Libérez le futur de l’email : optimisez l’efficacité d’Outlook avec Kutools AI Assistant

Dans le monde dynamique de la communication numérique, l’efficacité est essentielle et bien gérer vos emails vous permet d’économiser un temps et des efforts considérables. Découvrez Kutools AI Assistant pour Outlook, un outil puissant conçu pour optimiser votre expérience email grâce à des compétences intelligentes qui fluidifient votre flux de travail. Que vous rédigiez un email, traduisiez du contenu ou répondiez à un message, Kutools AI propose toute une gamme de fonctionnalités qui peuvent transformer votre gestion des emails. Ce tutoriel vous présente Kutools AI Assistant pour Outlook, ses atouts incontournables, comment le configurer, et comment l’intégrer à votre routine email quotidienne pour maximiser votre productivité.

• Exemples d'utilisation de Kutools AI dans emails reçus :
  • Résumé d’email
  • Réponse rapide
• Exemples d'utilisation de Kutools AI dans emails envoyés :
  • Rédaction d’email
  • Continuer la rédaction

• Personnalisez et ajoutez des compétences pour un usage sur mesure
• Adaptez vos réponses grâce à l’analyse de l’historique de vos emails
• Contrôlez les modes Manuel/Automatique et adaptez les préférences d’affichage

• Commandes et accès rapides dans le volet Kutools AI
• Gérer le contenu généré dans une boîte de compétences
• Bonnes pratiques pour l’utilisation de Kutools AI

Qu’est-ce que Kutools AI pour Outlook ?

Kutools AI pour Outlook est une fonctionnalité avancée développée par ExtendOffice, intégrant de façon transparente la technologie IA de modèles leaders tels qu’OpenAI et GoogleAI à votre routine email quotidienne. Faisant partie de la suite complète de plus de100 outils de Kutools pour Outlook, elle transforme la manière dont vous gérez et interagissez avec vos emails. Grâce à son interface intuitive, Kutools AI offre de puissantes capacités pour accroître votre productivité, aussi bien dans la lecture que la rédaction d’emails.

Fonctionnalités du panneau de lecture (pour analyser et répondre aux emails reçus)

• Résumé : Obtenez des résumés clairs pour comprendre rapidement l’essentiel des emails longs.
• Répondre: Utilisez l’IA pour des réponses efficaces et détaillées à vos emails. (Permet d’utiliser les emails envoyés pour enrichir les informations pertinentes.)
• Réponse rapide: Propose différents choix de réponses et génère une réponse selon l’option sélectionnée. (Permet d’utiliser les emails envoyés pour enrichir les informations pertinentes.)
• Réponse de remerciement : Génère une lettre de remerciement concise pour exprimer votre gratitude rapidement.
• Traduire : Traduisez instantanément les emails reçus dans votre langue préférée pour une communication fluide.
• Analyser : Analysez la tendance émotionnelle du contenu afin de déterminer si le message est positif, négatif ou neutre.
• Extraire : Extrait des informations structurées telles que noms, lieux, dates et montants pour vous permettre d’identifier rapidement les principaux éléments du message.
• Compétences personnalisées : Créez vos propres compétences en personnalisant les indications de rôle, les commandes et en ajoutant des options supplémentaires pour répondre à vos besoins spécifiques de gestion des emails.

Fonctionnalités du panneau de rédaction (pour rédiger et améliorer les emails envoyés)

• Rédiger : Utilisez l’assistance IA pour accélérer la rédaction avec des suggestions adaptées.
• Corriger : Optimise automatiquement vos brouillons d’email pour la grammaire, le ton et le style afin d’assurer une finition professionnelle.
• Continuer la rédaction : L’IA propose des suggestions adaptées au contexte pour aider à poursuivre votre brouillon.
• Traduire : Traduisez facilement vos brouillons d’email pour une diffusion internationale.
• Vérifier : Vérifiez et corrigez les fautes d’orthographe et de grammaire pour garantir la précision linguistique.
• Développer : Enrichit les informations clés de l’email en fournissant des explications détaillées pour un contenu plus complet.
• Suggérer : Propose des améliorations logiques ou signale du contenu sensible grâce à l’analyse du contenu.
• Compétences personnalisées : Créez vos propres compétences en personnalisant les indications de rôle, commandes et options supplémentaires pour répondre à vos besoins spécifiques de gestion des emails.

Pourquoi choisir Kutools AI Assistant pour Outlook ?

