Comment sélectionner rapidement tous les e-mails, contacts ou éléments de calendrier dans Outlook ?

Les raccourcis clavier offrent le moyen le plus rapide de sélectionner tous les éléments d’un dossier dans Outlook. Ils sont particulièrement adaptés aux utilisateurs qui privilégient une navigation fluide et tactile, ainsi qu’aux situations où vous devez tout sélectionner sans avoir personnalisé les barres d’outils. Voici quelques combinaisons essentielles à retenir :

    A. Ctrl+A : Ouvrez le dossier concerné dans Outlook, cliquez sur n’importe quel e-mail, contact, élément de calendrier ou tâche, puis appuyez sur Ctrl+A pour sélectionner instantanément tous les éléments du dossier.
    B. Ctrl+Maj+Fin : Pour sélectionner une plage continue depuis un point de départ jusqu’au dernier élément, sélectionnez d’abord l’élément initial, puis appuyez sur Ctrl+Maj+Fin.
    C. Maj : Cliquez sur le premier élément du dossier, faites défiler jusqu’au dernier, puis cliquez dessus tout en maintenant la touche Maj enfoncée. Tous les éléments situés entre votre premier et votre dernier clic seront sélectionnés — une méthode particulièrement pratique pour choisir une plage spécifique.

Conseils : Ces raccourcis fonctionnent dans la plupart des vues sous forme de liste dans Outlook. Toutefois, si vous utilisez une vue non tabulaire (comme certaines vues du calendrier), commencez par basculer vers une vue en tableau ou en liste. Si les raccourcis ne produisent pas l’effet escompté, assurez-vous que la fenêtre ou le volet Outlook actuel est bien actif et que vous avez sélectionné un élément dans le bon dossier.

Avantages : Aucune configuration requise ; extrêmement rapide pour les utilisateurs chevronnés du clavier.
Limites : Moins de retour visuel et peut s’avérer déroutant pour les nouveaux utilisateurs ou ceux qui préfèrent la souris.

Recherchez et supprimez rapidement les Emails en double dans Outlook

Kutools pour Outlook propose une fonctionnalité simple et efficace de suppression des e-mails en double, permettant aux utilisateurs de repérer et d’éliminer facilement les doublons dans plusieurs dossiers de messagerie. Vous pouvez lancer une analyse dans tous les dossiers ou uniquement dans ceux que vous sélectionnez — généralement en quelques clics seulement. Cela vous aide à garder une boîte de réception plus propre, réduit l’encombrement et simplifie les sélections et gestions ultérieures en masse.

Dans Outlook 2010 et les versions ultérieures, vous pouvez rendre la sélection encore plus pratique en ajoutant le bouton Tout sélectionner à la barre d’outils Accès rapide. Cette solution, entièrement pilotée à la souris, est idéale pour les utilisateurs qui préfèrent les commandes visuelles et effectuent fréquemment des sélections multiples.

1. Cliquez sur la flèche orientée vers le bas située sur la barre d’outils Accès rapide, en haut de l’interface Outlook, puis sélectionnez Autres commandesdans le menu déroulant.

2. Dans la fenêtre Options Outlook :
(1) Sélectionnez Toutes les commandes dans la liste déroulante Choisir les commandes à partir de.
(2) Faites défiler la liste et mettez en surbrillance Tout sélectionner dans la liste des commandes.
(3) Cliquez sur Ajouter pour placer le bouton sur votre barre d’outils Accès rapide.
(4) Enfin, cliquez sur OK pour confirmer les modifications.

3. Le bouton Tout sélectionner apparaît désormais sur la barre d’outils Accès rapide pour un accès facile, quel que soit le dossier dans lequel vous vous trouvez.

Remarques :
(1) Pour utiliser cette fonctionnalité, commencez par accéder au dossier souhaité (messagerie, contacts ou calendrier), puis cliquez sur le bouton Tout sélectionner situé sur la barre d’outils. Tous les éléments visibles du dossier seront alors sélectionnés.
(2) Une fois ajouté, le bouton Tout sélectionner reste disponible sur la barre d’outils Accès rapide dans tous les dossiers Outlook, offrant un accès immédiat sans configuration répétée.

