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IA pour Microsoft Word : réécrire, composer et résumer

Auteur : Amanda Li Dernière modification: 2024-04-19

Kutools AI Assistant est un outil de pointe conçu pour transformer la façon dont les utilisateurs écrivent et modifient dans Microsoft Word. Des rapports et e-mails aux manuscrits, il propose des capacités de réécriture pour correspondre à votre style préféré. De plus, cet assistant basé sur l'IA excelle dans la création de contenu directement à partir de vos invites ou de vos mots-clés, en saisissant sans effort vos besoins pour produire un contenu qui correspond parfaitement à vos objectifs.

De plus, Kutools AI Assistant dispose d'un puissant fonction de résumé, capable de condenser de longs documents en informations essentielles. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais augmente également la productivité en se concentrant sur les informations clés.

Au-delà de la réécriture, de la composition et du résumé, Kutools AI Assistant améliore également les documents Word grâce à ses capacités interactives, répondre aux questions et fournir des éclaircissements en fonction du contenu du document. Ce didacticiel vous montrera comment ces fonctionnalités peuvent rendre votre processus d'écriture plus efficace, créatif et intelligent.


Pourquoi utiliser Kutools AI Assistant au lieu de ChatGPT ou d'autres outils d'IA ?

  1. 💼 Intégration avec Microsoft Word: Kutools AI Assistant est conçu spécifiquement pour Microsoft Word, offrant une intégration transparente qui permet aux utilisateurs d'utiliser les capacités d'IA directement dans leur flux de travail d'édition de documents. Cette intégration offre commodité et efficacité, éliminant le besoin de basculer entre des applications ou des plates-formes distinctes pour accéder à l'assistance à l'écriture basée sur l'IA.
  2. ➡️ Insertion directe du contenu généré: Avec Kutools AI Assistant, les utilisateurs peuvent directement insérer du contenu généré par l'IA dans leurs documents Word en quelques clics. Cette fonctionnalité rationalise le processus d'incorporation de nouveau texte, économisant ainsi du temps et des efforts par rapport au copier-coller de contenu à partir d'une interface ChatGPT externe.
  3. Fonctionnalités sur mesure pour l'édition de documents: Kutools AI Assistant offre des fonctionnalités spécialement conçues pour les tâches que les utilisateurs de Word rencontrent fréquemment, telles que peaufiner le texte pour plus de clarté et de professionnalisme, générer du contenu adapté à des besoins spécifiques et résumer des documents longs. Ces fonctionnalités sont optimisées pour la création et l'édition de documents, garantissant ainsi aux utilisateurs les bons outils pour diverses tâches d'écriture.
  4. 💬 Assistance interactive: Kutools AI Assistant enrichit vos documents Word avec des fonctionnalités interactives, capables de résumer du texte, de répondre aux requêtes et de proposer des clarifications directement à partir de votre contenu.
  5. 🇧🇷 Interface conviviale: L'interface de Kutools AI Assistant est ingénieusement structurée avec trois onglets distincts. Ce principe de conception donne la priorité à l'accessibilité, permettant aux utilisateurs d'identifier et d'appliquer sans effort la fonctionnalité spécifique dont ils ont besoin à tout moment, facilitant ainsi une expérience d'écriture plus fluide et plus productive sans complexité inutile.
  6. (I.e. Activation facile: L'activation de Kutools AI Assistant avec une clé API OpenAI est un processus simple qui libère tout le potentiel de l'outil dans Word.

Localisation de Kutools AI Assistant dans Microsoft Word

On Kutools onglet, cliquez sur Assistant d'IA. Vous verrez le Assistant IA Kutools Le volet apparaît sur le côté droit de l’interface de Microsoft Word.


Activation de Kutools AI Assistant avec la clé API OpenAI

Pour libérer tout le potentiel de Assistant IA Kutools dans Microsoft Word, vous devrez l'activer à l'aide de votre clé API OpenAI :

  1. Sélectionnez l'icône d'engrenage dans le Assistant IA Kutools vitre.
  2. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, saisissez votre Clé API OpenAI. Conseil: Si vous ne possédez pas de clé, référez-vous à l'article d'aide (Comment créer une clé API OpenAI) trouvé en bas à gauche de cette boîte de dialogue.
  3. Choisissez le Modèle IA vous souhaitez utiliser avec Assistant IA Kutools.
  4. Cliquez OK pour finaliser le processus d'activation.

Remarque: Après l'activation, vos paramètres sont stockés en toute sécurité, garantissant un accès transparent à AI Assistant dans tous les projets ultérieurs, même après le redémarrage de Word.


Utilisation de l'assistant IA Kutools

Dans cette section, nous approfondissons l'application pratique de Kutools AI Assistant. Que vous souhaitiez améliorer la clarté de votre écriture, générer du contenu, condenser des informations détaillées dans des résumés concis ou rechercher des réponses dans votre document, ce guide vous guidera à travers chaque étape.


Réécriture et peaufinage du contenu pour plus de clarté et de professionnalisme

Découvrez comment le Récrire caractéristique de Assistant IA Kutools peut transformer vos documents. Qu'il s'agisse d'affiner des brouillons ou de finaliser des présentations, cet outil garantit que votre contenu est concis, attrayant et sans erreur. Faisons briller votre écriture en quelques clics.

  1. Dans le Assistant IA Kutools volet, sélectionnez le Récrire languette.
  2. Sélectionnez le texte que vous souhaitez que Kutools AI Assistant reformule.
  3. Choisissez le style d'écriture souhaité parmi Style d'écriture liste déroulante (qui propose 8 styles d'écriture).
  4. Cliquez sur le Envoyer bouton pour lancer le processus de reformulation.
  5. Cliquez sur insérer remplacer le texte original sélectionné par la version reformulée produite dans le Générer boîte. Alternativement, vous pouvez sélectionner Copier pour copier le texte affiné et le coller où vous le souhaitez.

Conseils:
  • Si le contenu reformulé ne répond pas à vos attentes, appuyez simplement sur Envoyer une fois de plus pour réappliquer le processus de reformulation au texte choisi.
  • Naviguez dans vos textes réécrits à l'aide des Précédent et Next boutons pour une comparaison facile.
  • Accédez à un historique complet de vos reformulations en cliquant sur l'icône Histoire bouton, vous permettant de revisiter et de sélectionner parmi les itérations passées.

Scénarios d'application des styles d'écriture

  • Style formel: Convient aux lettres commerciales formelles, aux rapports et aux documents académiques. Il met l’accent sur l’exactitude et le professionnalisme, en utilisant un langage et une structure formels.
  • Style décontracté: convient aux articles de blog, aux publications sur les réseaux sociaux et aux e-mails informels. Ce style utilise un langage simple et direct et de l’humour pour créer une expérience de lecture détendue et agréable.
  • Style descriptif: Convient aux articles descriptifs, aux carnets de voyage et à la fiction. Il se concentre sur les détails et le langage visuel, aidant les lecteurs à mieux imaginer et expérimenter les sujets décrits.
  • Style convaincant: convient au contenu marketing, aux articles d’opinion et aux discours. Ce style vise à convaincre le lecteur, en utilisant des arguments forts et un langage influent.
  • Style narratif: Convient aux histoires, aux articles narratifs et au partage d'expériences personnelles. Ce style se concentre sur la narration d’une histoire cohérente, en utilisant des descriptions vivantes et le développement de l’intrigue.
  • Style technique: Convient aux articles techniques, aux manuels d'utilisation et aux rapports professionnels. Ce style met l'accent sur l'exactitude et la clarté, en utilisant des termes techniques et des explications détaillées.
  • Style académique: Convient aux articles universitaires, aux rapports de recherche et aux publications scientifiques. Il met l’accent sur des données précises, une analyse rigoureuse et des normes académiques.
  • Style créatif: Convient à la fiction, à la poésie et à l'écriture créative. Ce style encourage l’expression unique et l’utilisation innovante du langage, en mettant l’accent sur le style personnel et la pensée créative.

Générer du contenu sur mesure pour répondre à vos besoins

Découvrez comment générer du contenu parfaitement adapté à vos besoins avec Assistant IA Kutools's Composer fonctionnalité. Cette section vous guide dans la création de contenu personnalisé, correspondant à vos préférences spécifiques en matière de sujet, de ton et de style. Idéal pour surmonter le blocage de l'écrivain ou améliorer votre flux de travail de création de contenu, nous vous montrerons comment utiliser efficacement cette fonctionnalité pour un contenu qui correspond à vos objectifs.

  1. Dans le Assistant IA Kutools volet, sélectionnez le Composer languette.
  2. Dans le fourni Prompt zone de texte, décrivez le contenu que vous souhaitez créer.
    Conseil: Soyez aussi précis que possible sur le sujet, le ton, le style et tous les points clés que vous souhaitez inclure. Plus votre description est détaillée, plus le contenu généré sera adapté à vos besoins.
  3. Cliquez sur le Générer bouton pour laisser Kutools AI Assistant créer du contenu en fonction de vos instructions détaillées.
  4. Cliquez sur insérer pour ajouter rapidement le contenu généré par l'IA à partir du Contenu généré dans votre document à l'emplacement du curseur. Alternativement, choisissez Copier si vous souhaitez coller manuellement le contenu ailleurs dans votre document ou dans une autre application.

