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Balises d'e-mail - Drapeaux, niveau d'importance, niveau de sensibilité et catégories

Dans Outlook, nous pouvons facilement ajouter des indicateurs, des catégories de couleurs, le statut d'importance de la marque, des niveaux de sensibilité, etc. pour les e-mails reçus. De même, nous pouvons également ajouter ces propriétés pour le nouveau courrier électronique de composition, de réponse ou de transfert. Ici, ce tutoriel vous guidera pour ajouter ces propriétés pour modifier facilement les e-mails dans Outlook.

Table des matières

Notes: Les méthodes présentées sur cette page s'appliquent au programme de bureau Microsoft Outlook 2019 sous Windows 10. Et les instructions peuvent varier considérablement ou légèrement en fonction de la version de Microsoft Outlook et des environnements Windows.


1. Ajouter un indicateur ou un rappel aux e-mails

1.1 Ajouter un indicateur ou un rappel à un seul e-mail avant l'envoi

Lors de la rédaction / réponse / transfert d'un e-mail dans la fenêtre de message, nous pouvons facilement ajouter les indicateurs de suivi, les indicateurs personnalisés ou le rappel à l'e-mail.

1.1.1 Ajouter un indicateur de suivi à un seul e-mail avant l'envoi

Dans la nouvelle fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de message, cliquez sur Message > Suivi, puis choisissez un drapeau dans le menu déroulant selon vos besoins.

Ensuite, vous verrez qu'une information de drapeau est ajoutée au-dessus de l'en-tête du message, comme illustré ci-dessous:

Pourboires:
(1) Si le message de réponse / transfert est intégré dans le volet de lecture, vous devez cliquer sur le bouton Pop Out pour afficher le message de réponse / transfert dans la fenêtre du message.

(2) Après l'envoi de cet e-mail, le drapeau de suivi  s'affichera automatiquement à côté de l'e-mail envoyé dans la liste des messages, et l'e-mail envoyé sera également automatiquement ajouté à la liste des tâches.

(3) Ces types d'indicateurs de suivi fonctionnent uniquement dans Outlook des expéditeurs. Les destinataires ne recevront pas les indicateurs de suivi.

1.1.2 Ajouter un indicateur personnalisé ou un rappel à un seul e-mail avant l'envoi

Si vous devez ajouter un indicateur personnalisé ou un rappel à l'e-mail de rédaction, de réponse ou de transfert actuel, vous pouvez procéder comme suit:

1. Dans la nouvelle fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de message, cliquez sur Message > Suivi > Coutume or Ajouter un rappel Comme vous le souhaitez.

Notes: Si le message de réponse / transfert est intégré dans le volet de lecture, vous devez cliquer sur le Sortir pour afficher d'abord le message de réponse / transfert dans la fenêtre de message.

2. Dans la boîte de dialogue Personnalisé, accédez à la Drapeau pour moi section, et procédez comme suit:
(1) Tapez le texte marqué dans le Marquer à boîte;
(2) Spécifiez la date de début et la date d'échéance selon vos besoins;
(3) Si vous devez ajouter un rappel pour l'e-mail, cochez la case Rappel option, et spécifiez la date et l'heure du rappel selon vos besoins.

3. Clique le OK .

4. Composez et envoyez l'e-mail.

1.2 Marquer automatiquement tous les e-mails sortants

Si vous avez besoin de marquer automatiquement tous les e-mails sortants, vous pouvez créer une règle pour y parvenir.

1. Dans la vue du courrier, cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et les alertes.

2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle sous le Règles de messagerie languette.

3. Dans l'assistant de règles, cliquez pour mettre en surbrillance Appliquer la règle aux messages que j'envoie, Et cliquez sur le Suivant .

4. Dans le deuxième Assistant de règles, ne vérifiez aucune condition et cliquez sur Suivant directement. Ensuite, dans la boîte de dialogue Microsoft Outlook, cliquez sur Oui aller de l'avant.

Notes: Si vous souhaitez uniquement ajouter des indicateurs pour les e-mails qui remplissent des conditions spécifiques, vous pouvez cocher les options spécifiques et spécifier les conditions, puis cliquer sur Suivant .

5. Dans le troisième assistant de règles:
(1) Cochez la case signaler le message pour action dans un certain nombre de jours option dans la Étape 1 section;
(2) Cliquez sur le texte souligné action en quelques jours dans l' Étape 2 section;
(3) Dans la boîte de dialogue Afficher le message de drapeau, spécifiez le texte marqué et la durée du rappel selon vos besoins, puis cliquez sur OK;
(4) Maintenant, il revient à l'assistant de règles, et cliquez sur Suivant.

6. Dans le quatrième assistant de règles, cliquez sur Suivant directement.

Pourboires: Ici, nous pouvons définir des exceptions pour exécuter cette règle. Si nécessaire, spécifiez les exceptions de règle selon vos besoins.

