Répondre aux courriers électroniques dans Outlook

Dans Outlook, vous pouvez facilement répondre à un e-mail comme suit :

Si vous avez l’habitude de lire vos e-mails dans le volet de lecture, sélectionnez d’abord le message auquel vous souhaitez répondre dans la liste, puis cliquez sur Accueil > Répondre pour répondre uniquement à l’expéditeur, ou sur Accueil > Répondre à tous pour inclure simultanément l’expéditeur et tous les destinataires.

Si vous préférez lire vos e-mails dans la fenêtre de message, cliquez sur Message > Répondre pour répondre uniquement à l’expéditeur, ou cliquez sur Message > Répondre à tous pour répondre simultanément à l’expéditeur et à tous les destinataires.

Pour gagner en efficacité, de nombreux utilisateurs préfèrent utiliser des raccourcis clavier dans Outlook. Vous pouvez ainsi répondre instantanément à vos e-mails grâce à ces raccourcis.

Après avoir sélectionné l’e-mail dans la liste des messages ou ouvert celui-ci dans la fenêtre de message, vous pouvez :
A. Appuyer simultanément sur les touches Ctrl + R pour répondre uniquement à l’expéditeur de l’e-mail sélectionné ou ouvert ;
B. Appuyer simultanément sur les touches Ctrl + Maj + R pour répondre à l’expéditeur ainsi qu’à tous les destinataires présents dans les champs À et Cc.

Par défaut, lorsqu’une réponse est envoyée, le message d’origine est inclus sans retrait dans la réponse. Toutefois, vous pouvez personnaliser ces paramètres en ajustant les options de réponse selon vos préférences.

1. Cliquez sur Fichier > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options d’Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options d’Outlook, cliquez sur Courrier dans le volet gauche, accédez à la section Réponses et transferts, puis sélectionnez une option dans la liste déroulante Lors d’une réponse à un message.

3. Cliquez sur le bouton OK.

Remarques :

(1) Si vous sélectionnez Ne pas inclure le message d’origine dans la liste déroulante Lors d’une réponse à un message de la boîte de dialogue Options d’Outlook, votre message de réponse sera créé sans aucun contenu.

(2) Si vous sélectionnez Joindre le message d’origine dans la liste déroulante Lors d’une réponse à un message de la boîte de dialogue Options d’Outlook, le message d’origine sera ajouté en pièce jointe à votre réponse.

(3) Si vous sélectionnez Inclure le texte du message d’origine dans la liste déroulante Lors d’une réponse à un message de la boîte de dialogue Options d’Outlook, l’e-mail d’origine (corps du message et en-tête inclus) sera inséré dans le corps du message de réponse.

(4) Si vous sélectionnez Inclure et indenter le texte du message d’originedans la liste déroulante Lors d’une réponse à un messageListe déroulante de la boîte de dialogue Options d’Outlook, l’e-mail d’origine (en-tête et contenu inclus) sera inséré dans le corps du message de réponse avec un retrait à gauche.<

(5) Si vous sélectionnez Préfixer chaque ligne du message d’origine dans la liste déroulante Lors d’une réponse à un message de la boîte de dialogue Options d’Outlook, l’e-mail d’origine (en-tête et contenu inclus) sera inséré dans le corps du message de réponse, avec une barre verticale bleue ajoutée tout à gauche du contenu.

Depuis Outlook 2013, lorsque vous lisez et répondez directement à un e-mail dans le volet de lecture, votre réponse s’affiche automatiquement intégrée à ce même volet. Toutefois, certains utilisateurs d’Outlook préfèrent ouvrir leur message de réponse dans une fenêtre distincte. Cette section présente les solutions pour extraire une réponse individuelle ou toutes les réponses dans des fenêtres séparées.

4,1 Extraire une réponse dans une fenêtre distincte

Lorsqu’un message de réponse est intégré dans le volet de lecture, cliquez sur le bouton Ouvrir dans une fenêtre, situé dans le coin supérieur gauche du volet, pour ouvrir directement ce message dans une nouvelle fenêtre.

4,2 Toujours ouvrir toutes les réponses dans une nouvelle fenêtre

Vous pouvez également configurer Outlook pour que les réponses s’ouvrent automatiquement dans de nouvelles fenêtres de message.

1. Cliquez sur Fichier > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Courrier dans la barre de gauche, accédez à la section Réponses et transferts, puis cochez l’option Ouvrir les réponses et les transferts dans une nouvelle fenêtre.

