Utiliser rapidement Outlook

La création et l’envoi d’e-mails sont les actions les plus fréquentes dans Outlook. Ce tutoriel vous montre comment rédiger et envoyer un e-mail rapidement depuis Outlook.

1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Accueil > Nouveau message pour créer un e-mail.

2. Une nouvelle fenêtre de message s’ouvre désormais. Veuillez saisir les informations requises :

(1)Ajouter des destinataires dans le champ À : vous pouvez saisir directement les adresses e-mail des destinataires dans le champ À, ou cliquer sur le bouton À pour sélectionner et ajouter des destinataires depuis le carnet d’adresses.

(2)Ajouter des destinataires en copie (Cc) : cette étape est facultative. Vous pouvez saisir directement les adresses e-mail des destinataires en copie dans le champ Cc, ou cliquer sur le bouton Cc pour sélectionner les destinataires à ajouter depuis le carnet d’adresses.

(3)Ajouter un objet : saisissez l’objet de ce nouvel e-mail dans le champ Objet.

(4)Ajouter le contenu du message : rédigez votre message selon vos besoins.

3. Une fois la rédaction de votre nouveau message terminée, cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer cet e-mail.

Remarques

1. Vous pouvez enregistrer l’e-mail en cours de rédaction comme brouillon en cliquant sur le bouton Enregistrer situé dans le coin supérieur gauche de la fenêtre du nouveau message.

2. Par défaut, le champ Cci est masqué dans la fenêtre du nouveau message. Cliquez sur Options > Cci pour afficher le champ Cci, puis ajoutez-y les destinataires en copie invisible.

 

3. Vous pouvez mentionner une personne directement dans le corps du message. Tapez @, puis sélectionnez la personne que vous souhaitez mentionner. La personne ainsi mentionnée sera automatiquement ajoutée en tant que destinataire dans le champ À.

Dans ce tutoriel, je vous montre comment créer manuellement un contact dans Outlook, ainsi que comment en créer un à partir de l’expéditeur ou des destinataires d’un e-mail reçu.

• Créer manuellement un contact dans Outlook
• Créer un contact à partir d’un e-mail reçu dans Outlook

Créer manuellement un contact dans Outlook

Vous pouvez facilement créer un contact manuellement dans Outlook.

1. Cliquez sur ou sur Personnes en bas du volet Dossiers pour passer à la vue Personnes.

2. Dans la vue Personnes, cliquez sur Accueil > Contact.

3. Une fenêtre Contact s’ouvre désormais. Saisissez les informations de ce contact dans les champs correspondants selon vos besoins.

Conseils :

(1) Pour ajouter la date d’anniversaire du contact, cliquez sur Contact > Détails, repérez le champ Anniversaire, puis sélectionnez la date de naissance à l’aide de l’icône du calendrier dans le menu déroulant.

(2) Pour ajouter une photo à un contact, cliquez sur Contact > Photo > Ajouter une photo, puis, dans la boîte de dialogue « Ajouter une photo de contact », sélectionnez une image et cliquez sur Ouvrir.

4. Cliquez sur Contact > Enregistrer et fermer pour enregistrer le contact, puis fermez la fenêtre.
Le contact a ainsi été créé et ajouté au dossier de contacts actuellement activé. Voir la capture d’écran :

Créer un contact à partir d’un e-mail reçu dans Outlook

Lorsque vous recevez un e-mail dans Outlook, ajoutez directement l’expéditeur et les autres destinataires de ce message en tant que contacts.

1. Dans la vue Courrier, accédez à la liste des messages, puis cliquez sur l’e-mail concerné pour l’afficher dans le volet de lecture.

2. Dans le volet de lecture, effectuez un clic droit sur l’expéditeur ou sur tout destinataire que vous souhaitez ajouter en tant que contact, puis sélectionnez Ajouter aux contacts Outlook dans le menu contextuel.

3. Une fenêtre Contact s’ouvre désormais. Les informations de l’expéditeur ou du destinataire sélectionné sont automatiquement préremplies dans les champs correspondants. Vous pouvez modifier ces données ou en ajouter d’autres selon vos besoins.

4. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour enregistrer le contact et fermer la fenêtre de contact.

Le contact est désormais disponible dans le dossier Contacts.

Remarque : Cette méthode permet d’ajouter un contact à la fois à partir d’un e-mail. Si vous souhaitez ajouter l’expéditeur ou tous les destinataires en tant que contacts, répétez simplement l’opération ci-dessus autant de fois que nécessaire.

Outlook est un excellent gestionnaire d’informations personnelles, idéal pour planifier facilement vos rendez-vous directement dans votre calendrier.

Planifier un rendez-vous dans le calendrier Outlook

1. Cliquez sur ou sur Calendrier en bas du volet Dossiers pour passer à la vue Calendrier.

2. Cliquez sur Accueil > Rendez-vous pour créer un rendez-vous.

3. Dans la fenêtre Rendez-vous, saisissez les informations requises :

(1) Saisissez l’objet de ce rendez-vous dans le champ Objet.

(2) Sélectionnez ou saisissez un lieu dans le champ Lieu.

(3) Indiquez l’heure de début et l’heure de fin de ce rendez-vous. Vous pouvez saisir les dates et heures dans les champs appropriés, puis appuyer sur la touche Entrée, ou sélectionner les dates et heures dans les menus déroulants.

(4) Rédigez des notes sur le rendez-vous.

4. Une fois les informations saisies et la note de rendez-vous rédigée, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Remarques

1. Si vous souhaitez enregistrer le rendez-vous sans fermer la fenêtre, cliquez sur le bouton Enregistrer situé dans le coin supérieur gauche.

2. Un rappel par défaut est automatiquement ajouté à votre rendez-vous. Vous pouvez toutefois le modifier ou le supprimer via le menu déroulant Rappel situé sous l’onglet Rendez-vous.

3. Vous pouvez modifier le statut de disponibilité de ce rendez-vous à l’aide du menu déroulant Afficher en tant que situé dans l’onglet Rendez-vous.

Certains utilisateurs ont l’habitude de planifier leur travail à l’aide d’une liste de tâches et de les accomplir une par une. Désormais, Outlook vous permet également de créer des tâches pour organiser efficacement votre travail.

Créer une Tâche dans Outlook

1. Cliquez sur ou sur Tâches en bas du volet Dossiers pour passer à la vue Tâches.

2. Cliquez sur Accueil > Tâche pour créer une tâche.

3. Une fenêtre de tâche s’ouvre maintenant. Veuillez saisir les informations nécessaires :

(1) Saisissez un objet pour la tâche dans le champ Objet.

(2) Indiquez la date de début et la date d’échéance de la tâche. Vous pouvez saisir directement les dates et appuyer sur la touche Entrée, ou sélectionner une date dans le calendrier déroulant.

(3) Indiquez le statut de la tâche pour cette tâche. Cliquez dans la zone Statut et choisissez un statut dans la liste déroulante.

(4) Indiquez la priorité de la tâche. Cliquez dans la zone Priorité et choisissez une priorité dans la liste déroulante.

(5) Indiquez le pourcentage d’achèvement de la tâche : saisissez un pourcentage dans la zone % achevé pour marquer la progression de la tâche.

(6) Définissez un rappel pour la tâche. Cochez l’option Rappel, puis sélectionnez une date dans le calendrier déroulant suivant et une heure dans la liste déroulante.

(7) Saisissez les notes relatives à la tâche selon vos besoins.

4. Une fois que vous avez terminé de saisir les informations et rédigé les notes de la tâche, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Remarques

1. Si vous souhaitez enregistrer la tâche sans fermer la fenêtre, cliquez sur le bouton Enregistrer situé en haut à gauche.

2. Si vous devez ajouter ou modifier des informations secondaires concernant cette tâche, cliquez sur Tâche > Détails pour afficher la page des détails.