7. Dans le dernier assistant de règles, nommez la règle, spécifiez les options de règle en cours d'exécution, puis cliquez sur le bouton Finition .

Parfois, une boîte de dialogue d'avertissement Microsoft Outlook apparaît, cliquez sur le bouton OK bouton pour le fermer.

8. Ensuite, nous retournons à la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur OK pour la fermer.

Désormais, tous les e-mails sortants seront signalés automatiquement.

Notes:
(1) La règle ne marquera pas les e-mails sortants si nous fermons Outlook.
(2) La règle ajoutera uniquement un indicateur pour l'élément envoyé dans Outlook des expéditeurs, et les destinataires ne recevront pas les informations sur l'indicateur.


2. Définissez des niveaux importants pour les e-mails

2.1 Marquer un e-mail comme important

Lorsque vous rédigez un nouvel e-mail ou répondez / transférez un e-mail dans Outlook, vous pouvez ajouter ou modifier la priorité de l'e-mail.
Dans la nouvelle fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de message, cliquez sur l'icône Haute importance or Faible importance pour définir directement la priorité de l'e-mail en cours d'édition.

Notes:
(1) Si le Haute importance or Faible importance a déjà été mis en surbrillance, vous pouvez cliquer à nouveau sur le bouton pour annuler la priorité d'importance de l'e-mail.

(2) Vous pouvez également cliquer sur l'ancre  dans le coin inférieur droit du Tags groupe sur le Message pour activer la boîte de dialogue Propriétés, spécifiez une priorité d'importance dans le Importance liste déroulante et fermez la boîte de dialogue.

(3) À propos, dans la nouvelle fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de message, vous pouvez également cliquer sur Déposez le > info > biens pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés, puis spécifiez la priorité d'importance à partir du Importance la liste déroulante.

(4) Lorsque le message de réponse ou de transfert est intégré dans le volet de lecture, vous pouvez cliquer sur le bouton Haute importance or Faible importance bouton sur la Message onglet (Outils de rédaction) directement.

2.2 Marquer automatiquement tous les nouveaux e-mails comme importants

Si vous souhaitez marquer automatiquement tous les e-mails sortants comme hautement prioritaires, vous pouvez configurer les options Outlook comme suit:

1. Dans la vue du courrier, cliquez sur Déposez le > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Courrier dans la barre latérale gauche, accédez à Envoyer des messages section, et spécifiez l'importance par défaut de la Niveau d'importance par défaut la liste déroulante.

3. Clique le OK .

À partir de maintenant, tous les nouveaux e-mails et réponses que vous avez envoyés seront automatiquement marqués comme le niveau d'importance par défaut spécifié. Cependant, les e-mails de transfert conserveront le niveau d'importance des e-mails originaux.

Remarques 2.3

Lorsque les destinataires reçoivent les e-mails marqués comme des priorités différentes, ils verront que les e-mails de haute priorité sont marqués par des points d'exclamation rouges  et les e-mails de faible importance sont signalés par des flèches bleues vers le bas  dans la liste des messages comme illustré ci-dessous.

Lorsque les destinataires lisent les e-mails dans le volet de lecture ou les fenêtres de message, les informations sur le niveau d'importance sont ajoutées sous l'en-tête du message, comme illustré ci-dessus.


3. Définissez les niveaux de sensibilité des e-mails

3.1 Marquer un message comme confidentiel, privé, personnel ou normal

Dans les nouvelles fenêtres de rédaction, de réponse ou de transfert de message, nous pouvons facilement définir un état de sensibilité pour l'e-mail actuel comme suit:

1. Dans la nouvelle fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de message, cliquez sur Déposez le > info > biens pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés.

Pourboires:
(1) Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Propriétés en cliquant sur l'ancre  dans le coin inférieur droit du Tags groupe sur le Message languette.

(2) Si le message de réponse ou de transfert est intégré dans le volet de lecture, vous pouvez cliquer sur l'ancre  dans le coin inférieur droit du Tags groupe sur le Message onglet (Outils de rédaction).

2. Dans la boîte de dialogue Propriétés, sélectionnez un état de sensibilité dans le Sensibilité liste déroulante selon vos besoins et fermez la boîte de dialogue.

Maintenant, le statut de sensibilité est défini pour l'e-mail actuel, puis rédigez-le et envoyez-le selon vos besoins.

3.2 Marquer automatiquement tous les nouveaux e-mails comme confidentiels, privés, personnels ou normaux

Vous pouvez également configurer les options Outlook pour ajouter automatiquement l'état de sensibilité spécifié pour tous les nouveaux e-mails.

1. Dans la vue du courrier, cliquez sur Déposez le > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Courrier dans la barre latérale gauche, accédez au Envoyer des messages et spécifiez le niveau de sensibilité par défaut selon vos besoins.

3. Clique le OK .

À partir de maintenant, tous les nouveaux e-mails seront automatiquement définis sur l'état de sensibilité par défaut.

