Comment définir les autorisations permettant de consulter les informations de disponibilité dans Outlook ?

Pour un compte Exchange dans Microsoft Outlook, il est possible de partager ses informations de calendrier « Disponibilité » avec d‹autres utilisateurs. Ainsi, ces derniers peuvent facilement identifier un créneau horaire adéquat pour organiser une réunion. Nous allons ici expliquer en détail comment définir les autorisations afin de permettre à d›autres utilisateurs de consulter vos informations « Disponibilité » dans Microsoft Outlook.

Définir les autorisations pour consulter les informations de disponibilité dans Outlook 2010 et 2013

Définir les autorisations pour consulter les informations de disponibilité dans Outlook 2007

Remarque : l’autorisation de consultation des informations « Disponibilité » partage une partie de vos données Outlook avec d’autres utilisateurs et nécessite que votre compte de messagerie soit hébergé sur Exchange.

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Définir les autorisations pour consulter les informations de disponibilité dans Outlook 2010 et 2013

Cette méthode vous explique comment définir ou modifier facilement le niveau d’autorisation accordé à d’autres utilisateurs pour consulter vos informations de « Disponibilité » dans Microsoft Outlook 2010 et 2013.

Étape 1 : Basculez vers la vue « Calendrier » et sélectionnez, sous « Mes calendriers », celui dont vous souhaitez partager les informations de « Disponibilité ».

Étape 2 : Dans le groupe « Partager » de l’onglet « Accueil », cliquez sur le bouton « Autorisations du calendrier ».

Étape 3 : La boîte de dialogue « Propriétés du calendrier » s’ouvre. Accédez à la section « Autorisations » et sélectionnez le niveau d’autorisation en lecture qui correspond à vos besoins.

Quatre niveaux d’autorisation permettent à d’autres utilisateurs de consulter les informations « Disponibilité » du calendrier sélectionné : « Aucun », « Heures de disponibilité uniquement », « Heures de disponibilité, objet et lieu », et « Détails complets ». Voir la capture d’écran suivante :

Étape 4 (facultative) : configurez les options de disponibilité sur Internet en cliquant sur le bouton « Autres options de disponibilité » dans la boîte de dialogue « Propriétés du calendrier ».

Dans la nouvelle boîte de dialogue « Options Internet Disponibilité » qui s’ouvre :

• (1). Cochez l’option « Publier à l’emplacement », puis indiquez un emplacement dans la zone suivante.
• (2). Indiquez la durée, en mois, pendant laquelle les informations de « Disponibilité » du calendrier sélectionné seront partagées avec d'autres utilisateurs ;
• (3). Indiquez la fréquence de mise à jour des informations « Disponibilité ».

Étape 5 : cliquez sur le bouton « OK » dans chaque boîte de dialogue.

Une fois vos autorisations définies, d’autres utilisateurs peuvent accéder aux informations de « Disponibilité » de votre calendrier spécifié, selon le niveau d’autorisation que vous avez sélectionné.

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Définir les autorisations pour consulter les informations de disponibilité dans Outlook 2007

Comme vous pouvez le constater, Microsoft Outlook 2007 conserve toujours la barre de menus dans son interface principale, et les étapes pour ouvrir la boîte de dialogue « Autorisations du calendrier » diffèrent de celles d’Outlook 2010 et 2013.

Étape 1 : passez en vue « Calendrier » et sélectionnez le calendrier dont vous souhaitez partager les informations de « Disponibilité » avec d’autres utilisateurs.

Étape 2 : cliquez sur « Outils » > « Options » pour ouvrir la boîte de dialogue « Options ».

Étape 3 : dans la boîte de dialogue « Options », cliquez sur le bouton « Paramètres du calendrier » situé sous l’onglet « Préférences ».

Étape 4 : dans la boîte de dialogue « Paramètres du calendrier » qui s’ouvre, cliquez sur le bouton « Options Disponibilité » situé en bas. Voir la capture d’écran suivante :

Étape 5 : vous accédez maintenant à la boîte de dialogue « Propriétés du calendrier ». Suivez les mêmes étapes que celles présentées pour Microsoft Outlook 2010 et 2013 afin de terminer la configuration.