Modèles Kutools – Créez et gérez facilement des modèles dans Outlook

Interface utilisateur intuitive ✨

Kutools propose une interface claire et intuitive qui simplifie la recherche et l’utilisation des modèles dont vous avez besoin, tandis que sa disposition conviviale optimise toute votre expérience de rédaction d’e-mails.

Outils de gestion puissants ⚙️

Kutools offre des options de gestion avancées, vous permettant de supprimer, renommer et catégoriser rapidement vos modèles. La gestion par lots est également prise en charge, améliorant considérablement l’efficacité et la commodité.

Options variées d’insertion de contenu 🖼️

Outre le texte brut, Kutools prend en charge l’insertion d’images, de tableaux et de graphiques, vous permettant de créer des e-mails plus riches, plus professionnels et dotés d’une meilleure qualité visuelle.

Édition et maintenance simplifiées ✏️

Vous pouvez mettre à jour le contenu d’un modèle à tout moment — modifier le texte, remplacer des images ou ajuster la mise en forme — sans impacter les catégories existantes ni les autres modèles. Toutes les modifications s’appliquent instantanément, pour une bibliothèque de modèles toujours organisée et parfaitement à jour.

Importer et Exporter un modèle 🔄

Kutools vous permet d’importer et d’exporter un modèle, facilitant ainsi leur sauvegarde ou leur transfert entre différents appareils et versions d’Outlook, pour plus de flexibilité et une meilleure sécurité des données.

Le volet Modèles est divisé en deux sections principales, conçues pour vous permettre d’organiser efficacement vos contenus les plus utilisés et d’y accéder en un clin d’œil.

1. Section Catégories (zone supérieure)

Cette section affiche et gère toutes les catégories de modèles intégrées, telles que Case à cocher, Général et Signature, ainsi que vos propres catégories personnalisées.

Dans cette zone, vous pouvez :

• Ajouter de nouvelles catégories ou renommer celles existantes
• Déplacer les catégories vers le haut ou vers le bas pour ajuster leur ordre d’affichage, en gardant les catégories les plus utilisées à portée de main
• Supprimer les catégories dont vous n’avez plus besoin
• Prend en charge l’importation et l’exportation groupées de modèles, pour une sauvegarde, une migration ou un partage simplifiés entre différents appareils.
• Actualisez la liste des modèles pour afficher instantanément les dernières mises à jour.
• Utiliser la zone de recherche pour localiser rapidement des modèles spécifiques

2. Section Contenu des modèles (zone inférieure)

Cette zone affiche tous les modèles appartenant à la catégorie actuellement sélectionnée dans une présentation claire et intuitive, vous permettant d’identifier rapidement le contenu de chaque modèle et de choisir efficacement celui à insérer.

Dans cette zone, vous pouvez :

• Ajouter de nouveaux modèles
• Modifier les modèles existants en mettant à jour le texte, les images ou la mise en forme
• Supprimer les modèles que vous n’utilisez plus
• Triez les modèles de la liste par ordre croissant ou décroissant pour retrouver plus facilement le contenu recherché.
• Ajuster la taille d’affichage des vignettes pour une meilleure lisibilité
• Entrer en mode édition pour gérer les modèles en lot

Ensemble, ces deux sections offrent un environnement de gestion des modèles parfaitement structuré et extrêmement efficace, qui simplifie la création, l’organisation et la réutilisation de contenus tout en optimisant considérablement votre flux de rédaction d’e-mails.

Astuce :

Le volet Modèles dans Outlook prend en charge à la fois le volet de lecture et les fenêtres contextuelles pour les nouveaux messages, les réponses et les transferts. Lorsque vous cliquez sur le bouton Modèle, ces quatre types sont activés par défaut. Vous pouvez également choisir où vous souhaitez que le volet Modèles apparaisse automatiquement : cliquez sur Kutools > Modèle, puis sélectionnez le volet ou la fenêtre souhaité(e) dans la liste déroulante pour afficher le volet Modèles.

Créer un nouveau modèle

1. Sélectionnez le contenu que vous souhaitez enregistrer en tant que modèle, puis cliquez sur le bouton , voir capture d’écran :
   
2. Dans la boîte de dialogue Nouveau modèle :
   (1) Saisissez un nom pour le nouveau modèle dans la zone Nom ;
   (2) Indiquez ensuite une catégorie pour classer le nouveau modèle à l’aide de la liste déroulante. Vous pouvez créer directement une nouvelle catégorie en cliquant sur le bouton Nouvelle catégorie, puis en saisissant le nom souhaité.
   (3) Cliquez sur le bouton Ajouter.
   
3. Le modèle a été créé instantanément. Vous pouvez en prévisualiser le contenu dans le volet Bibliothèque de ressources. Voir la capture d’écran :
   

Utiliser un modèle dans votre e-mail

Une fois qu’un modèle est créé, vous pouvez y accéder depuis n’importe quelle fenêtre de composition d’e-mail à tout moment. Que vous rédigiez un nouveau message, répondiez ou transfériez un e-mail, il vous suffit de cliquer sur le modèle pour insérer instantanément son contenu.

1. Cliquez dans le corps du message à l’endroit où vous souhaitez insérer le contenu du modèle.
2. Dans le volet Bibliothèque de ressources, sélectionnez la catégorie contenant le modèle souhaité, puis cliquez dessus pour l’insérer directement dans votre e-mail.
   

