Comment convertir la liste de distribution en contacts individuels dans Outlook ?
Convertir une liste de distribution en contacts individuels dans Outlook peut sembler difficile, surtout qu'Outlook ne propose pas de solution intégrée pour cette tâche. Que vous organisiez vos contacts ou que vous ayez besoin de travailler avec eux individuellement, ce guide explore trois méthodes efficaces. Parmi celles-ci, une se distingue comme un outil hautement recommandé, rapide et sans effort qui simplifie tout le processus.
3 Méthodes pour Convertir une Liste de Distribution en Contacts Individuels dans Outlook :
- Expansion Manuelle et Sauvegarde Un par Un (Manuel ; Fastidieux)
Convient uniquement aux petits groupes de contacts avec peu de membres. - Fonctionnalité Séparer Groupe de Contacts de Kutools pour Outlook 👍 (Rapide ; Sans Effort)
Une solution automatisée hautement recommandée qui économise du temps et des efforts. - Importation via Fichier CSV (Long ; Compliqué)
Cela implique plusieurs étapes et est moins pratique pour la plupart des utilisateurs.
Convertir une Liste de Distribution en Contacts Individuels via Expansion Manuelle et Sauvegarde Un par Un
Cette méthode ne convient qu'aux petites listes de distribution, car elle implique de sauvegarder manuellement chaque contact un par un.
Étape1 : Créer un Nouveau Email
Ouvrez Outlook, et cliquez sur Nouveau Email sous l'onglet Accueil pour créer un nouveau message.
Étape2 : Développer la Liste de Distribution
- Cliquez sur le bouton À, sélectionnez la liste de distribution, et ajoutez-la au champ destinataire.
- Cliquez sur le + bouton à côté de la liste de distribution pour la développer.
Étape3 : Confirmer l'Expansion
Dans la boîte de dialogue Développer la Liste qui s'affiche, cliquez sur OK.
Étape4 : Sauvegarder les Contacts Individuellement
- Cliquez avec le bouton droit sur chaque contact et sélectionnez Ajouter aux Contacts Outlook.
- Remplissez les détails nécessaires et cliquez sur Sauvegarder et fermer.
Étape5 : Répétez l'Étape4 pour Chaque Contact
Répétez l'Étape4 pour chaque contact jusqu'à ce que tous soient sauvegardés.
Étape6 : Fermer Sans Envoyer
Après avoir sauvegardé tous les contacts de la liste de distribution, fermez la fenêtre du message sans envoyer.
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✨ Comment ça marche :
- Passez à la vue Contacts et sélectionnez le groupe à diviser.
- Cliquez sur "Kutools Plus" > "Contacts" > "Diviser vers un nouveau groupe de contacts".
- Sélectionnez les contacts à déplacer vers un nouveau groupe et nommez le groupe.
- Cliquez sur "OK" et laissez Kutools faire le reste !
Convertir une Liste de Distribution en Contacts Individuels via la Fonctionnalité Séparer Groupe de Contacts de Kutools pour Outlook 👍
Pour les utilisateurs gérant de plus grandes listes de distribution ou cherchant l'efficacité, Kutools pour Outlook propose l'utilitaire Séparer Groupe de Contacts. Cet outil automatise le processus, convertissant tous ou certains membres d'une liste de distribution en contacts individuels en quelques clics.
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1. Passez à l'affichage Contacts (Individus) et sélectionnez le groupe de contacts que vous souhaitez séparer. Ensuite, cliquez sur Kutools Plus > Groupe de Contacts > Séparer Groupe de Contacts.
2. Dans la boîte de dialogue Séparer Groupe de Contacts, sélectionnez les membres que vous souhaitez séparer, ou utilisez le bouton Tout pour sélectionner tous les contacts à la fois. Ensuite, cliquez sur OK. Confirmez l'action en cliquant sur Oui dans la boîte de dialogue suivante.
Résultat :
- Si vous sélectionnez tous les membres, le groupe de contacts original est supprimé, et tous les membres sont ajoutés en tant que contacts individuels.
- Si vous sélectionnez des membres spécifiques, seuls ceux sélectionnés sont convertis en contacts individuels, laissant le reste dans le groupe original.
Pourquoi Choisir la Méthode Kutools pour Outlook ?
