Rationalisez votre boîte de réception : la puissance de Kutools pour la fonctionnalité de suppression des e-mails en double d'Outlook
Lorsque vous traitez vos e-mails dans Outlook, vous pouvez rencontrer de nombreux doublons. Ces doublons peuvent provenir de copier-coller accidentels, de cycles d'envoi-réception multiples, de problèmes de synchronisation, etc. Un nombre excessif d'e-mails en double peut surcharger votre boîte mail, ralentir son ouverture et la rendre difficile à gérer. À ce stade, la suppression de ces doublons devient essentielle. Cependant, Outlook ne propose pas d'outil intégré pour supprimer les doublons par lots, mais une suppression manuelle. Pour garder sa boîte de réception propre et organisée rapidement et facilement, nous utilisons Kutools pour Outlook. Cette fonctionnalité propose trois options distinctes adaptées aux besoins spécifiques des utilisateurs : supprimer les doublons d'e-mails sélectionnés, de dossiers spécifiques, ou appliquer des règles personnalisées pour supprimer, déplacer ou catégoriser les doublons.
Comment appliquer la suppression des e-mails en double
Avantages de l'utilisation de la suppression des e-mails en double
| « Efficacité améliorée » : rationalisez votre boîte de réception pour une navigation et une gestion plus faciles. |  |
| « Boîte de réception simplifiée » : maintient votre environnement de messagerie propre, ce qui vous permet de vous concentrer plus facilement sur les e-mails importants. |  |
| « Stockage réduit » : en supprimant les doublons, cela contribue à réduire les besoins de stockage globaux de votre compte Outlook. |  |
| « Facilité d'utilisation » : Avec une interface conviviale, il offre une expérience sans tracas dans la gestion des doublons. |  |
| « Options de suppression multiples » : que vous préfériez un nettoyage rapide des e-mails sélectionnés, un balayage complet de dossiers spécifiques ou que vous ayez besoin d'appliquer des actions personnalisées aux doublons, Kutools pour Outlook s'adapte à tous. |  |
| « Sécurité » : assure un processus sécurisé qui protège vos e-mails importants tout en éliminant les doublons. |  |
| « Analyse complète » : effectue une analyse approfondie pour identifier les doublons dans votre boîte de réception, garantissant ainsi qu'aucune redondance n'est laissée de côté. |  |
| « Capacité de traitement en masse » : contrairement à la suppression manuelle, qui prend du temps et demande beaucoup de travail, cette fonctionnalité permet la suppression en masse des doublons dans plusieurs dossiers, ce qui permet de gagner un temps considérable. |  |
| « Suppression en un clic » : il peut supprimer tous les e-mails en double des e-mails sélectionnés en un seul clic, économisant ainsi du temps et des efforts. |  |
| « Identification intelligente » : il peut identifier intelligemment les e-mails en double sans nécessiter de recherche manuelle. |  |
| « Commentaires en temps réel » : il fournit un retour rapide sur les résultats de la suppression une fois celle-ci terminée, permettant aux utilisateurs de comprendre clairement le résultat de la suppression. |  |
| « Prise en charge de l'ajout de catégories » : recherchez rapidement tous les e-mails en double et vous aide à ajouter une ou plusieurs catégories à tous les doublons pour vous permettre d'identifier facilement les éléments en double sans les supprimer ni les déplacer. |  |
Kutools for Outlook - Plus de 100 fonctionnalités puissantes pour booster votre Outlook.
Comment appliquer la suppression des e-mails en double
Kutools for Outlook propose un trio de fonctionnalités spécialisées conçues pour répondre à différents besoins en matière d'élimination des e-mails en double. Continuez avec ce guide pour découvrir une approche claire, étape par étape, sur la façon d'utiliser efficacement chaque fonctionnalité pour nettoyer votre boîte de réception.
🔵Supprimer les e-mails en double dans les e-mails sélectionnés
Idéal lorsque vous avez identifié des e-mails spécifiques et que vous souhaitez un nettoyage rapide.
Étape 1 : Sélectionnez simplement les e-mails
- Sélectionnez plusieurs e-mails continus : sélectionnez le premier, maintenez la touche « Maj » enfoncée, puis sélectionnez le dernier.
- Sélectionnez plusieurs e-mails non continus : maintenez la touche « Ctrl » enfoncée et sélectionnez les e-mails un par un.
Étape 2 : appliquer la fonctionnalité Supprimer les e-mails en double de la sélection
Accédez à l'onglet « Kutools Plus » et cliquez sur « E-mails en double » > « Supprimer les e-mails en double des e-mails sélectionnés… » pour supprimer les doublons dans votre sélection.
Étape 3 : Supprimez les e-mails en double
Une boîte de dialogue Dupliquer apparaîtra, répertoriant tous les doublons dans les e-mails sélectionnés, cliquez sur le bouton « Supprimer » pour lancer la suppression de tous les e-mails en double.
Ensuite, une boîte de dialogue apparaît pour afficher le nombre d'éléments supprimés, cliquez sur « OK ».
Tous les e-mails en double ont été supprimés, ne laissant qu'une seule copie (l'e-mail affichant le point rouge en bas à droite de l'icône). Vous pouvez cliquer sur le bouton « Fermer » pour fermer la boîte de dialogue.
- Par défaut, tous les doublons sont cochés dans chaque groupe, sauf le premier. Si vous ne souhaitez pas supprimer tous les doublons, cochez uniquement ceux qui doivent l'être.
- Le menu contextuel est disponible.
- « Restaurer la sélection par défaut » : sélectionnez cette option pour vérifier tous les éléments en double, à l'exception du premier de chaque groupe en double.
- « Tout cocher » : sélectionnez cette option pour cocher tous les éléments en double dans chaque groupe.
- « Décocher tout » : sélectionnez cette option pour décocher tous les éléments en double dans chaque groupe.
- « Développer tout » : sélectionnez cette option pour développer tous les groupes en double et afficher tous les éléments en double dans chaque groupe.
- « Réduire tout » : sélectionnez cette option pour réduire tous les groupes en double et afficher uniquement l'objet, la pièce jointe, le corps des messages en double et leur montant.
- Affichez le nombre total de tous les e-mails que vous avez analysés cette fois-ci.
- Afficher le nombre de tous les éléments en double trouvés cette fois-ci.
🔵Supprimer les e-mails en double des dossiers spécifiés
Lorsque vous avez besoin d'un nettoyage plus large, cette option vous permet de cibler des dossiers entiers.
Étape 1 : Appliquer la fonctionnalité Analyse rapide et suppression des e-mails en double
Accédez à l'onglet « Kutools Plus », cliquez sur « E-mails en double » > « Analyse rapide et suppression des e-mails en double… ».
Étape 2 : Vérifiez le dossier que vous souhaitez analyser et supprimez les doublons.
- Le menu contextuel est disponible.
- Filtrage inter-fichiers : cette option permet à l'outil de rechercher les doublons dans tous les dossiers sélectionnés. Si elle est décochée, seuls les doublons du dossier sélectionné seront comparés et recherchés.
- Afficher le nombre de dossiers sélectionnés.
Étape 3 : Supprimez les e-mails en double
La boîte de dialogue « E-mails en double » apparaîtra, répertoriant tous les doublons dans les dossiers sélectionnés. Cliquez sur le bouton « Supprimer » pour lancer la suppression de tous les e-mails en double.
Ensuite, une boîte de dialogue apparaît pour afficher le nombre d'éléments supprimés, cliquez sur « OK ».
Tous les e-mails en double ont été supprimés, ne laissant qu'une seule copie (l'e-mail affichant le point rouge en bas à droite de l'icône). Vous pouvez cliquer sur le bouton « Annuler » pour fermer la boîte de dialogue.
