Outlook : Transférez automatiquement les e-mails en fonction de l’objet

Imaginez recevoir régulièrement certains types de messages que vous devez systématiquement transmettre à vos collègues. Transférer ces messages un par un est fastidieux, et il est impossible de le faire à temps chaque fois. En réalité, vous pouvez créer une règle pour qu’ils soient automatiquement transférés à vos collègues dès leur réception.

Transfert automatique les e-mails en fonction de l’objet en créant une règle dans Outlook

Transfert automatique les e-mails en fonction de l’objet avec Kutools pour Outlook(Facilité de gestion)

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Transfert automatique les e-mails en fonction de l’objet en créant une règle dans Outlook

Les instructions détaillées ci-dessous vous guideront pas à pas pour créer une règle transférant automatiquement les e-mails dont l’objet contient certains termes vers des destinataires spécifiés.

Étape 1 : Ouvrir la boîte de dialogue Règles et alertes :

• Dans Outlook 2010 et 2013, cliquez sur « Règles » > « Gérer les règles et alertes » dans le groupe « Déplacer » de l’onglet « Accueil ».
• Dans Outlook 2007, cliquez sur « Outils » > « Règles et alertes ».

Étape 2 : Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton « Nouvelle règle ».

Étape 3 : Dans la boîte de dialogue Assistant de règle, sélectionnez l’option « Appliquer la règle aux messages que je reçois », puis cliquez sur le bouton « Suivant ». Consultez la capture d’écran suivante :

Étape 4 : Sélectionnez les conditions pour la nouvelle règle :

• Cochez l’option « avec des mots spécifiques dans l’objet » dans la section « Étape 1 : Sélectionner une ou plusieurs conditions ».
• Dans la section « Étape 2 », cliquez sur les « mots spécifiques ».
• Dans la zone « Texte de recherche », saisissez les mots indiqués dans la première zone, cliquez sur le bouton « Ajouter », puis sur le bouton « OK ». Consultez la capture d’écran suivante :
• Cliquez sur le bouton « Suivant ».

Étape 5 : Spécifiez les actions pour la règle en cours de création :

• Cochez l’option « transférer à des personnes ou à un groupe public » dans la zone « Étape 1 » ;
• Cliquez sur « personnes ou groupe public » dans la zone « Étape 2 » ;
• Dans la boîte de dialogue « Adresse de règle », sélectionnez ou saisissez une adresse e-mail dans le champ « À », puis cliquez sur « OK ».

Étape 6 (facultatif) : Appliquez immédiatement cette nouvelle règle aux messages déjà présents dans le dossier Boîte de réception.

Par défaut, cette nouvelle règle s’appliquera uniquement aux messages entrants futurs. Si vous souhaitez qu’elle s’applique également aux messages déjà présents dans votre Boîte de réception, continuez à cliquer sur « Suivant » jusqu’à l’apparition de la boîte de dialogue suivante.

Cochez alors l’option « Appliquer cette règle immédiatement aux messages déjà présents dans la “Boîte de réception” ».

Étape 7 : Cliquez sur le bouton « Terminer ».

Désormais, tous les nouveaux messages entrants dont l’objet contient le texte spécifié seront automatiquement transférés à la personne ou au groupe désigné.

Si vous avez coché l’option « Appliquer cette règle maintenant aux messages déjà dans la “Boîte de réception” », les messages existants dans le dossier Boîte de réception dont l’objet contient le texte spécifié seront automatiquement transférés.

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Transfert automatique les e-mails en fonction de l’objet avec Kutools pour Outlook (Facilité de gestion)

Grâce à la fonctionnalité « Transfert automatique » de Kutools pour Outlook, transférez automatiquement vos e-mails en fonction de leur objet directement dans Outlook. Contrairement aux règles natives d’Outlook, souvent encombrées et difficiles à naviguer pour repérer une règle précise, Kutools simplifie grandement cette tâche. Toutes vos règles de transfert automatique sont regroupées en un seul endroit facilement accessible, facilitant ainsi leur recherche et leur modification. Cette approche centralisée élimine le désordre et la confusion habituellement liés à la gestion d’un ensemble hétérogène de règles dans le système natif d’Outlook.

Étape 1. Activez la fonctionnalité de transfert automatique et commencez à créer une nouvelle règle.

1. Après avoir téléchargé et installé Kutools pour Outlook, accédez à l’onglet « KUTOOLS PLUS » et cliquez sur « Transférer » dans le groupe Automatique.

2. Dans la boîte de dialogue des paramètres « Transfert automatique », cliquez sur le bouton « Nouveau ».

Étape 2 : Définir les conditions de la règle

1. Dans la boîte de dialogue « Assistant de règle », sélectionnez l’option « L’objet contient des mots spécifiques » comme condition.

2. Cliquez sur le texte souligné « mots spécifiques ».

3. Dans la boîte de dialogue « Texte contient », cliquez sur « Nouveau », saisissez votre texte dans le champ « Nouveau mot-clé de recherche » de la boîte de dialogue « Texte de recherche », puis cliquez successivement sur « Ajouter » et sur « OK ».

4. Cliquez sur « OK » > « Suivant » > « Suivant ».

Étape 3 : Terminer le paramétrage de la règle

1. Saisissez le nom de votre règle dans le champ « Nom de la règle ».

2. Cliquez sur le bouton « Destinataire ».

3. Dans la boîte de dialogue « Sélectionner des membres », saisissez ou sélectionnez une adresse e-mail dans le champ « À », puis cliquez sur « OK ».

4. Cliquez successivement sur « OK » > « OK » > « OK », puis sur « Oui » pour activer la fonctionnalité « Transférer ».

Résultat

Désormais, tout nouveau message entrant dont la ligne d’objet contient le texte spécifié est automatiquement transféré à la personne ou au groupe désigné. En outre, la gestion de ces règles de transfert automatique est simplifiée, puisque vous pouvez facilement les retrouver quand vous en avez besoin.