Avantages : Interface visuelle et familière pour les utilisateurs ; réduction du risque de fatigue des doigts causée par la répétition des raccourcis clavier ; idéal pour les opérations répétitives en masse dans différents types de dossiers.

Les utilisateurs d’Outlook 2007 peuvent également ajouter un bouton « Tout sélectionner » à leur interface, bien que cela nécessite la personnalisation de la barre d’outils Avancée — une fonctionnalité particulièrement utile pour gérer efficacement de longues listes d’éléments dans leur installation héritée d’Outlook.

1. Commencez par ajouter la barre d’outils Avancée au ruban Outlook en cliquant avec le bouton droit n’importe où sur le ruban, puis en cochant Avancée dans le menu qui s’affiche.

Vous devriez ensuite voir apparaître la barre d’outils Avancée sur le ruban, comme illustré à droite.

2. Une fois la barre d’outils Avancée activée, accédez au dossier Outlook dont vous souhaitez sélectionner tous les éléments. Cliquez avec le bouton droit sur la barre d’outils Avancée elle-même, puis choisissez Personnaliser dans le menu contextuel.

3. Dans la boîte de dialogue Personnaliser :
(1) Allez à l’onglet Commandes.
(2) Cliquez sur Édition dans la section Catégories.
(3) Localisez la commande Tout sélectionner dans la liste et faites-la glisser vers la barre d’outils Avancée.

Après l’avoir déplacée, le bouton Tout sélectionner apparaît sur votre barre d’outils et est immédiatement utilisable.

Remarque :
Dans Outlook 2007, le bouton « Tout sélectionner » est disponible et fonctionne dans les vues Courrier et Contacts. Pour utiliser cette fonction dans le Calendrier, passez à la vue « Liste » afin de garantir que le bouton « Tout sélectionner » soit visible et opérationnel. Les vues non tabulaires ne prennent pas directement en charge la fonction « Tout sélectionner ».

Pour les utilisateurs avancés ou ceux qui exécutent des tâches répétitives, l’éditeur VBA d’Outlook permet de sélectionner programmatiquement tous les éléments du dossier actif. Cette approche s’intègre parfaitement à l’automatisation de vos processus, notamment lorsque vous souhaitez inclure une sélection en masse dans votre flux de travail. Vous pouvez également personnaliser vos scripts VBA selon des critères de sélection précis.

Avant d’utiliser VBA : Assurez-vous d’avoir activé la prise en charge des macros dans Outlook et d’avoir sauvegardé tous vos travaux, car les macros peuvent modifier la sélection actuelle. Cette méthode convient surtout aux utilisateurs expérimentés familiarisés avec l’éditeur VBA.

1. Ouvrez Outlook et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez sélectionner tous les éléments.

2. Appuyez sur Alt + F11 pour ouvrir l’éditeur Microsoft Visual Basic pour Applications.

3. Dans la fenêtre VBA, accédez à Insertion > Module. Copiez et collez le code VBA suivant dans le nouveau module :

Code VBA : Sélectionner tous les éléments du dossier actif

Sub SelectAllItemsInFolder()
    Dim olExp As Explorer
    Dim olFldr As Folder
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforOutlook"
    Set olExp = Outlook.Application.ActiveExplorer
    Set olFldr = olExp.CurrentFolder
    If olFldr Is Nothing Then
        MsgBox "No folder is currently selected!", vbExclamation, xTitleId
        Exit Sub
    End If
    If olFldr.Items.Count = 0 Then
        MsgBox "The folder is empty.", vbInformation, xTitleId
    Else
        olExp.SelectAllItems
        MsgBox "All items in the folder have been selected.", vbInformation, xTitleId
    End If
    Set olExp = Nothing
    Set olFldr = Nothing
End Sub

4. Pour exécuter la macro et sélectionner tous les éléments, appuyez sur F5 depuis la fenêtre VBA. La macro sélectionnera automatiquement tous les éléments du dossier actif et affichera une boîte de dialogue de confirmation.