Créer des règles comme un pro : maîtrisez la gestion des emails avec les règles avancées de Kutools dans Outlook

Dans le monde effervescent de la communication professionnelle, gérer efficacement une boîte de réception peut être aussi crucial que toute décision stratégique. Microsoft Outlook est un outil incontournable pour la gestion des emails dans de nombreuses entreprises, mais avec les Règles Avancées de Kutools pour Outlook, les utilisateurs peuvent dépasser les limitations habituelles et optimiser leurs processus de messagerie. Ce guide explore les avantages distincts des Règles Avancées par rapport aux règles standard d'Outlook, montre comment les configurer, et examine des applications pratiques qui peuvent vous aider à maîtriser votre environnement de messagerie de manière efficace.

• Exemple 1 : Déplacement automatique des emails vers des dossiers spécifiques
• Exemple 2 : Configuration d'alertes pour les communications prioritaires
• Exemple 3 : Automatisation des réponses aux demandes courantes

Règles avancées de Kutools VS Règles d'Outlook

Bien que les règles natives de Microsoft Outlook offrent des fonctionnalités de base pour la gestion des emails, la fonctionnalité Règles Avancées de Kutools pour Outlook amène votre productivité à un niveau supérieur. La fonctionnalité Règles Avancées présente plusieurs avantages distincts par rapport aux règles standard d’Outlook. Voici un aperçu détaillé de ces bénéfices :

🌐 Application multi-compte :

Contrairement aux règles natives d’Outlook, qui ne s'appliquent qu'au compte de messagerie pour lequel elles ont été configurées, les Règles Avancées de Kutools peuvent être appliquées à plusieurs comptes de messagerie dans Outlook. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de mettre en œuvre facilement une seule règle pour tous les comptes ou des comptes spécifiques , rationalisant ainsi le processus et assurant une cohérence dans diverses communications par courrier électronique.

🚀 Plus de conditions pour la création de règles :

Kutools Advanced Rules propose une gamme plus large d'options de conditions. Par exemple, les utilisateurs peuvent définir des conditions en fonction de la langue de l'email , du fait que le nom de la pièce jointe inclut des mots spécifiques , ou encore du type de pièce jointe . Ces nouvelles conditions ajoutées améliorent grandement l'organisation et la gestion de votre boîte de réception.

⚙️ Personnalisation améliorée :

Alors que les Règles Outlook sont limitées à des actions et conditions prédéfinies, les Règles Avancées de Kutools offrent des options de personnalisation étendues, permettant la création de règles complexes avec des conditions imbriquées. Par exemple, les Règles Outlook ne peuvent vérifier que si le sujet ou le corps contient des mots spécifiques. En revanche, les Règles Avancées peuvent spécifier des conditions telles que 'contient ', 'ne contient pas ', 'est (exactement) ', 'n'est pas ', 'commence par ', 'ne commence pas par ', 'se termine par ' et 'ne se termine pas par '. De plus, lors du traitement du texte de mots spécifiques, les Règles Outlook ne peuvent combiner les conditions qu'avec 'ou ' (c'est-à-dire qu'une seule condition peut déclencher la règle), tandis que les Règles Avancées permettent une logique plus complexe en activant à la fois des relations 'et ' (toutes les conditions doivent être remplies) et 'ou ' entre les conditions de texte. Cela permet un filtrage des emails beaucoup plus précis.

📂 Catégories classées :

Lors de la configuration des conditions, les règles d'Outlook mélangent toutes les conditions ensemble. En revanche, les Règles Avancées de Kutools améliorent l'organisation en classant soigneusement les conditions en types de règles distincts, simplifiant ainsi le processus de configuration.

🔍 Vue d'ensemble plus claire :

La fonctionnalité Règles avancées offre une vue d'ensemble complète de toutes vos règles, fournissant une visibilité claire sur les actions que chaque règle va exécuter. Par exemple, si une règle est configurée pour déplacer un email vers un dossier spécifique lorsqu'elle remplit certaines conditions, l'interface affichera distinctement l'action sous la forme 'Déplacer vers '. Cette clarté simplifie non seulement la gestion des règles, mais aide également considérablement au dépannage.

