Comment répondre en masse à plusieurs ou à tous les emails en une seule fois dans Outlook ?

Vous pouvez configurer une règle pour répondre en masse à tous les emails d'un dossier spécifique.

Partie 1 : Créer un nouveau message email et l'enregistrer en tant que modèle Outlook

1. Tout d'abord, vous devez créer un nouveau dossier et déplacer tous les emails auxquels vous souhaitez répondre collectivement avec le même contenu.

2. Créez un nouvel email avec le contenu que vous souhaitez utiliser pour la réponse. (Remarque : Vous devez saisir l'objet de l'email mais laisser le champ "À" vide). Voir capture d'écran :

3. Après avoir rédigé le nouvel email, veuillez cliquer sur "Fichier" > "Enregistrer sous".

4. Dans la boîte de dialogue "Enregistrer sous", veuillez saisir votre nom de fichier dans le champ "Nom de fichier". Par défaut, le nom du fichier sera nommé d'après l'objet de l'email. Ensuite, sélectionnez "Modèle Outlook" dans le menu déroulant "Type de fichier". Enfin, cliquez sur le bouton "Enregistrer".

RemarqueSi vous choisissez "Modèle Outlook" dans le menu déroulant "Type de fichier", le fichier sera automatiquement enregistré dans le dossier "Modèles". Veuillez ne pas changer le dossier de destination.

5. Lorsque vous revenez à la fenêtre "Message", veuillez cliquer sur le bouton "Fermer" pour la fermer.

6. Lorsqu'une boîte de dialogue Outlook apparaît, cliquez sur le bouton "Non". Voir capture d'écran :

Partie 2 : Créer une nouvelle règle pour le modèle

Maintenant, vous devez créer une nouvelle règle pour ce modèle.

7. Accédez à la boîte de dialogue "Règles et alertes".
A. Dans Outlook 2007, cliquez sur "Outils" > "Règles et alertes".
B. Dans Outlook 2010 et 2013, veuillez cliquer sur "Règles" > "Gérer les règles et alertes" sous l'onglet "Accueil". Voir capture d'écran :

8. Dans la boîte de dialogue "Règles et alertes", veuillez cliquer sur le bouton "Nouvelle règle" sous l'onglet "Règles de messagerie".

9. Lorsque la boîte de dialogue "Assistant de règles" apparaît, rendez-vous dans la section "Commencer par une règle vierge" et sélectionnez "Appliquer la règle aux messages que je reçois". Puis cliquez sur le bouton "Suivant".

10. Dans la prochaine boîte de dialogue "Assistant de règles", cliquez sur "Suivant" pour passer à l'étape suivante. Lorsqu'une boîte de dialogue apparaît, veuillez cliquer sur le bouton "Oui".

11. Dans la prochaine boîte de dialogue, cochez la case "répondre en utilisant un modèle spécifique" à l'étape 1. Puis cliquez sur le texte "un modèle spécifique" à l'étape 2. Voir capture d'écran :

12. Dans la boîte de dialogue "Sélectionner un modèle de réponse", vous devez : (1) Sélectionner "Modèles utilisateur dans le système de fichiers" dans la liste déroulante "Rechercher dans" ; (2) Sélectionner le modèle que vous avez enregistré précédemment ; (3) Cliquez sur le bouton "Ouvrir". Voir capture d'écran :

13. Lorsque vous revenez à la boîte de dialogue précédente, veuillez cliquer sur le bouton "Suivant".

14. Continuez à cliquer sur le bouton "Suivant" jusqu'à ce que la dernière boîte de dialogue "Assistant de règles" apparaisse. Dans cette boîte de dialogue, saisissez un nom pour cette nouvelle règle à l'étape 1, décochez la case "Activer cette règle" à l'étape 2, puis cliquez sur le bouton "Terminer". Voir capture d'écran :

RemarqueVous pouvez renommer la règle en supprimant l'ancien nom et en tapant un nouveau dans la zone de texte "Spécifier un nom pour cette règle".

15. Cliquez sur le bouton "OK" dans la boîte de dialogue qui suit.

16. Lorsque vous revenez à la boîte de dialogue "Règles et alertes", veuillez cliquer sur le bouton "OK" pour terminer tous les paramètres.

Partie 3 : Exécuter la règle pour le dossier spécifique

17. Redémarrez l'application Outlook.

18. Retournez dans la boîte de dialogue "Règles et alertes". Sélectionnez la règle que vous avez créée précédemment, puis cliquez sur le bouton "Exécuter les règles maintenant" sous l'onglet "Règles de messagerie". Voir capture d'écran :

19. Dans la boîte de dialogue "Exécuter les règles maintenant", vous devez (voir capture d'écran à droite) :
(1) Cochez la case de la règle que vous souhaitez exécuter ultérieurement sous "sélectionner les règles à exécuter" ;
(2) Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour sélectionner le dossier dans lequel vous souhaitez répondre en masse à tous les emails.
(3) Sélectionnez "Tous les messages" dans la liste déroulante "Appliquer les règles à".
(4) Cliquez sur le bouton "Exécuter maintenant".

Remarque : Si vous avez des sous-dossiers dans le dossier sélectionné, veuillez cocher la case "Inclure les sous-dossiers".

20. Fermez les boîtes de dialogue.

Maintenant, tous les emails du dossier spécifique sont répondu en une seule fois avec le même contenu.

Vous pouvez voir qu'il y a plusieurs étapes à suivre dans la méthode ci-dessus. Mais avec l'utilitaire "Réponse en masse" de "Kutools pour Outlook", vous pouvez facilement répondre en masse à plusieurs emails en une seule fois.

1. Allez dans le dossier d'emails contenant les emails auxquels vous souhaitez répondre en masse et sélectionnez-les, puis cliquez sur "Kutools" > "Traitement en masse" > "Répondre aux emails sélectionnés avec un modèle > Créer et gérer les modèles de réponse". Voir capture d'écran :

2. Dans la boîte de dialogue "Créer et gérer les modèles de réponse" qui s'affiche, veuillez (1) cliquer sur le bouton "Ajouter" pour ajouter un nouveau modèle de réponse, (2) garder le nouveau modèle sélectionné, et taper le contenu du modèle dans la zone d'édition ci-dessous, puis (3) cliquer sur le bouton "Répondre". Voir capture d'écran :

Maintenant, tous les emails sélectionnés sont répondu avec le nouveau modèle de réponse.

Remarques:
(1) Si vous souhaitez répondre à tous les emails reçus dans un dossier spécifique, ouvrez le dossier puis appuyez sur les touches "Ctrl" + "A" du clavier pour sélectionner tous les emails en une seule fois.
(2) Si vous avez ajouté des modèles de réponse, après avoir sélectionné les emails, vous pouvez répondre à tous en cliquant directement sur le modèle existant dans la liste déroulante "Répondre à plusieurs messages".