Élevez les documents Word : Affinez le contenu tout en préservant le format avec Kutools AI

Dans le monde numérique rapide d’aujourd’hui, s'assurer que vos documents Word sont bien polis et présentés de manière professionnelle est crucial, mais souvent chronophage. Avec la fonction Keep Format Polish de Kutools AI, vous pouvez élever vos documents en affinant le contenu tout en préservant facilement la mise en forme originale. Cet article explore pourquoi la fonction Keep Format Polish est révolutionnaire, comment l'activer et comment maîtriser ses fonctionnalités pour améliorer vos flux de travail documentaires.

Pourquoi utiliser Keep Format Polish ?

• 🔍 Comparaison claire entre le contenu original et poli
  
  Fournit une comparaison claire entre les textes originaux et polis, vous permettant de voir les modifications apportées pendant le processus de polissage !
• 🛠️ Barre d'outils pratique pour des actions rapides
  
  La barre d'outils fournie vous permet de remplacer ou insérer rapidement des résultats polis dans le texte original et de repolir rapidement tout contenu qui ne répond pas à vos attentes !
• 📐 Préservation du formatage
  
  Contrairement à d'autres outils de polissage qui pourraient perturber la mise en page de votre document, la fonction Super Polish garantit que tout votre formatage reste intact. Que ce soit des titres en gras, des citations en italique ou des points clés soulignés, l'intégrité de votre design original est préservée.
• 🎨 Options multiples de style d'écriture
  Cette fonctionnalité n'est pas un modèle unique ; elle offre une variété de styles d'écriture parmi lesquels choisir. Que vous ayez besoin d'un ton formel pour des documents professionnels ou d'un style plus décontracté pour des blogs ou des articles, vous pouvez sélectionner l'option qui correspond le mieux à vos besoins.
• 🎯 Polyvalence d'application
  Avec la possibilité de cibler des zones spécifiques de votre document - qu'il s'agisse d'un texte sélectionné, du paragraphe actuel, de la page entière ou du document entier - cette fonctionnalité offre une flexibilité sans précédent. Ce raffinement sélectif vous permet de concentrer vos efforts précisément là où ils sont nécessaires, améliorant ainsi la productivité globale.
• 🖱️ Interface conviviale
  La fonction Keep Format Polish dispose d'une interface claire et simple, la rendant accessible même pour ceux qui ne sont pas experts en technologie. En quelques clics, vous pouvez transformer votre document, gagnant ainsi du temps et des efforts.
• ✨ Amélioration de la qualité du contenu
  En affinant et polissant le contenu de votre document, cette fonction aide à améliorer la lisibilité et l'impact. Les algorithmes avancés utilisés peuvent rehausser le langage et la structure de votre texte, garantissant que votre produit final soit à la fois impressionnant et efficace.
• ⏱️ Efficacité et rapidité
  Idéal pour les professionnels occupés, cet outil réduit considérablement le temps passé sur l'édition manuelle. Vous pouvez obtenir un document poli et professionnel en une fraction du temps habituellement nécessaire.

Activation de Keep Format Polish avec une clé API OpenAI

Pour commencer à améliorer vos documents avec Kutools AI, l'activation de la fonction Keep Format Polish nécessite une clé API OpenAI.

1. Allez dans l'onglet Kutools et sélectionnez le bouton Keep Format Polish .
   Astuce : Vous pouvez également activer cette fonctionnalité sous l'onglet KUTOOLS AI.
   
2. Après une brève introduction à cette fonctionnalité, vous accéderez à la boîte de dialogue Paramètres IA :
   1. Dans la section Fournisseur IA, sélectionnez KutoolsAI, OpenAI, GoogleAI, DeepSeek ou OtherAI (Autres modèles Cloud) selon vos besoins.
   2. Copiez et collez votre clé API dans la zone de texte Clé API .
      Conseils :

      • Pour obtenir la clé API ChatGPT, rendez-vous sur ce lien : https://platform.openai.com/api-keys;
      • Pour obtenir la clé API GoogleAI, rendez-vous sur ce lien : https://aistudio.google.com/app/apikey.
   3. Choisissez le modèle IA que vous souhaitez utiliser dans la liste déroulante Modèle.
   4. Cliquez sur Enregistrer pour terminer les paramètres.
      

