Débloquez l'avenir de l'email : Élevez l'efficacité d'Outlook avec Kutools AI

Dans le monde rapide de la communication numérique, l'efficacité est essentielle, et gérer vos emails efficacement peut vous faire gagner un temps et des efforts considérables. Découvrez Kutools AI pour Outlook, un outil puissant conçu pour améliorer votre expérience email en introduisant des compétences intelligentes qui simplifient votre flux de travail. Que vous rédigiez des emails, traduisiez du contenu ou répondiez à des messages, Kutools AI offre une gamme de capacités qui peuvent transformer votre interaction avec les emails. Dans ce tutoriel, vous apprendrez à connaître Kutools AI pour Outlook, pourquoi c'est un outil indispensable, comment le configurer et comment l'intégrer dans votre routine quotidienne d'email pour une productivité maximale.

• Exemples d'utilisation de Kutools AI dans emails entrants : emails :
  • Résumé des emails
  • Réponse rapide
• Exemples d'utilisation de Kutools AI dans emails sortants : emails :
  • Rédaction d'email
  • Continuer la rédaction

• Personnalisez et ajoutez des compétences pour un usage personnalisé
• Adaptez les réponses avec des insights de l'historique des emails
• Contrôlez les modes manuel/automatique et personnalisez les préférences d'affichage

• Contrôles rapides et accès dans le volet Kutools AI
• Gestion du contenu généré dans une boîte de compétences
• Meilleures pratiques pour utiliser Kutools AI

Qu'est-ce que Kutools AI pour Outlook ?

Kutools AI pour Outlook est une fonctionnalité avancée développée par ExtendOffice, intégrant de manière transparente la technologie AI de modèles leaders comme OpenAI et GoogleAI dans votre routine quotidienne d'email. Faisant partie d'une suite complète de plus de100 outils dans Kutools pour Outlook, il transforme la façon dont vous gérez et interagissez avec les emails. Avec son interface intuitive, Kutools AI offre des capacités puissantes pour augmenter votre productivité tant dans la lecture que dans la rédaction d'emails.

Compétences dans le Volet de lecture (Pour analyser et répondre aux emails reçus)

• Résumé : Obtenez des résumés concis pour comprendre rapidement les points principaux des emails longs.
• Répondre: Utilisez l'AI pour des réponses efficaces et détaillées aux emails. (Prend en charge l'utilisation des emails envoyés pour des informations pertinentes.)
• Réponse rapide: Présente différentes options de réponse et génère une réponse basée sur votre direction choisie. (Prend en charge l'utilisation des emails envoyés pour des informations pertinentes.)
• Réponse de remerciement : Générez une lettre de remerciement concise pour vous aider à exprimer rapidement votre gratitude.
• Traduire : Traduisez instantanément les emails entrants dans votre langue préférée, assurant une communication fluide.
• Analyser : Analysez la tendance émotionnelle du contenu de l'email pour vous aider à déterminer si le sentiment est positif, négatif ou neutre.
• Extraire : Extrayez des informations structurées telles que des noms, des lieux, des dates et des montants de l'email pour vous aider à comprendre rapidement les données clés dans le contenu.
• Compétences personnalisées : Créez vos propres compétences en personnalisant les invites de rôle, les invites de commande et en ajoutant des options supplémentaires pour répondre à vos besoins uniques de gestion des emails.

Compétences dans le Volet de rédaction (Pour rédiger et affiner les emails sortants)

• Composer : Utilisez l'assistance AI pour accélérer le processus de rédaction d'email avec des suggestions personnalisées.
• Polir : Améliorez automatiquement vos brouillons d'email pour la grammaire, le ton et le style, assurant une finition professionnelle.
• Continuer la rédaction : Laissez l'AI fournir des suggestions et des complétions basées sur le contexte pour vous aider à continuer la rédaction des brouillons.
• Traduire : Traduisez facilement vos brouillons d'email dans d'autres langues, les préparant pour un public mondial.
• Vérifier : Vérifiez et corrigez les erreurs d'orthographe et de grammaire dans l'email pour assurer l'exactitude linguistique.
• Étendre : Étendez les informations clés de l'email et fournissez des explications détaillées pour un contenu plus complet.
• Suggérer : Fournissez des suggestions pour des améliorations logiques ou un contenu sensible par une analyse logique ou une révision de contenu.
• Compétences personnalisées : Créez vos propres compétences en personnalisant les invites de rôle, les invites de commande et en ajoutant des options supplémentaires pour répondre à vos besoins uniques de gestion des emails.

