Dans le monde trépidant de la communication numérique, l'efficacité est essentielle, et la gestion efficace de vos e-mails peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts. Entrer Kutools IA pour Outlook, un outil puissant conçu pour améliorer votre expérience de messagerie en introduisant des compétences intelligentes qui rationalisent votre flux de travail. Que vous rédigiez des e-mails, traduisiez du contenu ou répondiez rapidement à des messages, Kutools IA offre une gamme de fonctionnalités qui peuvent transformer la façon dont vous interagissez avec votre boîte de réception. Dans ce tutoriel, vous découvrirez Kutools IA pour Outlook, pourquoi c'est un outil indispensable, comment le configurer et comment l'intégrer dans votre routine de messagerie quotidienne pour une productivité maximale.

• Panneau de lecture
  • Résumé par e-mail
  • Réponse rapide
  • Traduire l'e-mail
• Panneau d'écriture
  • Brouillon d'e-mail
  • Email polonais
  • Continuer à rédiger un e-mail
  • Traduire l'e-mail

Qu'est-ce que Kutools AI pour Outlook ?

Kutools IA pour Outlook est une fonctionnalité avancée développée par ExtendOffice, intégrant de manière transparente la technologie d'IA de modèles leaders tels que OpenAI et GoogleAI dans votre routine quotidienne de courrier électronique. Dans le cadre d'une suite complète de sur 100 outils dans Kutools pour Outlook, il transforme la façon dont vous gérez et interagissez avec les e-mails. Avec son interface intuitive, Kutools IA offre sept compétences puissantes dans le Panneau de lecture (3 compétences) et Panneaux d'écriture (4 compétences), améliorant votre productivité dans les tâches de lecture et d'écriture :

Panneau de lecture

• Résumé par e-mail: obtenez des résumés concis pour comprendre rapidement les principaux points de longs e-mails.
• Réponse rapide: utilisez les suggestions générées par l'IA pour des réponses rapides et efficaces aux e-mails.
• Traduire l'e-mail: traduisez instantanément les e-mails entrants dans votre langue préférée, garantissant ainsi une communication transparente.

Panneau d'écriture

• Brouillon d'e-mail: Utilisez l'assistance de l'IA pour accélérer le processus de rédaction des e-mails avec des suggestions personnalisées.
• Email polonais: Améliorez automatiquement vos brouillons d’e-mails en termes de grammaire, de ton et de style, garantissant ainsi une finition professionnelle.
• Continuer à rédiger un e-mail: Laissez l'IA fournir des suggestions et des compléments basés sur le contexte pour vous aider à continuer à rédiger des brouillons.
• Traduire l'e-mail: traduisez facilement vos brouillons d'e-mails dans d'autres langues, les préparant ainsi à un public mondial.

En intégrant ces compétences dans votre routine quotidienne de courrier électronique, Kutools IA non seulement rationalise votre flux de travail, mais enrichit également votre communication, en garantissant que chaque e-mail que vous envoyez ou recevez répond aux normes les plus élevées d'efficience et d'efficacité.

Pourquoi choisir Kutools AI pour votre Outlook ?

Dans le monde numérique en évolution rapide d’aujourd’hui, une communication efficace est essentielle. Kutools IA exploite une technologie d'IA de pointe pour garantir que vos e-mails ne sont pas seulement lus mais ressentis, compris et appréciés. Il s'agit d'élever votre jeu de courrier électronique et de rendre chaque interaction plus significative et plus percutante. Que vous gériez un flot d'e-mails quotidiens ou que vous vous concentriez sur un message critique, Kutools IA est votre partenaire stratégique, vous assurant de garder une longueur d'avance dans le jeu de la communication. Voici quelques-uns des avantages clés qui Kutools IA propose:

🌓 Fonctionnalité double mode : La plupart des compétences de Kutools IA proposer deux modes - Mode manuel et Mode Auto. En mode automatique, des tâches telles que le résumé des e-mails et les réponses rapides sont générées automatiquement lors de l'interaction avec les e-mails. Le basculement entre les modes manuel et automatique est transparent et peut être effectué d'un simple clic sur un bouton, vous permettant de personnaliser l'outil en fonction de vos préférences de flux de travail.

