Optimiser la gestion des tâches : supprimer ou ajouter des catégories aux Supprimer les tâches en double

Grâce à la fonctionnalité Kutools pour Outlook « Supprimer les tâches en double », vous pouvez facilement et rapidement éliminer toutes les tâches en double d’un seul dossier ou de plusieurs dossiers simultanément dans Outlook, tout en conservant une seule occurrence. Voici comment procéder :

1. Appliquez cet utilitaire en cliquant sur KUTOOLS PLUS > Supprimer les tâches en double. Voir la capture d’écran :

2. Dans l’assistant Supprimer les tâches en double – Étape 1 (sur 5), cochez les comptes de messagerie depuis lesquels vous souhaitez supprimer les tâches en double, puis cliquez sur le bouton Suivant : Sélectionner le dossier de tâches.

Conseils : si le chargement de votre compte de messagerie est lent, cliquez sur le bouton Ignorer la boîte aux lettres en cours de chargement pour passer outre les tâches liées à ce compte.

3. Dans la fenêtre Supprimer les tâches en double – Étape 2 (sur 5), cochez les dossiers de tâches depuis lesquels vous souhaitez supprimer les doublons, puis cliquez sur le bouton Suivant : Sélectionner les champs de tâches en double.

Remarque :

1). À cette étape, vous pouvez cliquer droit sur le nom du dossier pour afficher le menu contextuel et cocher ou décocher tous les dossiers en un instant.

2). Les dossiers sélectionnés apparaissent dans ce volet, et les tâches situées dans le dossier supérieur seront prioritaires pour être conservées. Vous pouvez réorganiser l’ordre des dossiers ou les supprimer de la liste en les sélectionnant, puis en cliquant sur les boutons situés à droite.

3). Si vous avez déjà utilisé cet utilitaire et défini des conditions de filtrage auparavant, cliquez directement sur le bouton Démarrer le filtrage pour supprimer les tâches en double selon vos critères.

4. Vous accédez maintenant à l’assistant Supprimer les tâches en double – Étape 3 (sur 5). Cochez les critères selon lesquels vous souhaitez filtrer les tâches en double, puis cliquez sur le bouton Suivant : Sélectionner les champs à afficher dans les résultats.

Conseil : si vous souhaitez comparer les tâches en double entre les dossiers sélectionnés, cochez la case Rechercher les tâches en double dans tous les dossiers ; sinon, les tâches en double seront comparées séparément dans leurs propres dossiers de tâches.

5. Dans l’assistant Supprimer les tâches en double – Étape 4 (sur 5), cochez les champs que vous souhaitez afficher dans les résultats, puis cliquez sur le bouton Démarrer le filtrage pour lancer la suppression des tâches en double.

Remarques :

1). Pour afficher les champs personnalisés, cochez l’option Personnalisé, puis cliquez sur le bouton Défini par l’utilisateur pour sélectionner les champs dans la boîte de dialogue Tâches en double - Affichage personnalisé des résultats.

2). Cochez l’option Conditions de jugement sélectionnées pour afficher, dans les résultats, les critères de jugement que vous avez spécifiés à l’étape précédente.

6. Dans l’assistant Supprimer les tâches en double – Étape 5 (sur 5), une boîte de dialogue s’affiche ; cliquez sur le bouton OK.

7. Toutes les tâches en double sont désormais affichées dans l’assistant Supprimer les tâches en double – Étape 5 (sur 5) ; vous pouvez sélectionner une tâche pour consulter ses informations dans la section Aperçu des informations de tâche située dans le volet de droite.

8. Pour exécuter l’opération « Supprimer les tâches en double », procédez comme suit :

1) Traitez un groupe de doublons individuellement. Pour ce faire, cliquez droit sur le nom du groupe, puis sélectionnez l’option souhaitée dans le menu contextuel.

2) Traiter une tâche individuellement : pour ce faire, cliquez droit sur la tâche et sélectionnez l’option souhaitée dans le menu contextuel.

3) Exécuter en lot toutes les suppressions de tâches en double. Si vous souhaitez appliquer l’opération à toutes les tâches en double filtrées, rendez-vous dans la liste déroulante de Méthode de traitement des tâches en double, choisissez l’option souhaitée, puis cliquez avec le bouton droit pour exécuter l’opération.

Une fois l’opération terminée, une boîte de dialogue s’affiche pour confirmer sa réussite ; cliquez sur OK ou Fermer pour quitter les fenêtres.

Remarque : Si vous souhaitez simplement catégoriser les tâches en double au lieu de les supprimer, choisissez l’option Ajouter une catégorie dans le menu contextuel ou dans la liste déroulante de Méthode de traitement des tâches en double. Ensuite, dans la boîte de dialogue Catégorie de couleur, sélectionnez la catégorie souhaitée ou créez une nouvelle catégorie selon vos besoins, puis cliquez sur OK. Les tâches en double seront alors catégorisées en conséquence. Attention : la fonction Ajouter une catégorie appliquera la couleur de la catégorie à tous les éléments cochés (tous les doublons, y compris le premier, sont sélectionnés).

Démo : supprimer les Supprimer les tâches en double dans Outlook