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Rationalisez votre boîte de réception : la puissance de Kutools pour la fonctionnalité de suppression des e-mails en double d'Outlook

Auteur : Siluvia Dernière modification: 2024-06-21

Lorsque vous traitez des e-mails dans Outlook, vous pouvez en rencontrer de nombreux en double. Ces doublons peuvent provenir d'un copier-coller accidentel, de plusieurs cycles d'envoi-réception, de problèmes de synchronisation des e-mails, etc. Avoir trop d'e-mails en double peut surcharger votre boîte mail, ralentissant sa vitesse d'ouverture et la rendant difficile à gérer. À ce stade, la suppression de ces doublons devient indispensable. Cependant, dans Outlook, il n'existe pas d'outil intégré pour supprimer par lots les e-mails en double, mais une suppression manuelle. Pour garder notre boîte de réception propre et organisée rapidement et facilement, nous comptons sur Kutools for Outlook. Cette fonctionnalité propose trois options distinctes adapté aux besoins spécifiques des utilisateurs supprimer les doublons de e-mails sélectionnés, dossiers spécifiésou appliquer des règles personnalisées pour supprimer, déplacer ou catégoriser les doublons.


Avantages de l'utilisation de la suppression des e-mails en double

 
Efficacité Améliorée: Rationaliser votre boîte de réception pour une navigation et une gestion plus faciles.
Boîte de réception simplifiée: maintient votre environnement de messagerie propre, ce qui vous permet de vous concentrer plus facilement sur les e-mails importants.
Stockage réduit: En supprimant les doublons, cela contribue à réduire les besoins de stockage globaux de votre compte Outlook.
Facilité d’utilisation : Avec une interface conviviale, il offre une expérience sans tracas dans la gestion des doublons.
Plusieurs options de suppression: Que vous préfériez un nettoyage rapide des e-mails sélectionnés, un balayage approfondi de dossiers spécifiques ou que vous ayez besoin d'appliquer des actions personnalisées aux doublons, Kutools for Outlook s'adapte à tout.
Sécurité: Assure un processus sécurisé qui protège vos e-mails importants tout en éliminant les doublons.
Numérisation complète: effectue une analyse approfondie pour identifier les doublons dans votre boîte de réception, garantissant qu'aucune redondance n'est laissée pour compte.
Capacité de traitement en masse: Contrairement à la suppression manuelle, qui prend du temps et demande beaucoup de travail, cette fonctionnalité permet la suppression groupée des doublons sur plusieurs dossiers, ce qui permet de gagner un temps considérable.
Suppression en un clic: Il peut supprimer tous les e-mails en double des e-mails sélectionnés en un seul clic, économisant ainsi du temps et des efforts.
Identification intelligente: Il peut identifier intelligemment les e-mails en double sans avoir besoin d'une recherche manuelle.
Rétroaction en temps réel: Il fournit un retour rapide sur les résultats de la suppression une fois terminé, permettant aux utilisateurs de comprendre clairement le résultat de la suppression.
Prise en charge de l'ajout de catégories: Trouvez rapidement tous les e-mails en double et aidez-vous à ajouter une ou plusieurs catégories à tous les doublons pour identifier facilement les éléments en double sans les supprimer ni les déplacer.

Kutools for Outlook - Plus de 100 fonctionnalités puissantes pour booster votre Outlook.


Comment appliquer la suppression des e-mails en double

 

Kutools for Outlook propose un trio de fonctionnalités spécialisées conçues pour répondre à différents besoins en matière d'élimination des e-mails en double. Continuez avec ce guide pour découvrir une approche claire, étape par étape, sur la façon d'utiliser efficacement chaque fonctionnalité pour nettoyer votre boîte de réception.

🔵Supprimer les e-mails en double dans les e-mails sélectionnés

Idéal lorsque vous avez identifié des e-mails spécifiques et que vous souhaitez un nettoyage rapide.