📧 Réponses personnalisées par e-mail : En tirant parti de modèles d'IA tels que GPT-4o, GPT-4o mini et Gemini, il crée des réponses qui reflètent votre style et votre ton uniques, garantissant que chaque e-mail semble rédigé personnellement par vous.

(I.e. Apprentissage adaptatif: Apprend en permanence votre comportement et vos préférences en matière de courrier électronique pour mieux s'aligner sur vos besoins, améliorant ainsi son assistance au fil du temps pour une assistance encore plus personnalisée lors de l'utilisation du Réponse rapide compétence dans le Panneau de lecture of Kutools IA. Ce système s'adapte pour améliorer la précision de vos réponses en fonction de vos modèles d'interaction, garantissant que les réponses deviennent plus précises et adaptées à votre style de communication, conduisant finalement à une expérience de gestion des e-mails plus efficace et efficiente.

⏰ Automatisation permettant de gagner du temps : Automatise les tâches de messagerie de routine, telles que le résumé des e-mails et la réponse rapide, libérant ainsi votre temps pour des tâches plus importantes et augmentant votre productivité globale.

???? Capacités de traduction linguistique : Élimine les barrières linguistiques grâce à des modèles sophistiqués pour des traductions précises, facilitant ainsi la communication mondiale.

⚙️ Intégration transparente avec Outlook : Conçu exclusivement pour Outlook, il améliore votre expérience de messagerie dans un environnement familier, garantissant un flux de travail intuitif et efficace.

️ Clarté et professionnalisme améliorés : Utilise des modèles linguistiques avancés pour optimiser vos e-mails, garantissant clarté et professionnalisme dans chaque message que vous envoyez.

️ Interface conviviale: Dispose d'une interface intuitive et facile à naviguer, permettant aux utilisateurs de tous niveaux technologiques d'améliorer facilement la gestion de leurs e-mails et leur communication.

(I.e. Confidentialité et sécurité améliorées : Utilise les derniers protocoles de cryptage et de sécurité pour garantir la protection de vos données de courrier électronique, vous offrant ainsi une tranquillité d'esprit quant à la sécurité de vos communications.

Comment configurer Kutools AI pour une efficacité améliorée des e-mails ?

Transformez votre expérience de messagerie avec Kutools IA est à quelques pas. Ici, nous vous montrons le guide étape par étape sur la façon de configurer Kutools IA dans votre Outlook.

Étape 1 : Installer Kutools AI

Accédez à la page de téléchargement pour télécharger et installer Kutools for Outlook obtenir Kutools IA.

Étape 2 : Activer Kutools AI

1. Après l'installation Kutools for Outlook, Aller à la Kutools onglet, et cliquez AI.

2. le Guide de l'IA Kutools une boîte de dialogue apparaît. Il présente les six compétences proposées par Kutools AI. Cliquez sur le Suivant pour continuer.

Notes: Cette boîte de dialogue contextuelle n'apparaîtra que lorsque vous activerez Kutools AI pour la première fois. Si vous souhaitez accéder à nouveau à ce guide ultérieurement, cliquez simplement sur le bouton dans le volet Kutools AI.

3. le Conditions d’utilisation apparaîtra. Cliquez sur Suivant.

4. Maintenant, vous pouvez activer Kutools AI en sélectionnant un Fournisseur d'IA et en saisissant le correspondant Clé API. Une fois terminé, cliquez sur OK.

Étape 3 : Configurer les paramètres de gestion de la bibliothèque de compétences pour une utilisation personnalisée

Une fois activé, le Kutools IA Le volet apparaît sur le côté droit de la fenêtre Outlook. Au bas du Kutools IA Volet AI, veuillez cliquer sur le Gestion de la bibliothèque de compétences bouton pour ouvrir le Gestion de la bibliothèque de compétences boite de dialogue.

Dans le Gestion de la bibliothèque de compétences Dans la boîte de dialogue, vous pouvez configurer les paramètres de sept compétences sur deux onglets : Panneau de lecture et Panneau d'écriture.

En vertu des Normes sur l’information et les communications, les organismes doivent rendre leurs sites et applications Web accessibles. Ils y parviennent en conformant leurs sites Web au niveau AA des Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). Panneau de lecture , vous pouvez personnaliser trois aspects de l'onglet Résumé par e-mail, Réponse rapide et Traduire l'e-mail compétences.
De même, dans le Panneau d'écriture , vous pouvez personnaliser trois aspects de l'onglet Brouillon d'e-mail, Email polonais, Continuer à rédiger un e-mail, Traduire l'e-mail compétences.

• Langue: Spécifiez la langue à utiliser dans la liste déroulante Langue.
• Invite de rôle: Une invite de rôle demande à l'IA d'adopter un comportement et un style spécifiques, par exemple en agissant comme un agent du service client, en garantissant que les réponses sont adaptées à ce rôle.
• Invite de commandes: Une invite de commande demande à l'IA d'effectuer une tâche spécifique, comme rédiger une réponse conviviale par e-mail, en s'assurant que la sortie répond aux instructions données.

Exemple de configuration de la gestion de la bibliothèque de compétences

Par exemple, pour traduire des e-mails dans la langue souhaitée tout en les lisant, vous pouvez procéder comme suit :

1. Accédez à la Panneau de lecture onglet dans l' Gestion de la bibliothèque de compétences boite de dialogue.
2. Extrait du Langue dans la liste déroulante, sélectionnez la langue souhaitée.
3. Modifiez le contenu dans Invite de rôle et Commande Promp boîtes si besoin.
4. Cliquez Économiser .

Résultat

Après configuration, le Kutools IA est prêt à l’emploi. Il comporte deux panneaux : le panneau de lecture et du Panneau d'écriture. Par défaut, le Panneau de lecture s’affiche. Vous pouvez basculer entre les deux panneaux en cliquant sur le bouton du panneau correspondant.

Panneau de lecture

L' Panneau de lecture comprend trois compétences : Résumé par e-mail, Réponse rapide, Traduire l'e-mail, chacun offrant deux modes : mode manuel et mode automatique.

Par défaut, le Résumé par e-mail et Réponse rapide les compétences sont définies pour Mode Auto, générant automatiquement des résultats lorsque vous cliquez sur un e-mail. Le Traduire l'e-mail cependant, la compétence est initialement dans Mode manuel, vous obligeant à cliquer sur le Générer bouton pour obtenir des résultats. Pour basculer entre le mode manuel et le mode automatique, cliquez simplement sur le Interrupteur .

Panneau d'écriture

L' Panneau d'écriture comprend quatre compétences : Brouillon d'e-mail, Email polonais, Continuer à rédiger un e-mail, Traduire l'e-mail.

L' Brouillon d'e-mail et Email polonais les compétences fonctionnent uniquement dans Mode manuel, vous obligeant à cliquer sur le Générer bouton pour obtenir des résultats. Le Continuer à rédiger un e-mail et Traduire l'e-mail les compétences offrent à la fois Manuel et Mode Auto, avec la valeur par défaut définie sur Mode manuel. Pour basculer entre le mode manuel et le mode automatique, cliquez simplement sur le Interrupteur .

Utilisez Kutools AI dans votre flux de travail avec des exemples

Après la configuration de Kutools IA, vous pouvez désormais utiliser les sept compétences clés dans les deux panels.

• Panneau de lecture
  • Résumé par e-mail
  • Réponse rapide
  • Traduire l'e-mail
• Panneau d'écriture
  • Brouillon d'e-mail
  • Email polonais
  • Continuer à rédiger un e-mail
  • Traduire l'e-mail

Panneau de lecture

Par défaut, le Panneau de lecture s'affiche dans le Kutools IA vitre. Il vous aide à gérer efficacement les e-mails entrants en proposant des résumés rapides, des réponses instantanées et des traductions simples. En cliquant sur le Panneau de lecture Le bouton peut passer au Panneau d'écriture. Vice versa.

Résumé des e-mails : extraire les points clés de longs messages

Vous venez d'ouvrir votre boîte de réception et trouvez un long e-mail provenant d'un client décrivant diverses mises à jour et demandes de projets. Au lieu de parcourir un texte dense, vous pouvez compter sur Kutools IA's Résumé par e-mail compétence. Lorsque vous ouvrez l'e-mail, l'IA génère rapidement un résumé concis, mettant en évidence les informations les plus cruciales. Cela vous permet de saisir rapidement les points principaux et de prioriser vos prochaines étapes, ce qui vous fait gagner un temps précieux et vous assure de ne manquer aucun détail important.

Dans le Panneau de lecture of Kutools IA, cliquez sur l'e-mail que vous souhaitez résumer. Le Résumé par e-mail Skill génère automatiquement un résumé concis des principaux points de l'e-mail.

Astuces: Copier bouton : Pour copier tout le contenu. Régénérer bouton : Pour régénérer. Vous pouvez copier le texte sélectionné ou sélectionner tout le contenu du contenu généré.

Réponse rapide : génération de réponses instantanées et contextuelles

Supposons que vous traitiez plusieurs e-mails et que vous receviez soudainement une demande de document de la part d'un collègue. Plutôt que de passer du temps à rédiger une réponse à partir de zéro, Kutools IA's Réponse rapide la compétence vient à votre secours. L'IA analyse le contexte de l'e-mail et suggère plusieurs bases de réponse pour une réponse détaillée.

1. dans le Panneau de lecture of Kutools IA, cliquez sur l'e-mail auquel vous souhaitez recevoir une réponse rapide. Le Réponse rapide la compétence génère automatiquement plusieurs bases de réponses.

2. Cliquez sur l'une des bases de réponse ci-dessus pour générer une réponse détaillée.

3. Cliquez sur l' Répondre bouton. La réponse générée sera immédiatement insérée dans le corps de l’e-mail en tant que brouillon.

Traduire les e-mails : combler les lacunes linguistiques sans effort

Vous travaillez avec un partenaire international et un e-mail arrive dans une langue que vous ne comprenez pas. Au lieu de copier le texte dans un outil de traduction distinct, Kutools IA's Traduire l'e-mail Skill traduit instantanément le contenu directement dans Outlook. Désormais, vous pouvez pleinement comprendre le message et y répondre de manière appropriée sans avoir à basculer entre les applications, ce qui rend votre communication transfrontalière plus fluide et plus efficace.

1. dans le Panneau de lecture of Kutools IA, Aller à la Traduire l'e-mail section. Sélectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez traduire dans le menu Langue liste déroulante. Par exemple, je sélectionne ici l'italien comme langue cible.

2.Après avoir sélectionné l'e-mail ou le texte de l'e-mail que vous souhaitez traduire, cliquez sur le bouton Générer .

Résultat

Astuces: Copier bouton : Pour copier tout le contenu. Régénérer bouton : Pour régénérer. Vous pouvez copier le texte sélectionné ou sélectionner tout le contenu du contenu généré.

Panneau d'écriture

L' Panneau d'écriture of Kutools IA aide à rédiger et à affiner les e-mails avec des suggestions basées sur l'IA, des améliorations grammaticales et des compétences en traduction. En cliquant sur le Panneau d'écriture Le bouton peut passer au Panneau de lecture. Vice versa.

Brouillon d'e-mail : rédiger des messages initiaux avec les conseils de l'IA

Vous devez assurer le suivi d'un client après une réunion, mais vous ne savez pas par où commencer. Kutools IA's Brouillon d'e-mail la compétence intervient, proposant des suggestions basées sur le contexte pour vous aider à rédiger votre message. Au fur et à mesure que vous tapez, l'IA propose des phrases et des structures adaptées à vos besoins, vous permettant de rédiger rapidement un e-mail professionnel et clair. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais garantit également que votre communication est précise et efficace, reflétant votre ton professionnel.

1. Dans la nouvelle fenêtre de message, accédez au Brouillon d'e-mail section dans le Panneau d'écriture of Kutools IA. Saisissez les points clés dans la zone de texte.

2. Cliquez sur l' Générer bouton pour générer le brouillon.

3. Une fois le brouillon généré, cliquez sur le bouton insérer pour insérer le brouillon dans le corps de l'e-mail.

Astuces: Copier bouton : Pour copier tout le contenu. Régénérer bouton : Pour régénérer. Vous pouvez copier le texte sélectionné ou sélectionner tout le contenu du contenu généré.