- Gain de Temps : Convertit des groupes de contacts entiers en quelques secondes.
- Facile à Utiliser : Aucune compétence technique requise—parfait pour les débutants.
- Sans Erreur : Assure un transfert précis des détails de contact comme les noms et adresses e-mail.
- Flexible : Offre la possibilité de séparer des groupes entiers ou seulement des membres sélectionnés.
Convertir une Liste de Distribution en Contacts Individuels par Importation via Fichier CSV
Cette méthode implique d'enregistrer la liste de distribution en tant que fichier texte, de la convertir en fichier CSV dans Excel, et de l'importer dans Outlook.
Étape1 : Enregistrer la liste de distribution en tant que fichier TXT
- Naviguez vers l'affichage Contacts ou Individus. Sélectionnez et ouvrez la liste de distribution dans le dossier Contacts.
- Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
- Dans la Enregistrer sous boîte de dialogue, vous devez :
- 3.1 Définir le type de fichier sur Texte uniquement (.txt) dans la liste déroulante Enregistrer sous type.
- 3.2 Choisir un emplacement pour enregistrer le fichier (par exemple, votre bureau).
- 3.3 Donner un nom au fichier et cliquer sur Enregistrer.
Étape2 : Convertir le fichier TXT en fichier CSV dans Excel
- Ouvrez un nouveau classeur dans Excel.
- Dans la cellule A1, tapez Nom; dans la cellule B1, tapez Adresse e-mail. Ceux-ci serviront de vos en-têtes de colonne.
- Ouvrez le fichier TXT enregistré dans Notepad et mettez en surbrillance uniquement les lignes contenant les noms et adresses e-mail. Copiez la sélection en utilisant Ctrl + C.
- Retournez dans Excel et collez le contenu copié à partir de la cellule A2.
- Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
- Dans la Enregistrer sous boîte de dialogue, vous devez :
- 6.1 Choisir un emplacement, nommer le fichier, et sélectionner CSV (délimité par des virgules) (*.csv) dans la liste déroulante Enregistrer sous type comme type de fichier.
- 6.2 Cliquez sur Enregistrer.
Étape3 : Assurer un formatage correct
1. Ouvrez le fichier CSV dans Notepad en cliquant avec le bouton droit dessus, puis cliquez sur Ouvrir avec > Notepad.
2. Assurez-vous que les Noms et les Adresses e-mail sont séparés par des virgules.
Remarques :
- S'ils sont séparés par des virgules, veuillez fermer la fenêtre Notepad.
- S'ils sont séparés par un autre caractère (par exemple, des points-virgules), remplacez-les par des virgules :
- Appuyez sur Ctrl + H pour ouvrir la boîte de dialogue Remplacer.
- Dans le champ Rechercher, tapez le séparateur incorrect (par exemple, ;).
- Dans le champ Remplacer par, tapez une virgule ,.
- Cliquez sur Remplacer tout, puis enregistrez et fermez le fichier.
Étape4 : Importer le fichier CSV dans le dossier Contacts d'Outlook
1. Cliquez sur Fichier > Ouvrir & Exporter > Importer/Exporter pour lancer l'Assistant Importation/Exportation.
2. Dans la boîte de dialogue Assistant Importation et Exportation, cliquez sur Importer à partir d'un autre programme ou fichier, puis cliquez sur le bouton Suivant.
3. Dans la boîte de dialogue Importer un Fichier, cliquez sur Valeur Séparée par des Virgules (DOS), puis cliquez sur le bouton Suivant.
4. Dans la boîte de dialogue suivante Importer un Fichier, veuillez cliquer sur le bouton Parcourir pour trouver et ouvrir le fichier CSV que vous avez créé ; puis cliquez sur le bouton Suivant.
Remarque : Les trois Options sont optionnelles selon vos besoins.
5. Dans la boîte de dialogue suivante, veuillez sélectionner un dossier Contacts dans lequel vous souhaitez enregistrer les contacts dans la boîte Sélectionner le dossier de destination. Puis cliquez sur le bouton Suivant.
6. Dans la dernière boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Terminer pour commencer l'importation.
7. Ensuite, une boîte de dialogue Progression de l'Importation et de l'Exportation s'affiche, après avoir terminé l'importation, elle se fermera automatiquement.
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