Tutoriels Outlook - Blocs rapides

La fonctionnalité Blocs rapides est une bibliothèque de contenu que vous pouvez insérer régulièrement dans le corps du message, comme des morceaux de texte, des graphiques, des symboles, etc. Grâce à la bibliothèque de Blocs rapides, vous pouvez rapidement réutiliser tous les éléments stockés dans celle-ci directement dans le corps de votre message.

Les éléments stockés dans la bibliothèque de Blocs rapides sont définis comme des blocs de construction par Microsoft Office, et AutoTexte est un type de blocs de construction que nous pouvons réutiliser.

2.1 Emplacement de la fonctionnalité Blocs rapides

Dans les fenêtres de rédaction, de réponse ou de transfert de nouveaux messages, la fonctionnalité Blocs rapides se trouve dans le groupe Texte sur l'onglet Insérer .

2.2 Emplacement du fichier des Blocs rapides

Comme nous le savons, les éléments de la galerie des blocs rapides sont stockés dans un fichier nommé NormalEmail.dotm. Le fichier NormalEmail.dotm est stocké dans le chemin du dossier suivant :
%APPDATA%\Microsoft\Templates

Ouvrez un dossier, collez le chemin du dossier dans la barre Adresse et appuyez sur la touche Entrée . Ensuite, vous trouverez le fichier NormalEmail.dotm dans le dossier qui s'ouvre.

Astuce : Lorsque nous collons le chemin du dossier dans la barre Adresse et appuyons sur la touche Entrée, %APPDATA%\Microsoft\Templates changera automatiquement en C:\Users\VotreNomUtilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Vous pouvez facilement créer une nouvelle entrée de Blocs rapides lorsque vous composez un nouveau message, répondez ou transférez des messages dans Outlook.

1. Dans la fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de nouveaux messages, sélectionnez le morceau de texte que vous souhaitez enregistrer comme entrée de Blocs rapides dans le corps du message.

2. Cliquez sur Insérer > Blocs rapides > Enregistrer la sélection dans la galerie des blocs rapides.

3. Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction, veuillez :
(1) Saisir un nom dans la zone Nom ;
(2) Spécifiez une catégorie dans la liste déroulante Catégorie ;
(3) Saisissez des mots de description concernant cette nouvelle entrée dans la zone Description ;
(4) Choisissez un modèle d'insertion dans la liste déroulante Options .

Astuce :
(1) Vous pouvez ajouter la nouvelle entrée de Blocs rapides dans une nouvelle catégorie : Cliquez sur dans la zone Catégorie et sélectionnez Créer une nouvelle catégorie dans la liste déroulante, puis créez une nouvelle catégorie dans la nouvelle boîte de dialogue qui apparaît.

(2) Il y a trois modèles d'insertion dans la liste déroulante Options .
A. Insérer uniquement le contenu: Insère l'entrée spécifiée de Blocs rapides à l'emplacement du curseur dans le corps du message ;
B. Insérer le contenu dans son propre paragraphe: Insère l'entrée spécifiée de Blocs rapides dans un paragraphe séparé ;
C. Insérer le contenu sur sa propre page: L'entrée spécifiée de Blocs rapides semble être insérée dans un paragraphe séparé dans le corps du message. Cependant, dans l'aperçu avant impression (Fichier > Imprimer), vous verrez qu'elle reste sur une page séparée.

4. Cliquez sur le bouton OK dans la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction.

Le morceau de texte ou les objets sélectionnés sont alors enregistrés comme une entrée de Blocs rapides dans Outlook.

Les entrées de Blocs rapides peuvent être réutilisées facilement dans les corps de messages simplement en cliquant.

4.1 Insérer une entrée de Blocs rapides

Dans les fenêtres de rédaction, de réponse ou de transfert de nouveaux messages, placez le curseur dans le corps du message où vous souhaitez insérer une entrée de Blocs rapides, puis cliquez sur Insérer > Blocs rapides, puis cliquez sur l'entrée de Bloc rapide spécifiée dans le menu déroulant.