3. Cliquez sur le bouton OK.

Désormais, tous les messages de réponse s’ouvriront automatiquement dans de nouvelles fenêtres Outlook.

Remarques :
(1) Si l’option Ouvrir les réponses et les transferts dans une nouvelle fenêtreest activée, tous les messages transférés s’ouvriront également automatiquement dans de nouvelles fenêtres de message.
(2) Si vous ouvrez d’abord un e-mail dans une fenêtre de message, puis que vous y répondez en cliquant sur Message>Répondreou Répondre à tous, le message de réponse s’ouvrira directement dans une nouvelle fenêtre.

Parfois, pour distinguer clairement les réponses des autres e-mails — par exemple, ceux qui ont été transférés —, nous souhaitons appliquer au texte du message de réponse des couleurs différentes ou une autre taille de police. Cette section vous explique pas à pas comment procéder.

1. Cliquez sur Fichier > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Courrier dans la barre de gauche, puis sur le bouton Papier à lettres et polices dans la section Rédiger des messages.

3. Dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, cliquez sur le bouton Police dans la section Messages de réponse ou de transfert.

4. Dans la boîte de dialogue Police, vous pouvez personnaliser la police selon vos besoins :
(1) Pour obtenir un texte plus grand ou plus petit, choisissez la taille souhaitée dans la liste déroulante Taille ;
(2) Pour modifier la couleur du texte, sélectionnez simplement la Couleur de la police dans le menu déroulant correspondant ;
(3) Vous pouvez également appliquer d’autres styles de police selon vos préférences, tels que gras, italique, souligné, majuscules, barré, etc.

Conseils : vous pouvez prévisualiser directement le texte avec toute la mise en forme spécifiée dans la section Aperçu de la boîte de dialogue Police.

5. Cliquez successivement sur les boutons OK pour enregistrer les modifications et fermer toutes les boîtes de dialogue.

Désormais, lorsque vous saisissez du texte dans un message de réponse, celui-ci sera automatiquement mis en forme avec la couleur spécifiée, le Taille de police ou d’autres Style de police. Voir la capture d’écran :

Remarque : Cette opération modifiera également le style de police et la couleur de la police dans les e-mails transférés.

Certains utilisateurs d’Outlook remarquent qu’un groupe de commandes rapides apparaît dans la barre latérale droite du volet de lecture, comme illustré ci-dessous. Cette barre verticale permet de supprimer, déplacer, répondre ou ouvrir des e-mails très rapidement. Nous pouvons également activer cette barre verticale pour répondre rapidement aux e-mails dans Outlook.

1. Cliquez sur la flèche Personnaliser la barre d’outils Accès rapide située dans la barre d’outils Accès rapide > Mode tactile/souris .

Remarques:

Dans certaines versions d’Outlook, la commande Mode tactile/souris n’apparaît pas dans le menu déroulant Personnaliser la barre d’outils Accès rapide. Vous pouvez toutefois l’ajouter à la barre d’outils Accès rapide en suivant ces étapes :
1. Cliquez sur la flèche située à côté de Personnaliser la barre d’outils Accès rapide, puis sur Autres commandes ;
2. La boîte de dialogue Options Outlook s’ouvre alors avec l’élément Barre d’outils Accès rapide déjà sélectionné dans le volet de gauche. Il vous suffit ensuite de : (1) choisir Toutes les commandes dans le menu déroulant Choisir les commandes à partir de, (2) sélectionner Mode tactile/souris dans la liste de gauche, (3) cliquer sur le bouton Ajouter, puis (4) valider en cliquant sur le bouton OK.

2. La commande Mode tactile/souris est désormais ajoutée à la barre d’outils Accès rapide. Cliquez sur le bouton Mode tactile/souris, puis sélectionnez Tactile dans le menu déroulant.

Le groupe de commandes rapides apparaît désormais verticalement sur le côté droit du volet de lecture.

3. Dans la liste des messages, cliquez pour sélectionner l’e-mail auquel vous souhaitez répondre, puis cliquez sur le bouton Réponse situé à l’extrême droite du volet de lecture et sélectionnez Répondre ou Répondre à tous dans le menu déroulant.

4. Le message de réponse s’affiche alors directement dans le volet de lecture. Rédigez-le et envoyez-le selon vos besoins.

