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Gérer les contacts en double dans Outlook : supprimer, fusionner, déplacer, catégoriser

Auteur : Siluvia Dernière modification: 2024-06-21

Lorsque vous importez des contacts dans Outlook à partir d'une feuille de calcul Excel ou d'un autre logiciel, il est possible de créer des entrées en double dans votre dossier de contacts. De tels doublons peuvent encombrer vos dossiers Contacts, consommant ainsi de l'espace inutile dans Outlook. Pour une solution simplifiée, nous recommandons le Contacts en double utilité de Kutools for Outlook. Cette fonctionnalité vous permet de supprimer, fusionner, déplacer et même catégoriser sans effort les contacts en double sur différents comptes de messagerie dans les dossiers de contacts sélectionnés.


Avantages de Kutools pour les contacts en double d'Outlook

    • 🔄 Options flexibles de gestion des doublons: Kutools for Outlook élève la gestion des contacts en double en offrant une suite polyvalente d'options qui répondent aux divers besoins et préférences des utilisateurs :
    • 🗑️ Supprimer temporairement ou définitivement les doublons: Les utilisateurs peuvent choisir de déplacer temporairement les doublons vers le dossier « Éléments supprimés », permettant la récupération si nécessaire, ou de les supprimer définitivement pour rationaliser leur liste de contacts, en équilibrant entre la sauvegarde des contacts et le maintien d'une base de données propre.
    • 🔗 Fusion des informations des doublons en un seul contact: Lors de la fusion des doublons, Kutools fusionne les informations de tous les contacts en double sélectionnés, garantissant ainsi qu'aucune donnée n'est perdue.
    • 📂 Déplacer les doublons avec flexibilité: Les utilisateurs peuvent déplacer sélectivement tous les doublons, y compris la première instance, ou uniquement les doublons supplémentaires vers un dossier désigné. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les utilisateurs qui souhaitent consulter les doublons ultérieurement ou conserver des listes distinctes à des fins différentes.
    • 🏷️ Catégoriser les doublons pour une identification facile plus tard: En permettant aux utilisateurs de classer les doublons, Kutools facilite une meilleure gestion et organisation des contacts. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour gérer de grandes bases de données de contacts, où une catégorisation efficace peut faire gagner du temps et améliorer le flux de travail.
  • 🌐 Gestion des doublons entre comptes et dossiers: Kutools brille par sa capacité à gérer simultanément les doublons sur plusieurs comptes de messagerie et dossiers de contacts. Cette fonctionnalité simplifie ce qui serait autrement un processus fastidieux et fastidieux avec les outils natifs d'Outlook, offrant aux utilisateurs une approche unifiée pour traiter les contacts en double, quel que soit leur emplacement dans Outlook.
  • 🔍 Détection des doublons personnalisable: Contrairement à la détection de base des doublons d'Outlook, Kutools permet une personnalisation détaillée de l'identification des doublons en permettant aux utilisateurs de sélectionner des champs de contact spécifiques à des fins de comparaison. Cela garantit une détection plus précise des doublons en fonction des critères les plus pertinents pour l'utilisateur.
  • 🧭 Refiltrage permettant de gagner du temps: Kutools mémorise les paramètres précédents pour les dossiers et les champs de contact choisis, permettant aux utilisateurs de re-filtrer rapidement les doublons sans reconfigurer les paramètres. Cette fonctionnalité réduit considérablement le temps passé à gérer les doublons, notamment pour les utilisateurs qui effectuent cette tâche régulièrement.
  • 👥 Gestion des groupes de contacts en double: L'utilitaire étend sa gestion des doublons aux groupes de contacts, offrant des options pour gérer les groupes de contacts en double en fonction du nom du groupe, du nom du membre ou de l'adresse e-mail du membre.

Supprimez, fusionnez, déplacez ou catégorisez rapidement les contacts en double dans Outlook

Voici comment appliquer le Contacts en double fonctionnalité pour supprimer, fusionner, déplacer ou catégoriser les contacts en double dans Outlook.