L'entrée spécifiée de Bloc rapide est alors insérée à la position du curseur ou dans un nouveau paragraphe/page à côté de la position du curseur.

Alternativement, dans le menu déroulant Blocs rapides vous pouvez faire un clic droit sur l'entrée spécifiée de Bloc rapide, puis sélectionner Insérer à la position actuelle du document, Insérer au début du document, ou Insérer à la fin du document dans le menu contextuel selon vos besoins.

4.2 Insérer des entrées de Blocs rapides avec des raccourcis clavier

Dans le corps du message, tapez le nom d'une entrée de Bloc rapide, puis appuyez sur la touche F3, et le nom de l'entrée de Bloc rapide sera immédiatement remplacé par son contenu.

Parfois, vous devrez peut-être changer le nom d'une entrée de Bloc rapide. Vous pouvez facilement la renommer comme suit :

1. Dans la fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de nouveaux messages, cliquez sur Insérer > Blocs rapides, puis faites un clic droit sur l'entrée spécifiée dans le menu déroulant et sélectionnez Modifier les propriétés dans le menu contextuel.

2. Dans la boîte de dialogue Modifier le bloc de construction, saisissez un nouveau nom d'entrée dans la zone Nom et cliquez sur le bouton OK .

3. Dans la boîte de dialogue de confirmation qui apparaît, cliquez sur le bouton Oui .

Ensuite, dans le menu déroulant Blocs rapides vous verrez que l'entrée spécifiée a déjà été renommée.

Parfois, il y a des fautes d'orthographe dans le contenu d'une entrée de Bloc rapide, ou nous devons mettre à jour des informations dans le contenu, ou pour d'autres raisons, nous devons modifier le contenu de l'entrée. Cependant, il semble qu'Outlook ne le supporte pas du tout. Pas de problème ! Nous pouvons insérer l'entrée de Bloc rapide dans le corps du message, éditer le contenu, puis enregistrer le contenu modifié sous forme d'une entrée de même nom pour écraser l'original.

Dans mon cas, il y a une faute d'orthographe dans le contenu de l'entrée, et je veux changer le style des puces, je peux procéder comme suit :

1. Dans la fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de nouveaux messages, cliquez sur Insérer > Blocs rapides, puis dans le menu déroulant, cliquez sur l'entrée spécifiée que je vais modifier.

2. Maintenant, l'entrée de Bloc rapide est insérée dans le corps du message. Modifiez et formatez le contenu selon les besoins.

3. Sélectionnez le contenu modifié, puis cliquez sur Insérer > Blocs rapides > Enregistrer la sélection dans la galerie des blocs rapides.

4. Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction, assurez-vous de saisir exactement le même nom que celui de l'entrée originale dans la zone Nom choisissez la même catégorie dans la liste déroulante Catégorie et cliquez sur le bouton OK .

5. Et cliquez sur le bouton Oui dans la boîte de dialogue de confirmation qui apparaît.

Ensuite, dans le menu déroulant Blocs rapides, vous verrez que l'entrée spécifiée a été modifiée et affiche le nouveau contenu.

Vous pouvez également supprimer des entrées de Blocs rapides de la galerie dans Outlook.

7.1 Supprimer une ou plusieurs entrées de Blocs rapides

1. Dans la fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de nouveaux messages, cliquez sur Insérer > Blocs rapides, puis dans la liste déroulante, faites un clic droit sur l'entrée spécifiée et sélectionnez Organiser et supprimer dans le menu contextuel.

2. La boîte de dialogue Organisateur de blocs de construction apparaît, et l'entrée spécifiée est mise en surbrillance par défaut. Nous pouvons cliquer sur le bouton Supprimer pour la supprimer directement.

3. Ensuite, cliquez sur le bouton Oui dans la boîte de dialogue de confirmation qui apparaît.

Astuce : Si vous devez supprimer d'autres entrées de Blocs rapides, sélectionnez une entrée dans la boîte de dialogue Organisateur de blocs de construction, puis cliquez sur le bouton Supprimer. Répétez cette opération pour supprimer d'autres entrées une par une.

