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Répondre aux e-mails dans Outlook

En général, nous pouvons facilement répondre à un e-mail en sélectionnant l'e-mail et en cliquant sur Accueil > Répondre or Répondre à tous dans Outlook. Cependant, nous devons parfois répondre de manière spéciale, comme les pièces jointes restantes des e-mails d'origine dans les réponses, répondre à tous, y compris nous-mêmes, répondre automatiquement avec une petite / grande police de différentes couleurs, etc. Ici, ce tutoriel vous montrera des solutions à résoudre ces problèmes un par un.

Table des matières

Notes: Les méthodes présentées sur cette page s'appliquent au programme de bureau Microsoft Outlook 2019 sous Windows 10. Et les instructions peuvent varier considérablement ou légèrement en fonction de la version de Microsoft Outlook et des environnements Windows.


1. Répondre ou Répondre à tous

Dans Outlook, vous pouvez facilement répondre à un e-mail comme suit:

Si vous avez l'habitude de lire des e-mails dans le volet de lecture, vous pouvez sélectionner l'e-mail auquel vous répondrez dans la liste des messages, puis cliquez sur Accueil > Répondre pour répondre uniquement à l'expéditeur ou cliquez sur Accueil > Répondre à tous pour répondre à l'expéditeur et à tous les destinataires ensemble.

Si vous préférez lire les e-mails dans la fenêtre de message, vous pouvez cliquer sur Votre message > Répondre pour répondre uniquement à l'expéditeur ou cliquez sur Votre message > Répondre à tous pour répondre simultanément à l'expéditeur et à tous les destinataires.


2. Répondre avec des raccourcis clavier

Pour travailler plus efficacement, certains utilisateurs souhaitent appliquer des raccourcis clavier dans Outlook. Nous pouvons également utiliser des raccourcis clavier pour répondre rapidement aux e-mails dans Outlook.

Après avoir sélectionné l'e-mail dans la liste des messages ou ouvert l'e-mail dans la fenêtre de message, nous pouvons:
A. presse Ctrl + R touches ensemble pour répondre à l'e-mail sélectionné ou d'ouverture à l'expéditeur uniquement;
B. presse Ctrl + Mission + R pour répondre à l'e-mail sélectionné ou d'ouverture à l'expéditeur et à tous les destinataires À et Cc champs.


3. Paramètres de réponse généraux

Par défaut, lorsque vous répondez à un e-mail, le message de réponse inclut le message d'origine sans retrait. Cependant, nous pouvons configurer les options de réponse et modifier les paramètres de réponse selon nos besoins.

1. Cliquez Déposez le > Les options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Courrier dans la barre latérale gauche, accédez au Réponses et vers l'avant et sélectionnez une option dans la Lorsque vous répondez à un message la liste déroulante.

3. Clique le OK .

Notes:

(1) Si vous sélectionnez Ne pas inclure le message original du Lorsque vous répondez à un message liste déroulante dans la boîte de dialogue Options Outlook, le message de réponse sera créé sans aucun contenu de message.

(2) Si vous sélectionnez Joindre le message original du Lorsque vous répondez à un message liste déroulante dans la boîte de dialogue Options Outlook, le message d'origine est ajouté en tant que pièce jointe dans le message de réponse.

(3) Si vous sélectionnez Inclure le texte du message d'origine du Lorsque vous répondez à un message liste déroulante dans la boîte de dialogue Options Outlook, l'e-mail d'origine (y compris le corps du message et l'en-tête du message) sera ajouté dans le corps du message de réponse.

(4) Si vous sélectionnez Inclure et mettre en retrait le texte du message d'origine du Lorsque vous répondez à un message liste déroulante dans la boîte de dialogue Options Outlook, l'e-mail d'origine (y compris l'en-tête du message et le contenu du message) sera ajouté au corps du message du message de réponse avec un retrait à gauche.