Pourboires: les réponses et les renvois conserveront le statut de sensibilité des e-mails d'origine.

Remarques 3.3

1. Lorsque les destinataires reçoivent un e-mail avec un état de confidentialité, ils obtiennent les informations sur l'état de confidentialité sous l'en-tête du message lorsqu'ils le lisent dans le volet de lecture ou la fenêtre de message.

2. Un message dont le niveau de sensibilité est de Chef ne seront ni transférés ni redirigés par les règles de la boîte de réception d'un destinataire.


4. Catégoriser les e-mails avant de les envoyer

Nous pouvons également ajouter une ou plusieurs catégories pour un nouveau courrier électronique de composition, de réponse ou de transfert dans Outlook.

4.1 Catégoriser un e-mail

Dans la nouvelle fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de message, vous pouvez ajouter une ou plusieurs catégories pour l'e-mail comme suit:

1. Dans la nouvelle fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert de message, cliquez sur Déposez le > info > biens pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés.

Pourboires:

(1) Vous pouvez également cliquer sur l'ancre  dans le coin inférieur droit du Tags groupe sur le Message onglet pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés.

(2) Si le message de réponse ou de transfert est intégré dans le volet de lecture, vous pouvez cliquer sur l'ancre  dans le coin inférieur droit du Tags groupe sur le Message onglet (Outils de rédaction) pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés.

2. Dans la boîte de dialogue Propriétés, spécifiez les catégories du Catégories liste déroulante selon vos besoins et fermez la boîte de dialogue.

Conseils:
(1) Vous pouvez spécifier une catégorie de couleur à partir du Catégories liste déroulante à la fois et répétez l'opération pour ajouter plusieurs catégories de couleurs.

(2) Vous pouvez également cliquer sur Catégories > Toutes les catégories pour ouvrir la boîte de dialogue Catégories de couleurs. Et dans la nouvelle boîte de dialogue, créez, renommez ou supprimez des catégories selon vos besoins, ou cochez plusieurs catégories en bloc si nécessaire.

(3) Dans la boîte de dialogue Propriétés, cliquez sur Catégories > Effacer toutes les catégories pour supprimer toutes les catégories existantes de l'e-mail d'édition actuel.
Ensuite, composez et envoyez l'e-mail selon vos besoins.

4.2 Classer automatiquement tous les nouveaux e-mails

Dans certains cas, vous devrez peut-être classer automatiquement tous les e-mails sortants ou sortants selon des critères spéciaux, vous pouvez créer une règle pour y parvenir.

1. Dans la vue du courrier, cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et les alertes.

2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur l'icône Nouvelle règle bouton sous Règles de messagerie languette.

3. Dans l'assistant de règles, cliquez pour mettre en surbrillance le Appliquer la règle aux messages que j'envoie option, et cliquez sur le Suivant .

4. Dans le deuxième assistant de règles, cliquez sur l'icône Suivant bouton sans spécifier de conditions, puis cliquez sur Oui bouton dans la boîte de dialogue Microsoft Outlook.

Pourboires: Si vous devez ajouter des catégories pour les e-mails par critères, vous pouvez cocher les conditions correspondantes et configurer les conditions selon vos besoins.

5. Dans le troisième assistant de règles, procédez comme suit:
(1) Cochez la case l'affecter à la catégorie catégorie option dans la Étape 1 section;
(2) Cliquez sur le texte souligné "category"Dans le Étape 2 section;
(3) Maintenant que la boîte de dialogue Catégories de couleurs apparaît, veuillez cocher une ou plusieurs catégories de couleurs selon vos besoins;
(4) Cliquez sur le OK bouton;
(5) Cliquez sur le Suivant dans l'assistant de règles.

6. Dans le quatrième Assistant de règles, spécifiez les exceptions si nécessaire, puis cliquez sur le bouton Suivant .

7. Dans le dernier assistant de règles, nommez la nouvelle règle dans le Étape 1 section, cochez les options d'exécution dont vous avez besoin dans le Étape 2 section, et cliquez sur Finition .

Notes: Si la boîte de dialogue d'avertissement Microsoft Outlook apparaît, cliquez sur l'icône OK bouton pour continuer.

8. Maintenant, il revient à la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les modifications et le fermer.

À partir de maintenant, tous les e-mails sortants (ou les e-mails répondant aux critères si vous avez spécifié) seront ajoutés automatiquement les catégories de couleurs spécifiées.
Pourboires: Cela nécessite Outlook fonctionnant régulièrement. Si Outlook n'est pas en cours d'exécution, la règle ne classera pas les e-mails sortants.

Remarques 4.3

Les catégories seront envoyées avec des e-mails aux destinataires. Lorsque les destinataires reçoivent ces e-mails dans Outlook, ils obtiennent les catégories de couleurs en plus de l'e-mail dans la liste des messages et en haut du contenu du message dans le volet de lecture ou la fenêtre de message.


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