Remarques :
(1) Vous pouvez cliquer sur Mode tactile/souris > Mode souris dans la barre d’outils Accès rapide pour masquer le groupe de commandes rapides situé à droite du volet de lecture.
(2) Dans ce cas, si vous souhaitez ouvrir le message de réponse dans une fenêtre séparée, cliquez sur le bouton Ouvrir dans une fenêtre du groupe de commandes rapides pour l’ouvrir dans une fenêtre de message.

Si des Nouveau email arrivent dans notre boîte Outlook pendant que nous sommes Absent du bureau, par exemple en vacances ou en pause déjeuner, nous pouvons activer les réponses automatiques pour répondre à ces e-mails en temps voulu.

7,1 Envoyer des réponses automatiques avec la fonction Réponses automatiques

Pour les comptes Exchange, vous pouvez activer la fonction Réponses automatiques afin de répondre facilement aux nouveaux e-mails dans Outlook.

1. Cliquez sur Fichier > Info > Réponses automatiques.

2. Dans la boîte de dialogue Réponses automatiques, vous devez :
(1) Cocher l’option Envoyer des réponses automatiques ;
(2) Cette étape est facultative : cochez l’option N’envoyer que pendant cette plage horaire, puis indiquez l’heure de début et l’heure de fin selon vos besoins.
(3) Sous l’onglet Au sein de mon organisation, saisissez le contenu de votre message de réponse automatique.

Remarques : Si vous souhaitez répondre automatiquement à tous les e-mails reçus, activez l’onglet En dehors de mon organisation, cochez l’option Mes contacts uniquement ou Toute personne extérieure à mon organisation selon vos besoins, puis saisissez le contenu de votre message.

3. Cliquez sur le bouton OK.

Désormais, chaque fois que vous ouvrez les dossiers de messagerie du compte Exchange spécifié, une bande horizontale s’affiche sous le ruban pour vous rappeler : «Des réponses automatiques sont envoyées pour ce compte». Cliquez sur le bouton Désactiver pour interrompre immédiatement les réponses automatiques, ou sur la croix (×) située tout à droite pour masquer cette notification.

7,2 Envoyer des réponses automatiques à l’aide d’une règle de messagerie

À notre connaissance, les comptes de messagerie POP3 ou IMAP ne prennent pas en charge les réponses automatiques dans Outlook. Si votre compte de messagerie Type de compte utilise POP3 ou IMAP, vous pouvez créer une règle de messagerie pour activer les réponses automatiques dans Outlook.

Commencez par créer un modèle de courrier électronique destiné à la règle de réponses automatiques.

1. Créez un nouveau message en cliquant sur Accueil > Nouveau email, puis saisissez le contenu de la réponse automatique dans le corps du message.

2. Dans la nouvelle fenêtre de composition de message, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.

3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, saisissez un nom pour le modèle, sélectionnez Modèle Outlook dans la liste déroulante Spécifier le format d'enregistrement, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le modèle de réponse automatique Modèle de réponse est désormais créé. Vous pouvez maintenant créer la règle Réponse automatique.

4. Cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et alertes.

5. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sous l’onglet Règles de messagerie, cliquez sur le bouton Nouvelle règle.

6. Dans l’Assistant de règle, mettez en surbrillance l’option Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis cliquez sur le bouton Suivant.

7. Dans la deuxième étape de l’Assistant de règle, définissez les conditions permettant de filtrer les courriels reçus (dans mon cas, j’ai coché l’option)envoyé uniquement à moi), puis cliquez sur le bouton Suivant.

8. Dans la troisième étape de l’Assistant, cochez l’option répondre à l’aide d’un modèle spécifique dans la section Étape 1, puis cliquez sur le texte souligné un modèle spécifique dans la section Étape 2.

9. Dans la boîte de dialogue « Sélectionner un modèle de réponse » qui s’ouvre, choisissez Modèles utilisateur dans le système de fichiers dans la liste déroulante Rechercher dans, sélectionnez le modèle de réponse automatique « Modèle de réponse » que vous venez de créer, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

10. La fenêtre revient à la troisième étape de l’Assistant de règle ; cliquez sur le bouton Suivant.

11. Dans la quatrième étape de l’Assistant de règle, définissez des exceptions si nécessaire ou aucune si ce n’est pas le cas, puis cliquez sur le bouton Suivant.

12. Dans la dernière étape de l’Assistant de règle, attribuez un nom à votre règle dans la zone Étape 1, cochez les options d’exécution souhaitées dans la section Étape 2, puis cliquez sur le bouton Terminer.

13. Dans la boîte de dialogue d’alerte Microsoft Outlook qui s’affiche, cliquez sur le bouton OK pour continuer.

14. La boîte de dialogue Règles et alertes réapparaît. Vérifiez que la nouvelle règle Réponse automatique est bien cochée, puis cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue.

Désormais, tous les nouveaux courriels entrants qui remplissent les conditions spécifiées recevront automatiquement une réponse utilisant le modèle prédéfini Modèle de réponse.

7,3 Envoyer des réponses automatiques à l’aide d’une extension tierce

Cette section présente une extension tierce, Kutools pour Outlook, qui vous permet d’activer facilement et rapidement des réponses automatiques avec un contenu prédéfini pour un ou plusieurs comptes de messagerie, quel que soit leur type !

1. Après avoir installé Kutools pour Outlook, cliquez sur Kutools > Répondre > Gérer la réponse automatique dans Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Gérer la réponse automatique, procédez comme suit :
(1) Cochez les comptes de messagerie pour lesquels vous souhaitez activer les réponses automatiques ;
(2) Dans la zone Réponse automatique Supprimer le préfixe du sujet, saisissez le texte à ajouter avant l’objet des courriels d’origine ;
(3) Dans la zone Réponse automatique Texte, saisissez le contenu de votre message automatique.

3. Cliquez sur le bouton OK. La fonction Réponse automatique est alors activée pour les comptes de messagerie spécifiés. Désormais, dès qu’un nouvel e-mail arrive sur ces comptes, une réponse automatique contenant le texte défini leur sera envoyée.

Remarques : Vous pouvez facilement désactiver la fonction Réponse automatique en cliquant de nouveau sur Kutools > Répondre > Activer la réponse automatique.

Lorsque vous répondez à un courrier électronique dans Outlook, les pièces jointes du message d’origine ne sont pas ajoutées automatiquement à la réponse. Pour conserver les pièces jointes dans votre réponse, vous pouvez utiliser une extension tierce ou la fonction de copier-coller.

8,1 Répondre avec pièces jointes par copier-coller

Pour Répondre avec pièces jointes dans Outlook, copiez toutes les pièces jointes du courrier d’origine, puis collez-les dans le message de réponse.

1. Ouvrez dans le volet de lecture le courrier auquel vous souhaitez répondre.

2. Cliquez avec le bouton droit sur l’une des pièces jointes, puis choisissez Sélectionner tout dans le menu contextuel.

3. Appuyez sur les touches Ctrl + C pour copier ces pièces jointes sélectionnées.

4. Cliquez sur Accueil > Répondre ou Répondre à tous pour répondre à l’e-mail.

5. Le message de réponse s’ouvre maintenant. Placez le curseur dans le corps du message, puis appuyez sur les touches Ctrl+V pour coller les pièces jointes. Vous verrez alors toutes les pièces jointes apparaître dans la barre des pièces jointes.

6. Rédigez votre message de réponse et envoyez-le selon vos besoins.

8,2 Répondre avec pièce jointe à l’aide d’un complément tiers

Vous pouvez également utiliser le complément tiers Kutools pour Outlook pour répondre instantanément à un e-mail tout en conservant toutes les pièces jointes de l’original dans Outlook.

1. Sélectionnez l’e-mail auquel vous souhaitez répondre, puis cliquez sur Kutools > Répondre > Répondre avec pièce jointe ou Répondre à tous avec pièce jointe.

2. Le message de réponse s’ouvre alors, avec toutes les pièces jointes de l’e-mail d’origine conservées. Rédigez votre réponse et envoyez-la selon vos besoins.

Lorsque nous utilisons la fonction Répondre à tous pour répondre à un e-mail à l’expéditeur et aux autres destinataires, mon adresse e-mail n’apparaît pas comme destinataire dans le message de réponse. Cette section présente deux solutions pour vous permettre de répondre à tous tout en vous incluant vous-même.

9,1 Répondre à tous en m’incluant grâce à une règle de messagerie

Nous pouvons créer une règle de messagerie pour toujours mettre nos réponses en copie (Cc) à nous-mêmes dans Outlook afin de résoudre facilement ce problème.

1. Cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et alertes.

2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sous l’onglet Règles de messagerie, cliquez sur le bouton Nouvelle règle.

3. Dans l’Assistant de règle, mettez en surbrillance l’option Appliquer la règle aux messages que j’envoie, puis cliquez sur le bouton Suivant.