(5) Si vous sélectionnez Préfixer chaque ligne du message d'origine du Lorsque vous répondez à un message liste déroulante dans la boîte de dialogue Options Outlook, l'e-mail d'origine (y compris l'en-tête et le contenu du message) sera ajouté dans le corps du message du message de réponse, et une ligne verticale bleue de préfixe sera également ajoutée à l'extrême gauche du contenu.


4. Réponses pop-out

Depuis Outlook 2013, lorsque nous lisons et répondons directement à un e-mail dans le volet de lecture, le message de réponse est automatiquement intégré dans le volet de lecture. Certains utilisateurs d'Outlook devront peut-être afficher le message de réponse dans une nouvelle fenêtre. Ici, cette section vous montrera les solutions pour afficher une ou toutes les réponses dans les fenêtres de messages.

4.1 Pop out un message de réponse

Lorsqu'un message de réponse est intégré dans le volet de lecture, nous pouvons cliquer sur le bouton Sortir dans le coin supérieur gauche du volet de lecture pour ouvrir directement le message de réponse dans une nouvelle fenêtre de message.

4.2 Toujours afficher toutes les réponses

Vous pouvez également configurer les options Outlook pour toujours afficher automatiquement les réponses dans les nouvelles fenêtres de message.

1. Cliquez Déposez le > Les options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Courrier dans la barre de gauche, accédez au Réponses et vers l'avant section, et cochez la case Ouvrir les réponses et les transferts dans une nouvelle fenêtre option.

3. Clique le OK .

À partir de maintenant, tous les messages de réponse seront automatiquement ouverts dans les nouvelles fenêtres de messages dans Outlook.

Notes:
(1) Si le Ouvrir les réponses et les transferts dans une nouvelle fenêtre est activée, tous les messages de transfert seront également automatiquement ouverts dans les nouvelles fenêtres de messages.
(2) Si nous ouvrons d'abord un e-mail dans la fenêtre de message, répondez-y en cliquant sur Votre message > Répondre or Répondre à tous, le message de réponse s'ouvrira directement dans une nouvelle fenêtre.


5. Répondre avec une police petite / grande ou une couleur de police différente

Parfois, pour distinguer les réponses des autres e-mails, des nouveaux e-mails ou des e-mails de transfert, nous souhaitons définir différentes couleurs ou tailles de police pour le texte du message dans le message de réponse. Cette section montrera les conseils détaillés pour y parvenir.

1. Cliquez Déposez le > Les options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Courrier dans la barre de gauche, puis cliquez sur le Papeterie et polices bouton dans le Composer des messages .

3. Dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, cliquez sur l'icône Fonte bouton dans le Répondre ou transférer des messages .

4. Dans la boîte de dialogue Police, nous pouvons définir la police selon vos besoins:
(1) Pour répondre avec un texte plus grand ou plus petit, choisissez une taille de police appropriée dans le Taille zone de liste;
(2) Pour répondre avec un texte de couleur différente, spécifiez simplement une couleur de police dans le Couleur de la police la liste déroulante;
(3) Nous pouvons également définir d'autres styles de police selon vos besoins, dit gras, italique, souligné, majuscules, barré, etc.

Conseils: Nous pouvons directement prévisualiser le texte avec toute la mise en forme spécifiée dans le Aperçu section de la boîte de dialogue Police.

5. Clique le OK les boutons successivement pour enregistrer les modifications et fermer toutes les boîtes de dialogue.

À partir de maintenant, lorsque nous saisissons du texte dans le message de réponse, le texte saisi sera automatiquement mis en forme avec la couleur, la taille de police ou d'autres styles de police spécifiés. Voir la capture d'écran:

Notes: Cette opération modifiera également les styles de police et la couleur de police dans les e-mails de transfert.