Maîtriser la fonction Keep Format Polish

Tirer pleinement parti de la fonction Keep Format Polish peut transformer la façon dont vous gérez l'édition de documents. Que vous souhaitiez améliorer un seul paragraphe ou un document entier, l'outil propose diverses options de personnalisation pour répondre à vos besoins. Cette section montrera comment maîtriser cette fonction afin de rationaliser votre processus d'édition, économisant du temps tout en améliorant la qualité de vos documents.

1. Sélectionnez Kutools > Keep Format Polish pour activer cette fonction.
2. Dans la boîte de dialogue Keep Format Polish , vous devez configurer comme suit.
   1. Choisissez votre style d'écriture souhaité dans la liste déroulante Style d'écriture.
   2. Sélectionnez une option dont vous avez besoin dans la section Quel contenu devez-vous polir.
   3. Cliquez sur OK pour commencer à polir le contenu.
      
      Notes :

      • Contenu sélectionné dans le document : Après avoir choisi cette option, sélectionnez manuellement le contenu que vous souhaitez polir.
      • Contenu du paragraphe actuel : Polisse automatiquement le paragraphe où se trouve votre curseur.
      • Contenu de la page actuelle : Polisse automatiquement le contenu de la page où se trouve votre curseur.
      • Contenu du document entier : Polisse l'ensemble du document.
       Astuce: Si vous avez des exigences supplémentaires pour polir le contenu, cliquez simplement sur le bouton Plus pour personnaliser vos préférences.
      
3. Après le polissage du contenu, un nouveau document est généré et affiché côte à côte avec le document original, comme le montre la capture d'écran ci-dessous. Dans cette vue, vous pouvez facilement comparer les versions originales et polies ligne par ligne.
   
4. Lorsque vous cliquez sur un paragraphe dans le document poli, son paragraphe correspondant dans le document original sera automatiquement mis en surbrillance. La barre d'outils contextuelle fournit des options telles que Remplacer, Insérer en dessous, changer de Style, Repolir et marquer comme Terminé, facilitant la revue et l'application des modifications.
   
   Cette barre d'outils vous permet de :
   • Remplacer : Remplacez le paragraphe original par le contenu poli. Mettez en surbrillance le paragraphe et cliquez sur le bouton.
   • Insérer en dessous : Insérez le contenu poli sous le paragraphe original. Mettez en surbrillance le paragraphe et cliquez sur le bouton.
   • Repolir avec un style d'écriture différent : Repolissez le paragraphe en utilisant un style d'écriture différent sélectionné dans la liste déroulante Style. Après avoir sélectionné un nouveau style d'écriture, cliquez sur le bouton Repolir.
   • Terminé : Fermez la barre d'outils.
   • Épingler : La barre d'outils se déplace avec la sélection par défaut. Pour l'épingler à un emplacement spécifique, déplacez la barre d'outils là-bas et cliquez sur le bouton Épingler.
   • Paramètre: Dans la fenêtre Paramètres , vous pouvez choisir d'afficher le texte original, le texte poli ou les deux dans la barre d'outils.
     
5. Lorsque vous avez fini de polir, fermez le nouveau document généré ou enregistrez-le sous forme de copie, selon vos besoins.

La fonction Keep Format Polish de Kutools AI se distingue comme un outil essentiel pour quiconque souhaite élever ses documents Word. En conservant votre formatage original et en améliorant la qualité de votre texte, elle offre une intégration transparente de l'efficacité alimentée par l'IA dans vos tâches régulières de gestion de documents. Adoptez cette fonctionnalité pour rendre vos documents non seulement professionnels en apparence, mais aussi clairs et efficaces en termes de communication.