Résumer plusieurs emails et générer un rapport dans Outlook en utilisant l'IA
Si vos tâches quotidiennes impliquent souvent l'échange d'emails documentant votre travail, résumer ces emails sur une période spécifique peut être essentiel. Ouvrir manuellement chaque email et combiner les informations pour un rapport est chronophage et sujet aux erreurs. Pour répondre à ce besoin, Kutools pour Outlook introduit la fonctionnalité Résumé AI. Cet outil aide à rationaliser votre flux de travail en utilisant l'IA pour résumer rapidement plusieurs emails et générer un rapport détaillé directement dans Outlook, rendant la tâche plus efficace et précise.
Points forts de la fonctionnalité Résumé AI :
- Utilisez la technologie avancée de l'IA pour résumer rapidement le contenu de plusieurs emails.
- Sélectionnez différentes périodes pour les résumés d'emails selon vos besoins, comme aujourd'hui, hier, cette semaine, ce mois-ci, ou personnalisez la plage de temps.
- Propose trois styles de résumé : précis, simple et axé sur les points forts. Et permet également de personnaliser les exigences.
- Les rapports de résumé peuvent être traduits en40 langues.
- Prend en charge la génération de plusieurs résumés simultanément, et vous pouvez modifier le résumé actuel pour en générer un nouveau qui répond mieux à vos besoins.
- Les résumés générés peuvent être copiés, exportés sous forme de fichiers texte ou PDF, ou directement utilisés comme corps d'un nouvel email.
Ces fonctionnalités rendent le processus de résumé d'emails plus efficace et flexible.
L'utilisation de la fonctionnalité Résumé AI
Examinons de plus près comment utiliser efficacement la fonctionnalité Résumé AI.
Étape1. Activer Outlook.
Étape2. Cliquez sur l'onglet Kutools IA et sélectionnez la fonctionnalité Résumé.
Étape3. Dans l'étape1 de la fenêtre Résumé du travail :
Tout d'abord, sélectionnez votre période de résumé d'email souhaitée. Il y a deux façons de spécifier la période :
Sélectionnez rapidement une période dans le menu déroulant.
Personnalisez la période selon vos besoins.
Remarque : Vous devez d'abord sélectionner "Personnalisé" dans le menu déroulant pour activer l'option de date personnalisée.
Ensuite, cochez les dossiers à partir desquels vous souhaitez compiler les résumés.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape2 de la fenêtre Résumé du travail.
Étape4. Dans l'étape2 de la fenêtre Résumé du travail :
Tout d'abord, choisissez les emails que vous souhaitez résumer.
Ensuite, choisissez le style de résumé et la langue.
Étape5. Commencer le résumé
Cliquez sur le Commencer le résumé bouton 
, et l'IA résumera les emails listés.
Si vous n'êtes pas satisfait du résumé actuel, vous pouvez cliquer sur le bouton Résumer à nouveau pour une version révisée.
Alternativement, vous pouvez apporter des modifications au premier résumé en ajoutant ou supprimant du contenu, puis cliquer sur Résumer à nouveau pour générer une version améliorée basée sur vos modifications. Vous pouvez continuer à ajuster jusqu'à obtenir le résumé souhaité.
Étape6. Utiliser le résumé
Cliquez sur Copier bouton
pour copier le résumé dans le presse-papiers, puis collez-le où vous le souhaitez.Cliquez sur Exporter et spécifiez pour exporter le résumé actuel vers un dossier sous forme de fichier texte ou fichier pdf.
Cliquez sur le Nouveau email bouton
, et une nouvelle fenêtre de message s'ouvrira avec le résumé pré-rempli dans le corps. Vous devez simplement modifier l'expéditeur, les destinataires et le sujet, puis cliquez sur Envoyer pour envoyer l'email résumé.
pour copier le résumé dans le presse-papiers, puis collez-le où vous le souhaitez.
, et une nouvelle fenêtre de message s'ouvrira avec le résumé pré-rempli dans le corps. Vous devez simplement modifier l'expéditeur, les destinataires et le sujet, puis cliquez sur Envoyer pour envoyer l'email résumé.
Cliquez sur le bouton Retour pour réinitialiser les options à l'étape précédente.
Si c'est votre première utilisation des fonctionnalités AI, vous devrez configurer la configuration de l'IA avant d'appliquer la fonction Résumé.
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