6. Répondre sur le côté droit

Certains utilisateurs d'Outlook remarquent qu'il existe un groupe de commandes rapides dans la barre latérale droite du volet de lecture, comme illustré ci-dessous. Cette barre verticale nous permet de supprimer, déplacer, répondre ou ouvrir rapidement les e-mails dès que possible. Nous pouvons également activer cette barre verticale pour répondre rapidement aux e-mails dans Outlook.

1. Clique le Personnaliser la barre d'outils Accès rapide flèche dans la barre d'outils d'accès rapide> Mode tactile / souris.

Notes:

Dans certaines versions d'Outlook, le Mode tactile / souris common ne s'affiche pas dans Personnaliser la barre d'outils Accès rapide menu déroulant. Nous pouvons ajouter le commun dans la barre d'outils d'accès rapide comme suit:
1. Cliquez Personnaliser la barre d'outils Accès rapide flèche > Plus de commandes;
2. La boîte de dialogue Options Outlook s'ouvre maintenant avec le Barre d'outils d'accès rapide activé dans la barre de gauche. Nous devons le faire (1) Sélectionner Toutes les commandes du Choisissez les commandes de la liste déroulante, (2) cliquez pour mettre en évidence Mode tactile / souris dans la zone de liste de gauche, (3) cliquez sur le Add , (4) Cliquez OK .

2. Puis le Mode tactile / souris La commande est ajoutée dans la barre d'outils d'accès rapide. Clique le Mode tactile / souris bouton , Puis sélectionnez nous Dans le menu déroulant.

Maintenant, le groupe de commandes rapides est ajouté verticalement sur le côté droit du volet de lecture.

3. Dans la liste des messages, cliquez pour sélectionner l'e-mail auquel vous répondrez, cliquez sur le bouton Réponse bouton dans la partie la plus à droite du volet de lecture, puis sélectionnez Répondre or Répondre à tous Dans le menu déroulant.

4. Ensuite, le message de réponse est intégré dans le volet de lecture. Composez et envoyez-le selon vos besoins.

Notes:
(1) Vous pouvez cliquer Mode tactile / souris > Mode souris dans la barre d'outils d'accès rapide pour masquer le groupe de communs rapides sur le côté droit du volet de lecture.
(2) Dans ce cas, si vous souhaitez afficher le message de réponse, veuillez cliquer sur le bouton Sortir bouton du groupe de commandes rapides pour l'ouvrir dans la fenêtre de message.


7. Réponse automatique

Si de nouveaux e-mails arrivent dans notre Outlook lorsque nous sommes absents du bureau, que nous sommes en vacances, que nous sommes partis déjeuner, etc., nous pouvons activer les réponses automatiques pour répondre à ces e-mails à temps.

7.1 Envoyer des réponses automatiques avec la fonction de réponses automatiques

Pour les types de compte d'échange, nous pouvons activer Réponses automatiques fonctionnalité pour répondre facilement aux nouveaux e-mails à venir dans Outlook.

1. Cliquez Déposez le > Information > Réponses automatiques.

2. Dans la boîte de dialogue Réponses automatiques, vous devez:
(1) Vérifiez le Envoyer des réponses automatiques l'option;
(2) Il est facultatif. Cochez le Envoyer uniquement pendant cette période option, puis spécifiez l'heure de début et l'heure de fin selon vos besoins.
(3) Moins de Dans mon organisation onglet, saisissez le contenu du message des réponses automatiques.

Notes: Si nous devons répondre automatiquement à tous les e-mails reçus, vous pouvez activer le En dehors de mon organisation onglet, vérifiez le Mes contacts uniquement or Toute personne en dehors de mon organisation selon vos besoins, puis saisissez le contenu du message.

3. Cliquez sur l' OK .

À partir de maintenant, lorsque nous ouvrons les dossiers de messagerie du compte d'échange spécifié, une note horizontale sous le ruban apparaîtra pour nous le rappeler "Des réponses automatiques sont envoyées pour ce compte». Et nous pouvons cliquer sur le éteindre pour désactiver directement les réponses automatiques, et cliquez sur le bouton x à l'extrême droite pour masquer la note.

