Comment répondre en masse à plusieurs ou à tous les e-mails d’un seul coup dans Outlook ?

Vous pouvez configurer une règle pour répondre en masse à tous les e-mails d’un dossier spécifique en une seule opération.

Partie 1 : Créer un message Nouveau email et l’enregistrer en tant que modèle Outlook

1. Commencez par créer un nouveau dossier et y déplacer tous les e-mails auxquels vous souhaitez répondre en masse avec le même message.

2. Créez un nouvel e-mail contenant le texte de votre réponse. (Remarque : vous devez renseigner l’objet de l’e-mail, mais laisser le champ « À » vide.) Voir la capture d’écran :

3. Une fois votre nouvel e-mail rédigé, cliquez sur « Fichier » > « Enregistrer sous ».

4. Dans la boîte de dialogue « Enregistrer sous », saisissez un nom de fichier dans le champ « Nom de fichier ». Par défaut, le fichier porte le nom de l’objet de l’e-mail. Ensuite, sélectionnez « Modèle Outlook » dans le menu déroulant « Spécifier le format d’enregistrement ». Enfin, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Remarque : si vous choisissez « Modèle Outlook » dans le menu déroulant « Spécifier le format d’enregistrement », le fichier sera automatiquement enregistré dans le dossier « Modèles ». Ne modifiez pas le dossier de destination.

5. Lorsque vous revenez à la fenêtre « Message », cliquez sur le bouton « Fermer » pour la fermer.

6. Lorsqu’une boîte de dialogue Outlook s’affiche, cliquez sur le bouton « Non ». Voir la capture d’écran :

Partie 2 : Nouvelle règle pour le modèle

Vous devez désormais créer une nouvelle règle pour ce modèle.

7. Accédez à la boîte de dialogue « Règles et alertes ».
A. Dans Outlook 2007, cliquez sur « Outils » > « Règles et alertes ».
B. Dans Outlook 2010 et 2013, sous l’onglet « Accueil », cliquez sur « Règles » > « Gérer les règles et alertes ». Voir la capture d’écran :

8. Dans la boîte de dialogue « Règles et alertes », cliquez sur le bouton « Nouvelle règle » situé sous l’onglet « Règles de messagerie ».

9. Lorsque la boîte de dialogue « Assistant de règle » s’ouvre, rendez-vous dans la section « Commencer à partir d’une règle vierge », sélectionnez « Appliquer la règle aux messages que je reçois », puis cliquez sur « Suivant ».

10. Dans la boîte de dialogue suivante, « Assistant de règle », cliquez sur « Suivant » pour passer à l’étape suivante. Lorsqu’une boîte de dialogue s’affiche, cliquez sur le bouton « Oui ».

11. Dans la boîte de dialogue suivante, cochez la case « Répondre à l’aide d’un modèle spécifique » à l’étape 1, puis cliquez sur le texte « un modèle spécifique » à l’étape 2. Voir la capture d’écran :

12. Dans la boîte de dialogue « Sélectionner un modèle de réponse », procédez comme suit : (1) choisissez « Modèles utilisateur dans le système de fichiers » dans la liste déroulante « Rechercher dans » ; (2) sélectionnez le modèle que vous avez enregistré précédemment ; (3) cliquez sur le bouton « Ouvrir ». Voir la capture d’écran :

13. Lorsque vous revenez à la boîte de dialogue précédente, cliquez sur le bouton « Suivant ».

14. Cliquez continuellement sur le bouton « Suivant » jusqu’à l’affichage de la dernière boîte de dialogue « Assistant de règle ». À l’étape 1, saisissez un nom pour cette nouvelle règle, puis décochez la case « Activer cette règle » à l’étape 2 avant de cliquer sur le bouton « Terminer ». Voir la capture d’écran :

Remarque : vous pouvez renommer la règle en supprimant l’ancien nom et en saisissant un nouveau dans la zone de texte « Spécifiez un nom pour cette règle ».

15. Cliquez sur le bouton « OK » dans la boîte de dialogue qui s’affiche ensuite.

16. De retour dans la boîte de dialogue « Règles et alertes », cliquez sur le bouton « OK » pour finaliser toute la configuration.

Partie 3 : Exécuter la règle pour le dossier spécifique

17. Redémarrez l’application Outlook.

18. Rouvrez la boîte de dialogue « Règles et alertes ». Sélectionnez la règle que vous avez créée précédemment, puis cliquez sur le bouton « Exécuter les règles maintenant » sous l’onglet « Règles de messagerie ». Voir la capture d’écran :

19. Dans la boîte de dialogue « Exécuter les règles maintenant », procédez comme suit (voir la capture d’écran à droite) :
(1) Cochez la case de la règle que vous souhaitez exécuter sous « Sélectionner les règles à exécuter » ;
(2) Cliquez sur le bouton « Parcourir » pour choisir le dossier dont vous voulez répondre en masse à tous les e-mails ;
(3) Sélectionnez « Tous les messages » dans la liste déroulante « Appliquer les règles à » ;
(4) Cliquez sur le bouton « Exécuter maintenant ».

Remarque : si votre dossier sélectionné contient des sous-dossiers, veillez à cocher la case « Inclure les sous-dossiers ».

20. Fermez les boîtes de dialogue.

Tous les e-mails du dossier spécifié reçoivent désormais une réponse identique en une seule opération.

Comme vous pouvez le constater, la méthode ci-dessus implique plusieurs étapes. Heureusement, grâce à l’utilitaire « Réponse en masse » de « Kutools pour Outlook », vous pouvez répondre facilement et simultanément à plusieurs e-mails.

1. Accédez au dossier contenant les e-mails auxquels vous souhaitez répondre en masse, sélectionnez-les, puis cliquez sur « Kutools » > « Traitement en masse » > « Répondre à un ou plusieurs e-mails sélectionnés à l’aide d’un modèle » > « Créer et gérer les modèles de réponse ». Voir la capture d’écran :

2. Dans la boîte de dialogue « Créer et gérer les modèles de réponse » qui s’ouvre, (1) cliquez sur le bouton « Ajouter » pour ajouter un nouveau modèle de réponse, (2) gardez le nouveau modèle sélectionné, saisissez son contenu dans la zone d’édition ci-dessous, puis (3) cliquez sur le bouton « Répondre ». Voir la capture d’écran :

Tous les e-mails sélectionnés reçoivent désormais une réponse basée sur le nouveau modèle de réponse.

Remarques :
(1) Pour répondre à tous les e-mails reçus dans un dossier spécifique, ouvrez d’abord ce dossier, puis appuyez simultanément sur les touches « Ctrl » + « A » de votre clavier afin de sélectionner tous les messages en un seul clic.
(2) Si vous avez déjà ajouté des modèles de réponse, une fois les e-mails sélectionnés, répondez à tous d’un seul geste en cliquant directement sur le modèle souhaité dans la liste déroulante « Répondre à plusieurs messages ».