Balises d’e-mail – Drapeaux, niveau d’importance, niveau de sensibilité et catégories

1,1 Ajouter un indicateur ou un rappel à un seul e-mail avant l’envoi

Lorsque vous rédigez, répondez ou transmettez un e-mail dans la fenêtre de message, ajoutez facilement des indicateurs de suivi, des indicateurs personnalisés ou un rappel à votre message.

1,1.1 Ajouter un indicateur de suivi à un seul e-mail avant l’envoi

Dans la nouvelle fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert, cliquez sur Message > Suivi, puis sélectionnez l’indicateur qui vous convient dans le menu déroulant.

Vous verrez alors apparaître une information relative à l’indicateur au-dessus de l’en-tête du message, comme illustré ci-dessous :

Conseils :
(1) Si le message de réponse ou de transmission est intégré au volet de lecture, cliquez sur le bouton « Ouvrir dans une fenêtre séparée » pour l’afficher dans une fenêtre dédiée.

(2) Après l’envoi de cet e-mail, l’indicateur de suivi s’affichera automatiquement à côté du message envoyé dans la liste des e-mails, et celui-ci sera également ajouté automatiquement à votre liste de tâches.

(3) Ces indicateurs de suivi ne fonctionnent que dans Outlook de l’expéditeur ; les destinataires ne les recevront pas.

1,1.2 Ajouter un indicateur personnalisé ou un rappel à un seul e-mail avant l’envoi

Si vous souhaitez ajouter un indicateur personnalisé ou un rappel à l’e-mail en cours de rédaction, de réponse ou de transmission, procédez comme suit :

1. Dans la nouvelle fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert, cliquez sur Message > Suivi > Personnalisé ou Ajouter un rappel, selon vos besoins.

Remarques : si le message de réponse ou de transmission est intégré au volet de lecture, commencez par cliquer sur le bouton Ouvrir dans une fenêtre séparée pour afficher ce message dans une fenêtre dédiée.

2. Dans la boîte de dialogue Personnalisé, accédez à la section Indicateur pour moi, puis procédez comme suit :
(1) Saisissez le texte de l’indicateur dans la zone Indiquer pour ;
(2) Spécifiez la date de début et la date d’échéance selon vos besoins ;
(3) Si vous souhaitez ajouter un rappel pour cet e-mail, cochez l’option Rappel, puis indiquez la date et l’heure de rappel souhaitées.

3. Cliquez sur le bouton OK.

4. Rédigez et envoyez votre e-mail.

1,2 Indiquer automatiquement tous les e-mails sortants

Si vous souhaitez baliser automatiquement tous les e-mails sortants, créez une règle à cet effet.

1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et les alertes.

2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle sous l’onglet Règles de messagerie.

3. Dans l’Assistant de règle, mettez en surbrillance Appliquer la règle aux messages que j’envoie, puis cliquez sur le bouton Suivant.

4. Dans le deuxième Assistant de règle, ne cochez aucune condition et cliquez directement sur Suivant. Dans la boîte de dialogue Microsoft Outlook qui s’affiche, cliquez sur Oui pour continuer.

Remarques : Si vous souhaitez ajouter des indicateurs uniquement aux e-mails répondant à certaines conditions, cochez les options correspondantes, définissez ces conditions, puis cliquez sur le bouton Suivant.

5. Dans le troisième Assistant de règle :
(1) Cochez l’option indiquer le message pour une action dans un certain nombre de jours dans la section Étape 1 ;
(2) Cliquez sur le texte souligné action dans un certain nombre de jours dans la section Étape 2 ;
(3) Dans la boîte de dialogue Indicateur de message qui s’affiche, spécifiez le texte de l’indicateur et la durée du rappel selon vos besoins, puis cliquez sur OK ;
(4) La boîte de dialogue Assistant de règle réapparaît ; cliquez sur Suivant.

6. Dans le quatrième assistant de règle, cliquez directement sur Suivant.

Conseils : vous pouvez définir ici des exceptions pour appliquer cette règle. Si nécessaire, indiquez les exceptions souhaitées.

7. Dans le dernier Assistant de règle, nommez la règle, définissez les options d’exécution, puis cliquez sur le bouton Terminer.

Parfois, une boîte de dialogue d’avertissement de Microsoft Outlook s’affiche ; cliquez sur le bouton OK pour la fermer.

8. Nous revenons ensuite à la boîte de dialogue Règles et alertes, puis cliquons sur OK pour la fermer.

Désormais, tous les e-mails sortants seront signalés automatiquement.