🌟 Interface utilisateur conviviale :

Bien que l'interface des Règles Outlook puisse être complexe pour les nouveaux utilisateurs, l'interface intuitive des Règles Avancées facilite la configuration et la gestion des règles.

🤝 Intégration transparente :

Kutools Advanced Rules s'intègrent parfaitement à Outlook, garantissant que tous vos emails existants et paramètres sont compatibles et que vous pouvez continuer à utiliser Outlook sans aucune interruption.

Exemples de création de règles avec des règles avancées dans Outlook

La création et la gestion des règles de messagerie n'ont pas besoin d'être intimidantes. Kutools pour Outlook Règles Avancées simplifie ce processus grâce à une interface robuste et intuitive qui convient aussi bien aux utilisateurs novices qu'aux utilisateurs expérimentés. Dans cette section, nous explorerons comment vous pouvez tirer parti des Règles Avancées pour rationaliser votre flux de travail de messagerie, en mettant en avant trois exemples populaires de règles dans Outlook.

• Exemple 1 : Déplacement automatique des emails vers des dossiers spécifiques
• Exemple 2 : Définir des alertes pour les communications prioritaires
• Exemple 3 : Automatiser les réponses aux demandes courantes

Exemple 1 : Déplacement automatique des e-mails vers des dossiers spécifiques

Cette règle est essentielle pour les utilisateurs qui gèrent un grand volume de courriels entrants provenant de diverses sources. Elle trie automatiquement les emails dans des dossiers désignés, permettant aux utilisateurs de hiérarchiser et répondre de manière plus efficace. Par exemple, les emails contenant des mots-clés spécifiques sont déplacés vers des dossiers respectifs. Cette organisation aide à maintenir une boîte de réception propre et ordonnée, permettant aux utilisateurs de localiser rapidement les emails liés à des sujets ou projets spécifiques sans avoir à trier une boîte de réception encombrée.

Étape 1. Activez la fonctionnalité Règles avancées et commencez à créer une nouvelle règle

1. Allez dans l'onglet Kutools et cliquez sur Règle avancée.

2. Dans le Règles avancées boîte de dialogue, cliquez sur le Nouveau bouton pour démarrer la création d'une nouvelle règle.

Étape 2 : Définir les conditions pour la règle

Dans ce scénario, nous souhaitons déplacer les e-mails contenant les expressions 'Kutools for Outlook' et 'sales' ou 'KTO' et 'sales' dans l'objet ou le corps du message, vers un dossier désigné.

1. Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle règle – Étape 1 sur 4 , cochez l'option Le sujet ou le corps contient des mots spécifiques.

2. Le Contient le texte une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur le Nouveau bouton.

3. Dans la boîte de dialogue Rechercher du texte, veuillez procéder comme suit.

3.1 Tapez 'Kutools for Outlook' et 'sales' dans la zone de texte Nouveau mot-clé de recherche.

3.2 Cliquez sur Ajouter.

3.3 Cliquez sur OK.

En faisant cela, il spécifie la condition que les emails doivent contenir les deux mots.

4. Ensuite, il revient à la Contient le texte boîte de dialogue. Pour ajouter un ensemble de phrases alternatif, veuillez cliquer sur le Nouveau bouton à nouveau.

5. Dans la boîte de dialogue Rechercher du texte, répétez la routine.

5.1 Tapez ‘KTO' et 'sales' dans la zone de texte Nouveau mot-clé de recherche .

5.2 Cliquez sur Ajouter.

5.3 Cliquez sur OK.

6. La condition est maintenant configurée avec succès. Cette condition sera appliquée aux emails contenant soit 'Kutools for Outlook' et 'sales', soit 'KTO' et 'sales'. Cliquez sur OK.

7. Cliquez sur Suivant pour passer aux paramètres d'Action .

Étape 3 : Configurer les actions pour la règle

1. Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle règle – Étape 2 sur 4 , cochez l'option Déplacer vers le dossier spécifié .

2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un dossier qui apparaît, choisissez le dossier désigné.

