Répondre aux emails dans Outlook

Dans Outlook, vous pouvez facilement répondre à un email comme suit :

Si vous avez l'habitude de lire les emails dans le volet de lecture, vous pouvez sélectionner l'email auquel vous allez répondre dans la liste des messages, puis cliquer Accueil > Répondre pour répondre uniquement à l'expéditeur, ou cliquez Accueil > Répondre à tous pour répondre à l'expéditeur et à tous les destinataires ensemble.

Si vous préférez lire les emails dans la fenêtre de message, vous pouvez cliquer Message > Répondre pour répondre uniquement à l'expéditeur, ou cliquez Message > Répondre à tous pour répondre à l'expéditeur et à tous les destinataires simultanément.

Pour travailler plus efficacement, certains utilisateurs souhaitent utiliser des raccourcis clavier dans Outlook. Nous pouvons également utiliser des raccourcis clavier pour répondre rapidement aux emails dans Outlook.

Après avoir sélectionné l'email dans la liste des messages ou ouvert l'email dans la fenêtre de message, nous pouvons :
A. Appuyez sur Ctrl + R les touches ensemble pour répondre uniquement à l'expéditeur de l'email sélectionné ou ouvert ;
B. Appuyez sur Ctrl + Maj + R touches ensemble pour répondre à l'email sélectionné ou ouvert, en envoyant la réponse à l'expéditeur et à tous les destinataires dans le À et Cc champs.

Par défaut, lors de la réponse à un e-mail, le message de réponse inclut le message d'origine sans retrait. Cependant, nous pouvons configurer les options de réponse et modifier les paramètres de réponse selon nos besoins.

1. Cliquez sur Fichier > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Courrier dans la barre latérale gauche, accédez à Réponses et transferts section, et sélectionnez une option dans le Lors de la réponse à un message liste déroulante.

3. Cliquez sur le bouton OK.

Remarques :

(1) Si vous sélectionnez Ne pas inclure le message d'origine dans la liste déroulante Lors de la réponse à un message dans la boîte de dialogue Options Outlook, le message de réponse sera créé sans aucun contenu de message.

(2) Si vous sélectionnez Joindre le message d'origine dans la liste déroulante Lors de la réponse à un message dans la boîte de dialogue Options Outlook, le message d'origine est ajouté en tant que pièce jointe dans le message de réponse.

(3) Si vous sélectionnez Inclure le texte du message d'origine dans la liste déroulante Lors de la réponse à un message dans la boîte de dialogue Options Outlook, l'email original (comprenant à la fois le corps et l'en-tête du message) sera ajouté dans le corps du message de réponse.

(4) Si vous sélectionnez Inclure et indenter le texte du message d'origine dans la liste déroulante Lors de la réponse à un message dans la boîte de dialogue Options Outlook, l'email original (y compris l'en-tête et le contenu du message) sera ajouté au corps du message de réponse avec un retrait à gauche.

(5) Si vous sélectionnez « Préfixer chaque ligne du message d'origine » dans la liste déroulante « Lors de la réponse à un message » dans la boîte de dialogue Options Outlook, l'e-mail original (y compris l'en-tête et le contenu du message) sera ajouté dans le corps du message de réponse, et une ligne verticale bleue en préfixe sera également ajoutée à l'extrême gauche du contenu.

Depuis Outlook 2013, lorsque nous lisons et répondons à un email directement dans le volet de lecture, le message de réponse est automatiquement intégré dans le volet de lecture. Certains utilisateurs d'Outlook peuvent avoir besoin de faire apparaître le message de réponse dans une nouvelle fenêtre. Dans cette section, nous vous montrerons les solutions pour faire apparaître une ou toutes les réponses dans des fenêtres de message.

4.1 Faire apparaître un message de réponse

Lorsqu'un message de réponse est intégré dans le volet de lecture, nous pouvons cliquer sur le Faire apparaître bouton dans le coin supérieur gauche du volet de lecture pour ouvrir le message de réponse directement dans une nouvelle fenêtre de message.

4.2 Toujours afficher toutes les réponses en popup

Vous pouvez également configurer les options d'Outlook pour toujours faire apparaître les réponses dans de nouvelles fenêtres de message automatiquement.

1. Cliquez sur Fichier > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Courrier dans la barre de gauche, accédez à Réponses et transferts section, et cochez la Ouvrir les réponses et les transferts dans une nouvelle fenêtre option.