Remarques :
(1) La règle ne signalera pas les e-mails sortants si Outlook est fermé.
(2) La règle ajoute uniquement un indicateur à l’élément envoyé dans la boîte de réception de l’expéditeur ; les destinataires ne reçoivent aucune information relative à cet indicateur.

2,1 Marquer un e-mail comme important

Lorsque vous rédigez un nouvel e-mail ou que vous répondez à un message ou le transférez dans Outlook, vous pouvez définir ou modifier la priorité de ce message.
Dans la fenêtre de nouveau message, de réponse ou de transfert, cliquez sur le bouton Haute importance ou Basse importance pour définir immédiatement la priorité de l’e-mail en cours de rédaction.

Remarques :
(1) Si le bouton Haute importanceou Basse importanceest déjà mis en surbrillance, cliquez à nouveau dessus pour annuler la priorité d’importance attribuée à l’e-mail.

(2) Vous pouvez également cliquer sur la flèche située dans le coin inférieur droit du groupe Balisessous l’onglet Messagepour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés, sélectionner une priorité dans la liste déroulante Importance, puis fermer la boîte de dialogue.

(3) Par ailleurs, dans la fenêtre de nouveau message, de réponse ou de transfert, vous pouvez également cliquer sur Fichier > Informations > Propriétés pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés, puis définir la priorité d’importance à l’aide de la liste déroulante Importance.

(4) Lorsque le message de réponse ou de transfert s’affiche dans le volet de lecture, cliquez directement sur le bouton Haute importance ou Basse importance situé sous l’onglet Message (Outils de composition).

2,2 Marquer automatiquement tous les Nouveau email comme importants

Si vous souhaitez marquer automatiquement tous les e-mails sortants comme prioritaires, configurez les options Outlook comme suit :

1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Fichier > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Courrier dans le volet gauche, accédez à la section Envoyer des messages, puis choisissez le niveau d’importance par défaut dans la liste déroulante Niveau d’importance par défaut.

3. Cliquez sur le bouton OK.

Désormais, tous les Nouveau email et réponses que vous envoyez seront automatiquement marqués avec le niveau d’importance par défaut spécifié. Toutefois, les e-mails transférés conserveront le niveau d’importance des messages d’origine.

2,3 Remarques

Lorsque les destinataires reçoivent des e-mails marqués avec différentes priorités, ils voient les messages à haute priorité signalés par des points d’exclamation rouges , et ceux à faible priorité marqués par des flèches bleues orientées vers le bas dans la liste des messages, comme illustré ci-dessous.

Lorsque les destinataires lisent ces e-mails dans le volet de lecture ou dans une fenêtre de message, l’information relative au niveau d’importance apparaît sous l’en-tête du message, comme illustré ci-dessus.

3,1 Marquer un message comme confidentiel, privé, personnel ou normal

Dans les fenêtres de nouveau message, de réponse ou de transfert, nous pouvons facilement définir un niveau de sensibilité pour l’e-mail actuel comme suit :

1. Dans la fenêtre de nouveau message, de réponse ou de transfert, cliquez sur Fichier > Informations > Propriétés pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés.

Conseils :
(1) Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Propriétés en cliquant sur la flèche située dans le coin inférieur droit du groupe Balisessous l’onglet Message.

(2) Si le message de réponse ou de transfert est intégré au volet de lecture, cliquez sur la flèche située dans le coin inférieur droit du groupe Balises sous l’onglet Message (Outils de composition).

2. Dans la boîte de dialogue Propriétés, sélectionnez le niveau de sensibilité souhaité dans la liste déroulante Sensibilité, puis fermez la boîte de dialogue.

Le niveau de sensibilité est désormais défini pour l’e-mail actuel ; rédigez-le et envoyez-le selon vos besoins.

3,2 Marquer automatiquement tous les Nouveau email comme confidentiels, privés, personnels ou normaux

Vous pouvez également configurer les options Outlook afin d’attribuer automatiquement le niveau de sensibilité spécifié à tous les Nouveau email.

1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Fichier > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Courrier dans le volet gauche, accédez à la section Envoyer des messages, puis définissez le niveau de sensibilité par défaut souhaité.

3. Cliquez sur le bouton OK.

Désormais, tous les nouveaux e-mails seront automatiquement définis avec le niveau de sensibilité par défaut.

Conseil : les réponses et les transferts conservent le niveau de sensibilité des messages d’origine.

3,3 Remarques

1. Lorsque les destinataires reçoivent un e-mail comportant un niveau de sensibilité, ils voient cette information sous l’en-tête du message lorsqu’ils le lisent dans le volet de lecture ou dans une fenêtre de message.

2. Un message dont le niveau de sensibilité est défini sur Privé ne peut être transféré ni redirigé par les règles de la boîte de réception du destinataire.