3. Cliquez sur OK.

4. Cliquez sur Suivant pour accéder aux paramètres des Exceptions .

Étape 4 : Définir des exceptions pour la règle

Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle règle – Étape 3 sur 4 , spécifiez les exceptions. Dans cet exemple, nous n'avons pas d'exceptions, donc nous cliquons sur Suivant.

Étape 5 : Terminer le paramétrage de la règle

1. Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle règle – Étape 4 sur 4 , saisissez le nom de la règle dans le champ Nom de la règle .

2. (facultatif) Saisissez les remarques de la règle dans la zone de texte Remarques sur la règle .

3. Cliquez sur OK.

Résultat

La règle est maintenant créée avec succès. Cliquez sur OK pour terminer les paramètres. Désormais, si les emails entrants contiennent les mots 'Kutools for Outlook' et 'sales' ou 'KTO' et 'sales' dans l'objet ou le corps du message, ils seront déplacés vers le dossier désigné.

Exemple 2 : Configuration des alertes pour les communications prioritaires

Il est crucial pour des utilisateurs tels que les managers de répondre rapidement aux communications provenant de la direction ou de clients clés, afin d'assurer une prise de décision efficace et la satisfaction des clients. Pour faciliter cela, ils peuvent configurer une règle qui déclenche une alerte sur le bureau dès qu'un e-mail contenant des mots comme "urgent" ou "ASAP" est reçu dans l'objet. La mise en place de cette règle garantit que les managers sont immédiatement informés des e-mails importants, leur permettant de traiter rapidement les problèmes critiques et de maintenir un haut niveau de réactivité et de professionnalisme.

Étape 1. Activez la fonctionnalité Règles avancées et commencez à créer une nouvelle règle

1. Allez dans l'onglet Kutools et cliquez sur Règle avancée.

2. Dans le Règles avancées boîte de dialogue, cliquez sur le Nouveau bouton pour démarrer la création d'une nouvelle règle.

Étape 2 : Définir les conditions pour la règle

Dans ce scénario, nous souhaitons déclencher une alerte sur le bureau chaque fois qu'un email contenant des mots comme "urgent" ou "ASAP" dans l'objet est reçu.

1. Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle règle – Étape 1 sur 4 , cochez l'option Sujet contient des mots spécifiques .

2. Le Contient le texte Une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur le Nouveau bouton.

3. Dans la boîte de dialogue Rechercher du texte, veuillez procéder comme suit.

3.1 Tapez 'urgent' dans la zone de texte Nouveau mot-clé de recherche.

3.2 Cliquez sur Ajouter.

3.3 Cliquez sur OK.

En faisant cela, il spécifie la condition que les e-mails doivent contenir le mot ‘urgent’.

4. Ensuite, il revient à la Contient le texte boîte de dialogue. Pour ajouter un texte alternatif, veuillez cliquer sur le Nouveau bouton à nouveau.

5. Dans la boîte de dialogue Rechercher du texte, répétez la routine.

5.1 Tapez ‘ASAP' dans la zone de texte Nouveau mot-clé de recherche .

5.2 Cliquez sur Ajouter.

5.3 Cliquez sur OK.

6. La condition est maintenant configurée avec succès. Cette condition sera appliquée aux emails contenant soit « urgent » soit « ASAP ». Cliquez sur OK.

7. Cliquez sur Suivant pour passer aux paramètres d'Action .

Étape 3 : Configurer les actions pour la règle

1. Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle règle – Étape 2 sur 4 , cochez l'option Afficher l'email dans la fenêtre de notification du nouveau message avec un message spécifique .

2. Dans la boîte de dialogue Nouvelle règle qui apparaît, saisissez le message spécifique comme indiqué ci-dessous pour l'alerte sur le bureau.

« C'est un email urgent, répondez-y dès que possible ! »

3. Cliquez sur OK.

4. Cliquez sur Suivant pour accéder aux paramètres des Exceptions .

Étape 4 : Définir des exceptions pour la règle

Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle règle – Étape 3 sur 4 , spécifiez les exceptions. Dans cet exemple, nous n'avons pas d'exceptions, donc nous cliquons sur Suivant.