Pourquoi choisir Kutools AI pour votre Outlook ?

Dans le monde numérique rapide d'aujourd'hui, une communication efficace est essentielle. Kutools AI exploite la technologie AI de pointe pour garantir que vos emails ne sont pas seulement lus mais ressentis, compris et appréciés. Il s'agit d'élever votre niveau d'email et de rendre chaque interaction plus significative et impactante. Que vous gériez un flot d'emails quotidiens ou que vous vous concentriez sur ce message critique, Kutools AI est votre partenaire stratégique, vous assurant de rester en avance dans le jeu de la communication. Voici quelques-uns des principaux avantages que Kutools AI offre :

⏰ Automatisation pour gagner du temps : Automatise les tâches email routinières, telles que le résumé des emails et la réponse rapide, vous libérant du temps pour des tâches plus importantes et augmentant votre productivité globale.

🌐 Intégration AI polyvalente : Kutools AI prend en charge une large gamme de plateformes AI, y compris OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI et SenseNovaAI, vous offrant la flexibilité de choisir le meilleur modèle AI pour une gestion des emails précise et efficace.

🖥️ Interface conviviale : Dispose d'une interface intuitive et facile à naviguer, rendant simple pour les utilisateurs de tous niveaux technologiques d'améliorer leur gestion des emails et leur communication.

🌓 Fonctionnalité à double mode : Kutools AI offre le Mode manuel et le Mode automatique. En Mode automatique, les tâches comme les résumés d'emails et les réponses rapides sont générées automatiquement. Passer d'un mode à l'autre est transparent avec un simple clic, vous permettant de personnaliser l'outil pour s'adapter à votre flux de travail.

💡 Compétences personnalisées : Adaptez Kutools AI à vos besoins spécifiques de gestion des emails en créant vos propres compétences. Personnalisez les invites de rôle, les invites de commande et les options supplémentaires pour garantir que l'AI fonctionne exactement comme vous le souhaitez, permettant une flexibilité et une efficacité maximales dans la gestion de vos emails.

📚 Apprentissage de l'historique des emails : Lors de la génération de réponses, Kutools AI utilise vos interactions passées par email (une fois que vous avez ajouté des emails historiques) pour fournir des réponses contextuelles, offrant des réponses précises basées sur des discussions précédentes. Au fil du temps, les réponses deviennent plus précises et adaptées à votre style de communication pour des interactions personnalisées.

🌍 Capacités de traduction linguistique : Brise les barrières linguistiques avec des modèles sophistiqués pour des traductions précises, rendant la communication mondiale sans effort.

⚙️ Intégration transparente avec Outlook : Conçu exclusivement pour Outlook, il améliore votre expérience email dans un environnement familier, assurant un flux de travail intuitif et efficace.

✏️ Clarté et professionnalisme améliorés : Utilise des modèles linguistiques avancés pour optimiser vos emails, garantissant clarté et professionnalisme dans chaque message que vous envoyez.

🔐 Confidentialité et sécurité améliorées : Utilise les derniers protocoles de cryptage et de sécurité pour garantir que vos données email sont protégées, vous offrant la tranquillité d'esprit quant à la sécurité de vos communications.

Comment configurer Kutools AI pour Outlook pour une efficacité email améliorée ?

Transformer votre expérience email avec Kutools AI est à quelques étapes seulement. Voici le guide étape par étape sur comment configurer Kutools AI dans votre Outlook.

Étape1 : Installez Kutools AI

Accédez à la page de téléchargement pour télécharger et installer Kutools pour Outlook afin d'obtenir Kutools AI.

Étape2 : Activez Kutools AI

1. Après avoir installé Kutools pour Outlook, allez à l'onglet Kutools et cliquez sur AI.

2. Le dialogue Guide de Kutools AI apparaît. Il présente les compétences que Kutools AI offre. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

3. Les Conditions d'utilisation apparaîtront. Cliquez sur Suivant.

4. Maintenant, vous pouvez activer Kutools AI en sélectionnant un fournisseur AI et en entrant la clé API correspondante. Une fois terminé, cliquez sur OK.

Après avoir cliqué sur OK, le volet Kutools AI apparaît sur le côté droit de la fenêtre Outlook, comme indiqué ci-dessous. Continuez à lire pour des exemples sur comment l'utiliser !

Utilisez Kutools AI dans votre flux de travail avec des exemples

Résumé des emails : Extraction des points clés des messages longs

Vous venez d'ouvrir votre boîte de réception pour trouver un long email d'un client décrivant diverses mises à jour de projet et demandes. Au lieu de vous plonger dans le texte dense, vous pouvez compter sur la compétence Résumé de Kutools AI. Lorsque vous ouvrez l'email, l'AI génère rapidement un résumé concis, mettant en évidence les informations les plus cruciales. Cela vous permet de saisir rapidement les points principaux et de prioriser vos prochaines étapes, économisant un temps précieux et vous assurant de ne manquer aucun détail important.

1. Dans le volet Kutools AI, assurez-vous d'être dans le Volet de lecture.
2. Sélectionnez l'email que vous souhaitez résumer.

La boîte Résumé génère automatiquement un résumé concis des points principaux de l'email, comme indiqué ci-dessous :

Réponse rapide : Génération de réponses instantanées et contextuelles

Plutôt que de passer du temps à composer une réponse à partir de zéro, la compétence Réponse rapide de Kutools AI vous aide à analyser le contexte de l'email et suggère plusieurs bases de réponse pour une réponse détaillée.

1. Dans le volet Kutools AI, assurez-vous d'être dans le Volet de lecture.
2. Sélectionnez l'email auquel vous souhaitez répondre. La Réponse rapide compétence générera automatiquement plusieurs bases de réponse comme indiqué ci-dessous.

   

   Conseils:

   • Si vous sélectionnez du texte dans un email, il répondra au contenu sélectionné. Sinon, il répondra à l'ensemble de l'email.
   • Si aucune des bases de réponse n'est appropriée, vous pouvez cliquer sur le lien "Pas approprié ?" et entrer votre propre base souhaitée.

3. Sélectionnez l'une des bases de réponse pour générer une réponse.

4. Cliquez sur le bouton Répondre. La réponse sera insérée dans le brouillon d'email, prête à être revue, modifiée et envoyée.

   

Rédaction d'email : Rédaction de messages initiaux avec l'aide de l'AI

Lorsque vous devez faire un suivi avec un client après une réunion mais que vous ne savez pas comment commencer, la compétence Composer de Kutools AI intervient, offrant des suggestions basées sur le contexte pour vous aider à rédiger votre message. Une fois que vous fournissez à Kutools AI les points clés, il suggère des phrases et des structures adaptées à vos besoins, vous permettant de rédiger rapidement un email professionnel et clair.

1. Dans le volet Kutools AI, assurez-vous d'être dans le Volet de rédaction.
2. Dans la boîte Composer, entrez les points clés et cliquez sur le bouton Générer.
3. Cliquez sur Insérer pour ajouter le brouillon généré au corps de l'email.

