Comment rechercher des e-mails en incluant les sous-dossiers dans Outlook ?

Dans Microsoft Outlook, le comportement par défaut lorsqu’une recherche instantanée est lancée consiste à rechercher uniquement les e-mails contenus dans le dossier actuellement sélectionné. Cependant, de nombreux utilisateurs organisent leurs e-mails à l’aide de sous-dossiers et ont souvent besoin d’effectuer des recherches couvrant à la fois un dossier parent et tous ses sous-dossiers. Ne pas Inclure les sous-dossiers dans votre recherche pourrait entraîner l’omission d’e-mails importants situés dans des répertoires imbriqués. Ce tutoriel fournit des instructions détaillées sur plusieurs méthodes efficaces permettant de rechercher des e-mails à la fois dans un dossier et dans tous ses sous-dossiers sous Outlook, vous aidant ainsi à éviter des résultats manquants et à améliorer votre efficacité professionnelle.

Rechercher des e-mails Inclure les sous-dossiers dans Outlook 2010 et versions ultérieures

Rechercher des e-mails Inclure les sous-dossiers dans Outlook 2007

VBA : Recherche avancée par lots dans les dossiers et sous-dossiers

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Rechercher des e-mails Inclure les sous-dossiers dans Outlook 2010 et versions ultérieures

Si vous utilisez Outlook 2010 ou une version ultérieure, vous pouvez facilement étendre votre recherche afin d’inclure à la fois le Dossier actuel et tous ses sous-dossiers. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque votre structure de classement des e-mails repose fortement sur des dossiers imbriqués. Elle simplifie les recherches en éliminant la nécessité d’effectuer manuellement des recherches séparées dans chaque sous-dossier.

1. Commencez par accéder au dossier de messagerie dans lequel vous souhaitez effectuer votre recherche. Tous les sous-dossiers de ce dossier seront inclus dans les résultats si vous cochez l’option correspondante.

2. Cliquez dans la zone « Recherche instantanée », située en haut de votre liste de messages, pour activer l’onglet « Outils de recherche ». Saisissez-y votre mot-clé ou vos critères de recherche selon vos besoins. Ensuite, dans le groupe « Étendue » de l’onglet « Recherche », sélectionnez l’option « Tous les sous-dossiers ». Reportez-vous à la capture d’écran ci-dessous :

Une fois ces étapes terminées, Outlook affiche dans une même liste unifiée tous les e-mails correspondant à vos critères de recherche, qu’ils se trouvent dans le dossier sélectionné ou dans l’un de ses sous-dossiers. Cela réduit considérablement le risque d’omettre des messages et vous fait gagner du temps par rapport à une recherche effectuée dossier par dossier.

Conseil : Pour identifier plus facilement l’emplacement d’origine de chaque e-mail filtré dans les résultats de recherche, affichez la colonne « Dossiers ». Cliquez sur un en-tête de colonne en haut de la liste des e-mails (par exemple « De » ou « Reçu »), puis cochez l’option « Dossiers ». Vous pourrez ainsi localiser instantanément où chaque e-mail correspondant est stocké dans votre structure de dossiers.

Remarque : Si vous constatez que tous les sous-dossiers ne sont pas pris en compte dans la recherche, vérifiez à nouveau le dossier sélectionné et assurez-vous que l’option « Tous les sous-dossiers » est bien mise en surbrillance dans le groupe « Étendue ». Vérifiez également les paramètres d’indexation d’Outlook si les résultats semblent incomplets.

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Rechercher des e-mails Inclure les sous-dossiers dans Outlook 2007

Dans Outlook 2007, la recherche instantanée intégrée ne permet pas d’explorer directement les sous-dossiers depuis l’interface principale. Pour ce faire, vous devez créer un dossier de recherche. Celui-ci regroupe, dans une vue virtuelle interrogeable, vos e-mails provenant de plusieurs dossiers — y compris leurs sous-dossiers — une solution particulièrement efficace lorsque vos messages sont organisés dans une hiérarchie complexe. L’avantage ? Appliquer de façon flexible et répétable des critères de recherche personnalisés.

1. Cliquez sur le menu « Fichier » en haut d’Outlook, choisissez « Nouveau », puis sélectionnez « Dossier de recherche ». Voir la capture d’écran :

2. Dans la boîte de dialogue « Nouveau dossier de recherche », faites défiler jusqu’à la section « Personnalisé », sélectionnez « Créer un dossier de recherche personnalisé », puis cliquez sur le bouton « Choisir » pour définir ses critères.

3. Dans la boîte de dialogue « Dossier de recherche personnalisé », donnez un nom clair à votre nouveau dossier de recherche (par exemple : « Recherche dans la boîte de réception et ses sous-dossiers »), puis cliquez sur le bouton « Parcourir » pour sélectionner les dossiers à inclure dans la portée de la recherche.

4. Lorsque la fenêtre « Sélectionner le(s) dossier(s) » s’ouvre, suivez ces étapes :

1). Cochez le dossier parent dans lequel vous souhaitez effectuer votre recherche, par exemple « Boîte de réception ».

2). Cochez la case « Rechercher dans les sous-dossiers » pour inclure automatiquement tous les sous-dossiers.

3). Cliquez sur le bouton « OK » pour confirmer. Voir la capture d’écran :

5. Dans la boîte de dialogue « Dossier de recherche personnalisé », cliquez sur « OK » pour enregistrer vos paramètres.

6. Si une boîte de dialogue s’affiche pour vous demander si vous souhaitez appliquer vos paramètres de recherche, cliquez sur « Oui » pour poursuivre.

7. Enfin, cliquez de nouveau sur le bouton « OK » dans la boîte de dialogue « Nouveau dossier de recherche » pour finaliser la configuration.

8. Votre dossier de recherche personnalisé est désormais créé et affiche les e-mails provenant à la fois de la boîte de réception (ou du dossier sélectionné) et de tous ses sous-dossiers. Saisissez simplement vos critères de recherche dans la zone située en haut du dossier, et Outlook vous renverra instantanément tous les messages correspondants sur l’ensemble de la portée définie. Idéal pour les recherches régulières ou complexes, ce dossier vous permet de le rouvrir à tout moment sans avoir à reconfigurer vos paramètres.

Conseil : Si vous souhaitez modifier la portée ou les critères de votre dossier de recherche, cliquez dessus avec le bouton droit dans la navigation, puis sélectionnez « Personnaliser ce dossier de recherche ». Apportez ensuite les modifications nécessaires.

Limite : Les dossiers de recherche sont des vues virtuelles et ne déplacent pas physiquement vos e-mails ; ils affichent simplement des résultats agrégés. Dans les boîtes aux lettres volumineuses ou avec des critères de recherche très larges, les performances peuvent se ralentir, voire solliciter davantage le processeur et la mémoire.

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