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, la communication efficace est primordiale. Kutools AI Assistant exploite les dernières technologies d’IA pour que vos emails ne soient pas seulement lus, mais aussi compris et appréciés. Il s’agit d’élever vos échanges et de rendre chaque interaction plus pertinente et marquante. Que vous gériez une avalanche quotidienne d’emails ou que vous vous concentriez sur un message crucial, Kutools AI est votre partenaire stratégique pour rester en tête dans le jeu de la communication. Voici quelques-uns des principaux avantages offerts par Kutools AI :

⏰ Automatisation gain de temps : Automatise les tâches courantes d’email, telles que le résumé et la réponse rapide, libérant du temps pour les travaux plus importants et augmentant votre productivité globale.

🌐 Intégration IA polyvalente : Kutools AI prend en charge de nombreuses plateformes IA, dont OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI et SenseNovaAI, vous offrant la flexibilité de choisir le meilleur modèle IA pour une gestion des emails à la fois précise et efficace.

🖥️ Interface conviviale : Propose une interface intuitive et facile à utiliser, ce qui permet à tous les utilisateurs, quel que soit leur niveau technique, d’optimiser la gestion et la communication par email.

🌓 Fonctionnalité double mode : Kutools AI offre le mode Manuel et le mode Automatique. En mode Automatique, des tâches comme le résumé et la réponse rapide sont générées automatiquement. La bascule entre les modes est instantanée avec un seul clic pour personnaliser l’outil selon votre flux de travail.

💡 Compétences personnalisées : Adaptez Kutools AI à vos besoins de gestion email en créant vos propres compétences. Personnalisez les indications de rôle, les commandes et les options pour que l’IA fonctionne exactement comme vous le souhaitez, vous offrant une flexibilité et une efficacité maximales pour la gestion de vos emails.

📚 Apprentissage de l’historique d’email : Lorsqu’il génère des réponses, Kutools AI s’appuie sur vos interactions passées (après ajout d’emails historiques) pour fournir des réponses contextualisées, exactes et basées sur les discussions antérieures. Au fil du temps, vos réponses deviennent plus précises et adaptées à votre style de communication pour une personnalisation optimale.

🌍 Fonctionnalités de traduction : Surmontez les barrières linguistiques grâce à des modèles sophistiqués pour des traductions fiables, facilitant grandement la communication internationale.

⚙️ Intégration transparente avec Outlook : Conçu uniquement pour Outlook, Kutools AI améliore votre expérience email dans votre environnement familier, garantissant un flux de travail intuitif et efficace.

✏️ Clarté et professionnalisme accrus : Exploite des modèles linguistiques avancés pour optimiser vos emails, et garantir la clarté et le professionnalisme de chaque message envoyé.

🔐 Confidentialité et sécurité renforcées : Utilise les derniers protocoles de chiffrement et de sécurité pour assurer la protection de vos données email, afin de communiquer sereinement.

Comment configurer Kutools AI Assistant pour Outlook pour une efficacité email accrue ?

Transformer votre expérience email avec Kutools AI Assistant se fait en quelques étapes simples. Voici le guide pas à pas pour mettre en place Kutools AI dans votre Outlook.

Étape1 : Installez Kutools AI

Rendez-vous sur la page de téléchargement pour installer Kutools for Outlook et accéder à Kutools AI.

Étape2 : Activez Kutools AI

1. Après avoir installé Kutools for Outlook, allez dans l’onglet Kutools et cliquez sur Assistant IA.

2. La boîte de dialogue « Guide de Kutools AI » s’ouvre. Elle présente les fonctionnalités offertes par Kutools AI. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

3. Les conditions d'utilisation s’affichent. Cliquez sur Suivant.

4. Vous pouvez désormais activer Kutools AI en sélectionnant un fournisseur IA et en saisissant la clé API associée. Cliquez ensuite sur OK.

Après avoir cliqué sur OK, le volet Kutools AI apparaît sur la droite de la fenêtre Outlook, comme illustré ci-dessous. Poursuivez la lecture pour découvrir des exemples d’utilisation !

Utilisez Kutools AI Assistant dans votre flux de travail avec des exemples

Résumé d’email : extraire les points clés des messages longs

Vous venez d’ouvrir votre boîte de réception et trouvez un long message client exposant toutes les mises à jour et requêtes concernant le projet. Au lieu de parcourir le texte dense, vous pouvez compter sur la compétence Résumé de Kutools AI. Dès l’ouverture de l’email, l’IA génère un résumé concis, mettant en relief les informations les plus importantes. Cela vous permet de comprendre rapidement l’essentiel, de définir vos prochaines priorités, économisant du temps et vous assurant de ne rien manquer d’important.