4. Dans le deuxième Assistant de règle, cochez l’option contenant des mots spécifiques dans l’objet dans la section Étape 1, puis cliquez sur le texte souligné mots spécifiques dans la section Étape 2.

5. Dans la boîte de dialogue Texte de recherche qui s’ouvre, saisissez RE: dans la première zone, cliquez sur le bouton Ajouter, puis sur le bouton OK. Voir la capture d’écran :

6. La fenêtre revient alors à la deuxième étape de l’Assistant de règle ; cliquez sur le bouton Suivant.

7. Dans le troisième Assistant de règle, cochez l’option Mettre le message en copie (Cc) à des personnes ou à un groupe public dans la section Étape 1, puis cliquez sur le texte souligné personnes ou groupe public dans la section Étape 2.

8. Dans la boîte de dialogue « Adresse de la règle » qui s’ouvre, saisissez votre adresse e-mail dans la zone À, puis cliquez sur le bouton OK.

Conseils :
(1) Si vous devez mettre plusieurs contacts en copie (Cc), saisissez leurs adresses e-mail et séparez-les par des points-virgules.
(2) Vous pouvez également cliquer pour sélectionner des contacts, puis cliquer sur le bouton À pour les ajouter comme destinataires.

9. La fenêtre revient alors à l’Assistant de règle 3 ; cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

10. Dans le quatrième Assistant de règle, définissez des exceptions ou non selon vos besoins, puis cliquez sur le bouton Suivant.

11. L’Assistant de règle s’ouvre maintenant. Procédez comme suit :
(1) Saisissez un nom pour la nouvelle règle dans la zone Étape 1 ;
(2) Dans la section Étape 2, cochez les options d’exécution souhaitées ;
(3) Cliquez sur le bouton Terminer.

12. Dans la boîte de dialogue d’avertissement Microsoft Outlook qui s’ouvre, cliquez sur le bouton OK.

13. La boîte de dialogue Règles et alertes réapparaît alors. Assurez-vous que la règle « Nouveau e-mail » est cochée, puis cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue.

Désormais, toutes les réponses que vous envoyez seront automatiquement mises en copie (Cc) à vous-même.

Remarques :
(1) Cette règle mettra non seulement en copie (Cc) les réponses adressées à tous les destinataires, mais aussi celles envoyées uniquement à l’expéditeur.
(2) Même si plusieurs comptes de messagerie sont configurés dans Outlook, la règle ne peut pas identifier le compte associé à chaque e-mail et placera systématiquement les réponses en copie (Cc) sur le seul compte de messagerie spécifié.

9,2 Répondre à tous en m’incluant grâce à un outil remarquable

Nous pouvons également utiliser un complément tiers, Kutools pour Outlook, pour activer la fonction M‹inclure lors de l›utilisation de la fonction Répondre à tous et ajouter automatiquement notre adresse e-mail comme destinataire principal (À) dans le message de réponse.

1. Après avoir installé Kutools pour Outlook, cliquez sur Kutools > Options.

2. La boîte de dialogue Options s’ouvre maintenant. Activez l’onglet Répondre, cochez l’option M‹inclure lors de l›utilisation de la fonction Répondre à tous, puis cliquez sur le bouton OK.

Désormais, lorsque vous sélectionnez un e-mail et cliquez sur Accueil > Répondre à tous, votre adresse e-mail est automatiquement ajoutée comme destinataire principal (À) dans le message de réponse.

Remarque : Si plusieurs comptes de messagerie sont configurés dans Outlook, seul le compte associé à l’e-mail auquel vous répondez sera ajouté comme destinataire principal (À) dans le message de réponse.

Nous recevons généralement des e-mails dans différents formats de message, et les réponses héritent par défaut du format de l’e-mail d’origine. Toutefois, il est possible de modifier le format d’un message de réponse spécifique ou de toujours répondre dans un format de message fixe. Ces sujets ont été abordés ailleurs ; cliquez sur les liens correspondants pour obtenir des informations détaillées :

10,1 Modifier le format des messages pour une seule réponse :
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10,2 Toujours répondre en texte brut Format de texte :
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10,3 Toujours répondre en Format HTML :
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

À notre connaissance, il est possible de définir des signatures différentes pour vos comptes de messagerie et d’activer l’attribution automatique de signatures distinctes selon qu’il s’agit d’un nouveau message ou d’une réponse/transfert. Cliquez sur le lien hypertexte ci-dessous pour consulter les informations détaillées :
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically