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Créez rapidement une réponse automatique en cas d'absence du bureau dans Outlook

De temps en temps, vous devez quitter le bureau ou être en congé pour des vacances, mais vous devez recevoir des e-mails via votre Outlook pendant votre départ. Il est poli de répondre aux e-mails des gens lorsqu'ils les reçoivent. Ainsi, comme d'habitude, vous devez créer une réponse automatique en cas d'absence du bureau dans votre Outlook. Normalement, il est trop compliqué et ennuyeux de configurer la réponse automatique dans Outlook. Mais avec Kutools for Outlook's Automatique Répondre utilitaire, vous pouvez facilement configurer des modèles de réponse automatique pour chaque compte lorsque vous êtes absent du bureau dans Outlook.

Créer une réponse automatique en cas d'absence du bureau dans Outlook


Créer une réponse automatique sans service d'échange lorsque vous êtes absent du bureau dans Outlook

Vous pouvez facilement configurer la réponse automatique lorsque vous êtes absent du bureau dans Outlook comme suit.

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1. Veuillez activer Réponse automatique utilitaire en cliquant Kutools > Répondre > Activer la réponse automatique, voir capture d'écran:

2. Dans le pop-out Réponse automatique fenêtre, configurez les opérations suivantes :

  • Dans le Vérifier les comptes dans le volet, cliquez pour cocher un compte pour lequel vous souhaitez définir une réponse automatique ;
  • Tapez le préfixe du sujet dans le champ Préfixe du sujet zone de texte, et ce texte sera ajouté avant le sujet du message répondu ;
  • Composez le contenu de l'e-mail dans le Texte zone d'édition ; (Par défaut, un message de réponse automatique est déjà fourni dans le Texte zone d'édition. Cependant, vous pouvez créer votre propre message si nécessaire.)
  • Enfin, cliquez Appliquer pour enregistrer ce modèle.

3. Le modèle d'e-mail a désormais été créé avec succès pour le compte spécifié.

4. Si d'autres comptes de messagerie doivent définir la réponse automatique dans votre Outlook, veuillez suivre les instructions Étape 2 pour continuer à configurer les modèles d'e-mails pour d'autres comptes.

Pourboires: S'il existe plusieurs comptes de messagerie dans votre Outlook, vous pouvez sélectionner rapidement les comptes spécifiques en utilisant le menu contextuel.
  • Sélectionner tout: Sélectionnez tous les comptes dans votre Outlook.
  • Tout déselectionner: Désélectionnez tous les comptes dans votre Outlook.
  • Inverse: Inverse l'état de la sélection actuelle. Par exemple, si un compte est actuellement coché, cliquer sur Inverse entraînera la décoche de ce compte et la vérification de tous les autres comptes à la place.
  • Sélectionnez: Sélectionnez les comptes au-dessus du compte actuel sélectionné (y compris le compte courant).
  • Sélectionnez vers le bas: Sélectionnez les comptes ci-dessous, le compte courant sélectionné (y compris le compte courant).

5. Après avoir défini les modèles d'e-mail pour chaque compte, cliquez sur OK. Ensuite, une boîte de dialogue apparaîtra, veuillez cliquer sur Oui bouton pour activer cela Réponse automatique fonction.

Désormais, lorsqu'un compte avec la réponse automatique activée reçoit un e-mail, il répondra automatiquement en fonction de son modèle prédéfini.

Conseils:

Modèle d'importation :

Si vous souhaitez importer un autre modèle d'e-mail dans le Modèle case, sélectionnez un compte, puis cliquez sur Modèle important dans le ruban supérieur du Modèle section. dans le Sélectionnez les fichiers) fenêtre, sélectionnez le modèle d'e-mail que vous souhaitez importer, puis cliquez sur Ouvert bouton, voir capture d'écran:

Maintenant, le modèle d'e-mail (y compris le préfixe d'objet et le corps du message) que vous avez spécifié a été importé dans le compte sélectionné, voir capture d'écran :

Modèle d'exportation :

Pour exporter et enregistrer les modèles pour une utilisation ultérieure, vous pouvez les exporter selon vos besoins. Cliquez sur Exporter le modèle du Modèle section. dans le Sélectionnez les fichiers) fenêtre, choisissez un emplacement pour placer le modèle d'e-mail exporté et saisissez un nom de fichier dans le champ Nom du fichier zone de texte, puis cliquez sur Épargnez bouton pour enregistrer le modèle d’e-mail actuel. Voir capture d'écran :

Ensuite, une boîte de dialogue est apparue pour vous informer que le modèle a été exporté avec succès. Si vous souhaitez ouvrir le dossier contenant le modèle exporté, cliquez sur OK; sinon, cliquez Annuler. Voir la capture d'écran :

Postuler à:

Si vous souhaitez appliquer le modèle d'e-mail actuel à d'autres comptes, veuillez cliquer sur Appliquer à du Modèle section. dans le Pour postuler Dans la boîte de dialogue, cochez les comptes de messagerie auxquels vous souhaitez appliquer le modèle. Puis clique OK bouton, voir capture d'écran:

Une boîte de dialogue est apparue pour vous rappeler que le modèle actuel a été appliqué avec succès à d'autres comptes. Voir capture d'écran :

Notes:
  1. Quand quelqu'un continue de vous envoyer plusieurs e-mails dans la même journée, Kutools for Outlook's Répondre l'utilitaire choisira de répondre uniquement au premier e-mail. Cela signifie que quel que soit le nombre d’e-mails que vous recevez de cette personne, elle ne recevra qu’un seul e-mail de réponse automatique de votre part.
  2. Si vous voulez désactiver ceci Automatique Répondre fonction, veuillez cliquer Kutools > Répondre > Activer la réponse automatique encore une fois, et une boîte de dialogue apparaît pour vous rappeler que l'utilitaire va s'éteindre, cliquez sur Oui bouton. Voir la capture d'écran:

Démo : être absent du bureau (réponse automatique) avec Kutools for Outlook

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