Outlook : Transfert automatique des emails en fonction de l'objet
Supposons que vous receviez toujours certains types de messages qui doivent tous être envoyés à vos collègues, il est fastidieux de transférer ces messages un par un, et il est impossible de transférer chaque message à temps. En fait, vous pouvez créer une règle pour que ces types de messages soient automatiquement transférés à vos collègues dès leur réception.
Transfert automatique des emails en fonction de l'objet en créant une règle dans Outlook
Transfert automatique des emails en fonction de l'objet avec Kutools pour Outlook (Facilité de gestion)
Transfert automatique des emails en fonction de l'objet en créant une règle dans Outlook
Le guide étape par étape suivant vous aidera à créer une règle pour transférer automatiquement les emails en fonction de leurs objets vers des personnes spécifiées.
Étape 1 : Ouvrir la boîte de dialogue Règles et alertes :
- Dans Outlook 2010 et 2013, veuillez cliquer sur "Règles" > "Gérer les règles et alertes" dans le groupe "Déplacer" de l'onglet "Accueil".
- Dans Outlook 2007, veuillez cliquer sur "Outils" > "Règles et alertes".
Étape 2 : Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton "Nouvelle règle".
Étape 3 : Dans la boîte de dialogue Assistant de règles, sélectionnez "Appliquer la règle aux messages que je reçois" et cliquez sur le bouton "Suivant". Voir la capture d'écran ci-dessous :
Étape 4 : Sélectionnez les conditions pour la nouvelle règle :
- Cochez "avec des mots spécifiques dans l'objet" dans la case "Étape 1 : Sélectionner la ou les conditions".
- Dans la section "Étape 2", veuillez cliquer sur "mots spécifiques".
- Dans la boîte de dialogue Rechercher du texte, entrez les mots spécifiés dans la première boîte ; puis cliquez sur le bouton "Ajouter" ; enfin, cliquez sur le bouton "OK". Voir la capture d'écran ci-dessous :
- Cliquez sur le bouton "Suivant".
Étape 5 : Spécifiez les actions pour la création de la règle :
- Cochez l'option "le transférer à des personnes ou un groupe public" dans la case "Étape 1" ;
- Cliquez sur "personnes ou groupe public" dans la case "Étape 2" ;
- Dans la boîte de dialogue Adresse de la règle, sélectionnez ou entrez des adresses email dans la boîte "À", et cliquez sur le bouton "OK".
Étape 6 (facultative) : Exécutez cette nouvelle règle maintenant sur les messages déjà présents dans le dossier Boîte de réception.
Par défaut, cette nouvelle règle fonctionnera avec les nouveaux messages entrants à l'avenir. Si vous souhaitez qu'elle fonctionne avec les messages existants déjà dans la Boîte de réception, continuez à cliquer sur les boutons "Suivant" jusqu'à voir la boîte de dialogue suivante.
Et cochez l'option "Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans 'Boîte de réception'".
Étape 7 : Cliquez sur le bouton "Terminer".
Dès maintenant, tous les nouveaux messages entrants contenant le texte spécifié dans l'objet seront automatiquement transférés aux personnes ou au groupe spécifié.
Si vous avez coché l'option "Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans 'Boîte de réception'", elle transférera automatiquement les messages existants déjà dans le dossier Boîte de réception, qui contiennent le texte spécifié dans leurs objets.
Transfert automatique des emails en fonction de l'objet avec Kutools pour Outlook (Facilité de gestion)
Avec la fonctionnalité "Transfert automatique" de "Kutools pour Outlook", vous pouvez également facilement transférer automatiquement des emails en fonction de l'objet dans Outlook. Contrairement à la fonction native des règles dans Outlook, qui peut devenir encombrée et rendre difficile la localisation de règles spécifiques, Kutools simplifie ce processus. Toutes les règles de transfert automatique sont regroupées en un seul emplacement accessible, facilitant leur recherche et leur ajustement. Cette approche de gestion ciblée aide à éviter le désordre et la confusion généralement associés à la navigation à travers un ensemble disparate de règles dans le système natif d'Outlook.
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Étape 1 : Activer la fonction de transfert automatique et commencer à créer une nouvelle règle
1. Après avoir téléchargé et installé Kutools pour Outlook, accédez à l'onglet "Kutools Plus" et cliquez sur "Transfert" dans le groupe Automatique.
2. Dans la boîte de dialogue Paramètres de "Transfert automatique", cliquez sur le bouton "Nouveau".
Étape 2 : Définir les conditions pour la règle
1. Dans la boîte de dialogue Assistant de règles, sélectionnez l'option "l'objet contient des mots spécifiques" pour la condition.
2. Cliquez sur le texte souligné "mots spécifiques".
3. Dans la boîte de dialogue Contient le texte, cliquez sur le bouton "Nouveau", saisissez le texte dans la zone de texte "Nouveau mot-clé de recherche" dans la boîte de dialogue Rechercher du texte, cliquez sur "Ajouter", puis sur "OK".
4. Cliquez sur "OK" > "Suivant" > "Suivant".
Étape 3 : Terminer la configuration de la règle
1. Saisissez le nom de la règle dans la zone de texte "Nom de la règle".
2. Cliquez sur le bouton "Destinataire".
3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des membres, sélectionnez ou entrez des adresses email dans la boîte "À", et cliquez sur le bouton "OK".
4. Cliquez sur "OK" > "OK" > "OK". Et enfin, cliquez sur "Oui" pour activer la fonctionnalité "Transfert".
Résultat
Dès maintenant, tout nouveau message entrant contenant le texte spécifié dans la ligne d'objet sera automatiquement transféré à l'individu ou au groupe désigné. De plus, la gestion de ces règles de transfert automatique est simple, car vous pouvez facilement les retrouver lorsque nécessaire.
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