dossier.

Jusqu'à présent, nous avons un fichier de sauvegarde de Outlook Quick Parts Gallery. Et vous pouvez l'immigrer vers d'autres ordinateurs / ordinateurs portables ou le partager avec d'autres selon vos besoins.

8.2 Restaurer la galerie Quick Parts

Si vous avez déjà sauvegardé la galerie Quick Parts, vous pouvez la restaurer dans votre Outlook si la galerie est perdue par des accidents, des mises à jour ou d'autres raisons.

1. Fermez Outlook.

2. Ouvrez le dossier contenant le fichier de sauvegarde, sélectionnez le fichier de sauvegarde et appuyez sur Ctrl + C clés pour le copier.

3. Ouvrez le dossier dans lequel est stocké le document par défaut de la galerie Outlook Quick Parts: Ouvrez un dossier, collez le chemin du dossier ci-dessous dans le Adresse boîte, et appuyez sur le Enter clé.
Chemin du dossier: % APPDATA% \ Microsoft \ Templates

4. Dans le dossier d'ouverture, appuyez sur Ctrl + V clés pour coller le fichier de sauvegarde dans le dossier.

Lorsque vous lancerez Outlook plus tard, vous verrez que les entrées Quick Parts sont restaurées dans le Pièces rapides menu déroulant dans toute nouvelle fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de message.


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