7.2 Envoyer des réponses automatiques avec une règle d'e-mail

À notre connaissance, les comptes de messagerie POP3 ou IMAP ne prennent pas en charge les réponses automatiques dans Outlook. Si notre type de compte de messagerie est POP3 ou IMAP, nous pouvons créer une règle de messagerie pour activer les réponses automatiques dans Outlook.

Tout d'abord, nous devons créer un modèle d'e-mail pour la règle de réponses automatiques.

1. Créer Accueil > Nouveau Email pour créer un nouvel e-mail et saisissez le contenu de réponse automatique dans le corps du message.

2. Dans la fenêtre du nouveau message de composition, cliquez sur Déposez le > Enregistrer sous.

3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, saisissez un nom pour le modèle, sélectionnez Modèle Outlook du Enregistrer en tant que type de liste déroulante et cliquez sur Sauvez .

Le modèle de réponse automatique est maintenant créé. Nous pouvons continuer à créer la règle de réponse automatique.

4. Cliquez Accueil > Règles > Gérer les règles et les alertes.

5. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sous Règles de messagerie onglet, cliquez sur le Nouvelle règle .

6. Dans l'assistant de règles, cliquez pour mettre en surbrillance le Appliquer la règle aux messages que je reçois option, et cliquez sur le Suivant .

7. Dans le deuxième assistant de règles, spécifiez les conditions par lesquelles vous filtrerez les e-mails reçus (dans mon cas, je coche le envoie seulement à moi option), et cliquez sur le Suivant .

8. Dans le troisième assistant, cochez la case répondre en utilisant un modèle spécifique option dans la Étape 1 section, puis cliquez sur le texte souligné un modèle spécifique et Étape 2 .

9. Dans la boîte de dialogue d'ouverture Sélectionner un modèle de réponse, sélectionnez Modèles utilisateur dans le système de fichiers du Regarder dans liste déroulante, cliquez pour sélectionner le modèle de réponse automatique que nous venons de créer, puis cliquez sur le Ouvert .

10. Il revient au troisième assistant de règles, cliquez sur le bouton Suivant .

11. Dans le quatrième Assistant de règles, spécifiez les exceptions selon vos besoins ou ne définissez aucune exception, puis cliquez sur le bouton Suivant .

12. Dans le dernier assistant de règles, nommez la règle dans le Étape 1 case, cochez les options en cours d'exécution selon les besoins dans le Étape 2 section, et cliquez sur finition .

13. Dans la boîte de dialogue d'avertissement de Microsoft Outlook, cliquez sur le bouton OK bouton pour continuer.

14. Ensuite, il revient à la boîte de dialogue Règles et alertes. Assurez-vous que la nouvelle règle de réponse automatique créée a été cochée et cliquez sur le bouton OK bouton pour fermer la boîte de dialogue.

À partir de maintenant, tous les nouveaux e-mails à venir qui remplissent les conditions spécifiques recevront automatiquement une réponse avec le modèle de réponse prédéfini.

7.3 Envoyer des réponses automatiques par un complément tiers

Cette section présente un complément tiers, Kutools pour Outlook, pour activer rapidement les réponses automatiques avec un contenu de réponse prédéfini facilement à un ou plusieurs comptes de messagerie, quel que soit leur type!

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1. Après l'installation Kutools pour Outlookcliquez Kutools > Répondre > Gestionnaire de réponse automatique dans Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de réponse automatique, nous pouvons procéder comme suit:
(1) Cochez les comptes de messagerie pour lesquels nous activerons les réponses automatiques;
(2) Dans le Préfixe d'objet de réponse automatique boîte, tapez les mots qui seront ajoutés avant les sujets des e-mails originaux;
(3) Dans le Texte de réponse automatique , saisissez le contenu de réponse automatique.