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  1. Sur le Kutools Plus onglet, cliquez SupprimerContacts en double.

  2. Dans le Dupliquer les contacts - Étape 1 (sur 5): Spécifiez le (s) fichier (s) de données Assistant, sélectionnez les fichiers de données dans lesquels vous souhaitez supprimer, fusionner, déplacer ou catégoriser les contacts en double. Une fois sélectionné, cliquez sur le Étape suivante: spécifiez le dossier de contacts .

    Remarque: Si vous disposez de plusieurs comptes de messagerie dans votre Outlook avec des dossiers de contacts importants, une fenêtre de chargement des dossiers de contacts apparaîtra comme dans la capture d'écran ci-dessous. Vous pouvez choisir de cliquer sur le Ignorer le compte de messagerie de chargement actuel ou attendez simplement que tous les dossiers de contacts soient complètement chargés.

  3. Une fois le chargement des dossiers de contacts terminé, tous les dossiers de contacts seront affichés dans la case de gauche de l'écran. Contacts en double – Étape 2 (sur 5) fenêtre. Sélectionnez les dossiers Contacts contenant les contacts en double auxquels vous souhaitez vous adresser, puis cliquez sur le bouton Suivant: Sélectionnez les champs de contacts pour une comparaison en double .

    Conseils:
    • Pour des options plus rapides comme Cochez toutes les pour sélectionner des dossiers, cliquez avec le bouton droit sur la liste des dossiers.
    • Tous les dossiers sélectionnés apparaîtront dans la case de droite. Vous pouvez les supprimer ou les trier selon vos besoins. Les contacts des dossiers répertoriés en haut seront prioritaires pour être conservés lors de la gestion des doublons.
    • Si vous avez déjà utilisé cet outil et établi des critères de filtrage, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton Commencer le filtrage pour appliquer ces critères existants afin de filtrer les contacts en double.
  4. Dans le Contacts en double – Étape 3 (sur 5) assistant, veuillez sélectionner les champs de contacts pour identifier les doublons (les contacts sont considérés comme des doublons si leurs informations dans ces champs correspondent exactement) dans l'assistant Veuillez sélectionner les champs Contacts pour une comparaison en double , puis cliquez sur le Suivant: sélectionnez les champs à répertorier dans les résultats .

    Conseils:
    1. Les champs sélectionnés affichés dans l'image ci-dessus représentent les paramètres par défaut fournis par Kutools. Vous pouvez facilement sélectionner ces valeurs par défaut en cliquant sur le Champs par défaut .
    2. Si vous cochez la case Rechercher tous les doublons dans les dossiers de contacts sélectionnés option, l'utilitaire recherchera les contacts en double dans tous les dossiers que vous avez choisis. Si vous ne sélectionnez pas cette option, les doublons seront recherchés séparément dans chaque dossier de contacts individuel.
  5. Dans le Contacts en double – Étape 4 (sur 5) Assistant, sélectionnez une option pour spécifier les champs à répertorier dans la zone de résultats, puis cliquez sur le bouton Commencer le filtrage .