Nous pouvons également ajouter une ou plusieurs catégories à un nouvel e-mail en cours de rédaction, de réponse ou de transfert dans Outlook.

4,1 Catégoriser un e-mail

Dans la fenêtre de nouveau message, de réponse ou de transfert, vous pouvez ajouter une ou plusieurs catégories à l’e-mail comme suit :

1. Dans la fenêtre d’un nouveau message, d’une réponse ou d’un transfert, cliquez sur Fichier > Informations > Propriétés pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés.

Conseils:

(1) Vous pouvez également cliquer sur la flèche située dans le coin inférieur droit du groupe Balises sous l’onglet Message pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés.

(2) Si le message de réponse ou de transfert est intégré dans le volet de lecture, cliquez sur l’ancre située dans le coin inférieur droit du groupe Balises, sous l’onglet Message (Outils de composition), pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés.

2. Dans la boîte de dialogue Propriétés, sélectionnez les catégories souhaitées dans la liste déroulante Catégories, puis fermez la boîte de dialogue.

Conseils :
(1) Vous pouvez attribuer une seule catégorie de couleur à la fois à partir de la liste déroulante Catégories, puis répéter l’opération pour ajouter plusieurs catégories de couleur.

(2) Vous pouvez également cliquer sur Catégories > Toutes les catégories pour ouvrir la boîte de dialogue « Catégorie de couleur ». Dans cette boîte de dialogue, créez, renommez ou supprimez des catégories selon vos besoins, ou cochez-en plusieurs en bloc si nécessaire.

(3) Dans la boîte de dialogue Propriétés, cliquez sur Catégories > Effacer toutes les catégories pour supprimer toutes les catégories existantes de l’e-mail en cours d’édition.
Rédigez ensuite et envoyez l’e-mail comme vous le souhaitez.

4,2 Catégoriser automatiquement tous les Nouveau email

Dans certains cas, vous pouvez avoir besoin de catégoriser automatiquement tous les e-mails sortants, ou uniquement ceux répondant à des critères spécifiques. Pour cela, vous pouvez créer une règle.

1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et les alertes.

2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton Nouvelle règle sous l’onglet Règles de messagerie.

3. Dans la boîte de dialogue Assistant de règle, sélectionnez l’option Appliquer la règle aux messages que j’envoie, puis cliquez sur le bouton Suivant.

4. Dans la deuxième boîte de dialogue de l’Assistant de règle, cliquez sur le bouton Suivant sans définir de conditions, puis cliquez sur le bouton Oui dans la boîte de dialogue Microsoft Outlook.

Conseils : Si vous souhaitez attribuer des catégories selon des critères précis, cochez les conditions correspondantes et configurez-les selon vos besoins.

5. Dans la troisième boîte de dialogue de l’Assistant de règle, procédez comme suit :
(1) Cochez l’option lui affecter la catégorie catégorie dans la section Étape 1 ;
(2) Cliquez sur le texte souligné « catégorie » dans la section Étape 2 ;
(3) La boîte de dialogue Catégories de couleur s’ouvre alors : cochez une ou plusieurs catégories de couleur selon vos besoins ;
(4) Cliquez sur le bouton OK ;
(5) Cliquez sur le bouton Suivant dans la boîte de dialogue de l’Assistant de règle.

6. Dans la quatrième boîte de dialogue de l’Assistant Règle, définissez éventuellement des exceptions, puis cliquez sur le bouton Suivant.

7. Dans la dernière boîte de dialogue de l’Assistant de règle, attribuez un nom à votre nouvelle règle dans la section Étape 1, cochez les options d’exécution souhaitées dans la section Étape 2, puis cliquez sur le bouton Terminer.

Remarque : si la boîte de dialogue d’avertissement de Microsoft Outlook apparaît, cliquez sur le bouton OK pour continuer.

8. Vous revenez maintenant à la boîte de dialogue Règles et alertes : cliquez sur le bouton OK pour enregistrer vos modifications et fermer la boîte de dialogue.

À partir de maintenant, tous les e-mails sortants (ou ceux répondant aux critères que vous avez définis) se verront automatiquement attribuer la catégorie de couleur spécifiée.
Conseils : Outlook doit être régulièrement en cours d’exécution. Si Outlook n’est pas lancé, la règle ne pourra pas catégoriser les e-mails sortants.

4,3 Remarques

Les catégories sont transmises avec les e-mails aux destinataires. Lorsqu’ils reçoivent ces messages dans Outlook, ils verront la Catégorie de couleur à côté de l’e-mail dans la liste des messages, ainsi qu’en haut du contenu du message dans le volet de lecture ou la fenêtre du message.