3. Cliquez sur le bouton OK.

Désormais, tous les messages de réponse s'ouvriront automatiquement dans de nouvelles fenêtres de message dans Outlook.

Remarques :
(1) Si le Ouvrir les réponses et les transferts dans une nouvelle fenêtre Lorsque cette option est activée, tous les messages de transfert s'ouvriront également automatiquement dans de nouvelles fenêtres de message.
(2) Si nous ouvrons d'abord un email dans la fenêtre de message, puis y répondons en cliquant Message > Répondre ou Répondre à tous, le message de réponse s'ouvrira directement dans une nouvelle fenêtre.

Parfois, pour distinguer les réponses des autres e-mails, comme les nouveaux e-mails ou les e-mails transférés, nous souhaitons définir des couleurs ou des tailles de police différentes pour le texte du message dans le message de réponse. Cette section expliquera en détail comment procéder.

1. Cliquez sur Fichier > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Courrier dans la barre de gauche, puis cliquez sur le Papeterie et polices bouton dans le Rédiger des messages section.

3. Dans la boîte de dialogue Signatures et papier à en-tête, cliquez sur le Police bouton dans le Répondre ou transférer des messages section.

4. Dans la boîte de dialogue Police, nous pouvons définir la police selon vos besoins :
(1) Pour répondre avec un texte plus grand ou plus petit, choisissez une taille de police appropriée dans le Taille boîte de liste ;
(2) Pour répondre avec un texte de couleur différente, il suffit de spécifier une couleur de police depuis le Couleur de police liste déroulante ;
(3) Nous pouvons également définir d'autres styles de police selon vos besoins, tels que gras, italique, souligné, majuscules, barré, etc.

Remarque : Nous pouvons directement prévisualiser le texte avec toute la mise en forme spécifiée dans la section Aperçu de la boîte de dialogue Police.

5. Cliquez successivement sur les boutons OK pour enregistrer les modifications et fermer toutes les boîtes de dialogue.

Désormais, lorsque nous saisissons du texte dans le message de réponse, le texte tapé sera automatiquement formaté avec la couleur spécifiée, la taille de police ou d'autres styles de police. Voir la capture d'écran :

Remarque : Cette opération modifiera également les styles de police et la couleur de police dans les emails transférés.

Certains utilisateurs d'Outlook remarquent qu'il y a un groupe de commandes rapides sur la barre latérale droite du volet de lecture, comme le montre la capture d'écran ci-dessous. Cette barre verticale nous permet de supprimer, déplacer, répondre ou ouvrir des emails le plus rapidement possible. Nous pouvons également activer cette barre verticale pour répondre rapidement aux emails dans Outlook.

1. Cliquez sur le Personnaliser la barre d'outils Accès rapide flèche dans la barre d'accès rapide > Mode tactile/souris.

Remarques :

Dans certaines versions d'Outlook, le Mode tactile/souris commun ne s'affiche pas dans le Personnaliser la barre d'accès rapide menu déroulant. Nous pouvons ajouter les éléments courants dans la barre d'accès rapide comme suit :
1. Cliquez Personnaliser la barre d'accès rapide flèche > Plus de commandes;
2. La boîte de dialogue Options Outlook est maintenant ouverte avec le Barre d'accès rapide activé dans la barre de gauche. Nous devons (1) sélectionner Toutes les commandes depuis le Choisir des commandes depuis liste déroulante, (2) cliquez pour mettre en surbrillance Mode tactile/souris dans la zone de liste à gauche, (3) cliquez sur le Ajouter bouton, (4) Cliquez sur le OK bouton.

2. Ensuite, le Mode tactile/souris commande est ajoutée dans la barre d'outils d'accès rapide. Cliquez sur le Mode tactile/souris bouton , puis sélectionnez Toucher à partir du menu déroulant.

Maintenant, le groupe de commandes rapides est ajouté verticalement sur le côté droit du volet de lecture.

3. Dans la liste des messages, cliquez pour sélectionner l'email auquel vous allez répondre, puis cliquez sur le Répondre bouton à l'extrémité droite du volet de lecture, puis sélectionnez Répondre ou Répondre à tous dans le menu déroulant.

4. Ensuite, le message de réponse est intégré dans le volet de lecture. Rédigez-le et envoyez-le selon vos besoins.

Remarques:
(1) Vous pouvez cliquer Mode tactile/souris > Mode souris dans la barre d'outils d'accès rapide pour masquer le groupe de boutons courants sur le côté droit du volet de lecture.
(2) Dans ce cas, si vous souhaitez faire apparaître le message de réponse, veuillez cliquer sur le Faire apparaître bouton du groupe de commandes rapides pour l'ouvrir dans la fenêtre de message.

