Organiser le groupe de documents - Gestion des documents à l'aide de groupes dans Word

Kutools for Word's Organiser le groupe de documents fonctionne comme notre gestionnaire de documents qui peut nous aider efficacement et confortablement à gérer tous les documents qui ont été regroupés dans Document Group. Avec le Organiser le groupe de documents outil, nous pouvons facilement créer de nouveaux groupes de documents, glisser-déposer pour déplacer des documents entre différents groupes, renommer des documents et des groupes de documents, etc.

Lister tous les groupes de documents dans l'arborescence

Créez facilement de nouveaux groupes de documents

Déplacer des documents entre différents groupes

Renommer les groupes de documents et les documents

Supprimer des groupes de documents et des documents

Nettoyer les erreurs dans les groupes de documents

Cliquez Kutools > Favoris > Organiser le groupe de documents. Voir la capture d'écran:

Lister tous les groupes de documents dans l'arborescence

1. Si vous souhaitez organiser les documents que vous avez ajoutés au groupe, cliquez sur Kutools > Favoris > Organiser le groupe de documents pour activer l'utilitaire.

2. Vous verrez tous les groupes de documents et documents qui ont été regroupés avec Favoris sont répertoriés dans le Organiser le groupe de documents boite de dialogue. Voir la capture d'écran:

Notes. Pour sélectionner n'importe quel document dans la liste, vous pouvez voir que le chemin d'enregistrement de ce document est affiché dans le volet sous la zone de liste.

Créez facilement de nouveaux groupes de documents

1. Cliquez sur l' Nouveauté sur le côté droit de la boîte de dialogue pour créer un nouveau groupe. Voir la capture d'écran.

2. Après avoir cliqué sur le Nouveauté bouton, il affichera une boîte de dialogue comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous. Veuillez attribuer un nom à ce nouveau groupe, puis cliquez sur OK bouton. Le nouveau groupe de documents créé sera également répertorié dans l'arborescence.

Déplacer des documents entre différents groupes

Si vous souhaitez déplacer un document d'un groupe vers un autre groupe de documents, vous pouvez le faire comme suit.

1. Sélectionnez un document que vous souhaitez déplacer vers un autre groupe de documents, puis cliquez sur Move bouton dans la boîte de dialogue. Voir la capture d'écran:

2. Ensuite, il affichera un Sélectionnez un groupe de documents dialogue. Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez déplacer ce document vers n'importe quel groupe de documents existant en sélectionnant le groupe puis en cliquant sur OK. Ou passez à un nouveau groupe en cliquant sur le Nouveauté bouton. Vous pouvez également faire glisser et déposer le document pour vous déplacer entre différents groupes de documents dans Organiser le groupe de documents liste.

Renommer les groupes de documents et les documents

Avec cet utilitaire, vous pouvez renommer à la fois les groupes de documents et les documents.

1. Sélectionnez un groupe de documents ou un document que vous souhaitez renommer, puis cliquez sur renommer , le nom du groupe de documents ou du document deviendra modifiable dans l'arborescence, puis entrez le nouveau nom.

Notes: ce renommer ne changera que le nom indiqué d'un document dans le groupe, ni le nom du document. Par exemple, si vous avez un document nommé "Fichier.doc"Qui avait été ajouté à un groupe et qui a été renommé"FICHIER2.doc"En utilisant le renommer fonctionnalité dans le Organiser le groupe de documents. Après le changement de nom du document, lorsque vous accédez au dossier de fichiers de ce document, vous découvrirez que le nom du document est toujours "FICHIER2.doc». Alors le renommer fonctionnalité dans le Organiser le groupe de documents ne modifie que le nom du document à indiquer dans le groupe.

Supprimer des groupes de documents et des documents

Si vous souhaitez supprimer des groupes de documents ou un document d'un groupe, vous pouvez simplement sélectionner le groupe de documents ou le document que vous souhaitez supprimer dans l'arborescence, puis cliquer sur Supprimer dans la boîte de dialogue. Voir la capture d'écran:

Remarque: le Supprimer fonction de supprimer uniquement le document d'un groupe, les documents existent toujours sur votre ordinateur

Nettoyer les erreurs lors des groupes de documents

Parfois, cela peut provoquer des erreurs dans le Favoris regrouper en fonction des raisons suivantes:

Le document est déjà resté dans un groupe et vous avez changé le chemin d'enregistrement de ce document (il a été déplacé vers un autre dossier de fichiers, a été renommé dans le dossier ou a été supprimé du PC).

1. Par exemple, après avoir ajouté un document à un groupe de documents, lorsque vous déplacez ce document vers un autre dossier de votre ordinateur, le document dans le Favoris le groupe affichera un lien cassé. Voir la capture d'écran:

2. Désormais, vous ne pouvez pas ouvrir ce document directement à partir du groupe. Vous devez aller au Organiser le groupe de documents boîte de dialogue, puis cliquez sur le Nettoyer les erreurs bouton pour nettoyer l'erreur des groupes de documents

3. Après avoir cliqué Erreur de nettoyage, vous verrez le résultat comme le montrent les captures d'écran ci-dessous: