Comment insérer ou remplacer des pièces jointes par des liens hypertexte dans Outlook ?

Généralement, la plupart des utilisateurs d’Outlook envoient des pièces jointes en cliquant sur le bouton Insérer > Fichier joint dans les fenêtres de message. Toutefois, les pièces jointes occupent beaucoup d’espace et alourdissent Outlook. En alternative, vous pouvez envoyer vos fichiers sous forme de liens hypertexte dans Microsoft Outlook, à condition que vous et les destinataires du message ayez accès à un dossier partagé.

• Insérer une pièce jointe en tant que liens hypertexte dans un(e) Nouveau email
• Remplacer les pièces jointes par des liens hypertexte dans plusieurs e-mails reçus
• Remplacer automatiquement les pièces jointes par des liens hypertexte dans tous les e-mails entrants

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Pour insérer et envoyer des pièces jointes sous forme de liens hypertexte dans la fenêtre de message de Microsoft Outlook, procédez comme suit :

Insérer une pièce jointe en tant que liens hypertexte dans un(e) Nouveau email

1. Dans la vue Courrier, créez un nouvel e-mail en cliquant sur Accueil > Nouveau e-mail.

2. Cliquez sur le bouton Lien hypertexte situé sous l’onglet Insertion. ()Remarque : Le bouton Lien hypertexte n’est pas actif tant que vous n’avez pas placé le curseur dans le corps du message.)

3. Dans la boîte de dialogue Créer un lien hypertexte, cliquez sur le bouton Parcourir situé à droite de la zone Lier à le fichier.

4. Dans la boîte de dialogue Lier à un fichier,(1) ouvrez le dossier partagé accessible à la fois par vous et par les destinataires du message ;(2) sélectionnez le fichier que vous souhaitez envoyer sous forme de lien hypertexte dans ce dossier partagé ;(3) cliquez sur le bouton OK.
Remarque : Si le fichier joint n’est pas enregistré dans le dossier partagé, copiez-le et collez-le dans ce dossier avant cette étape.

Vous êtes de retour dans la fenêtre de message, et la pièce jointe apparaît désormais sous forme de lien hypertexte. Voir la capture d’écran ci-dessous :

5. Rédigez votre message électronique, puis cliquez sur le bouton Envoyer pour transmettre votre message.

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Remplacer les pièces jointes par des liens hypertexte dans plusieurs e-mails reçus

Vous souhaitez parfois remplacer les pièces jointes par des liens hypertexte dans les e-mails reçus, que ce soit pour réduire la taille d’Outlook ou à d’autres fins. Dans ce cas, utilisez la fonctionnalité Détacher tout (Pièces jointes) de Kutools pour Outlook.

1. Dans la vue Courrier, ouvrez le dossier de messagerie et sélectionnez plusieurs messages dont vous souhaitez remplacer les pièces jointes par des liens hypertexte. Voir la capture d’écran ci-dessous :
Remarque : En maintenant la touche Ctrl enfoncée, vous pouvez sélectionner plusieurs messages non contigus en cliquant dessus un par un.

2. Cliquez sur Kutools > Outils de pièces jointes > Détacher tout.

3. Dans la boîte de dialogue « Parcourir pour trouver un dossier » qui s’ouvre, sélectionnez le dossier de destination où vous souhaitez enregistrer les pièces jointes, puis cliquez sur le bouton OK. Voir la capture d’écran ci-dessous :

Désormais, toutes les pièces jointes des messages sélectionnés ont été remplacées par des liens hypertexte, comme le montre la capture d’écran ci-dessous. Il suffit de cliquer sur le lien correspondant pour ouvrir le fichier joint.

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Remplacer automatiquement toutes les pièces jointes par des liens hypertexte pour tous les e-mails entrants

Pour remplacer automatiquement toutes les pièces jointes par des liens hypertexte dans tous les nouveaux e-mails entrants dans Outlook, configurez les options de Kutools pour Outlook afin d’activer cette fonctionnalité.

1. Cliquez sur l’icône de lancement située dans le coin inférieur droit du groupe Pièces jointes sous l’onglet Kutools.

2. Dans la boîte de dialogue Options de pièce jointe qui s’affiche, accédez à l’onglet Détacher et enregistrer, cochez l’option Détachement automatique de toutes les pièces jointes reçues, indiquez le dossier de destination dans la zone Dossier d’enregistrement, puis cliquez sur le bouton OKVoir la capture d’écran :

Désormais, toutes les pièces jointes des e-mails entrants seront automatiquement remplacées par des liens hypertexte.

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Démo : remplacer (automatiquement) les pièces jointes par des liens hypertexte dans Outlook