- Tous les e-mails en double sont vérifiés par défaut sauf le premier à apparaître. Si vous ne souhaitez pas supprimer tous les doublons, vous pouvez développer le groupe des doublons et cocher uniquement les doublons qui doivent être supprimés.
- Le menu contextuel est disponible.
- « Nœud réduit » : sélectionnez cette option pour afficher tous les groupes en double, mais ne pas afficher les éléments en double dans chaque groupe.
- « Développer tout » : sélectionnez cette option pour développer tous les groupes en double et afficher tous les éléments en double dans chaque groupe.
- « Réduire tout » : sélectionnez cette option pour réduire tous les groupes en double et afficher uniquement le nom du dossier.
- « Restaurer la sélection par défaut » : sélectionnez cette option pour vérifier tous les éléments en double, à l'exception du premier de chaque groupe en double.
- « Tout cocher » : sélectionnez cette option pour cocher tous les éléments en double dans chaque groupe.
- « Décocher tout » : sélectionnez cette option pour décocher tous les éléments en double dans chaque groupe.
- Afficher le nombre de tous les éléments en double trouvés cette fois-ci.
🔵Supprimer, déplacer ou catégoriser les e-mails en double des dossiers spécifiés
Étape 1 : Appliquer la fonctionnalité Analyse avancée et suppression des e-mails en double
Sous l'onglet « Kutools Plus », cliquez sur « E-mails en double » > « Analyse avancée et suppression des e-mails en double… ».
Étape 2 : Choisissez les dossiers dans lesquels vous souhaitez supprimer les e-mails en double
Dans la fenêtre contextuelle « E-mails en double - Étape 1 »,
Vérifiez les noms de dossiers dans lesquels vous souhaitez rechercher les e-mails en double,
Cliquez ensuite sur le bouton « Suivant : sélectionner les champs pour filtrer les e-mails en double » pour passer à l’étape suivante.
- Le menu contextuel est disponible.
- « Tout cocher » : sélectionnez cette option pour cocher tous les dossiers, y compris les sous-dossiers.
- « Décocher tout » : sélectionnez cette option pour décocher tous les dossiers, y compris les sous-dossiers.
- « Sélectionner tous les sous-dossiers du dossier actuel » : sélectionnez cette option pour cocher tous les sous-dossiers du dossier sélectionné.
- « Désélectionner tous les sous-dossiers du dossier actuel » : sélectionnez cette option pour décocher tous les sous-dossiers du dossier sélectionné.
- « Développer tout » : sélectionnez cette option pour développer tous les dossiers, y compris les sous-dossiers de chaque compte.
- « Réduire tout » : sélectionnez cette option pour réduire tous les dossiers, y compris les sous-dossiers de tous les comptes.
- Les dossiers sélectionnés sont répertoriés dans ce volet et les messages du dossier supérieur seront prioritaires pour être conservés. Vous pouvez ajuster l'ordre des dossiers ou supprimer les dossiers de la liste en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton
, 
, 
, ou 
boutons. - Afficher le nombre de dossiers sélectionnés.
Étape 3 : Spécifiez les critères de filtrage pour identifier les e-mails en double
Dans la fenêtre « E-mails en double – Étape 2 »,
Vérifiez les critères sur lesquels vous souhaitez filtrer les e-mails en double,
Cliquez sur le bouton « Suivant : sélectionnez les champs à répertorier dans les résultats ».
- Cliquez sur le bouton « Par défaut » pour choisir automatiquement le corps, la pièce jointe et l'objet comme critères de filtrage.
- Cochez l'option « Rechercher les doublons dans les dossiers » pour comparer et rechercher les doublons dans tous les dossiers sélectionnés. Décochez cette option pour comparer et rechercher les doublons dans un seul dossier.
Étape 4 : Identifiez les champs à lister dans les résultats
Dans la fenêtre « E-mails en double – Étape 3 »,
Choisissez un mode d'affichage selon vos besoins,
Cliquez sur le bouton Démarrer le filtrage.
- L'option « Par défaut » est sélectionnée par défaut, ce qui signifie que les champs de chemin d'accès au fichier, d'objet et de corps seront répertoriés dans le résultat du filtre.
- L'option « Personnalisé » vous permet de spécifier les champs que vous devez afficher dans le résultat du filtre.
- Sélectionnez l'option « Personnalisé ».
- Cliquez sur le bouton « Défini par l'utilisateur ».
- Cochez ensuite les champs dont vous avez besoin dans la boîte de dialogue « Paramètres des e-mails en double ».
- Enregistrez les paramètres.
- Si vous cochez l'option « Critères de doublons sélectionnés », les résultats du filtre répertorieront les champs de condition que vous avez spécifiés à l'étape 3.
Étape 5 : Supprimez, déplacez ou catégorisez les e-mails en double selon vos besoins.
Dans la fenêtre « E-mails en double – Étape 4 », vous pouvez voir que tous les e-mails en double ont été filtrés en fonction des critères que vous avez personnalisés et répertoriés.
Vous pouvez ensuite « supprimer », « déplacer » ou « catégoriser » ces éléments en double.
Supprimer les e-mails en double (déplacer vers le dossier Éléments supprimés)
Cliquez sur la liste déroulante à côté de « Moyens de gérer les e-mails en double », choisissez l'option « Supprimer (déplacer vers le dossier Éléments supprimés) », puis cliquez sur le bouton « Appliquer maintenant »
Ensuite, une boîte de dialogue apparaît pour vous rappeler le nombre d'éléments supprimés, cliquez sur « OK » pour la fermer.
Les e-mails en double seront affichés dans l'assistant, barrés, indiquant qu'ils ont été supprimés, à l'exception de l'e-mail réservé, indiqué par un point rouge en bas à droite de l'icône de l'e-mail. Cliquez sur « Terminé » pour quitter l'assistant.
Déplacer les e-mails en double vers un dossier
Cliquez sur la liste déroulante à côté de « Façons de gérer les e-mails en double », choisissez l'option « Déplacer tous les e-mails vérifiés », puis cliquez sur le bouton « Appliquer maintenant ».
Conseil de pro : par défaut, tous les e-mails en double seront vérifiés, sauf le premier.
Dans la boîte de dialogue « Veuillez sélectionner les dossiers », sélectionnez un dossier ou créez-en un nouveau pour placer les e-mails en double, cliquez sur « OK ».
Ensuite, une boîte de dialogue apparaît pour vous rappeler le nombre d'éléments déplacés, cliquez sur « OK » pour la fermer.
Les e-mails en double seront affichés dans l'assistant, barrés, indiquant qu'ils ont été supprimés, à l'exception de l'e-mail réservé, indiqué par un point rouge en bas à droite de l'icône de l'e-mail. Cliquez sur « Terminé » pour quitter l'assistant.
Ajouter des catégories pour dupliquer les e-mails
Cliquez sur la liste déroulante à côté de « Façons de gérer les e-mails en double », choisissez l'option « Ajouter des catégories (y compris réservées) », puis cliquez sur le bouton « Appliquer maintenant ».
Dans la boîte de dialogue « Catégories de couleurs », choisissez une ou plusieurs catégories selon vos besoins (vous pouvez également créer une nouvelle catégorie de couleurs), puis cliquez sur « OK ».
Ensuite, une boîte de dialogue apparaît pour vous rappeler le nombre d'éléments terminés, cliquez sur « OK » pour la fermer.
Cliquez sur « Terminé » pour quitter l’assistant.
Outre la suppression, le déplacement ou la catégorisation de tous les e-mails en double répertoriés dans l'assistant, vous pouvez également utiliser le menu contextuel pour gérer les éléments spécifiques de votre choix.
Supprimer, déplacer ou catégoriser tous les doublons dans un groupe de doublons
Si vous souhaitez gérer tous les doublons dans un certain groupe de doublons, faites un clic droit sur le nom du groupe, puis choisissez l'option dont vous avez besoin.
La sélection d'une option dans le menu contextuel fera apparaître une boîte de dialogue pour confirmer l'action, cliquez sur le bouton Continuer si vous souhaitez continuer ou cliquez sur Annuler.
Ensuite, vous devez prendre note de ce qui suit
- Si vous choisissez de catégoriser tous les éléments cochés dans le groupe actuel, après avoir confirmé l'action, une boîte de dialogue Catégories de couleurs apparaît alors pour vous permettre d'attribuer des catégories de couleurs.
- Si vous choisissez de déplacer tous les éléments cochés dans le groupe actuel, après avoir confirmé l'action, une boîte de dialogue Veuillez sélectionner les dossiers apparaît alors pour vous permettre de choisir un dossier de destination.
- Si vous choisissez de supprimer tous les éléments cochés dans le groupe actuel, après avoir confirmé l'action, tous les doublons à l'exception de l'e-mail réservé seront immédiatement supprimés.
Supprimer, déplacer ou catégoriser un certain doublon dans un groupe de doublons
Si vous souhaitez uniquement gérer un certain e-mail en double dans un groupe en double, faites un clic droit sur ce doublon, puis choisissez l'option dont vous avez besoin.
La sélection d'une option (à l'exception de l'option Définir comme e-mail réservé) dans le menu contextuel fera apparaître une boîte de dialogue pour confirmer l'action, cliquez sur le bouton Continuer si vous souhaitez continuer ou cliquez sur Annuler.
Ensuite, vous devez prendre note de ce qui suit
- Si vous choisissez de déplacer cet élément, après avoir confirmé l'action, une boîte de dialogue Veuillez sélectionner les dossiers apparaît alors pour vous permettre de choisir un dossier de destination.
- Si vous choisissez de catégoriser cet élément, après avoir confirmé l'action, une boîte de dialogue Catégories de couleurs apparaît alors pour vous permettre d'attribuer des catégories de couleurs.
- Si vous choisissez de supprimer cet élément, après avoir confirmé l'action, tous les doublons à l'exception de l'e-mail réservé seront immédiatement supprimés.
Changer l'email réservé
Si vous devez modifier l'e-mail réservé, faites un clic droit sur l'e-mail en double que vous souhaitez définir comme nouvel e-mail réservé et sélectionnez l'option Définir comme e-mail réservé dans le menu contextuel.
Utilisez facilement les mêmes paramètres la prochaine fois que vous rechercherez des e-mails en double
Une fois la fonctionnalité « Analyse avancée et suppression des doublons » activée, elle conservera les dernières configurations, vous permettant ainsi de les utiliser facilement lors de votre prochaine recherche de doublons. Pour cela, sélectionnez « Kutools Plus » > « Doublons » > « Analyse avancée et suppression des doublons », puis, dans l'assistant « Doublons – Étape 1 (sur 4) : Sélectionner un dossier de messagerie », cliquez sur le bouton « Démarrer le filtrage ».
Ceci conclut le guide étape par étape et l'explication de l'utilisation des fonctionnalités Supprimer les e-mails en double de Kutools for Outlook.
Si vous êtes intéressé, vous pouvez cliquez pour télécharger et essayez-le.
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter à support@extendoffice.com.
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Table des matières
- Avantages de l'utilisation de la suppression des e-mails en double
- Comment appliquer la suppression des e-mails en double
- Supprimer les e-mails en double dans les e-mails sélectionnés
- Supprimer les e-mails en double des dossiers spécifiés
- Supprimer, déplacer ou catégoriser les e-mails en double des dossiers spécifiés
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