Conseil professionnel: lors de l'utilisation de cette fonctionnalité, les e-mails sont identifiés comme des doublons s'ils partagent le même sujet, le même contenu de corps et les mêmes noms de pièces jointes.
Étape 1 : Sélectionnez simplement les e-mails
  • Sélectionnez plusieurs e-mails continus : sélectionnez le premier, maintenez Shift puis sélectionnez la dernière.
  • Sélectionnez plusieurs e-mails non continus : Mettre en attente Ctrl touche, sélectionnez les e-mails un par un.
Étape 2 : appliquer la fonctionnalité Supprimer les e-mails en double de la sélection

Accéder au Kutools Plus onglet, et cliquez Dupliquer les e-mails > Supprimer les e-mails en double de la sélection… pour supprimer les doublons dans votre sélection.

Étape 3 : Supprimez les e-mails en double
  1. Une boîte de dialogue Dupliquer apparaîtra, répertoriant tous les doublons dans les e-mails sélectionnés, cliquez sur le bouton Supprimer bouton pour commencer à supprimer tous les e-mails en double.

  2. Ensuite, une boîte de dialogue apparaît pour afficher le nombre d'éléments supprimés, cliquez sur OK.

  3. Désormais, tous les e-mails en double ont été supprimés, ne laissant qu'une seule copie (l'e-mail affichant le point rouge dans le coin inférieur droit de l'icône de l'e-mail). Vous pouvez cliquer sur le Finition bouton pour fermer la boîte de dialogue.

Conseils sur cette surface:
  1. Tous les e-mails en double sont vérifiés dans chaque groupe par défaut, sauf le premier à apparaître. Si vous ne souhaitez pas supprimer tous les doublons, vous pouvez développer le groupe des doublons et cocher uniquement les doublons qui doivent être supprimés.
  2. Le menu contextuel est disponible. 
    • Restaurer la sélection par défaut: Sélectionnez cette option pour vérifier tous les éléments en double, à l'exception du premier dans chaque groupe en double.
    • Cochez toutes les: Sélectionnez cette option pour vérifier tous les éléments en double dans chaque groupe.
    • Décocher tout: Sélectionnez cette option pour décocher tous les éléments en double dans chaque groupe.
  3. Affichez le nombre total de tous les e-mails que vous avez analysés cette fois-ci.
  4. Afficher le nombre de tous les éléments en double trouvés cette fois-ci.

🔵Supprimer les e-mails en double des dossiers spécifiés

Lorsque vous avez besoin d'un nettoyage plus large, cette option vous permet de cibler des dossiers entiers.

Conseil professionnel: lors de l'utilisation de cette fonctionnalité, les e-mails sont identifiés comme des doublons s'ils partagent le même sujet, le même contenu de corps et les mêmes noms de pièces jointes.
Étape 1 : Appliquer la fonctionnalité Analyse rapide et suppression des e-mails en double

Accédez à la Kutools Plus onglet, cliquez sur Dupliquer les e-mails > Analyse rapide et suppression des e-mails en double….

Étape 2 : Vérifiez le dossier que vous souhaitez analyser et supprimez les doublons.

Conseils sur cette surface:
  1. Le menu contextuel est disponible.
  2. Filtrage inter-fichiers: La sélection de cette option demande à l'outil de rechercher les éléments en double dans tous les dossiers sélectionnés. Si cette case n'est pas cochée, il comparera et recherchera uniquement les doublons dans le dossier unique sélectionné.
  3. Afficher le nombre de dossiers sélectionnés.
Étape 3 : Supprimez les e-mails en double
  1. Dupliquer les e-mails Une boîte de dialogue apparaîtra, répertoriant tous les doublons dans les dossiers sélectionnés. Cliquez sur le bouton Supprimer bouton pour commencer à supprimer tous les e-mails en double.

  2. Ensuite, une boîte de dialogue apparaît pour afficher le nombre d'éléments supprimés, cliquez sur OK.

  3. Désormais, tous les e-mails en double ont été supprimés, ne laissant qu'une seule copie (l'e-mail affichant le point rouge dans le coin inférieur droit de l'icône de l'e-mail). Vous pouvez cliquer sur le Fermer bouton pour fermer la boîte de dialogue.

