Gestionnaire de pièces jointes : Enregistrer/Supprimer/Compresser/Détacher toutes les pièces jointes ou celles issues d’une recherche dans Outlook
Kutools pour Outlook
« Kutools pour Outlook » propose une fonctionnalité puissante baptisée « Gestionnaire de pièces jointes ». Grâce à cet outil, vous pouvez facilement enregistrer, supprimer, compresser ou détacher toutes les pièces jointes sélectionnées provenant de plusieurs e-mails. Le gestionnaire permet également d’appliquer automatiquement la compression à toutes les pièces jointes des e-mails entrants et sortants.
- Recherchez des pièces jointes spécifiques par objet, nom de pièce jointe, etc., dans le Gestionnaire de pièces jointes.
- Enregistrer plusieurs ou toutes les pièces jointes des e-mails dans un dossier spécifique
- Renommer une pièce jointe dans le fichier de pièces jointes sélectionné
- Supprimer plusieurs ou toutes les pièces jointes des e-mails
- Compresser plusieurs ou toutes les pièces jointes des e-mails
- Appliquer automatiquement Compresser toutes les pièces jointes avant d’envoyer les e-mails
- Détacher plusieurs ou toutes les pièces jointes des e-mails
- Options de pièce jointe – Définir certains paramètres par défaut pour l’enregistrement, le détachement et la compression des pièces jointes
Recherchez des pièces jointes spécifiques par objet, nom de fichier, etc., dans le Gestionnaire de pièces jointes.
Dans la fenêtre « Gestionnaire de pièces jointes », recherchez et filtrez facilement les pièces jointes spécifiques, puis enregistrez-les, supprimez-les ou détachez-les selon vos besoins.
1. Cliquez sur « Kutools Plus » > « Gestionnaire », comme illustré dans la capture d’écran :
2. Dans la boîte de dialogue « Kutools pour Outlook » suivante, sélectionnez les dossiers dont vous souhaitez gérer les pièces jointes (voir la capture d’écran) :
Conseil : Cette interface prend en charge un menu contextuel accessible par clic droit, qui vous propose plusieurs options pour une sélection rapide.
3. Cliquez ensuite sur le bouton « OK ». Toutes les pièces jointes s’affichent alors dans la fenêtre « Gestionnaire de pièces jointes ». Depuis cette fenêtre, vous pouvez rechercher et filtrer les pièces jointes par nom de pièce jointe, objet du message, taille de la pièce jointe, heure de réception de l’e-mail ou expéditeur spécifique. Voir la capture d’écran :
Conseils :
1. Pour rechercher des pièces jointes par **nom**, sélectionnez « Nom de la pièce jointe » dans la liste déroulante « Portée de la recherche », saisissez votre mot-clé, puis appuyez sur la touche **Entrée**. Les pièces jointes correspondantes s’affichent comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous :
2. Pour rechercher toutes les pièces jointes selon l’objet de l’e-mail, sélectionnez « Objet » dans la liste déroulante « Portée de la recherche », saisissez le mot-clé souhaité et appuyez sur la touche « Entrée ». Les pièces jointes correspondantes s’affichent comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous :
3. Recherchez les pièces jointes selon leur taille : dans le menu déroulant « Portée de la recherche », sélectionnez « Taille », choisissez ensuite une condition dans la liste déroulante « Égal à », saisissez la taille de la pièce jointe que vous souhaitez rechercher, puis appuyez sur la touche « Entrée ». Voir la capture d’écran :
4. Recherchez les pièces jointes selon l’heure de réception : veuillez sélectionner « Heure de réception » dans le menu déroulant « Portée de la recherche », choisir ensuite une condition dans la liste déroulante « Égal à », saisir la date et l’heure correspondant à la pièce jointe que vous souhaitez rechercher, puis appuyer sur la touche « Entrée ». Voir la capture d’écran :
5. Pour rechercher les pièces jointes provenant d’un expéditeur spécifique, sélectionnez « Expéditeur » dans le menu déroulant « Portée de la recherche », saisissez le nom de l’expéditeur souhaité et appuyez sur la touche « Entrée ». Les pièces jointes correspondantes s’affichent comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous :
Enregistrer plusieurs ou toutes les pièces jointes des e-mails dans un dossier spécifique
Dans la fenêtre «Gestionnaire de pièces jointes», vous pouvez facilement enregistrer simultanément plusieurs pièces jointes sélectionnées provenant de nombreux e-mails dans un dossier donné. Procédez comme suit :
1. Dans la fenêtre « Gestionnaire de pièces jointes », cochez les pièces jointes que vous souhaitez enregistrer, puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Voir la capture d’écran :
2. Dans la boîte de dialogue « Paramètres d’enregistrement » qui s’ouvre :
(1.) Cliquez sur le bouton 
pour Sélectionner un dossier et enregistrer les pièces jointes cochées ;
(2.) Spécifiez le mode d’enregistrement des pièces jointes comme indiqué ci-dessous :
- Cochez la case « Enregistrer les pièces jointes avec le style suivant ».
Vous pouvez enregistrer les pièces jointes dans des sous-dossiers spécifiques : cochez alors l’option « Créer des sous-dossiers en fonction du style suivant » et choisissez le style souhaité.
Vous pouvez également renommer les pièces jointes enregistrées : cochez « Renommer les pièces jointes enregistrées en fonction du style suivant » et indiquez le style de nommage à utiliser. - Si vous décochez l’option «Enregistrer les pièces jointes avec le style suivant» Case à cocher, toutes les pièces jointes sélectionnées seront directement enregistrées dans le dossier spécifique que vous avez défini.
Remarque : si vous cochez l’option « Ne pas afficher la boîte de dialogue des paramètres de compression pendant cette session Outlook », la boîte de dialogue « Paramètres d’enregistrement » n’apparaîtra pas lorsque vous utiliserez la fonction « Tout enregistrer » ou l’option « Enregistrer » dans la fenêtre « Gestionnaire de pièces jointes » au cours de la session Outlook actuelle. Lors du prochain démarrage d’Outlook, cette option sera décochée par défaut.
Conseils : dans la boîte de dialogue « Paramètres d’enregistrement », vous pouvez également définir des critères avancés pour l’enregistrement de pièces jointes spécifiques. Cliquez sur le bouton « Options avancées ». Dans la boîte de dialogue étendue, spécifiez les conditions souhaitées, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous :
3. Cliquez ensuite sur « OK ». Une boîte de dialogue s’affiche alors pour vous indiquer le nombre de pièces jointes enregistrées, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous. Toutes les pièces jointes sélectionnées ou correspondant aux critères que vous avez définis seront sauvegardées dans le dossier concerné. Vous pouvez cliquer sur le lien hypertexte « Ouvrir ce dossier » pour accéder directement au répertoire contenant les pièces jointes enregistrées.
4. Cliquez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue, puis sur le bouton « Fermer » pour quitter le « Gestionnaire de pièces jointes ».
Renommer une pièce jointe dans le fichier de pièces jointes sélectionné
La fonction « Gestionnaire de pièces jointes » vous permet de renommer directement une pièce jointe depuis la boîte de dialogue « Gestionnaire de pièces jointes ».
1. Accédez à la boîte de dialogue « Gestionnaire de pièces jointes », cliquez sur la flèche pour développer l’e-mail contenant la pièce jointe, sélectionnez celle que vous souhaitez renommer, puis cliquez sur le bouton « Renommer ». Voir la capture d’écran :
Vous pouvez également effectuer un clic droit sur le nom de la pièce jointe que vous souhaitez renommer, puis sélectionner « Renommer la pièce jointe actuelle » dans le menu contextuel.
2. Le champ « Nom de la pièce jointe » devient alors modifiable : saisissez le nouveau nom souhaité et appuyez sur la touche « Entrée ».
3. Cliquez ensuite sur le bouton « Fermer » pour quitter la boîte de dialogue « Gestionnaire de pièces jointes ».
Supprimer plusieurs ou toutes les pièces jointes des e-mails
Pour supprimer en bloc les pièces jointes filtrées ou toutes les pièces jointes de plusieurs e-mails Outlook, procédez comme suit :
1. Dans la boîte de dialogue « Gestionnaire de pièces jointes », recherchez ou sélectionnez les pièces jointes à supprimer, puis cliquez sur le bouton « Supprimer ». Voir la capture d’écran :
2. Une boîte de dialogue d’avertissement s’affiche pour demander votre confirmation ; cliquez sur « Oui » pour poursuivre.
3. Une boîte de dialogue s’affiche alors pour vous indiquer le nombre de pièces jointes supprimées, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous. Cliquez sur le bouton « OK ».
4. Cliquez ensuite sur le bouton « Fermer » pour quitter la boîte de dialogue « Gestionnaire de pièces jointes ».
Compresser plusieurs ou toutes les pièces jointes des e-mails
Pour compresser plusieurs ou toutes les pièces jointes sélectionnées dans plusieurs e-mails Outlook, procédez comme suit :
1. Accédez à la boîte de dialogue « Gestionnaire de pièces jointes », recherchez ou sélectionnez les pièces jointes à compresser, puis cliquez sur le bouton « Compresser ». Voir la capture d’écran :
2. La boîte de dialogue « Paramètres de compression » s’ouvre alors. Sélectionnez l’opération souhaitée, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous :
(1.) Si vous sélectionnez l’option «Compresser toutes les pièces jointes», toutes les pièces jointes cochées seront compressées ;
(2.) Si vous cochez l’option « Compresser les pièces jointes qui répondent aux conditions suivantes », définissez ensuite les critères de votre choix ; seules les pièces jointes remplissant ces conditions seront compressées.
Remarque : si vous cochez l’option « Ne pas afficher la boîte de dialogue des paramètres de compression dans cette session Outlook », la boîte de dialogue « Paramètres de compression » n’apparaîtra pas lorsque vous utiliserez la fonction « Compresser tout » ou l’option « Compresser » dans le « Gestionnaire de pièces jointes » pendant la session Outlook en cours. À la prochaine ouverture d’Outlook, cette option sera décochée par défaut.
3. Cliquez ensuite sur le bouton « OK » : une boîte de dialogue s’affiche, indiquant le nombre de pièces jointes compressées. Cliquez sur « OK » pour la fermer.
4. Cliquez ensuite sur le bouton « Fermer » pour quitter la boîte de dialogue « Gestionnaire de pièces jointes ».
Compresser toutes les pièces jointes automatiquement avant d’envoyer des e-mails
Si vous souhaitez Compresser toutes les pièces jointes automatiquement lors de l’envoi d’e-mails dans Outlook, veuillez le configurer dans la boîte de dialogue « Gestionnaire de pièces jointes » comme suit :
1. Accédez à la boîte de dialogue « Gestionnaire de pièces jointes » et cliquez sur le bouton « Options ». Voir la capture d’écran :
Conseils : vous pouvez également cliquer directement sur « Kutools » > « Options » (dans le groupe « Pièces jointes ») depuis le ruban Outlook.
2. Dans la boîte de dialogue « Options de pièce jointe », cliquez sur l’onglet « Compresser », cochez l’option « Compresser automatiquement les pièces jointes sortantes », puis validez en cliquant sur « OK ».
3. Cliquez sur le bouton « Fermer » pour quitter la boîte de dialogue « Gestionnaire de pièces jointes ». Désormais, toutes vos pièces jointes seront automatiquement compressées avant l’envoi de vos e-mails.
Détacher plusieurs ou toutes les pièces jointes des e-mails
Si vous souhaitez enregistrer plusieurs pièces jointes provenant d’e-mails dans un dossier spécifique, tout en supprimant ces pièces jointes mais en conservant des liens hypertexte vers les fichiers enregistrés dans les e-mails correspondants, vous pouvez détacher les pièces jointes depuis la fenêtre « Gestionnaire de pièces jointes ».
1. Accédez à la boîte de dialogue « Gestionnaire de pièces jointes », cochez les pièces jointes que vous souhaitez détacher, puis cliquez sur le bouton « Détacher ». Voir la capture d’écran :
2. Dans la boîte de dialogue « Paramètres de détachement »,
(1.) Cliquez sur le bouton pour Sélectionner un dossier afin d’enregistrer les pièces jointes détachées ;
(2.) Spécifiez le style d’enregistrement des pièces jointes détachées comme ci-dessous :
- Cochez la case « Détacher les pièces jointes avec le style suivant ».
Vous pouvez enregistrer les pièces jointes détachées dans des sous-dossiers spécifiques : cochez alors l’option « Créer des sous-dossiers selon le style suivant » et choisissez le style souhaité.
Vous pouvez également renommer les pièces jointes détachées : cochez « Renommer les pièces jointes détachées selon le style suivant » et indiquez le style de nommage à utiliser. - Si vous décochez la case « Détacher les pièces jointes avec le style suivant », toutes les pièces jointes détachées seront enregistrées directement dans le dossier spécifique que vous avez défini.
(3.) Cochez l’option « Après avoir détaché les pièces jointes, l’e-mail conserve toujours l’icône de la pièce jointe » si vous souhaitez que l’icône de pièce jointe reste visible dans vos e-mails.
Remarque : si vous cochez l’option « Ne pas afficher la boîte de dialogue des paramètres de compression durant cette session Outlook », la boîte de dialogue « Paramètres de détachement » n’apparaîtra pas lorsque vous utiliserez la fonction « Tout détacher » ou l’option « Détacher » dans le « Gestionnaire de pièces jointes » pendant la session Outlook en cours. À la prochaine ouverture d’Outlook, cette option sera décochée par défaut.
3. Cliquez ensuite sur « OK » : une boîte de dialogue s’affiche alors pour vous indiquer le nombre de pièces jointes détachées, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous. Toutes les pièces jointes sélectionnées ou correspondant aux critères que vous avez définis seront supprimées, et seuls des liens hypertexte apparaîtront dans les e-mails d’origine. Vous pouvez cliquer sur le lien hypertexte « Ouvrir ce dossier » pour accéder directement au dossier contenant les pièces jointes détachées.
4. Cliquez ensuite sur le bouton « Fermer » pour quitter la boîte de dialogue « Gestionnaire de pièces jointes ».
Options de pièce jointe – Définir certains paramètres par défaut pour l’enregistrement, le détachement et la compression des pièces jointes
Dans la boîte de dialogue « Options de pièce jointe », vous pouvez définir certains paramètres par défaut pour ces outils de gestion des pièces jointes.
Accédez à « Options de pièce jointe » en cliquant sur le bouton « Options » dans la fenêtre « Gestionnaire de pièces jointes », ou directement via « Kutools » > « Options » (dans le groupe « Pièces jointes ») depuis le ruban Outlook.
1. Dans la boîte de dialogue Options de pièce jointe, sous l’onglet Général :
A : Si vous souhaitez traiter les pièces jointes qui sont des images, cochez la case « Gérer les pièces jointes d'image ».
Cochez également la case « Détacher les pièces jointes du message Texte brut » : les e-mails au format Texte brut seront automatiquement convertis en HTML lors du détachement des pièces jointes.
B : Cochez ou resélectionnez les dossiers Outlook à gérer.
2. Dans la boîte de dialogue Options de pièce jointe, sous l’onglet Détacher :
A : Cliquez sur le bouton pour spécifier le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer les pièces jointes détachées ;
B : Spécifiez le style d’enregistrement des pièces jointes détachées comme ci-dessous :
- Cochez l’option «Détacher les pièces jointes avec le style suivant» Case à cocher.
Vous pouvez enregistrer les pièces jointes détachées dans des sous-dossiers spécifiques ; cochez alors l’option «Créer des sous-dossiers en fonction du style suivant» et choisissez le style souhaité ;
Vous pouvez également renommer les pièces jointes détachées : cochez «Renommer les pièces jointes détachées en fonction du style suivant» et indiquez le style de nommage à utiliser. - Si vous décochez la case « Détacher les pièces jointes avec le style suivant », toutes les pièces jointes détachées seront enregistrées directement dans le dossier spécifique que vous avez défini.
C : Cochez l’option « Après avoir détaché les pièces jointes, l’e-mail conserve toujours l’icône de la pièce jointe » si vous souhaitez que l’icône de pièce jointe reste visible dans vos e-mails.
D : Si vous cochez l’option « Ne plus afficher cette boîte de dialogue Paramètres de détachement pendant la session Outlook en cours », la boîte de dialogue « Paramètres de détachement » ne s’affichera plus lorsque vous utiliserez la fonction « Tout détacher » ou l’option « Détacher » dans le « Gestionnaire de pièces jointes » au cours de la session Outlook actuelle. À la prochaine ouverture d’Outlook, cette option sera automatiquement décochée.
3. Dans la boîte de dialogue Options des pièces jointes, sous l’onglet Détachement automatique :
Définissez un dossier spécifique pour rechercher les pièces jointes détachées. Spécifiez s’il faut créer un sous-dossier pour chaque pièce jointe ou un dossier unique pour enregistrer toutes les pièces jointes d’un message, et définissez la règle de nommage des dossiers selon vos critères.
4. Dans la boîte de dialogue Options de pièce jointe, sous l’onglet Enregistrer :
A : Cliquez sur le bouton pour spécifier le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer les pièces jointes ;
B : Spécifiez le style d’enregistrement des pièces jointes comme ci-dessous :
- Cochez la case « Enregistrer les pièces jointes avec le style suivant ».
Vous pouvez enregistrer les pièces jointes dans des sous-dossiers spécifiques : cochez alors l’option « Créer des sous-dossiers en fonction du style suivant » et choisissez le style souhaité.
Vous pouvez également renommer les pièces jointes enregistrées : cochez « Renommer les pièces jointes enregistrées en fonction du style suivant » et indiquez le style de nommage à utiliser. - Si vous décochez la case « Enregistrer les pièces jointes avec le style suivant », toutes les pièces jointes seront automatiquement enregistrées dans le dossier spécifique que vous avez défini.
C : Si vous cochez l’option « Ne plus afficher cette boîte de dialogue Paramètres d’enregistrement pendant la session Outlook en cours », la boîte de dialogue « Paramètres d’enregistrement » ne s’affichera plus lorsque vous utiliserez la fonction « Tout enregistrer » ou l’option « Enregistrer » dans le « Gestionnaire de pièces jointes » au cours de cette session Outlook. À la prochaine ouverture d’Outlook, cette option sera automatiquement décochée.
5. Dans la boîte de dialogue Options de pièce jointe, sous l’onglet Enregistrer automatiquement :
Définissez le dossier spécifique destiné à stocker les pièces jointes. Spécifiez s’il faut créer un sous-dossier pour chaque pièce jointe ou un dossier unique pour enregistrer toutes les pièces jointes d’un message, et définissez la règle de nommage des dossiers selon vos critères.
6. Dans la boîte de dialogue Options de pièce jointe, sous l’onglet Compresser :
A : Cochez l’option « Compresser automatiquement les pièces jointes sortantes » pour que vos pièces jointes soient compressées automatiquement avant l’envoi de vos e-mails.
B : Spécifiez l’extension de fichier pour les pièces jointes compressées ;
C : Définissez des exclusions de compression en fonction des extensions de fichiers spécifiques des pièces jointes ou de La taille de la pièce jointe est ;
D : Si vous cochez l’option « Ne plus afficher cette boîte de dialogue Paramètres de compression pendant la session Outlook en cours », la boîte de dialogue « Paramètres de compression » ne s’affichera plus lorsque vous utiliserez la fonction « Compresser tout » ou l’option « Compresser » dans le « Gestionnaire de pièces jointes » au cours de la session Outlook actuelle. À la prochaine ouverture d’Outlook, cette option sera automatiquement décochée.
7. Dans la boîte de dialogue Options de pièce jointe, sous l’onglet Compression automatique :
Spécifiez l’extension de fichier souhaitée lorsque vous activez la fonctionnalité « Compression automatique de toutes les pièces jointes reçues ».
8. Dans la boîte de dialogue Options de pièce jointe, sous l’onglet Doublons :
En cas de pièces jointes dupliquées ou portant le même nom lors de l’enregistrement, de l’enregistrement automatique, du détachement ou de Détacher automatiquement les pièces jointes, vous pouvez gérer les Pièces jointes en double à l’aide des options ci-dessous :
Remarque : dans la fenêtre « Gestionnaire de pièces jointes », vous pouvez également traiter une pièce jointe individuelle en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris, puis en sélectionnant l’action souhaitée. Voir la capture d’écran :
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