Astuce :

Vous pouvez insérer l’entrée du modèle sous forme de « Texte enrichi », de « Texte brut » ou d’« Image » en choisissant l’option correspondante dans le menu déroulant de l’entrée du modèle.

Supprimer ou renommer une catégorie

Sélectionnez la catégorie que vous souhaitez supprimer ou renommer, cliquez sur la flèche déroulante dans la liste des catégories, puis choisissez Supprimer la catégorie ou Renommer la catégorie selon vos besoins.

Remarque : la suppression d’une catégorie entraîne la suppression définitive de tous les modèles qu’elle contient. Assurez-vous de ne plus avoir besoin de ces modèles avant de poursuivre.

Supprimer ou renommer un modèle

Dans la section Contenu des modèles, vous pouvez renommer ou supprimer des modèles individuels. Il suffit de sélectionner le modèle, de cliquer sur le bouton déroulant situé à côté, puis de choisir Renommer pour lui attribuer un nouveau nom ou Supprimer pour supprimer le modèle sélectionné.

Astuce :

Pour supprimer toutes les entrées de modèle d’une catégorie, cliquez sur la flèche déroulante dans la liste du ruban, puis sélectionnez Tout effacer.

Exporter un modèle

Si vous souhaitez sauvegarder vos modèles ou les partager avec d’autres, vous pouvez exporter des modèles sélectionnés ou une catégorie entière au format de fichier de package de modèles.

Cliquez sur la flèche déroulante dans la liste des catégories, puis sélectionnez Exporter un modèle. Dans la boîte de dialogue Exporter un modèle, cliquez sur le bouton pour choisir le dossier de destination où enregistrer le fichier exporté. Cliquez ensuite sur OK.

Le package exporté peut être importé sur n’importe quel autre appareil ou partagé facilement avec votre équipe.

Importer un modèle

Lorsque vous disposez d’un fichier de package de modèles, importez-le directement dans votre bibliothèque de modèles.

Cliquez sur la flèche déroulante dans la liste des catégories, puis sélectionnez Importer un modèle. Dans la boîte de dialogue Importer un modèle, cliquez sur le bouton pour choisir le fichier à importer, puis sur OK. Vos modèles seront automatiquement chargés dans la catégorie appropriée et immédiatement disponibles.

Ajuster l’ordre des catégories

Sélectionnez la catégorie que vous souhaitez déplacer dans la section des catégories, puis cliquez sur les icônes Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas pour la repositionner. L’ordre est mis à jour instantanément — aucune confirmation supplémentaire n’est nécessaire.

Ajuster l’ordre des modèles

Vous pouvez également réorganiser les modèles au sein de chaque catégorie :

▶️ Trier les modèles par ordre croissant ou décroissant

Dans la liste des modèles, cliquez sur le bouton ou pour trier les modèles. La liste sera immédiatement réorganisée par ordre alphabétique croissant ou décroissant selon les noms des modèles.

Remarque : une fois les modèles triés par ordre croissant ou décroissant, le déplacement manuel par glisser-déposer n’est plus disponible.

▶️ Ajuster l’ordre des modèles en les déplaçant vers le haut ou vers le bas

1. Dans la liste des modèles, cliquez sur le bouton Modifier, puis sélectionnez le modèle que vous souhaitez déplacer.
2. Cliquez sur les icônes Monter/Descendre ou Page précédente/Page suivante pour le repositionner. L’ordre est mis à jour instantanément — aucune confirmation supplémentaire n’est nécessaire.
   
3. Après avoir déplacé le modèle, cliquez sur « Bas » pour quitter le mode édition.

Dans la liste des catégories

Rechercher des modèles :

Vous permet de localiser rapidement un modèle en saisissant des mots-clés. Dès que vous commencez à taper, la liste est automatiquement filtrée pour n’afficher que les modèles correspondant à vos critères, facilitant ainsi la recherche de ce dont vous avez besoin.

Actualiser :

Recharge la liste des catégories et des modèles afin de garantir que toutes les mises à jour — telles que les nouveaux modèles, les éléments renommés ou les modifications effectuées sur d’autres appareils — soient affichées immédiatement. Cela maintient votre bibliothèque de modèles synchronisée et à jour.

Dans la liste des modèles

Activer l'aperçu flottant :

Affiche une fenêtre d’aperçu flottante lorsque vous passez la souris sur un modèle. Cela vous permet de visualiser tout le contenu du modèle sans l’insérer, facilitant ainsi l’identification du modèle que vous souhaitez utiliser.

Activer le nouveau mode d’aperçu :

Lorsque cette fonctionnalité est activée, un clic sur un modèle ouvre une fenêtre d’aperçu et d’édition, vous permettant de le visualiser, le modifier ou l’insérer directement. Désactivée, elle insère immédiatement le contenu du modèle dans l’e-mail dès le premier clic, sans passer par la fenêtre d’aperçu.

Activer l'aperçu dans le volet de liste :

Affiche un aperçu du modèle sélectionné directement dans le volet, pour vous permettre de parcourir les modèles plus facilement, sans ouvrir de fenêtres supplémentaires.

Augmenter la taille de la police / Réduire la taille de la police:

Ces deux options vous permettent d’ajuster la taille de la police des noms de modèles, en l’agrandissant ou en la réduisant selon vos besoins.