Conseils sur cette surface:
  1. Tous les e-mails en double sont vérifiés par défaut sauf le premier à apparaître. Si vous ne souhaitez pas supprimer tous les doublons, vous pouvez développer le groupe des doublons et cocher uniquement les doublons qui doivent être supprimés.
  2. Le menu contextuel est disponible.
    • Nœud réduit: Sélectionnez cette option pour afficher tous les groupes en double mais n'affichez pas les éléments en double dans chaque groupe.
    • Voir tout: sélectionnez cette option pour développer tous les groupes en double et afficher tous les éléments en double dans chaque groupe.
    • Réduire tout: sélectionnez cette option pour réduire tous les groupes en double et afficher uniquement le nom du dossier.
    • Restaurer par défaut Sélection : sélectionnez cette option pour vérifier tous les éléments en double, à l'exception du premier dans chaque groupe en double.
    • Cochez toutes les: Sélectionnez cette option pour vérifier tous les éléments en double dans chaque groupe.
    • Décocher tout: Sélectionnez cette option pour décocher tous les éléments en double dans chaque groupe.
  3. Afficher le nombre de tous les éléments en double trouvés cette fois-ci.

🔵Supprimer, déplacer ou catégoriser les e-mails en double des dossiers spécifiés

Étape 1 : Appliquer la fonctionnalité Analyse avancée et suppression des e-mails en double

En vertu des Normes sur l’information et les communications, les organismes doivent rendre leurs sites et applications Web accessibles. Ils y parviennent en conformant leurs sites Web au niveau AA des Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). Kutools Plus onglet, cliquez sur Dupliquer les e-mails > Analyse avancée et suppression des e-mails en double….

Étape 2 : Choisissez les dossiers dans lesquels vous souhaitez supprimer les e-mails en double

Dans le popping E-mails en double - Étape 1 fenêtre,

  1. Vérifiez les noms de dossiers dans lesquels vous souhaitez rechercher les e-mails en double,

  2. Puis clique Suivant: Sélectionnez les champs pour filtrer les e-mails en double bouton pour passer à l’étape suivante.

Conseils sur cette surface:
  1. Le menu contextuel est disponible.
    • Cochez toutes les: Sélectionnez cette option pour cocher tous les dossiers, y compris les sous-dossiers.
    • Décocher tout: Sélectionnez cette option pour décocher tous les dossiers, y compris les sous-dossiers.
    • Sélectionnez tous les sous-dossiers du dossier actuel: Sélectionnez cette option pour vérifier tous les sous-dossiers du dossier sélectionné.
    • Désélectionnez tous les sous-dossiers du dossier actuel: Sélectionnez cette option pour décocher tous les sous-dossiers du dossier sélectionné.
    • Voir tout: Sélectionnez cette option pour développer tous les dossiers, y compris les sous-dossiers de chaque compte.
    • Réduire tout: Sélectionnez cette option pour réduire tous les dossiers, y compris les sous-dossiers de tous les comptes.
  2. Les dossiers sélectionnés sont répertoriés dans ce volet et les messages du dossier supérieur seront prioritaires pour être conservés. Vous pouvez ajuster l'ordre des dossiers ou supprimer les dossiers de la liste en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton , , ou boutons.
  3. Afficher le nombre de dossiers sélectionnés.
Étape 3 : Spécifiez les critères de filtrage pour identifier les e-mails en double

Dans le E-mails en double – Étape 2 fenêtre,

  1. Vérifiez les critères sur lesquels vous souhaitez filtrer les e-mails en double,

  2. Cliquez Suivant : Sélectionnez les champs à lister dans les résultats .

Conseils sur cette surface:
  1. Cliquez Réglage par défaut Le bouton choisira automatiquement le corps, la pièce jointe et le sujet comme critères de filtrage.
  2. Vérifiez la Rechercher des messages en double dans les dossiers L'option comparera et recherchera les éléments en double dans tous les dossiers sélectionnés. Décochez cette option pour comparer et rechercher les éléments en double dans le dossier unique.
  3. Si vous cliquez sur le Commencer le filtrage pour filtrer directement les e-mails en double, la fenêtre des résultats affichera les champs par défaut.
Étape 4 : Identifiez les champs à lister dans les résultats