3. Cliquez sur l' OK bouton. Ensuite, la fonction de réponse automatique est activée pour les comptes de messagerie spécifiés. À partir de maintenant, lorsque de nouveaux e-mails arrivent dans ces comptes de messagerie, ils recevront automatiquement une réponse avec le contenu de réponse spécifié.

Notes: Nous pouvons facilement désactiver la fonction de réponse automatique en cliquant sur Kutools > Répondre > Activer la réponse automatique nouveau.


8. Répondre avec des pièces jointes

Lorsque vous répondez à un e-mail dans Outlook, les pièces jointes de l'e-mail d'origine ne seront pas ajoutées par défaut au message de réponse. Pour conserver les pièces jointes dans le message de réponse, nous pouvons appliquer un complément tiers ou une fonctionnalité de collage pour le faire.

8.1 Répondre avec des pièces jointes en copiant et collant

Pour répondre avec des pièces jointes dans Outlook, nous pouvons copier toutes les pièces jointes de l'e-mail d'origine, puis les coller dans le message de réponse.

1. Cliquez pour ouvrir l'e-mail auquel nous répondrons dans le volet de lecture.

2. Cliquez avec le bouton droit sur l'une des pièces jointes et choisissez Sélectionner tout dans le menu contextuel.

3. presse Ctrl + C clés pour copier ces pièces jointes sélectionnées.

4. Cliquez Accueil > Répondre or Répondre à tous pour répondre à l'e-mail.

5. Maintenant, le message de réponse s'ouvre. Placez le curseur dans le corps du message et appuyez sur Ctrl + V clés pour coller les pièces jointes. Ensuite, nous verrons que toutes les pièces jointes sont ajoutées dans la barre de pièces jointes.

6. Composez le message de réponse et envoyez-le selon vos besoins.

8.2 Répondre avec pièce jointe par un complément tiers

Nous pouvons également utiliser un addin tiers, Kutools pour Outlook, pour répondre rapidement à un e-mail avec toutes les pièces jointes restantes de l'e-mail d'origine dans Outlook.

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1. Sélectionnez l'e-mail auquel nous répondrons et cliquez sur Kutools > Répondre > Répondre avec pièce jointe or Répondre à tous avec pièce jointe.

2. Ensuite, le message de réponse s'ouvre avec toutes les pièces jointes restantes de l'e-mail d'origine. Composez le message de réponse et envoyez-le selon vos besoins.


9. Répondre à tous, moi y compris

Lorsque nous appliquons le Répondre à tous pour répondre à un e-mail à l'expéditeur et aux autres destinataires, mon adresse e-mail n'est pas incluse en tant que destinataire dans le message de réponse. Ici, cette section présentera deux solutions pour répondre à tous, y compris moi-même.

9.1 Répondre à tous, y compris moi par une règle de courrier électronique

Nous pouvons créer une règle de messagerie pour toujours Cc nos réponses à nous-mêmes dans Outlook pour résoudre le problème facilement.

1. Cliquez Accueil > Règles > Gérer les règles et les alertes.

2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sous Règles de messagerie onglet, cliquez sur le Nouvelle règle .

3. Dans l'assistant de règles, cliquez pour mettre en surbrillance le Appliquer la règle aux messages que j'envoie option, et cliquez sur le Suivant .

4. Dans le deuxième assistant de règles, cochez la case avec des mots spécifiques dans le sujet option dans la Étape 1 section, puis cliquez sur le texte souligné mots spécifiques et Étape 2 .

5. Dans la boîte de dialogue Rechercher le texte, tapez RE: dans la première case, cliquez sur le Add bouton, puis cliquez sur le OK bouton. Voir la capture d'écran:

6. Ensuite, il revient au deuxième assistant de règles, cliquez sur le bouton Suivant .

7. Dans le troisième assistant de règles, cochez la case Cc le message aux personnes ou au groupe public option dans la Étape 1 section, puis cliquez sur le texte souligné personnes ou groupe public et Étape 2 .