    Conseils:
    • Réglage par défaut: Cette option sélectionne les champs prédéfinis, qui sont Nom du groupe de contacts (Groupe de contacts), Nom du membre (groupe de contact), Adresse e-mail du membre (Groupe de contact), Nom complet.
    • Coutume: Cette option active le Contenu auto-défini bouton, vous permettant de sélectionner les champs que vous souhaitez afficher dans les résultats.
    • Champs sélectionnés: Cette option sélectionne les champs que vous avez choisis à l'étape précédente.
  6. Tous les contacts en double apparaîtront dans le Liste de contacts/Liste de contacts en double (case de gauche) du Contacts en double – Étape 5 (sur 5) Assistant, affichant les champs que vous avez choisi d'afficher. Dans cet assistant, vous pouvez :
    1. Développez les doublons et sélectionnez ou désélectionnez un contact pour décider de l'inclure ou de l'exclure du processus de gestion des doublons. Astuce : Vous pouvez développer un groupe en cliquant dessus. Ensuite, sélectionnez un contact en double pour afficher ses détails dans le Aperçu des informations de contact boîte.
    2. Extrait du Comment gérer les contacts en double? dans la liste déroulante, choisissez une action à appliquer aux doublons sélectionnés.
      • Supprimer (Déplacer vers le dossier "Éléments supprimés"): Cela déplacera les doublons vers le dossier Éléments supprimés sans les supprimer définitivement.
      • Suppression permanente: Cela supprimera définitivement tous les doublons sélectionnés.
      • aller: Ceci combine tous les contacts en double sélectionnés, fusionnant leurs informations.
      • Déplacer tous les contacts en double (sauf le premier): Ceci transfère les doublons, à l'exclusion de leurs premières instances, vers un dossier spécifié.
      • Déplacer tous les contacts en double (inclure le premier): Cela déplace toutes les instances de doublons vers un dossier désigné.
      • Ajouter une catégorie: Ceci marque tous les contacts en double sélectionnés avec une catégorie désignée pour une identification plus facile ultérieurement.
    3. Cliquez APPLIQUEZ MAINTENANT pour traiter les doublons selon l'action sélectionnée.

Une fois le processus terminé, tous les contacts en double adressés seront affichés avec un barré dans le champ. Liste de contacts/Liste de contacts en double. Veuillez fermer le Contacts en double assistant pour finaliser le processus.


Conseils supplémentaires sur l'utilisation de la fonctionnalité de contacts en double de Kutools pour Outlook

  1. Gérer un contact en double spécifique
    Vous pouvez catégoriser, déplacer, supprimer ou supprimer définitivement un seul contact en double en cliquant avec le bouton droit sur le contact et en sélectionnant l'option dont vous avez besoin dans le menu contextuel.

  2. Gérer tous les doublons vérifiés dans un groupe
    Vous pouvez catégoriser, déplacer, fusionner, supprimer ou supprimer définitivement tous les éléments en double cochés dans un groupe en cliquant avec le bouton droit sur le groupe et en sélectionnant l'option dont vous avez besoin dans le menu contextuel.

  3. Refiltrage sans effort des contacts en double
    Le plus Contacts en double L'utilitaire conserve vos paramètres précédents, y compris les dossiers choisis et les champs de contact. La prochaine fois que vous utiliserez cette fonction, appuyez simplement sur le bouton Commencer le filtrage bouton dans le Contacts en double – Étape 2 (sur 5) magicien. Cela filtrera directement les doublons sans vous obliger à reconfigurer les champs de contact.

  4. Que faire si aucun contact en double n'est trouvé ?
    Si aucun contact en double n'est trouvé, vous pouvez choisir de resélectionner les champs pour identifier les doublons ou de terminer le processus selon vos besoins.
  5. Gérer les groupes de contacts en double
    S'il y a des groupes de contacts en double dans vos dossiers sélectionnés, vous pouvez y remédier efficacement. Dans le Contacts en double - Étape 3 (sur 5) assistant, sélectionnez simplement les critères souhaités - qu'il s'agisse du Nom du groupe de contacts (Groupe de contacts), Nom du membre (groupe de contact) or Adresse e-mail du membre (Groupe de contact). Choisissez en fonction de vos besoins pour gérer ces groupes en double.


Démo: supprimer ou déplacer les contacts en double dans Outlook

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(I.e. Email Management: Rappel des e-mails  /  Bloquer les e-mails frauduleux par sujets et autres  /  Supprimer les e-mails en double  /  Recherche Avancée  /  Consolider les dossiers 

(I.e. Pièces jointes ProSauvegarde par lots  /  Détachement par lots  /  Compression par lots  /  Enregistrement automatique   /  Détachement automatique  /  Compression automatique 

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