Gérer les contacts en double dans Outlook : supprimer, fusionner, déplacer, catégoriser
Kutools pour Outlook
Lorsque vous importez des contacts dans Outlook à partir d'une feuille de calcul Excel ou d'un autre logiciel, il est possible de créer des doublons dans votre dossier de contacts. Ces doublons peuvent encombrer vos dossiers de Contacts, consommant un espace inutile dans Outlook. Pour une solution simplifiée, nous recommandons l'outil Contacts en Double de Kutools pour Outlook. Cette fonctionnalité vous permet de supprimer, fusionner, déplacer, et même catégoriser facilement les contacts en double sur divers comptes e-mail dans les dossiers de Contacts sélectionnés.
Avantages des Contacts en Double de Kutools pour Outlook
- 🔄 Options de gestion flexibles des doublons : Kutools pour Outlook améliore la gestion des contacts en double en offrant une suite polyvalente d'options adaptées aux besoins et préférences variés des utilisateurs :
- 🗑️ Suppression temporaire ou permanente des doublons : Les utilisateurs peuvent choisir de déplacer temporairement les doublons vers le dossier "Éléments supprimés", permettant leur récupération si nécessaire, ou de les supprimer définitivement pour rationaliser leur liste de contacts, en équilibrant entre la protection des contacts et le maintien d'une base de données propre.
- 🔗 Fusion des informations des doublons en un seul contact : Lors de la fusion des doublons, Kutools combine les informations de tous les contacts en double sélectionnés, garantissant qu'aucune donnée n'est perdue.
- 📂 Déplacement flexible des doublons : Les utilisateurs peuvent sélectionner de déplacer tous les doublons, y compris la première instance, ou seulement les doublons supplémentaires vers un dossier désigné. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les utilisateurs qui souhaitent examiner les doublons ultérieurement ou maintenir des listes séparées à différentes fins.
- 🏷️ Catégorisation des doublons pour une identification ultérieure facile : En permettant aux utilisateurs de catégoriser les doublons, Kutools facilite une meilleure gestion et organisation des contacts. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour gérer de grandes bases de données de contacts, où une catégorisation efficace peut faire gagner du temps et améliorer le flux de travail.
- 🌐 Gestion des doublons inter-comptes et inter-dossiers : Kutools se démarque par sa capacité à gérer les doublons sur plusieurs comptes e-mail et dossiers de contacts simultanément. Cette capacité rationalise ce qui serait autrement un processus fastidieux et chronophage avec les outils natifs d'Outlook, offrant aux utilisateurs une approche unifiée pour résoudre les contacts en double, quel que soit leur emplacement dans Outlook.
- 🔍 Détection personnalisable des doublons : Contrairement à la détection basique des doublons d'Outlook, Kutools permet une personnalisation détaillée en identifiant les doublons en laissant les utilisateurs sélectionner des champs de contact spécifiques pour comparaison. Cela garantit une détection plus précise des doublons basée sur des critères les plus pertinents pour l'utilisateur.
- 🧭 Ré-filtrage économique en temps : Kutools mémorise les paramètres précédents pour les dossiers choisis et les champs de contact, permettant aux utilisateurs de réappliquer rapidement le filtrage des doublons sans reconfigurer les paramètres. Cette fonctionnalité réduit considérablement le temps passé à gérer les doublons, surtout pour les utilisateurs effectuant cette tâche régulièrement.
- 👥 Gestion des groupes de contacts en double : L'utilitaire étend sa gestion des doublons aux groupes de contacts, offrant des options pour gérer les groupes de contacts en double basés sur le nom du groupe, le nom du membre ou l'adresse e-mail du membre.
Supprimer rapidement, fusionner, déplacer ou catégoriser les contacts en double dans Outlook
Voici comment appliquer la fonction Contacts en Double pour supprimer, fusionner, déplacer ou catégoriser les contacts en double dans Outlook.
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- Dans l'onglet Kutools Plus, cliquez sur Contacts en Double dans le groupe Supprimer.
- Dans l' Assistant Contacts en Double - Étape 1 (sur 5) : Spécifiez le(s) fichier(s) de données assistant, sélectionnez les fichiers de données où vous souhaitez supprimer, fusionner, déplacer ou catégoriser les contacts en double. Une fois sélectionnés, cliquez sur le bouton Étape suivante : Spécifier le dossier de contacts bouton.
Remarque : Si vous avez plusieurs comptes e-mail dans votre Outlook avec des dossiers de contacts volumineux, une fenêtre de chargement des dossiers de contacts apparaîtra comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous. Vous pouvez choisir de cliquer sur le bouton Ignorer la boîte aux lettres en cours de chargement, ou simplement attendre que tous les dossiers de contacts terminent de charger.
- Une fois le chargement des dossiers de contacts terminé, tous les dossiers de Contacts seront affichés dans la boîte de gauche de l' Contacts en Double – Étape 2 (sur 5) fenêtre. Sélectionnez les dossiers de Contacts contenant les contacts en double que vous souhaitez traiter, puis cliquez sur le bouton Étape suivante : Sélectionner les champs de contact pour la comparaison des doublons bouton.
Conseils :- Pour des options plus rapides comme Tout cocher pour sélectionner les dossiers, faites un clic droit sur la liste des dossiers.
- Tous les dossiers sélectionnés apparaîtront dans la boîte de droite. Vous pouvez les supprimer ou les trier selon les besoins. Les contacts des dossiers listés en haut seront prioritaires pour être conservés lors de la gestion des doublons.
- Si vous avez déjà utilisé cet outil et établi des critères de filtrage, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton Démarrer le filtrage pour appliquer ces critères existants afin de filtrer les contacts en double.
- Dans l' Contacts en Double – Étape 3 (sur 5) assistant, veuillez sélectionner les champs de contacts pour identifier les doublons (les contacts sont considérés comme des doublons si leurs informations dans ces champs correspondent exactement) dans la Veuillez sélectionner les champs de Contacts pour la comparaison des doublons boîte, puis cliquez sur le bouton Étape suivante : Sélectionner les champs à afficher dans les résultats bouton.
Conseils :- Les champs sélectionnés montrés dans l'image ci-dessus représentent les paramètres par défaut fournis par Kutools. Vous pouvez facilement sélectionner ces valeurs par défaut en cliquant sur le bouton Champs par défaut.
- Si vous cochez l'option Rechercher tous les doublons dans les dossiers de contacts sélectionnés, l'utilitaire recherchera des contacts en double dans tous les dossiers que vous avez choisis. Si vous ne sélectionnez pas cette option, les doublons seront recherchés dans chaque dossier de contacts individuellement.
- Dans l' Contacts en Double – Étape 4 (sur 5) assistant, sélectionnez une option pour spécifier les champs à afficher dans la boîte de résultats, puis cliquez sur le bouton Démarrer le filtrage bouton.
Conseils :- Par défaut : Cette option sélectionne les champs prédéfinis, qui sont Nom du Groupe de Contacts (Groupe de Contacts), Nom du membre (Groupe de Contacts), Adresse e-mail du membre (Groupe de Contacts) et Nom complet.
- Personnalisé : Cette option active le bouton Contenu personnalisé, vous permettant de sélectionner les champs que vous souhaitez afficher dans les résultats.
- Champs sélectionnés : Cette option sélectionne les champs que vous avez choisis à l'étape précédente.
- Tous les contacts en double apparaîtront dans la Liste des contacts/Liste des contacts en double (boîte de gauche) de l' Contacts en Double – Étape 5 (sur 5) assistant, affichant les champs que vous avez choisi d'afficher. Dans cet assistant, vous pouvez :
- Développez les doublons, et sélectionnez ou désélectionnez un contact pour décider s'il doit être inclus ou exclu du processus de traitement des doublons. Astuce : Vous pouvez développer un groupe en cliquant dessus. Ensuite, sélectionnez un contact en double pour afficher ses détails dans la boîte Aperçu des informations de contact.
- Depuis la Comment gérer les contacts en double ? liste déroulante, choisissez une action à appliquer aux doublons sélectionnés.
- Supprimer (Déplacer vers le dossier "Éléments supprimés") : Cela déplacera les doublons vers le dossier Éléments supprimés sans les supprimer définitivement.
- Suppression définitive : Cela supprimera définitivement tous les doublons sélectionnés.
- Fusionner : Cela combine tous les contacts en double sélectionnés, en regroupant leurs informations.
- Déplacer tous les contacts en double (sauf le premier) : Cela transfère les doublons, à l'exception de leurs premières instances, vers un dossier spécifié.
- Déplacer tous les contacts en double (y compris le premier) : Cela déplace toutes les instances de doublons vers un dossier désigné.
- Ajouter une catégorie : Cela marque tous les contacts en double sélectionnés avec une catégorie désignée pour une identification ultérieure plus facile.
- Cliquez sur Appliquer immédiatement pour traiter les doublons selon l'action que vous avez sélectionnée.
Une fois le processus terminé, tous les contacts en double traités seront affichés avec un barré dans la Liste des contacts/Liste des contacts en double. Veuillez fermer l'assistant Contacts en Double pour finaliser le processus.
Conseils supplémentaires pour utiliser la fonction Contacts en Double de Kutools pour Outlook
- Gérer un contact en double spécifique Vous pouvez catégoriser, déplacer, supprimer ou supprimer définitivement un seul contact en double en faisant un clic droit sur le contact et en sélectionnant l'option dont vous avez besoin dans le menu contextuel.
- Gérer tous les doublons cochés dans un groupe Vous pouvez catégoriser, déplacer, fusionner, supprimer ou supprimer définitivement tous les éléments en double cochés dans un groupe en faisant un clic droit sur le groupe et en sélectionnant l'option dont vous avez besoin dans le menu contextuel.
- Ré-filtrage aisé des contacts en double L'utilitaire Contacts en Double conserve vos paramètres précédents, y compris les dossiers choisis et les champs de contact. La prochaine fois que vous utiliserez cette fonctionnalité, appuyez simplement sur le bouton Démarrer le filtrage dans l'assistant Contacts en Double – Étape 2 (sur 5). Cela filtrera directement les doublons sans nécessiter de reconfigurer les champs de contact.
- Et si aucun contact en double n'est trouvé Si aucun contact en double n'est trouvé, vous pouvez choisir de re-sélectionner des champs pour identifier les doublons ou mettre fin au processus selon vos besoins.
- Gérer les groupes de contacts en doubleS'il existe des groupes de contacts en double dans vos dossiers sélectionnés, vous pouvez les gérer efficacement. Dans l'assistant Contacts en Double - Étape 3 (sur 5), sélectionnez simplement les critères souhaités - que ce soit le Nom du Groupe de Contacts (Groupe de Contacts), le Nom du membre (Groupe de Contacts) ou l'Adresse e-mail du membre (Groupe de Contacts). Choisissez selon vos besoins pour gérer ces groupes en double.
Démo : Supprimer ou déplacer des contacts en double dans Outlook
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