Comment utiliser les données et les images d'Excel dans un publipostage Word

Si vous avez une liste d’informations sur des étudiants contenant les noms, âges, cours, collèges et chemins de photos dans une feuille de calcul Excel, et que vous souhaitez créer une carte d’admission à l’examen pour chaque étudiant dans Word comme le montre la capture d’écran suivante. Pour créer ce type de carte rapidement et facilement, la fonctionnalité de publipostage dans Word peut vous aider.

Utiliser des données et des images Excel dans un publipostage Word

• Étape 1 : Préparez la liste de données dans Excel
• Étape 2 : Préparez le document Word
• Étape 3 : Établissez la relation entre le fichier Excel et le document Word

Utiliser des données et des images Excel dans un publipostage Word

Appliquez la fonctionnalité de publipostage pour créer la carte avec une image en suivant les étapes ci-dessous une par une :

Étape 1 : Préparez la liste de données dans Excel

1. Saisissez les informations dont vous avez besoin dans la feuille de calcul et entrez le chemin du fichier image comme le montre la capture d'écran ci-dessous :

2. Ensuite, vous devez modifier l'adresse de l'image en ajoutant une autre barre oblique après chaque barre oblique dans l'adresse, voir capture d'écran :

3. Après avoir saisi les données, enregistrez et fermez le fichier Excel.

Étape 2 : Préparez le document Word

4. Vous pouvez préparer et concevoir le format de la carte dans un document Word comme le montre la capture d'écran ci-dessous selon vos besoins :

Étape 3 : Établissez la relation entre le fichier Excel et le document Word

5. Après avoir complété le format des informations dans le fichier Word, cliquez sur "Mails" > "Sélectionner les destinataires" > "Utiliser une liste existante", voir capture d'écran :

6. Ensuite, dans la fenêtre contextuelle "Sélectionner la source de données", sélectionnez le fichier Excel que vous avez créé, puis cliquez sur le bouton "Ouvrir", voir capture d'écran :

7. Dans la boîte de dialogue "Sélectionner la table" qui suit, sélectionnez la feuille de calcul contenant les informations des étudiants que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur "OK", voir capture d'écran :

8. Ensuite, placez le curseur à côté du Nom, et cliquez sur "Mails" > "Insérer un champ de fusion" > "Nom", et le champ "Nom" sera inséré dans le document Word comme le montre la capture d'écran ci-dessous :

9. Ensuite, vous devez répéter l'étape ci-dessus pour insérer d'autres champs correspondants pour Âge, Cours et Collège afin d'obtenir les résultats suivants :

10. Après avoir inséré les champs de données, ensuite, vous devez insérer le champ image. Maintenant, placez le curseur à l'emplacement où vous souhaitez afficher l'image, puis cliquez sur "Insérer" > "Éléments rapides" > "Champ", voir capture d'écran :

11. Dans la boîte de dialogue contextuelle "Champ", choisissez "IncludePicture" depuis le volet des noms de "Champ" à gauche, puis, dans la zone de texte des propriétés du "Champ", entrez n'importe quoi, par exemple Image, puis cliquez sur le bouton "OK" pour enregistrer les paramètres. Voir capture d'écran :

12. Maintenant, l'image est insérée dans le document, mais vous ne pouvez pas encore la voir.

13. Ensuite, cliquez sur l'image et appuyez sur "Alt" + "F9" pour basculer vers le code de champ comme le montre la capture d'écran ci-dessous :

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14. Sélectionnez le mot Image dans le code d'image mis en surbrillance, puis cliquez sur "Mails" > "Insérer un champ de fusion" > "Photo", voir capture d'écran :

15. Après avoir cliqué sur le champ "Photo", le code sera converti comme le montre la capture d'écran ci-dessous :

16. Maintenant, appuyez à nouveau sur "Alt" + "F9", mais l'image n'est toujours pas visible.

17. Continuez en cliquant sur l'onglet Mails, puis cliquez sur "Terminer & Fusionner" > "Modifier les documents individuels", voir capture d'écran :

18. Dans la boîte de dialogue contextuelle "Fusionner vers un nouveau document", choisissez "Tout" depuis "Enregistrements de fusion", puis cliquez sur le bouton "OK".

19. Un nouveau document s'ouvre avec toutes les informations des données, mais les images peuvent encore ne pas être visibles, voir capture d'écran :

20. Pour rendre les images visibles, appuyez sur "Ctrl" + "A" pour sélectionner tout le contenu du fichier Word, puis appuyez sur la touche "F9", dans la boîte de dialogue contextuelle "Microsoft Word Avis de sécurité", cliquez sur le bouton "Oui", voir capture d'écran :

21. Après avoir cliqué sur "Oui", vous pouvez voir que le fichier Word est rempli avec l'image fusionnée et les informations de données stockées dans la feuille de calcul Excel comme le montre la capture d'écran ci-dessous :

Ensuite, vous pouvez imprimer et enregistrer le fichier selon vos besoins.

Démo : Fusionner des données et des images d'Excel vers Word