Conseils:
  • Alternative à l'étape 2: Vous pouvez sélectionner un type d'invite pour remplir automatiquement le Prompt boîte avec une ligne directrice structurée, ou tapez manuellement un type d'invite spécifique comme "accord de confidentialité"Dans le Veuillez sélectionner ou saisir un type d'invite zone de texte et appuyez sur le Générer un exemple d'invite pour recevoir une suggestion d'invite personnalisée.
    Vous êtes libre de modifier l'invite dans le Prompt pour affiner votre demande. Vous pouvez cliquer sur le icône pour supprimer tous les types d’invites indésirables de la liste déroulante.

  • Si la génération initiale de contenu ne correspond pas à vos attentes, appuyez sur Générer encore une fois pour produire du nouveau contenu.
  • Utiliser Précédent et Next boutons pour naviguer en douceur à travers les différentes itérations du contenu généré, facilitant ainsi des comparaisons simples.
  • En cliquant sur le Histoire bouton, vous avez accès à un journal détaillé de vos tentatives de génération de contenu, ce qui facilite la révision et le choix parmi les sorties précédentes.

Stratégies pour de meilleurs résultats :

  • Expérimentez avec les descriptions: Le résultat de l'IA dépend fortement de la manière dont vous décrivez vos besoins en contenu. Expérimenter différentes descriptions peut vous aider à découvrir le moyen le plus efficace de communiquer vos besoins à l'IA.
  • Tirez parti de la fonctionnalité de réécriture: Si le contenu généré est presque parfait mais nécessite des ajustements mineurs, envisagez d'utiliser le Récrire fonctionnalité pour l’affiner davantage sans repartir de zéro.

Résumer des documents et répondre efficacement aux questions

Dans le monde en évolution rapide dans lequel nous évoluons, avoir la capacité de comprendre rapidement l’essence de longs documents et d’obtenir des réponses à des questions spécifiques est inestimable. Assistant IA Kutools Présente le Résumer fonctionnalité conçue pour rationaliser ces tâches, facilitant plus que jamais la digestion d'informations détaillées et l'extraction d'informations sans avoir besoin de parcourir manuellement chaque détail. Voici comment profiter de cette fonctionnalité :

Dans le Assistant IA Kutools volet, sélectionnez le Résumer languette. Ici, vous avez la possibilité de créer un résumé concis de votre texte ou de demander des informations spécifiques basées sur votre document :

  • Options pour résumer le texte :
    • Pour résumer une partie du texte, sélectionnez simplement le passage souhaité et appuyez sur la touche Envoyer bouton situé à côté de l'option intitulée "Résumer le contenu sélectionné".
    • Pour un résumé complet de l’ensemble du document, utilisez le Envoyer bouton adjacent au "Résumer l'ensemble du document"option.
  • Poser des questions sur votre document :
    Entrez votre question spécifique dans la zone de saisie, puis appuyez sur le bouton Envoyer bouton. Kutools AI Assistant fournira rapidement des réponses basées sur le contenu de votre document.

Problèmes courants et comment les résoudre

Cette section est dédiée à faire la lumière sur les problèmes courants que les utilisateurs peuvent rencontrer lors de l'utilisation de Kutools AI Assistant et à fournir des solutions simples pour les surmonter.

AI Assistant ne s'affiche pas dans l'onglet Kutools

Assurez-vous que Kutools for Word est correctement installé sur votre ordinateur et que vous utilisez la version 12.0 ou ultérieure. Si vous n'utilisez pas la bonne version, pensez à mettre à jour pour accéder à la fonctionnalité AI Assistant. Pour la dernière version de Kutools pour Word, cliquez ici pour télécharger et installer.

Coincé sur « Traitement en cours, veuillez patienter… »
  • Vérification de la connexion Internet: assurez-vous que votre appareil est connecté à Internet. Kutools AI Assistant nécessite une connexion Internet active pour accéder aux services d'OpenAI.
  • Configuration des paramètres IA: Une autre cause potentielle de ce problème pourrait être des paramètres AI mal configurés. Pour résoudre ce problème, assurez-vous d'avoir correctement configurez vos paramètres IA en saisissant une clé API OpenAI valide.
Kutools AI Assistant ne fonctionne pas comme prévu
  • Sélectionnez un autre modèle d'IA : Revisitez les paramètres d'IA pour vous assurer que le modèle d'IA sélectionné correspond à vos besoins. Différents modèles sont conçus pour produire des résultats très différents.
  • Expérimenter avec la saisie: Parfois, l’IA fonctionne mieux avec plus de contexte ou des entrées structurées différemment. Expérimentez avec la longueur et le détail de vos entrées.

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