1. Dans le volet Kutools AI, assurez-vous d’être dans le panneau de lecture.
2. Sélectionnez l’email à résumer.

La boîte Résumé génère automatiquement un résumé succinct des points principaux du message comme illustré ci-dessous :

Réponse rapide : générer des réponses instantanées et adaptées au contexte

Plutôt que de rédiger une réponse depuis zéro, la compétence Réponse rapide de Kutools AI analyse le contexte du message et propose plusieurs bases de réponses pour un retour détaillé.

1. Dans le volet Kutools AI, vérifiez que vous êtes bien dans le panneau de lecture.
2. Sélectionnez l’email auquel vous souhaitez répondre. La Réponse rapide génère automatiquement plusieurs bases de réponses, affichées ci-dessous.

   

   Conseils:

   • Si vous sélectionnez du texte dans un email, la réponse concernera ce passage. Sinon, elle portera sur l’ensemble du message.
   • Si aucune base de réponse n’est appropriée, cliquez sur le lien « Pas adapté ? » et saisissez votre propre base.

3. Choisissez une base de réponse pour générer la réponse.

4. Cliquez sur le bouton Répondre. Votre réponse s'insère dans le brouillon, prête pour vérification, modification et envoi.

   

Rédaction d’email : rédiger un premier message avec l’aide de l’IA

Après une réunion client, vous devez faire un suivi mais ne savez pas par où commencer ? La compétence Rédiger de Kutools AI vous assiste, en suggérant des phrases adaptées au contexte. En lui fournissant vos points clés, Kutools AI propose des structures et formulations appropriées pour vous permettre de rédiger rapidement un message professionnel et clair.

1. Dans le volet Kutools AI, vérifiez que vous êtes dans le panneau de rédaction.
2. Dans la boîte Rédiger, entrez vos points clés puis cliquez sur Générer.
3. Cliquez sur Insérer pour ajouter le brouillon généré au corps de l’email.

Continuer la rédaction de l’email : reprendre là où vous vous êtes arrêté

Vous avez commencé à rédiger un email détaillé mais avez été interrompu et n’avez pas pu le finir. Lors de la reprise, la compétence Continuer la rédaction de Kutools AI est là pour vous. L’IA analyse le contexte de votre brouillon incomplet et propose des suggestions pour poursuivre et conclure le message.

La compétence Continuer la rédaction fonctionne de la façon suivante : lorsque vous commencez à répondre à un email dans votre Boîte de réception, le panneau de lecture passe automatiquement au panneau de rédaction. Au fur et à mesure de la rédaction de la réponse, la compétence Continuer la rédaction complète automatiquement le brouillon. Une fois le contenu généré, cliquez sur Insérer pour l’ajouter rapidement à votre message.

Transformez Kutools AI en votre assistant personnel

En personnalisant et en ajoutant des compétences, et grâce à l’apprentissage sur votre historique d’emails, optimisez Kutools AI pour qu’il devienne votre assistant personnel. Ces fonctions vous garantissent des réponses plus précises, contextualisées et vous permettent d’affiner les compétences de l’IA selon vos besoins.

• Personnalisez et ajoutez des compétences pour un usage sur mesure
• Adaptez les réponses grâce à l’analyse de l’historique de vos emails
• Contrôlez les modes Manuel/Automatique et adaptez les préférences d’affichage

Personnalisez et ajoutez des compétences pour un usage sur mesure

En bas du volet Kutools AI, le bouton Gestion de la bibliothèque de compétences ouvre la boîte de dialogue Gestion de la bibliothèque de compétences lorsque vous cliquez dessus.

Dans la boîte Gestion de la bibliothèque de compétences, vous pouvez paramétrer les compétences pour le panneau de lecture et le panneau de rédaction :

1. Sélectionnez le panneau de lecture ou de rédaction pour gérer les compétences du panneau sélectionné.
2. Cochez la case d’une compétence pour l’activer et l’afficher dans le volet Kutools AI. Décochez-la pour la désactiver et la masquer.
3. Sélectionnez une compétence pour personnaliser ses paramètres notamment :
   • Indication de rôle : Demande à l’IA d’adopter un comportement et un style précis.
   • Commande : Demande à l’IA d’effectuer une tâche spécifique.
   • Options supplémentaires : Permet d’aller plus loin dans la personnalisation et d’ajouter d’autres réglages avec le bouton Ajouter une option.
4. Ajoutez une nouvelle compétence en cliquant sur le bouton Ajouter une compétence pour l’adapter à vos besoins.