4. Fermez la boîte de dialogue Organisateur de blocs de construction.

Les entrées spécifiées de Blocs rapides sont alors supprimées.

7.2 Supprimer toutes les entrées de Blocs rapides en bloc

Si vous devez supprimer toute la galerie de Blocs rapides d'Outlook, vous pouvez procéder comme suit :

1. Fermez Outlook.

2. Ouvrez le dossier contenant le fichier par défaut de la galerie de Blocs rapides d'Outlook : ouvrez un dossier, collez le chemin du dossier ci-dessous dans la barre Adresse et appuyez sur la touche Entrée .
Chemin du dossier : %APPDATA%\Microsoft\Templates

3. Dans le dossier qui s'ouvre, trouvez le fichier NormalEmail.dotm faites un clic droit dessus, et sélectionnez Supprimer dans le menu contextuel.

Astuce: Alternativement, vous pouvez également sélectionner le fichier NormalEmail.dotm et appuyer sur la touche Supprimer pour le supprimer.

Lorsque vous lancerez Microsoft Outlook plus tard et ouvrirez une fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de nouveaux messages, vous verrez que toutes les entrées de Blocs rapides ont été supprimées en bloc du menu déroulant Blocs rapides .

Par exemple, si vous souhaitez migrer la galerie de Blocs rapides d'Outlook vers d'autres ordinateurs/portables, ou partager la galerie avec vos collègues, camarades de classe, ou autre chose, vous pouvez obtenir une sauvegarde de la galerie de Blocs rapides d'Outlook. Et la sauvegarde rend possible la restauration de votre galerie de Blocs rapides d'Outlook en cas d'accidents.

8.1 Sauvegarder la galerie des Blocs rapides

1. Fermez Outlook.

2. Ouvrez un dossier, collez le chemin du dossier ci-dessous dans la barre Adresse et appuyez sur la touche Enter .
Chemin du dossier : %APPDATA%\Microsoft\Templates

Le dossier contenant le document par défaut de la galerie de Blocs rapides s'ouvre.

3. Les informations de la galerie de Blocs rapides d'Outlook sont stockées dans le fichier NormalEmail.dotm . Faites un clic droit sur ce fichier, puis sélectionnez Copier dans le menu contextuel.

Astuce: Alternativement, vous pouvez sélectionner le fichier NormalEmail.dotm et appuyer sur les touches Ctrl + C pour le copier.

4. Ouvrez le dossier où vous souhaitez stocker le fichier de sauvegarde, puis appuyez sur Ctrl + V pour coller le fichier dans ce dossier.

À ce stade, nous avons obtenu un fichier de sauvegarde de la galerie de Blocs rapides d'Outlook. Vous pouvez migrer ce fichier vers d'autres ordinateurs/portables ou le partager selon vos besoins.

8.2 Restaurer la galerie des Blocs rapides

Si vous avez sauvegardé la galerie de Blocs rapides auparavant, vous pouvez la restaurer dans votre Outlook si la galerie est perdue suite à des accidents, mises à jour, ou autres raisons.

1. Fermez Outlook.

2. Ouvrez le dossier contenant le fichier de sauvegarde, sélectionnez le fichier de sauvegarde, puis appuyez sur Ctrl + C pour le copier.

3. Ouvrez le dossier où le document par défaut de la galerie de Blocs rapides d'Outlook est stocké : Ouvrez un dossier, collez le chemin du dossier ci-dessous dans la barre Adresse et appuyez sur la touche Enter .
Chemin du dossier : %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. Dans le dossier qui s'ouvre, appuyez sur Ctrl + V pour coller le fichier de sauvegarde dans le dossier.

Lorsque vous lancerez Outlook plus tard, vous verrez que les entrées de Blocs rapides sont restaurées dans le menu déroulant Blocs rapides dans n'importe quelle fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de nouveaux messages.