Étape 5 : Terminer le paramétrage de la règle

1. Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle règle – Étape 4 sur 4 , saisissez le nom de la règle dans la zone de texte Nom de la règle .

2. (facultatif) Saisissez les remarques de la règle dans la zone de texte Remarques sur la règle .

3. Cliquez sur OK.

Résultat

La règle est maintenant créée avec succès. Cliquez sur OK pour terminer les paramètres. Dès maintenant, chaque fois qu'un email contenant des mots comme "urgent" ou "ASAP" dans l'objet arrivera, une alerte de bureau affichant le message "This is an urgent email, reply to it ASAP!" apparaîtra.

Exemple 3 : Automatisation des réponses aux demandes courantes

Cette règle est idéale pour les rôles de service client où de nombreux e-mails reçus contiennent des questions similaires. Kutools Advanced Rules permet de configurer des règles pour répondre automatiquement aux demandes courantes, telles que les demandes d'informations sur les produits ou les prix, à l'aide d'un modèle prédéfini. En automatisant les réponses, les équipes peuvent se concentrer davantage sur les requêtes complexes, améliorant ainsi l'efficacité globale et la satisfaction des clients.

Étape 1. Activez la fonctionnalité Règles avancées et commencez à créer une nouvelle règle

1. Allez dans l'onglet Kutools et cliquez sur Règle avancée.

2. Dans le Règles avancées boîte de dialogue, cliquez sur le Nouveau bouton pour démarrer la création d'une nouvelle règle.

Étape 2 : Définir les conditions pour la règle

Dans ce scénario, nous souhaitons répondre automatiquement à un email avec un modèle prédéfini chaque fois qu'un email contenant 'information' ou 'détails du produit' dans l'objet est reçu.

1. Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle règle – Étape 1 sur 4 , cochez l'option Le sujet contient des mots spécifiques .

2. Le Contient le texte une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur le Nouveau bouton.

3. Dans la boîte de dialogue Rechercher du texte, veuillez procéder comme suit.

3.1 Tapez 'information' dans la zone de texte Nouveau mot-clé de recherche.

3.2 Cliquez sur Ajouter.

3.3 Cliquez sur OK.

En faisant cela, il spécifie la condition que les emails doivent contenir le mot ‘information’.

4. Ensuite, il revient à la Contient le texte boîte de dialogue. Pour ajouter un texte alternatif, veuillez cliquer sur le Nouveau bouton à nouveau.

5. Dans la boîte de dialogue Rechercher du texte, répétez la routine.

5.1 Tapez « product details » dans la zone de texte Nouveau mot-clé de recherche .

5.2 Cliquez sur Ajouter.

5.3 Cliquez sur OK.

6. La condition est maintenant configurée avec succès. Cette condition sera appliquée aux emails contenant soit « information », soit « product details ». Cliquez sur OK.

7. Cliquez sur Suivant pour passer aux paramètres d'Action .

Étape 3 : Configurer les actions pour la règle

1. Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle règle – Étape 2 sur 4 , cochez l'option Répondre avec un modèle spécifique .

2. Dans la boîte de dialogue Modèle de réponse qui apparaît, saisissez le préfixe du sujet dans la zone de texte Préfixe du sujet.

3. Continuez à saisir le corps de votre réponse dans la zone de texte Texte.

4. Cliquez sur OK.

4. Cliquez sur Suivant pour accéder aux paramètres des Exceptions .

Étape 4 : Définir des exceptions pour la règle

Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle règle – Étape 3 sur 4 , spécifiez les exceptions. Dans cet exemple, nous n'avons pas d'exceptions, donc nous cliquons sur Suivant.

Étape 5 : Terminer le paramétrage de la règle

1. Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle règle – Étape 4 sur 4 , saisissez le nom de la règle dans la zone de texte Nom de la règle .

2. (facultatif) Saisissez les remarques de la règle dans la zone de texte Remarques sur la règle .

3. Cliquez sur OK.

Résultat

La règle est maintenant créée avec succès. Cliquez sur OK pour terminer les paramètres. Dès maintenant, tout email entrant contenant 'information' ou 'détails du produit' dans l’objet sera automatiquement répondu avec le modèle de réponse que vous avez configuré précédemment.