Adaptez les réponses grâce à l’analyse de l’historique de vos emails

Les compétences de réponse dans Kutools AI apprennent depuis l’historique des conversations email. L’IA crée une base de données locale qui stocke les anciens échanges, analyse les messages antérieurs et améliore la pertinence et la précision contextuelle de ses réponses.

Vous pouvez ajouter manuellement des emails historiques à l’Apprentissage par Email ou activer l’ajout automatique pour qu’ils soient enregistrés dès l’envoi, facilitant ainsi l’adaptation du système IA.

Ajout manuel

1. Cliquez sur le bouton Apprentissage par Email dans la boîte Répondre ou Réponse rapide du volet Kutools AI.

2. Cliquez sur le bouton Ajout manuel.

3. Dans la boîte Ajout manuel qui s’ouvre, sélectionnez les emails à analyser puis cliquez sur OK.

• Pour sélectionner tous les emails d’un compte, cochez la case située devant le compte.
• Pour choisir les emails un par un, cochez la case devant chaque email.
• Pour sélectionner les emails du dernier mois, cliquez sur le lien Emails du Mois dernier.
• Pour sélectionner les emails de l’année écoulée, cliquez sur le lien Emails de l’Année dernière.

4. Une boîte de dialogue apparaît pour vous indiquer le nombre d’emails à apprendre. Cliquez sur Oui.

5. Une autre boîte signale le nombre d’emails analysés avec succès. Cliquez sur OK.

Ajout automatique

Cliquez sur le bouton Apprentissage par Email dans la boîte Répondre ou Réponse rapide du volet Kutools AI, puis suivez les étapes suivantes.

1. Cochez la case Ajout automatique.
2. Sélectionnez les comptes email en cochant la case correspondant à chaque adresse, pour que les emails envoyés soient ajoutés automatiquement à l’Apprentissage par Email.
3. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Contrôlez les modes Manuel/Automatique et personnalisez les préférences d’affichage

Kutools AI vous permet de personnaliser son fonctionnement et son interface selon vos préférences et votre flux de travail.

• Certaines compétences sont initialement paramétrées en Mode automatique, d’autres en Mode manuel. Pour passer d’un mode à l’autre pour une compétence donnée, cliquez simplement sur le bouton Bascule dans le coin supérieur droit de la boîte de la compétence.
  

  Voici la différence entre les compétences automatisées du panneau de lecture et du panneau de rédaction :

  • Panneau de lecture : Les compétences en mode automatique se lancent systématiquement à chaque passage sur un nouvel email.
  • Panneau de rédaction : Les compétences en mode automatique sont déclenchées lors des changements de sélection dans le brouillon, à l’exception de Continuer la rédaction qui ne fonctionne que lorsque le contenu du brouillon change.
  Conseils :

  Après le passage en mode manuel, cliquez sur Générer pour obtenir le résultat. Si du texte est choisi dans un email, la compétence traite seulement cette portion ; sinon, c’est tout le message. En mode automatique, les compétences traitent l’intégralité de l’email après sélection. Pour ne traiter qu’une partie, sélectionnez le passage voulu puis cliquez sur l’icône Régénérer en bas à gauche.

• Vous pouvez personnaliser l’affichage en choisissant Vue page unique pour afficher toutes les compétences du Kutools AI volet d’un coup, ou Vue par onglets pour organiser les compétences dans différents onglets.
  

Astuces pour maximiser l’efficacité de Kutools AI

Voici quelques conseils et astuces pour utiliser Kutools AI dans Outlook :

Ce que vous pouvez contrôler et accéder rapidement dans le volet Kutools AI

Pour passer du panneau de lecture au panneau de rédaction, activez le bouton Panneau lecture/rédaction. Pour passer de la vue page unique à la vue par onglets, activez le bouton Vue page/onglets. Pour changer aisément de fournisseur ou modèle IA dans le volet Kutools AI, cliquez sur le menu déroulant du modèle IA et sélectionnez l’option de votre choix. Pour basculer une compétence entre mode manuel et automatique, cliquez simplement sur le bouton Bascule de la boîte de la compétence. Si besoin, cliquez sur le bouton Développer le contenu pour afficher le résultat complet. La langue utilisée par chaque compétence correspond aux paramètres Outlook par défaut. Vous pouvez la modifier en utilisant la liste déroulante Langue dans la boîte de la compétence. En ouvrant la liste déroulante Options supplémentaires, sélectionnez une option pour orienter l’IA vers un résultat plus précis. Le contenu généré par l’IA peut comporter des erreurs, veuillez vérifier les informations importantes.

Ce que vous pouvez faire avec le contenu généré dans une boîte de compétence