Si de nouveaux emails arrivent dans notre Outlook lorsque nous sommes absents du bureau, par exemple en vacances ou partis déjeuner, nous pouvons activer les réponses automatiques pour répondre à ces emails en temps voulu.

7.1 Envoyer des réponses automatiques avec la fonction Réponses automatiques

Pour les types de comptes Exchange, nous pouvons activer la fonction Réponses automatiques pour répondre facilement aux nouveaux emails entrants dans Outlook.

1. Cliquez Fichier > Info > Réponses automatiques.

2. Dans la boîte de dialogue Réponses automatiques, vous devez :
(1) Cochez la Envoyer des réponses automatiques option;
(2) C'est facultatif. Cochez la N'envoyer qu'à l'intérieur de cette plage horaire option, puis spécifiez l'heure de début et l'heure de fin selon les besoins.
(3) Sous À l'intérieur de mon organisation onglet, saisissez le contenu du message des réponses automatiques.

Notes: Si nous devons répondre automatiquement à tous les emails reçus, vous pouvez activer la Hors de mon organisation onglet, cochez la Mes contacts uniquement ou Toute personne extérieure à mon organisation option selon vos besoins, puis saisissez le contenu du message.

3. Cliquez sur le bouton OK.

Désormais, lorsque nous ouvrons des dossiers de courrier du compte Exchange spécifié, une note horizontale s'affichera sous le Ruban pour nous rappeler queLes réponses automatiques sont envoyées pour ce compte». Et nous pouvons cliquer sur le Désactiver bouton pour désactiver directement les réponses automatiques, puis cliquez sur le bouton x à l'extrémité droite pour masquer la note.

7.2 Envoyer des réponses automatiques avec une règle de messagerie

À notre connaissance, les comptes de messagerie POP3 ou IMAP ne prennent pas en charge les réponses automatiques dans Outlook. Si le type de notre compte de messagerie est POP3 ou IMAP, nous pouvons créer une règle de messagerie pour activer les réponses automatiques dans Outlook.

Tout d'abord, nous devons créer un modèle d'email pour la règle de réponses automatiques.

1. Créer Accueil > Nouvel email pour créer un nouvel e-mail et saisir le contenu de la réponse automatique dans le corps du message.

2. Dans la nouvelle fenêtre de rédaction de message, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.

3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, saisissez un nom pour le modèle, puis sélectionnez Modèle Outlook depuis le Enregistrer sous type liste déroulante, et cliquez sur le Enregistrer bouton.

Le modèle de réponse automatique est maintenant créé. Nous pouvons passer à la création de la règle de réponse automatique.

4. Cliquez Accueil > Règles > Gérer les règles et alertes.

5. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sous le Règles de messagerie onglet, cliquez sur le Nouvelle règle bouton.

6. Dans l'Assistant de règle, cliquez pour mettre en surbrillance le Appliquer la règle aux messages que je reçois option, et cliquez sur le Suivant bouton.

7. Dans le deuxième Assistant de règle, spécifiez les conditions selon lesquelles vous filtrerez les emails reçus (dans mon cas, je coche la Envoyé uniquement à moi option), et cliquez sur le Suivant bouton.

8. Dans le troisième Assistant, cochez la répondre en utilisant un modèle spécifique option dans le Étape 1 section, puis cliquez sur le texte souligné un modèle spécifique dans le Étape 2 section.

9. Dans la boîte de dialogue ouverte Sélectionner un modèle de réponse, sélectionnez Modèles utilisateur dans le système de fichiers depuis le Rechercher dans liste déroulante, cliquez pour sélectionner le modèle de réponse automatique que nous venons de créer, puis cliquez sur le Ouvrir bouton.

10. Il revient à l'étape trois de l'Assistant de règles, cliquez sur le bouton Suivant.

11. Dans le quatrième Assistant de règle, spécifiez des exceptions si nécessaire, ou ne définissez aucune exception, puis cliquez sur le bouton Suivant.

12. Dans le dernier Assistant de règle, nommez la règle dans le Étape 1 case, cochez les options d'exécution selon le besoin dans le Étape 2 section, et cliquez sur le Terminer bouton.

13. Dans la boîte de dialogue d'avertissement Microsoft Outlook qui s'affiche, cliquez sur le bouton OK pour continuer.

14. La fenêtre retourne ensuite à la boîte de dialogue Règles et alertes. Assurez-vous que la nouvelle règle de réponse automatique créée est cochée, puis cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue.

Désormais, tous les nouveaux emails entrants qui répondent aux conditions spécifiques seront automatiquement répondu avec le modèle de réponse prédéfini.

7.3 Envoyer des réponses automatiques avec un complément tiers

Cette section présente un complément tiers, Kutools pour Outlook, permettant d'activer rapidement des réponses automatiques avec un contenu de réponse prédéfini facilement pour un ou plusieurs comptes e-mail, quel que soit leur type !

1. Après l'installation Kutools pour Outlook, cliquez Kutools > Répondre > Gérer la réponse automatique dans Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Gérer la réponse automatique, nous pouvons procéder comme suit :
(1) Cochez les comptes de messagerie pour lesquels nous allons activer les réponses automatiques ;
(2) Dans le Préfixe du sujet de la réponse automatique boîte, saisissez les mots qui seront ajoutés avant les sujets des e-mails d'origine ;
(3) Dans le Texte de réponse automatique boîte, saisissez le contenu de la réponse automatique.

3. Cliquez sur le bouton OK. Ensuite, la fonction de Réponse automatique est activée pour les comptes e-mail spécifiés. Dès maintenant, lorsque de nouveaux e-mails arrivent dans ces comptes e-mail, ils seront répondu automatiquement avec le contenu de réponse spécifié.

Remarque : Nous pouvons désactiver facilement la fonction de réponse automatique en cliquant sur Kutools > Répondre > Activer la réponse automatique à nouveau.

Lors de la réponse à un e-mail dans Outlook, les pièces jointes du mail d'origine ne seront pas ajoutées au message de réponse par défaut. Pour conserver les pièces jointes dans le message de réponse, nous pouvons utiliser un complément tiers ou la fonction de collage pour y parvenir.

8.1 Répondre avec des pièces jointes en copiant et collant

Pour répondre avec des pièces jointes dans Outlook, nous pouvons copier toutes les pièces jointes de l'email original, puis les coller dans le message de réponse.

1. Cliquez pour ouvrir l'email auquel nous allons répondre dans le volet de lecture.

2. Faites un clic droit sur l'une des pièces jointes, puis choisissez Tout sélectionner à partir du menu contextuel.

3. Appuyez sur les touches Ctrl + C pour copier ces pièces jointes sélectionnées.

4. Cliquez sur Accueil > Répondre ou Répondre à tous pour répondre à l'email.

5. Maintenant, le message de réponse est en cours d'ouverture. Placez le curseur dans le corps du message et appuyez sur Ctrl + V touches pour coller les pièces jointes. Ensuite, nous verrons que toutes les pièces jointes sont ajoutées dans la barre des pièces jointes.

6. Rédigez le message de réponse et envoyez-le selon les besoins.

8.2 Répondre avec pièce jointe via un complément tiers

Nous pouvons également utiliser un complément tiers, Kutools pour Outlook, pour répondre rapidement à un email en conservant toutes les pièces jointes de l'email original dans Outlook.

1. Sélectionnez l'email auquel nous allons répondre, puis cliquez Kutools > Répondre > Répondre avec pièce jointe ou Répondre à tous avec pièce jointe.

2. Ensuite, le message de réponse s'ouvre avec toutes les pièces jointes du courriel original. Rédigez le message de réponse et envoyez-le selon les besoins.

Lorsque nous utilisons la fonction Répondre à tous pour répondre à un e-mail destiné à l'expéditeur et aux autres destinataires, mon adresse e-mail n'est pas incluse en tant que destinataire dans le message de réponse. Dans cette section, nous présenterons deux solutions pour répondre à tous, y compris moi-même.

9.1 Répondre à tous, y compris moi, via une règle de messagerie

Nous pouvons créer une règle de messagerie pour toujours mettre en copie carbone (CC) nos réponses à nous-mêmes dans Outlook afin de résoudre facilement le problème.

1. Cliquez Accueil > Règles > Gérer les règles et alertes.

2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sous Règles de messagerie onglet, cliquez sur le Nouvelle règle bouton.

3. Dans l'Assistant de règle, cliquez pour mettre en surbrillance le Appliquer la règle aux messages que j'envoie option, et cliquez sur le Suivant bouton.

4. Dans le deuxième Assistant de règle, cochez la avec des mots spécifiques dans l'objet option dans le Étape 1 section, puis cliquez sur le texte souligné mots spécifiques dans le Étape 2 section.

5. Dans la boîte de dialogue Rechercher du texte qui s'affiche, saisissez RE : dans la première case, cliquez sur le Ajouter bouton, puis cliquez sur le OK bouton. Voir la capture d'écran :

6. Ensuite, il revient à la deuxième étape de l'Assistant de règle, cliquez sur le bouton Suivant.

7. Dans le troisième Assistant de règle, cochez la CC le message à des personnes ou un groupe public option dans le Étape 1 section, et cliquez sur le texte souligné personnes ou groupe public dans le Étape 2 section.

8. Dans la boîte de dialogue Rule Address qui s'affiche, saisissez nos adresses e-mail dans le champ correspondant À boîte, et cliquez sur le OK bouton.

Conseils:
(1) Si nous devons mettre en copie carbone (Cc) les réponses à plusieurs contacts, saisissez les adresses e-mail de ces contacts et séparez-les par des points-virgules.
(2) Nous pouvons également cliquer pour sélectionner des contacts, puis cliquer sur le À bouton pour ajouter ces contacts en tant que destinataires.

9. Ensuite, il revient à la troisième étape de l'Assistant de règles, puis cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

10. Dans le quatrième Assistant de règle, spécifiez ou non des exceptions selon les besoins, puis cliquez sur le bouton Suivant.

11. L'assistant de règle s'ouvre maintenant. Nous pouvons procéder comme suit :
(1) Saisissez un nom pour la nouvelle règle dans le Étape 1 boîte ;
(2) Dans le Étape 2 section, cochez les options d'exécution selon les besoins ;
(3) Cliquez sur le Terminer bouton.

12. Dans la boîte de dialogue d'avertissement Microsoft Outlook qui s'affiche, cliquez sur le bouton OK.

13. Ensuite, la fenêtre retourne à la boîte de dialogue Règles et alertes. Assurez-vous que la nouvelle règle de messagerie est cochée, puis cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue.

À partir de maintenant, toutes les réponses que nous enverrons seront automatiquement mises en copie à nous-mêmes.

Remarques:
(1) Cette règle non seulement mettra en copie carbone (Cc) les réponses que nous envoyons à tous les destinataires, mais aussi celles que nous envoyons uniquement aux expéditeurs.
(2) Même s'il y a plusieurs comptes de messagerie dans votre Outlook, la règle ne peut pas identifier dans quel compte de messagerie les emails se trouvent, et elle enverra les réponses en copie carbone (Cc) uniquement vers le compte de messagerie spécifié.

9.2 Répondre à tous, y compris moi, avec un outil incroyable

Nous pouvons également utiliser un complément tiers, Kutools pour Outlook, pour activer la fonction « M'inclure lorsque je réponds à tous » et toujours ajouter mon compte de messagerie en tant que destinataire dans le champ À du message de réponse.

1. Après l'installation Kutools pour Outlook, cliquez Kutools > Options.

2. La boîte de dialogue Options apparaît maintenant. Activez le Répondre onglet, cochez la M'inclure lorsque je réponds à tous option, et cliquez sur le OK bouton.

Désormais, lorsque nous sélectionnons un email et cliquons sur Accueil > Répondre à tous, notre adresse email sera automatiquement ajoutée en tant que destinataire dans le message de réponse.

Remarque : S'il y a plusieurs comptes de messagerie dans notre Outlook, seul le compte de messagerie dans lequel se trouve actuellement l'email auquel on répond sera ajouté comme destinataire dans le message de réponse.

Nous recevons généralement des emails dans différents formats de message, et les réponses héritent par défaut du format du message d'origine. Cependant, nous pouvons modifier le format du message pour une réponse spécifique, ou toujours répondre aux emails dans un format de message fixe. Ces questions ont été abordées dans d'autres sujets ; cliquez sur les liens correspondants pour obtenir des informations détaillées.

10.1 Changer le format du message pour une réponse :
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2 Toujours répondre au format Texte brut :
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3 Toujours répondre au format HTML :
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

À notre connaissance, nous pouvons définir différentes signatures pour les comptes de messagerie, et également activer des signatures différentes pour les nouveaux emails et les réponses/transferts. Cliquez sur le lien ci-dessous pour afficher les informations détaillées :
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically