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Créez, supprimez et réutilisez rapidement des pièces rapides (texte automatique) dans Outlook

Auteur : Kelly Dernière modification: 2024-06-24

Lorsque vous rédigez des e-mails, vous pouvez fréquemment taper certaines phrases à plusieurs reprises. La fonction Quick Parts vous permet d'insérer rapidement ces phrases sans les retaper à chaque fois. Kutools for Outlook's Volet d'insertion automatique améliore cette fonctionnalité en répertoriant toutes les catégories Quick Parts (AutoTexte) et Quick Part dans un volet intégré. Cela vous permet de réutiliser n'importe quelle partie rapide ou insertion automatique en un seul clic, rendant ainsi la composition de vos e-mails plus efficace et rationalisée.


Kutools for Outlook qui fournit plus de 100 fonctions dans Outlook pour améliorer l'efficacité de la communication et sécuriser vos informations. Parmi eux, plus de 70 fonctionnalités sont gratuites en permanence. D'abord, vous devriez télécharger et installer Kutools pour Outlook.

Cliquez Kutools > Ressources ouvrir le Volet Kutools. Insertion automatique Le volet s'affiche sur le côté droit de la fenêtre Outlook. Voir capture d'écran :

Le plus Ressources Le volet d'Outlook prend en charge à la fois le volet de lecture et les fenêtres contextuelles pour les nouveaux messages, les réponses et les transferts. Lorsque vous cliquez sur le Ressources bouton, les quatre types sont activés par défaut. De plus, vous pouvez choisir où vous souhaitez que le volet Ressources apparaisse automatiquement. Pour ce faire, cliquez sur Kutools > Ressources liste déroulante, puis sélectionnez le volet ou la fenêtre souhaité pour que le volet Ressources apparaisse.


Avantages du volet AutoText de Kutools

Interface utilisateur intuitive 🖥️

Kutools présente une conception d'interface plus conviviale, permettant aux utilisateurs de localiser et d'utiliser facilement les extraits de texte requis. L'interface est intuitive et facile à utiliser, ce qui rend le processus de rédaction d'e-mails plus efficace.

Fonctions de gestion puissantes ⚙️

Kutools offre un ensemble plus riche d'options de gestion, permettant aux utilisateurs de supprimer, renommer et catégoriser rapidement des extraits de texte. Les utilisateurs peuvent gérer ces extraits par lots, améliorant ainsi considérablement l’efficacité et la commodité de la gestion.

Insertion de contenu diversifié 🖼️

En plus du texte, Kutools prend en charge l'insertion de divers formats tels que des images, des tableaux et des graphiques, rendant le contenu des e-mails plus riche et plus professionnel. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de créer des e-mails plus diversifiés et visuellement attrayants.

Fonctions d'importation et d'exportation 🔄

Kutools permet aux utilisateurs d'importer et d'exporter des extraits d'insertion automatique. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de sauvegarder leurs extraits de texte ou de les migrer entre différents appareils et versions d'Outlook, offrant ainsi une plus grande flexibilité et une plus grande sécurité des données.


Créez et insérez rapidement une sélection sous forme d'insertion automatique (partie rapide)

  1. Sélectionnez le contenu que vous enregistrerez sous forme d'insertion automatique dans le corps du message. Et puis cliquez bouton, voir capture d'écran:
    .
  2. Dans le Nouvelle insertion automatique boite de dialogue:
    • (1) Entrez un nom pour la nouvelle insertion automatique dans le Prénom boîte;
    • (2) Ensuite, spécifiez une catégorie pour localiser la nouvelle insertion automatique dans la liste déroulante. Vous pouvez directement créer une nouvelle catégorie en cliquant sur Nouvelle catégorie puis en ajoutant le nom de votre catégorie.
    • (3) Cliquez sur le Ajouter .
  3. Le texte automatique a été créé immédiatement. Vous pouvez le prévisualiser dans le volet AutoTexte. Voir capture d'écran :
  4. Pour insérer l'insertion automatique dans n'importe quel message dont vous avez besoin, cliquez simplement sur le corps du message à l'endroit où vous souhaitez l'insérer.
  5. Dans le volet Texte automatique, cliquez d'abord pour sélectionner la catégorie à laquelle appartient l'insertion automatique que vous allez insérer, puis cliquez sur l'entrée d'insertion automatique pour l'insérer directement dans l'e-mail.

Astuces:
Vous pouvez insérer l'insertion automatique comme Texte Riche, Plain TextOu un Image en sélectionnant votre option préférée dans la liste déroulante de l'entrée d'insertion automatique.


Supprimer ou renommer la catégorie ou le texte automatique

Pour supprimer ou renommer la catégorie :

Sélectionnez l'élément de catégorie que vous souhaitez supprimer, cliquez sur le bouton dans la liste déroulante des catégories, sélectionnez Supprimer la catégorie or Renommer la catégorie vous avez besoin.

Pour supprimer ou renommer l'enregistrement d'insertion automatique :

Placez le curseur sur l'élément d'insertion automatique que vous souhaitez supprimer ou renommer, cliquez sur le bouton icône. Alors choisi renommer or Supprimer option dont vous avez besoin.

Astuces:
Si vous souhaitez supprimer toutes les entrées d'insertion automatique sous une catégorie, cliquez sur dans la zone de liste Insertion automatique, puis choisissez Tout supprimer.


Exporter et importer du texte automatique (partie rapide)

Avec l'utilitaire de volet d'insertion automatique de Kutools for Outlook, vous pouvez facilement importer et exporter toutes les parties rapides dans Microsoft Outlook en quelques clics.

Exporter les entrées de texte automatique :

Cliquez faites défiler la liste déroulante dans la zone de liste des catégories et choisissez Exporter le texte automatique, Dans le Exporter l'insertion automatique boîte de dialogue, cliquez sur le pour sélectionner un dossier de destination pour enregistrer le fichier exporté. Puis clique OK.

Importer des entrées de texte automatique :

Cliquez faites défiler la liste déroulante dans la zone de liste des catégories et choisissez Importer le texte automatique, Dans le Importer l'insertion automatique boîte de dialogue, cliquez sur le pour sélectionner le fichier que vous souhaitez importer. Puis clique OK.


Déplacer ou ajuster le volet de texte automatique

Si vous souhaitez déplacer le volet de texte automatique vers un autre emplacement ou ajuster le volet de texte automatique, cliquez sur la flèche en regard du bouton Fermer, puis cliquez sur Move or "Resize" dans la liste déroulante.

  • Si vous cliquez Move option, le curseur devient une croix , et vous pouvez déplacer le volet de texte automatique n'importe où dans la fenêtre de message actuelle.
  • Si vous cliquez "Resize" option, le curseur devient , vous pouvez faire glisser le curseur pour ajuster facilement la taille du volet Texte automatique.

Autres options utiles

Dans la zone de liste Catégorie :

 Refresh: Cliquez sur ce bouton Actualiser pour synchroniser les entrées d'insertion automatique dans Outlook avec le volet AutoTexte de Kutools.

Dans la zone de liste Insertion automatique :

 Activer l'aperçu flottant: Cliquez sur ce bouton pour afficher ou masquer l'aperçu flottant des entrées d'insertion automatique.

 Activer l'aperçu du volet de liste: Cliquez sur ce bouton pour afficher ou masquer l'aperçu du volet des entrées d'insertion automatique

Augmenter la taille de la police / Diminuer la taille de la police: Ces deux options permettent d'augmenter ou de diminuer la police des entrées de texte automatique selon vos besoins.


Démo: créer, réutiliser et supprimer des parties rapides (texte automatique) dans Outlook

Découvrez le concept Kutools / Kutools Plus onglet dans cette vidéo, ajouté par Kutools for Outlook. Désormais, la plupart des fonctionnalités, y compris les fonctionnalités d’IA, sont gratuites ! Les fonctionnalités Pro sont accompagnées d'un essai de 30 jours sans limitations !


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🤖 Kutools IA : E-mails professionnels instantanés avec la magie de l'IA : un clic pour des réponses géniales, un ton parfait, une maîtrise multilingue. Transformez l’emailing sans effort ! ...

📧 Email Automation: Réponse automatique (disponible pour POP et IMAP)  /  Programmer l'envoi d'e-mails  /  Auto CC/BCC par règles lors de l'envoi d'un e-mail  /  Transfert automatique (règles avancées)   /  Ajouter un message d'accueil automatique   /  Divisez automatiquement les e-mails multi-destinataires en messages individuels 

(I.e. Email Management: Rappel des e-mails  /  Bloquer les e-mails frauduleux par sujets et autres  /  Supprimer les e-mails en double  /  Recherche Avancée  /  Consolider les dossiers 

(I.e. Pièces jointes ProSauvegarde par lots  /  Détachement par lots  /  Compression par lots  /  Enregistrement automatique   /  Détachement automatique  /  Compression automatique 

???? Magie de l'interface: 😊Plus d'émojis jolis et cool   /  Vous rappeler lorsque des e-mails importants arrivent  /  Réduire Outlook au lieu de fermer 

???? Merveilles en un clic: Répondre à tous avec les pièces jointes entrantes  /   E-mails anti-hameçonnage  /  🕘Afficher le fuseau horaire de l'expéditeur 

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Contacts et calendrier: Ajouter par lots des contacts à partir des e-mails sélectionnés  /  Diviser un groupe de contacts en groupes individuels  /  Supprimer les rappels d'anniversaire 

Déverrouillez instantanément Kutools pour Outlook en un seul clic :gratuit en permanence. N'attendez pas, téléchargez-le maintenant et augmentez votre efficacité !

 

 

 

Comments (4)
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Have you come up with a way to speed up changing, adding, or deleting an autosave? i have a long list of about 320 items, and it takes from 30 seconds to 2 minutes every time I try to change, add, or remove an autosave. And if I have more than 6-7 emails open, it will not open the pane. Also most times after the list is finally shown in the pane (after change, adding, or deleting an autosave), the upper left corner of my screen shows: Untitled - Message (HTML) (Not Responding)

and I am locked out for maybe another 30 - 60 seconds before that clears and I can work again.

Is there an upgrade version available for additional cost?
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Hi there,

Please try using the beta version of the software and check if the problem still persists:
https://download.extendoffice.com/downloads/Kutools-for-Outlook/Beta/OutlookKutoolsSetup.exe

Please let us know if the problem occurs in the beta version or if it has been resolved. Your feedback is greatly appreciated.

Amanda
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Would be nice to be able to use / add placeholders (first name, last name etc) in autotext. Any plans for that?
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Brilliant❗
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