Tags d'email – Drapeaux, Niveau d'importance, Niveau de sensibilité et Catégories

1.1 Ajouter un drapeau ou un rappel à un seul email avant l'envoi

Lors de la rédaction/réponse/transfert d'un email dans la fenêtre de message, nous pouvons facilement ajouter des drapeaux de suivi, des drapeaux personnalisés ou un rappel à l'email.

1.1.1 Ajouter un drapeau de suivi à un seul email avant l'envoi

Dans la fenêtre de nouveau message, de réponse ou de transfert, cliquez sur Message > Besoin de suivi, puis choisissez un drapeau dans le menu déroulant selon vos besoins.

Vous verrez alors qu'une information de drapeau est ajoutée au-dessus de l'en-tête du message comme montré dans la capture d'écran ci-dessous :

Remarque:
(1) Si le message de réponse/transfert est intégré dans le volet de lecture, vous devez cliquer sur le bouton Pop Out pour afficher le message de réponse/transfert dans la fenêtre de message.

(2) Après l'envoi de cet email, le drapeau de suivi s'affichera automatiquement à côté de l'email envoyé dans la liste des messages, et l'email envoyé sera également automatiquement ajouté à la liste des tâches à faire.

(3) Ces types de drapeaux de suivi fonctionnent uniquement dans l'Outlook des expéditeurs. Les destinataires ne recevront pas les drapeaux de suivi.

1.1.2 Ajouter un drapeau personnalisé ou un rappel à un seul email avant l'envoi

Si vous devez ajouter un drapeau personnalisé ou un rappel à l'email en cours de rédaction, de réponse ou de transfert, vous pouvez procéder comme suit :

1. Dans la fenêtre de nouveau message, de réponse ou de transfert, cliquez sur Message > Besoin de suivi > Personnalisé ou Ajouter un rappel selon vos besoins.

Remarques : Si le message de réponse/transfert est intégré dans le volet de lecture, vous devez d'abord cliquer sur le bouton Pop Out pour afficher le message de réponse/transfert dans la fenêtre de message.

2. Dans la boîte de dialogue Personnalisé, allez à la section Drapeau pour moi et procédez comme suit :
(1) Tapez le texte du drapeau dans la boîte Drapeau pour ;
(2) Spécifiez la date de début et la date d'échéance selon vos besoins ;
(3) Si vous devez ajouter un rappel pour l'email, cochez l'option Rappel et spécifiez la date et l'heure du rappel selon vos besoins.

3. Cliquez sur le bouton OK.

4. Rédigez et envoyez l'email.

1.2 Ajouter automatiquement un drapeau à tous les emails sortants

Si vous devez ajouter automatiquement un drapeau à tous les emails sortants, vous pouvez créer une règle pour y parvenir.

1. Dans l'affichage du courrier, cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et alertes.

2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle sous l'onglet Règles de messagerie .

3. Dans l'Assistant de règle, cliquez pour mettre en surbrillance Appliquer la règle aux messages que j'envoie, et cliquez sur le bouton Suivant .

4. Dans le deuxième Assistant de règle, ne cochez aucune condition et cliquez sur Suivant directement. Ensuite, dans la boîte de dialogue Microsoft Outlook qui s'affiche, cliquez sur Oui pour continuer.

Remarques : Si vous souhaitez uniquement ajouter des drapeaux pour les emails qui répondent à des conditions spécifiques, vous pouvez cocher les options spécifiques et spécifier les conditions, puis cliquer sur le bouton Suivant.

5. Dans le troisième Assistant de règle :
(1) Cochez l'option drapeau message pour action dans un certain nombre de jours dans la section Étape1 ;
(2) Cliquez sur le texte souligné action dans un certain nombre de jours dans la section Étape2 ;
(3) Dans la boîte de dialogue Drapeau de message qui s'affiche, spécifiez le texte du drapeau et la durée du rappel selon vos besoins, et cliquez sur OK;
(4) Maintenant, retournez à l'Assistant de règle et cliquez sur Suivant.

6. Dans le quatrième Assistant de règle, cliquez directement sur Suivant.

Remarque : Ici, nous pouvons définir des exceptions pour exécuter cette règle. Si nécessaire, spécifiez les exceptions de règle selon vos besoins.

7. Dans le dernier Assistant de règle, nommez la règle, spécifiez les options d'exécution de la règle et cliquez sur le bouton Terminer .

Parfois, une boîte de dialogue d'avertissement Microsoft Outlook s'affiche, cliquez sur le OK pour la fermer.

8. Ensuite, nous revenons à la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur OK pour la fermer.

Désormais, tous les emails sortants seront automatiquement marqués d'un drapeau.

Remarques:
(1) La règle ne marquera pas les emails sortants si nous fermons Outlook.
(2) La règle ajoutera uniquement un drapeau pour l'élément envoyé dans l'Outlook des expéditeurs, et les destinataires ne recevront pas l'information du drapeau.

2.1 Marquer un email comme important

Lorsque vous rédigez un nouvel email ou répondez/transférez un email dans Outlook, vous pouvez ajouter ou modifier la priorité de l'email.
Dans la fenêtre de nouveau message, de réponse ou de transfert, cliquez sur le bouton Haute importance ou Faible importance pour définir la priorité de l'email en cours de rédaction directement.

Remarques :
(1) Si le bouton Haute importance ou Faible importance est déjà en surbrillance, vous pouvez cliquer à nouveau sur le bouton pour annuler la priorité d'importance de l'email.

(2) Alternativement, vous pouvez cliquer sur l'ancre en bas à droite du groupe Tags sur l'onglet Message pour activer la boîte de dialogue Propriétés, spécifiez une priorité d'importance dans la liste déroulante Importance et fermez la boîte de dialogue.

(3) Par ailleurs, dans la fenêtre de nouveau message, de réponse ou de transfert, vous pouvez également cliquer sur Fichier > Infos > Propriétés pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés, puis spécifier la priorité d'importance dans la liste déroulante Importance.

(4) Lorsque le message de réponse ou de transfert est intégré dans le volet de lecture, vous pouvez cliquer sur le bouton Haute importance ou Faible importance sur l'onglet Message (Outils de composition) directement.

2.2 Marquer automatiquement tous les nouveaux emails comme importants

Si vous souhaitez marquer automatiquement tous les emails sortants comme étant de haute priorité, vous pouvez configurer les options d'Outlook comme suit :

1. Dans l'affichage du courrier, cliquez sur Fichier > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options d'Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options d'Outlook, cliquez sur Courrier dans la barre latérale gauche, allez à la section Envoyer des messages et spécifiez l'importance par défaut dans la liste déroulante Niveau d'importance par défaut .

3. Cliquez sur le bouton OK.

Désormais, tous les nouveaux emails et réponses que vous envoyez seront automatiquement marqués avec le niveau d'importance par défaut spécifié. Cependant, les emails transférés conserveront le niveau d'importance des emails d'origine.

2.3 Remarques

Lorsque les destinataires reçoivent les emails marqués avec des priorités différentes, ils verront que les emails de haute priorité sont marqués par des points d'exclamation rouges , et les emails de faible importance sont marqués par des flèches bleues vers le bas dans la liste des messages comme montré dans la capture d'écran ci-dessous.

Lorsque les destinataires lisent les emails dans le volet de lecture ou les fenêtres de message, l'information du niveau d'importance est ajoutée sous l'en-tête du message comme montré dans la capture d'écran ci-dessus.

3.1 Marquer un message comme confidentiel, privé, personnel ou normal

Dans les fenêtres de nouveau message, de réponse ou de transfert, nous pouvons facilement définir un statut de sensibilité pour l'email en cours comme suit :

1. Dans la fenêtre de nouveau message, de réponse ou de transfert, cliquez sur Fichier > Infos > Propriétés pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés.

Remarque:
(1) Alternativement, vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Propriétés en cliquant sur l'ancre en bas à droite du groupe Tags sur l'onglet Message .

(2) Si le message de réponse ou de transfert est intégré dans le volet de lecture, vous pouvez cliquer sur l'ancre en bas à droite du groupe Tags sur l'onglet Message (Outils de composition).

2. Dans la boîte de dialogue Propriétés, sélectionnez un statut de sensibilité dans la liste déroulante Sensibilité selon vos besoins, et fermez la boîte de dialogue.

Maintenant, le statut de sensibilité est défini pour l'email en cours, rédigez-le et envoyez-le selon vos besoins.

3.2 Marquer automatiquement tous les nouveaux emails comme confidentiels, privés, personnels ou normaux

Vous pouvez également configurer les options d'Outlook pour ajouter automatiquement le statut de sensibilité spécifié à tous les nouveaux emails.

1. Dans l'affichage du courrier, cliquez sur Fichier > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options d'Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options d'Outlook, cliquez sur Courrier dans la barre latérale gauche, allez à la section Envoyer des messages et spécifiez le niveau de sensibilité par défaut selon vos besoins.

3. Cliquez sur le bouton OK.

Désormais, tous les nouveaux emails seront automatiquement définis avec le statut de sensibilité par défaut.

Remarque : les réponses et les transferts conserveront le statut de sensibilité des emails d'origine.

3.3 Remarques

1. Lorsque les destinataires reçoivent un email avec un statut de sensibilité, ils obtiendront l'information du statut de sensibilité sous l'en-tête du message lorsqu'ils le lisent dans le volet de lecture ou la fenêtre de message.

2. Un message ayant un niveau de sensibilité Privée ne sera pas transféré ou redirigé par les règles de la boîte de réception d'un destinataire.

Nous pouvons également ajouter une ou plusieurs catégories à un nouvel email en cours de rédaction, de réponse ou de transfert dans Outlook.

4.1 Catégoriser un email

Dans la fenêtre de nouveau message, de réponse ou de transfert, vous pouvez ajouter une ou plusieurs catégories à l'email comme suit :

1. Dans la fenêtre de nouveau message, de réponse ou de transfert, cliquez sur Fichier > Infos > Propriétés pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés.

Remarque :

(1) Vous pouvez également cliquer sur l'ancre en bas à droite du groupe Tags sur l'onglet Message pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés.

(2) Si le message de réponse ou de transfert est intégré dans le volet de lecture, vous pouvez cliquer sur l'ancre en bas à droite du groupe Tags sur l'onglet Message (Outils de composition) pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés.

2. Dans la boîte de dialogue Propriétés, spécifiez les catégories dans la liste déroulante Catégories selon vos besoins, et fermez la boîte de dialogue.

Remarque :
(1) Vous pouvez spécifier une catégorie de couleur dans la liste déroulante Catégories à la fois, et répéter l'opération pour ajouter plusieurs catégories de couleur.

(2) Vous pouvez également cliquer sur Catégories > Toutes les catégories pour ouvrir la boîte de dialogue Catégories de couleur. Et dans la nouvelle boîte de dialogue, créez, renommez ou supprimez des catégories selon vos besoins, ou cochez plusieurs catégories en masse si nécessaire.

(3) Dans la boîte de dialogue Propriétés, cliquez sur Catégories > Tout effacer pour supprimer toutes les catégories existantes de l'email en cours de rédaction.
Ensuite, rédigez et envoyez l'email selon vos besoins.

4.2 Catégoriser automatiquement tous les nouveaux emails

Dans certains cas, vous pouvez avoir besoin de catégoriser automatiquement tous les emails sortants, ou les emails sortants selon des critères spéciaux, vous pouvez créer une règle pour y parvenir.

1. Dans l'affichage du courrier, cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et alertes.

2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton Nouvelle règle sous l'onglet Règles de messagerie .

3. Dans l'Assistant de règle, cliquez pour mettre en surbrillance l'option Appliquer la règle aux messages que j'envoie et cliquez sur le bouton Suivant .

4. Dans le deuxième Assistant de règle, cliquez sur le bouton Suivant sans spécifier de conditions, puis cliquez sur le bouton Oui dans la boîte de dialogue Microsoft Outlook.

Remarque : Si vous devez ajouter des catégories pour les emails selon des critères, vous pouvez cocher les conditions correspondantes et configurer les conditions selon vos besoins.

5. Dans le troisième Assistant de règle, veuillez procéder comme suit :
(1) Cochez l'option l'assigner à la catégorie catégorie dans la section Étape1 ;
(2) Cliquez sur le texte souligné «catégorie» dans la section Étape2 ;
(3) Maintenant, la boîte de dialogue Catégories de couleur s'affiche, veuillez cocher une ou plusieurs catégories de couleur selon vos besoins ;
(4) Cliquez sur le bouton OK ;
(5) Cliquez sur le bouton Suivant dans l'Assistant de règle.

6. Dans le quatrième Assistant de règle, spécifiez les exceptions si nécessaire, et cliquez sur le bouton Suivant.

7. Dans le dernier Assistant de règle, nommez la nouvelle règle dans la section Étape1 , cochez les options d'exécution selon vos besoins dans la section Étape2 et cliquez sur le bouton Terminer .

Remarque : Si la boîte de dialogue d'avertissement Microsoft Outlook s'affiche, veuillez cliquer sur le bouton OK pour continuer.

8. Maintenant, il revient à la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les modifications et la fermer.

Désormais, tous les emails sortants (ou les emails répondant aux critères si vous les avez spécifiés) seront automatiquement ajoutés aux catégories de couleur spécifiées.
Remarque: Cela nécessite qu'Outlook fonctionne régulièrement. Si Outlook n'est pas en cours d'exécution, la règle ne catégorisera pas les emails sortants.

4.3 Remarques

Les catégories seront envoyées avec les emails aux destinataires. Lorsque les destinataires reçoivent ces emails dans Outlook, ils obtiendront les catégories de couleur à côté de l'email dans la liste des messages, et en haut du contenu du message dans le volet de lecture ou la fenêtre de message.