8. Dans la boîte de dialogue Adresse de règle qui apparaît, saisissez nos adresses e-mail dans le À et cliquez sur le OK .

Conseils:
(1) Si nous devons Cc les réponses à plusieurs contacts, tapez les adresses e-mail de ces contacts et séparez-les par des points-virgules.
(2) Nous pouvons également cliquer pour sélectionner des contacts, puis cliquer sur le bouton À pour ajouter ces contacts en tant que destinataires.

9. Ensuite, il revient au troisième Assistant de règles et cliquez sur le bouton Suivant bouton pour continuer.

10. Dans le quatrième Assistant de règles, spécifiez ou ne spécifiez aucune exception selon vos besoins, puis cliquez sur le bouton Suivant .

11. Le dernier assistant de règles s'ouvre maintenant. Nous pouvons faire comme suit:
(1) Tapez un nom pour la nouvelle règle dans le Étape 1 boîte;
(2) Dans le Étape 2 section, vérifiez les options en cours d'exécution au besoin;
(3) Cliquez sur le finition .

12. Dans la boîte de dialogue d'avertissement de Microsoft Outlook, cliquez sur le bouton OK .

13. Ensuite, il revient à la boîte de dialogue Règles et alertes. Assurez-vous que la nouvelle règle de messagerie est cochée et cliquez sur le bouton OK bouton pour fermer la boîte de dialogue.

Désormais, toutes les réponses que nous envoyons nous seront automatiquement envoyées en copie.

Notes:
(1) Cette règle non seulement Cc répond que nous répondons à tous les destinataires, mais également Cc répond que nous répondons uniquement aux expéditeurs.
(2) Même s'il existe plusieurs comptes de messagerie dans votre Outlook, la règle ne peut pas identifier le compte de messagerie dans lequel les e-mails restent, et elle Cc les réponses au compte de messagerie spécifié uniquement.

9.2 Répondre à tous, y compris moi par un outil incroyable

Nous pouvons également utiliser un addin tiers, Kutools pour Outlook, pour activer le M'inclure lorsque je réponds à tous et ajoutez toujours mon compte de messagerie en tant que destinataire Dans le message de réponse.

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1. Après l'installation Kutools pour Outlookcliquez Kutools > Les options.

2. Maintenant, la boîte de dialogue Options apparaît. Activer le Répondre onglet, cochez M'inclure lorsque je réponds à tous option, et cliquez sur le OK .

Désormais, lorsque nous sélectionnons un e-mail et cliquons sur Accueil > Répondre à tous, Notre adresse e-mail sera automatiquement ajoutée en tant que destinataire À dans le message de réponse.

Notes: S'il y a plusieurs comptes de messagerie dans notre Outlook, seul le compte de messagerie dans lequel reste l'e-mail actuellement répondu sera ajouté en tant que destinataire dans le message de réponse.


10. Répondre en HTML ou en texte brut

Nous recevons généralement des e-mails dans différents formats de message, et les réponses héritent du format de message des e-mails d'origine par défaut. Cependant, nous pouvons changer le format de message pour un message de réponse, ou toujours répondre aux e-mails dans un format de message fixe. Ces problèmes ont été abordés dans d'autres rubriques, et cliquez sur les liens correspondants pour obtenir les informations détaillées:

10.1 Modifier le format de message pour un message de réponse:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2 Toujours répondre au format texte brut:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3 Répondez toujours au format HTML:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6


11. Répondre avec une signature différente

Pour autant que nous le sachions, nous pouvons spécifier différentes signatures pour les comptes de messagerie, et également permettre de spécifier différentes signatures pour les nouveaux e-mails et les réponses / transferts. Cliquez ci-dessous sur le lien hypertexte pour afficher les informations détaillées:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically


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