Continuer la rédaction d'email : Reprendre là où vous vous êtes arrêté

Vous avez commencé à rédiger un email détaillé, mais en cours de route, vous avez été interrompu et avez dû le laisser inachevé. Lorsque vous revenez, la compétence Continuer la rédaction de Kutools AI est prête à vous aider à reprendre là où vous vous êtes arrêté. L'AI examine le contexte de votre brouillon incomplet et fournit des suggestions pour continuer et compléter votre message.

La compétence Continuer la rédaction fonctionne ainsi : Lorsque vous initiez une réponse à un email dans votre Boîte de réception, le Volet de lecture bascule automatiquement vers le Volet de rédaction. Lorsque vous commencez à rédiger votre réponse, la compétence Continuer la rédaction continue automatiquement le brouillon pour vous. Une fois le contenu généré, cliquez sur le bouton Insérer pour l'insérer rapidement dans votre brouillon.

Transformez Kutools AI en votre assistant personnel

De l'ajout et de la personnalisation des compétences à l'activation de l'apprentissage de l'AI à partir de votre historique d'emails, vous pouvez optimiser Kutools AI pour devenir votre assistant personnel. Avec ces fonctionnalités, vous recevrez des réponses plus précises et contextuelles et aurez la possibilité d'affiner les compétences de l'AI pour répondre à vos besoins spécifiques.

• Personnalisez et ajoutez des compétences pour un usage personnalisé
• Adaptez les réponses avec des insights de l'historique des emails
• Contrôlez les modes manuel/automatique et personnalisez les préférences d'affichage

Personnalisez et ajoutez des compétences pour un usage personnalisé

Au bas du volet Kutools AI, il y a un bouton Gestion de la bibliothèque de compétences, qui ouvre la boîte de dialogue Gestion de la bibliothèque de compétences lorsqu'il est cliqué.

Dans la boîte de dialogue Gestion de la bibliothèque de compétences, vous pouvez configurer des compétences pour le Volet de lecture et le Volet de rédaction :

1. Sélectionnez Volet de lecture ou Volet de rédaction pour gérer les compétences dans ce volet.
2. Cochez la case à côté d'une compétence pour l'activer et l'afficher dans le volet Kutools AI. Décochez la case pour désactiver la compétence et la masquer du volet.
3. Sélectionnez une compétence pour personnaliser ses paramètres, y compris :
   • Invite de rôle : Dirige l'AI pour adopter un comportement et un style spécifiques.
   • Invite de commande : Instruire l'AI pour effectuer une tâche particulière.
   • Options supplémentaires : Permet une personnalisation supplémentaire, avec la possibilité d'ajouter plus de paramètres en utilisant le bouton Ajouter des options.
4. Ajoutez une nouvelle compétence en cliquant sur le bouton Ajouter une compétence pour en créer une adaptée à vos besoins spécifiques.

Adaptez les réponses avec des insights de l'historique des emails

Les compétences de réponse dans Kutools AI prennent en charge l'apprentissage à partir des conversations email historiques. En créant une base de données locale qui stocke les données email passées, l'AI peut analyser les communications précédentes, améliorant la précision et la pertinence contextuelle de ses réponses pour des réponses plus précises et contextuelles.

Vous pouvez ajouter manuellement des emails historiques à l'apprentissage des emails. Ou activer la fonction d'ajout automatique afin que les emails soient immédiatement ajoutés à l'apprentissage des emails après l'envoi, aidant le système Al à mieux apprendre et s'adapter.

Ajout manuel

1. Cliquez sur le bouton Apprentissage des emails dans la boîte Répondre ou Réponse rapide dans le volet Kutools AI.

2. Cliquez sur le bouton Ajout manuel.

3. Dans le dialogue Ajout manuel qui apparaît, sélectionnez les emails que vous souhaitez apprendre et cliquez sur OK.

• Pour sélectionner tous les emails d'un compte, cochez la case avant le compte.
• Pour sélectionner les emails un par un, cochez la case avant un email.
• Pour sélectionner les emails du dernier mois, cliquez sur le lien Emails du mois dernier .
• Pour sélectionner les emails de l'année dernière, cliquez sur le lien Emails de l'année dernière .

