Comment supprimer automatiquement les e-mails expirés après un certain nombre de jours ?

Par défaut, tous les courriels reçus et envoyés restent dans vos dossiers Outlook. Au fil du temps, ces dossiers s’encombrent et ralentissent progressivement si vous ne prenez aucune mesure pour supprimer les messages expirés. Certains e-mails n’ont besoin d’être conservés que quelques jours ou semaines ; s’ils ne sont pas supprimés de votre boîte de réception, ils deviennent inutiles, comme des déchets numériques. Dans ce tutoriel, nous vous expliquons comment supprimer automatiquement les messages électroniques expirés après un nombre défini de jours, afin de garder votre Outlook propre, léger et performant.

Supprimer les messages électroniques expirés après un certain nombre de jours dans Outlook

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Supprimer les messages électroniques expirés après un certain nombre de jours dans Outlook

Pour supprimer automatiquement les messages électroniques expirés après un certain nombre de jours, commencez par définir une date d’expiration pour vos courriels.

Définir la date d’expiration des courriels

1. Ouvrez la boîte de dialogue « Propriétés » (« Options du message » dans Outlook 2007) :

Dans Outlook 2010 et 2013, double-cliquez pour ouvrir le courriel auquel vous souhaitez attribuer une date d’expiration, puis cliquez sur le bouton « Options du message » dans le groupe « Balises », sous l’onglet « Message ».

2. Dans la boîte de dialogue « Propriétés » (dans Outlook 2007, il s’agit de la boîte de dialogue « Options du message »), cochez la case « Expire après » située sous « Options de remise », puis sélectionnez une date et une heure d’expiration à l’aide de la liste déroulante. Cliquez enfin sur « Fermer ». Voir la capture d’écran :

3. Enregistrez ensuite vos modifications et fermez le message, ou cliquez simplement sur le bouton « Fermer ». Une boîte de dialogue « Microsoft Outlook » s’affiche alors : cliquez sur « Oui » pour enregistrer les modifications.

Dès que vos courriels dépassent la date que vous avez spécifiée, ils apparaissent barrés, comme illustré dans la capture d’écran suivante :

Configurer l’archivage automatique pour supprimer les messages expirés

Après avoir défini la date d’expiration de vos courriels, vous pouvez supprimer les messages expirés en suivant les étapes ci-dessous :

1. Accédez à la boîte de dialogue « Archivage automatique ». Dans Outlook 2010 et 2013, cliquez sur « Fichier » > « Options ».

2. Dans la boîte de dialogue « Options Outlook » d’Outlook 2010/2013, cliquez sur « Avancé » dans le volet gauche, puis sur le bouton « Paramètres de l’archivage automatique » situé dans la zone droite. Voir la capture d’écran :

3. Lorsque la boîte de dialogue « Archivage automatique » s’ouvre, cochez la case « Exécuter l’archivage automatique toutes les 14 jours » pour activer cette fonctionnalité, puis cochez la case « Supprimer les éléments expirés (dossiers de courrier uniquement) ». Cliquez enfin sur « OK ». Voir la capture d’écran :

4. Après avoir configuré les options d’« Archivage automatique », accédez dans le volet « Navigation » au dossier dont vous souhaitez supprimer les messages expirés, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez « Propriétés » dans le menu contextuel. Voir la capture d’écran :

5. Dans la boîte de dialogue « Propriétés de la boîte de réception » (ici, le dossier Boîte de réception a été sélectionné), accédez à l’onglet « Archivage automatique », cochez la case « Archiver les éléments de ce dossier à l’aide des paramètres par défaut », puis cliquez sur « OK » pour terminer.

Vos paramètres sont désormais complets. Lorsque vos courriels atteignent la fin de leur période de conservation et arrivent à la date d’archivage automatique que vous avez définie, une boîte de dialogue s’affiche pour vous rappeler de supprimer les messages expirés.

Cliquez alors sur le bouton « Oui » pour supprimer d’un seul coup tous vos courriels expirés.

Remarque:

Par défaut, l’archivage automatique s’effectue toutes les 14 jours. Vous pouvez ajuster cette fréquence selon vos besoins.