Si vos tâches quotidiennes impliquent souvent des échanges d’e-mails documentant votre travail, résumer ces messages sur une période donnée devient essentiel. Ouvrir manuellement chaque e-mail et compiler les informations pour un rapport prend du temps et comporte un risque d’erreurs. Pour répondre à ce besoin, Kutools pour Outlook propose la fonction Résumé AI. Cet outil simplifie votre flux de travail en exploitant l’IA pour résumer rapidement plusieurs e-mails et générer un rapport détaillé directement dans Outlook — une solution bien plus efficace et précise.
Points forts de la fonction Résumé AI :
Utilisez une technologie d’IA avancée pour résumer rapidement le contenu de plusieurs e-mails.
Sélectionnez différentes périodes pour les résumés d’e-mails selon vos besoins : aujourd’hui, hier, cette semaine, ce mois-ci, ou personnalisez la plage horaire.
Propose trois styles de résumé : précis, simple et axé sur les points clés. Vous pouvez aussi personnaliser vos exigences.
Les rapports de synthèse peuvent être traduits en 40 langues.
Permet de générer plusieurs résumés simultanément, et vous pouvez modifier le résumé actuel pour créer une nouvelle version parfaitement adaptée à vos besoins.
Les résumés générés peuvent être copiés, exportés au format texte ou PDF ou directement utilisés comme corps d’un nouvel e-mail.
Ces fonctionnalités rendent le résumé des e-mails plus efficace et flexible.
Utilisation de la fonction Résumé AI
Examinons de plus près comment tirer le meilleur parti de la fonction Résumé IA.
1. Ouvrez Outlook.
2. Cliquez sur l’onglet Kutools IA et sélectionnez la fonction Résumé IA.
Étape 3. Dans l’étape 1 de la fenêtre Résumé du travail :
Commencez par choisir la période souhaitée pour le résumé de vos e-mails. Deux méthodes sont disponibles pour définir cette période :
Sélectionnez en un clin d’œil la période de votre choix dans le menu déroulant.Personnalisez la période en fonction de vos besoins.
Remarque : vous devez d’abord sélectionner « Personnalisé » dans le menu déroulant pour activer l’option de date personnalisée.
Ensuite, cochez les dossiers à partir desquels vous souhaitez compiler les résumés.
Cliquez sur Suivant pour accéder à l’étape 2 de la fenêtre Résumé du travail.
Étape 4. Dans l’étape 2 de la fenêtre Résumé du travail :
Premièrement, sélectionnez les e-mails que vous souhaitez résumer.
Ensuite, choisissez le style et la langue de votre résumé.
Étape 5. Lancez le résumé.
Cliquez sur le bouton Lancer le résumé et l’IA résumera les e-mails listés.
Si le résumé actuel ne vous convient pas, cliquez sur le bouton Résumer à nouveau pour obtenir une version révisée.
Vous pouvez également modifier le premier résumé en ajoutant ou supprimant du contenu, puis cliquer sur « Résumer à nouveau » pour générer une version améliorée basée sur vos modifications. Continuez à ajuster jusqu’à obtenir exactement le résumé souhaité !
6. Utilisez le résumé
Cliquez sur le bouton Copier pour copier le résumé dans le presse-papiers, puis collez-le où vous le souhaitez.
Cliquez sur Exporter et indiquez un dossier dans lequel enregistrer le résumé actuel au format fichier texte ou fichiers PDF.
Cliquez sur le bouton Nouveau email, et une nouvelle fenêtre de message s’ouvrira avec le résumé prérempli dans le corps. Il vous suffit alors de modifier l’expéditeur, les destinataires et l’objet, puis de cliquer sur Envoyer pour transmettre l’e-mail résumé.
Remarques
Cliquez sur le bouton Précédent pour réinitialiser les options de l’étape précédente.
Si vous utilisez les fonctionnalités d’IA pour la première fois, vous devrez configurer Paramètres IA avant d’appliquer la fonction Résumé.
Si l’onglet Kutools IA se ferme, vous pouvez retrouver la fonction Résumé IA sous Kutools > Utilitaires IA.
Utilisez Kutools dans votre langue préférée – compatible avec l’anglais, l’espagnol, l’allemand, le français, le chinois et plus de 40 autres langues !
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Remarque : vous devez d’abord sélectionner « Personnalisé » dans le menu déroulant pour activer l’option de date personnalisée.
et l’IA résumera les e-mails listés.
pour copier le résumé dans le presse-papiers, puis collez-le où vous le souhaitez.
, et une nouvelle fenêtre de message s’ouvrira avec le résumé prérempli dans le corps. Il vous suffit alors de modifier l’expéditeur, les destinataires et l’objet, puis de cliquer sur Envoyer pour transmettre l’e-mail résumé.
pour copier le résumé dans le presse-papiers, puis collez-le où vous le souhaitez.
, et une nouvelle fenêtre de message s’ouvrira avec le résumé prérempli dans le corps. Il vous suffit alors de modifier l’expéditeur, les destinataires et l’objet, puis de cliquer sur Envoyer pour transmettre l’e-mail résumé.