4. Un dialogue apparaît pour vous rappeler le nombre d'emails qui doivent être appris. Cliquez sur Oui.

5. Un autre dialogue apparaît pour vous rappeler le nombre d'emails qui ont été appris avec succès. Cliquez sur OK.

Ajout automatique

Cliquez sur le bouton Apprentissage des emails dans la boîte Répondre ou Réponse rapide dans le volet Kutools AI, puis procédez comme suit.

1. Cochez la case Ajout automatique .
2. Sélectionnez les comptes email en cochant la case à côté de chaque adresse, afin que les emails envoyés depuis eux soient automatiquement ajoutés à l'apprentissage des emails.
3. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Contrôlez les modes manuel/automatique et personnalisez les préférences d'affichage

Kutools AI vous permet de personnaliser son fonctionnement et son interface visuelle pour s'adapter à vos préférences individuelles et à votre flux de travail :

• Certaines compétences sont initialement réglées sur Mode automatique, tandis que d'autres fonctionnent en Mode manuel. Pour basculer entre le Mode manuel et le Mode automatique pour une compétence spécifique, cliquez simplement sur le Bouton de basculement dans le coin supérieur droit de la boîte de compétences.
  

  Voici une distinction entre les compétences d'automatisation dans le Volet de lecture et le Volet de rédaction :

  • Volet de lecture : Les compétences réglées sur le Mode automatique fonctionneront automatiquement chaque fois qu'un nouvel email est sélectionné.
  • Volet de rédaction : Les compétences en Mode automatique fonctionneront automatiquement lorsque la sélection dans le brouillon change, sauf pour la compétence "Continuer la rédaction", qui ne fonctionnera que lorsque le contenu lui-même change.
  Conseils :

  Après avoir basculé une compétence en Mode manuel, cliquez sur le bouton Générer pour obtenir des résultats. Si du texte est sélectionné dans un email, la compétence traitera uniquement le contenu sélectionné ; sinon, elle traitera l'ensemble de l'email. En Mode automatique, les compétences traiteront l'ensemble de l'email après que vous l'ayez sélectionné. Si vous souhaitez traiter uniquement une partie de l'email, mettez en surbrillance la section souhaitée, puis cliquez sur l'icône Régénérer dans le coin inférieur gauche.

• Vous pouvez personnaliser l'affichage en sélectionnant soit Affichage en page unique pour voir toutes les compétences dans le Kutools AI volet à la fois, ou Affichage par onglets pour organiser les compétences en onglets séparés.
  

Conseils pour maximiser l'efficacité de Kutools AI

Voici quelques conseils et astuces pour utiliser Kutools AI dans Outlook :

Ce que vous pouvez contrôler et accéder rapidement dans le volet Kutools AI

Pour basculer entre le Volet de lecture et le Volet de rédaction, utilisez le bouton Volet de lecture/rédaction. Pour basculer entre l'Affichage en page unique et l'Affichage par onglets, utilisez le bouton Affichage en page unique/affichage par onglets. Pour basculer facilement entre différents fournisseurs AI et modèles dans le volet Kutools AI, cliquez sur le modèle AI utilisé déroulant et sélectionnez votre option préférée dans la liste. Pour basculer entre le Mode manuel et le Mode automatique pour une compétence spécifique, cliquez simplement sur le Bouton de basculement dans cette boîte de compétences. Si nécessaire, cliquez sur le bouton Étendre le contenu pour voir le contenu complet du résultat. La langue qu'une compétence utilise correspondra à vos paramètres Outlook par défaut. Vous pouvez la changer en sélectionnant le menu déroulant Langue dans la boîte de compétences. En développant le menu déroulant Options supplémentaires, vous pouvez sélectionner une option pour guider l'AI dans la génération de résultats plus spécifiques. Le contenu généré par l'AI peut être incorrect, veuillez envisager de vérifier les informations importantes.

Ce que vous pouvez faire avec le contenu généré dans une boîte de compétences