Dans le E-mails en double – Étape 3 fenêtre,

  1. Choisissez un mode d'affichage selon vos besoins,

  2. Cliquez sur le bouton Démarrer le filtrage.

Conseils sur cette surface
  • Le plus Réglage par défaut L'option est sélectionnée par défaut, ce qui signifie que les champs de chemin d'accès au fichier, d'objet et de corps seront répertoriés dans le résultat du filtre.
  • Le plus Coutume L'option vous aide à spécifier les champs que vous devez afficher dans le résultat du filtre.
    1. Sélectionnez le Coutume option
    2. Cliquez Défini par l'utilisateur bouton (dans la fenêtre de contrôle qui apparaît maintenant)
    3. Cochez ensuite les champs dont vous avez besoin dans le Mails en double – Paramètre boîte de dialogue
    4. Enregistrez les paramètres
  • Si vérifiez le Critères en double sélectionnés , les résultats du filtre répertorieront les champs de condition que vous avez spécifiés à l'étape 3.
Étape 5 : Supprimez, déplacez ou catégorisez les e-mails en double selon vos besoins.

Dans le E-mails en double – Étape 4 fenêtre, vous pouvez voir que tous les e-mails en double ont été filtrés en fonction des critères que vous avez personnalisés et répertoriés.

a tiré des e-mails en double 35 1

Ensuite vous pouvez effacer, Bougez or classer par catégories ces éléments en double.


Supprimer les e-mails en double (déplacer vers le dossier Éléments supprimés)

  1. Cliquez sur la liste déroulante à côté Façons de gérer les e-mails en double, choisir la Supprimer (déplacer vers le dossier Éléments supprimés) , puis cliquez sur le APPLIQUEZ MAINTENANT bouton (dans la fenêtre de contrôle qui apparaît maintenant)

  2. Ensuite, une boîte de dialogue apparaît pour vous rappeler le nombre d'éléments supprimés, cliquez sur OK pour la fermer.

  3. Vous pouvez voir que les e-mails en double seront affichés dans l'assistant avec un barré qui ont été supprimés, à l'exception de l'e-mail réservé, qui est indiqué par un point rouge dans le coin inférieur droit de l'icône de l'e-mail. Cliquez sur OK pour quitter l'assistant.


Déplacer les e-mails en double vers un dossier

  1. Cliquez sur la liste déroulante à côté Façons de gérer les e-mails en double, choisir la Déplacer tous les e-mails vérifiés , puis cliquez sur le APPLIQUEZ MAINTENANT .

    Conseil professionnel: Par défaut, tous les emails en double seront vérifiés sauf le premier.

  2. Dans le Veuillez sélectionner des dossiers boîte de dialogue, sélectionnez un dossier ou créez-en un nouveau pour placer les e-mails en double, cliquez sur OK.

  3. Ensuite, une boîte de dialogue apparaît pour vous rappeler le nombre d'éléments déplacés, cliquez sur OK pour la fermer.

  4. Vous pouvez voir que les e-mails en double seront affichés dans l'assistant avec un barré qui ont été supprimés, à l'exception de l'e-mail réservé, qui est indiqué par un point rouge dans le coin inférieur droit de l'icône de l'e-mail. Cliquez sur OK pour quitter l'assistant.


Ajouter des catégories pour dupliquer les e-mails

  1. Cliquez sur la liste déroulante à côté Façons de gérer les doublons emails, choisir la Ajouter des catégories (y compris réservées) , puis cliquez sur le APPLIQUEZ MAINTENANT .

  2. Dans le Catégories de couleurs boîte de dialogue, choisissez une ou plusieurs catégories selon vos besoins (vous pouvez également créer une nouvelle catégorie de couleur), puis cliquez sur OK.

  3. Ensuite, une boîte de dialogue apparaît pour vous rappeler le nombre d'éléments terminés, cliquez sur OK pour la fermer.

  4. Cliquez OK pour quitter l'assistant.

Conseils sur les e-mails en double – Étape 4:

Outre la suppression, le déplacement ou la catégorisation de tous les e-mails en double répertoriés dans l'assistant, vous pouvez également utiliser le menu contextuel pour gérer les éléments spécifiques de votre choix.

  • Supprimer, déplacer ou catégoriser tous les doublons dans un groupe de doublons

    Si vous souhaitez gérer tous les doublons dans un certain groupe de doublons, faites un clic droit sur le nom du groupe, puis choisissez l'option dont vous avez besoin.

    La sélection d'une option dans le menu contextuel fera apparaître une boîte de dialogue pour confirmer l'action, cliquez sur le bouton Continuer si vous souhaitez continuer ou cliquez sur Annuler.

    Ensuite, vous devez prendre note de ce qui suit

    • Si vous choisissez de catégoriser tous les éléments cochés dans le groupe actuel, après avoir confirmé l'action, une boîte de dialogue Catégories de couleurs apparaît alors pour vous permettre d'attribuer des catégories de couleurs.
    • Si vous choisissez de déplacer tous les éléments cochés dans le groupe actuel, après avoir confirmé l'action, une boîte de dialogue Veuillez sélectionner les dossiers apparaît alors pour vous permettre de choisir un dossier de destination.
    • Si vous choisissez de supprimer tous les éléments cochés dans le groupe actuel, après avoir confirmé l'action, tous les doublons à l'exception de l'e-mail réservé seront immédiatement supprimés.
  • Supprimer, déplacer ou catégoriser un certain doublon dans un groupe de doublons

    Si vous souhaitez uniquement gérer un certain e-mail en double dans un groupe en double, faites un clic droit sur ce doublon, puis choisissez l'option dont vous avez besoin.

    La sélection d'une option (à l'exception de l'option Définir comme e-mail réservé) dans le menu contextuel fera apparaître une boîte de dialogue pour confirmer l'action, cliquez sur le bouton Continuer si vous souhaitez continuer ou cliquez sur Annuler.

    Ensuite, vous devez prendre note de ce qui suit

    • Si vous choisissez de déplacer cet élément, après avoir confirmé l'action, une boîte de dialogue Veuillez sélectionner les dossiers apparaît alors pour vous permettre de choisir un dossier de destination.
    • Si vous choisissez de catégoriser cet élément, après avoir confirmé l'action, une boîte de dialogue Catégories de couleurs apparaît alors pour vous permettre d'attribuer des catégories de couleurs.
    • Si vous choisissez de supprimer cet élément, après avoir confirmé l'action, tous les doublons à l'exception de l'e-mail réservé seront immédiatement supprimés.
  • Changer l'email réservé

    Si vous devez modifier l'e-mail réservé, faites un clic droit sur l'e-mail en double que vous souhaitez définir comme nouvel e-mail réservé et sélectionnez l'option Définir comme e-mail réservé dans le menu contextuel.


D'autres conseils:
  • Utilisez facilement les mêmes paramètres la prochaine fois que vous rechercherez des e-mails en double

    Une fois que vous avez appliqué la fonctionnalité Analyse avancée et suppression des e-mails en double, elle conservera les dernières configurations, vous permettant d'utiliser facilement les mêmes paramètres la prochaine fois que vous rechercherez des e-mails en double. Pour ce faire, sélectionnez simplement Kutools > E-mails en double > Analyse avancée et suppression des e-mails en double et, dans l'assistant E-mails en double – Étape 1, cliquez sur le bouton Démarrer le filtrage.

Ceci conclut le guide étape par étape et l'explication de l'utilisation des fonctionnalités Supprimer les e-mails en double de Kutools for Outlook.

Si vous êtes intéressé, vous pouvez cliquez pour télécharger et essayez-le.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à laisser un message dans la section commentaires ci-dessous.

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Comments (1)
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• After adding the file, click on the Next button.
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• Then, In Comparison criteria, Click the Duplicate Items Criteria button to compare and detect items across Emails, Contacts, Calendars, Tasks, Notes, and Distribution Lists.
• Click the Next> button after you've selected the target folder and applied the obligation-specific comparison criteria.
• Click the OK button once the "Process Completed Successfully" message box appears.
• To end the process, click on the Finish button.
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