E-mail polonais : perfectionner la grammaire, le ton et le style

Après avoir rédigé un e-mail important à votre superviseur, vous voulez vous assurer qu'il est impeccable avant d'appuyer sur envoyer. Kutools IA's Email polonais Cette compétence améliore votre brouillon en vérifiant la grammaire, en améliorant le ton et en affinant le style. D’un simple clic, votre e-mail se transforme en un élément de communication soigné et professionnel. Cet outil est particulièrement utile lorsque vous communiquez avec des supérieurs ou des clients, garantissant que votre message est non seulement correct mais laisse également une impression positive.

1. dans le Panneau d'écriture of Kutools IA, Aller à la Email polonais section. Après avoir sélectionné le brouillon d'e-mail ou le texte du brouillon d'e-mail que vous souhaitez reformuler, cliquez sur le bouton Générer .

2. Une fois le brouillon final généré, cliquez sur le bouton insérer bouton pour l’insérer dans le corps de l’e-mail.

Astuces: Copier bouton : Pour copier tout le contenu. Régénérer bouton : Pour régénérer. Vous pouvez copier le texte sélectionné ou sélectionner tout le contenu du contenu généré.

Continuer à rédiger un e-mail

Vous avez commencé à rédiger un e-mail détaillé, mais à mi-chemin, vous avez été interrompu et avez dû le laisser inachevé. Quand tu reviens, Kutools IA's Continuer à rédiger un e-mail La compétence est prête à vous aider à reprendre là où vous vous étiez arrêté. L'IA examine le contexte de votre brouillon incomplet et propose des suggestions pour continuer et compléter votre message. Cela garantit que votre e-mail reste cohérent et pertinent, même en cas de rupture dans votre processus de rédaction.

Mode Auto

Lorsque vous répondez à un e-mail dans votre boîte de réception, le Panneau de lecture passe automatiquement à la Panneau d'écriture. Lorsque vous commencez à rédiger votre réponse, le Continuer à rédiger un e-mail La compétence continue automatiquement le brouillon pour vous. Une fois le contenu généré, appuyez sur Ctrl + ~ pour l'insérer rapidement dans votre brouillon.

Mode manuel

1. dans le Panneau d'écriture of Kutools IA, Aller à la Continuer à rédiger un e-mail section. Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez que Kutools AI continue à écrire dans le brouillon, puis cliquez sur le bouton Générer .

2. Une fois le contenu généré, cliquez sur le bouton insérer bouton pour l’insérer dans le corps de l’e-mail.

Astuces: Copier bouton : Pour copier tout le contenu. Régénérer bouton : Pour régénérer. Vous pouvez copier le texte sélectionné ou sélectionner tout le contenu du contenu généré.

Traduire les e-mails : préparer des e-mails pour un public mondial

Vous rédigez un e-mail destiné à un client à l’étranger et vous devez vous assurer que votre message est traduit avec précision dans sa langue maternelle. Au lieu de s'appuyer sur des outils externes, Kutools IA's Traduire l'e-mail La compétence vous permet de traduire votre brouillon dans Outlook. Vous rédigez votre email comme à votre habitude, puis d'un simple clic, il est traduit dans la langue souhaitée. Cette compétence garantit que votre communication est à la fois précise et culturellement appropriée, ce qui facilite la communication efficace avec les clients internationaux.

1. Dans le brouillon d'e-mail, sélectionnez le texte que vous souhaitez traduire.

2. dans le Panneau d'écriture of Kutools IA, Aller à la Traduire l'e-mail section. Choisissez ensuite la langue dans laquelle vous souhaitez traduire dans la liste Langue liste déroulante. Par exemple, je sélectionne ici le français comme langue cible.

3. Cliquez sur l' Générer .

4. Une fois le brouillon traduit, cliquez sur le bouton insérer bouton pour l’insérer dans le corps de l’e-mail.

Astuces: Copier bouton : Pour copier tout le contenu. Régénérer bouton : Pour régénérer. Vous pouvez copier le texte sélectionné ou sélectionner tout le contenu du contenu généré.

Conseils pour maximiser l'efficacité de Kutools AI