Comment empêcher les participants de transférer une réunion Outlook ?

Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être empêcher les participants à une réunion de transférer celle-ci depuis Outlook, notamment pour des raisons de confidentialité, de protection des données ou autres. Cet article vous présente deux solutions efficaces :

• Empêcher les participants de transférer une réunion Outlook à l’aide de VBA
• Empêcher les participants de transférer une réunion en concevant un formulaire

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Empêcher les participants de transférer une réunion Outlook à l’aide de VBA

Cette méthode vous explique pas à pas comment ajouter les boutons « Désactiver le transfert » et « Activer le transfert » au Ruban dans la fenêtre de réunion à l’aide de VBA. Vous pourrez ainsi empêcher les participants de transférer votre réunion en un simple clic sur le bouton « Désactiver le transfert ». Suivez ces étapes :

1. Appuyez sur les touches « Alt » + « F11 » pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.

2. Cliquez sur « Insertion » > « Module », puis collez le code VBA ci-dessous dans la nouvelle fenêtre du module.

VBA : Empêcher les participants de transférer une réunion

Sub ItemDisableForwarding()
  Dim xCurrentItem As Object
  Set xCurrentItem = Outlook.ActiveInspector.CurrentItem
  xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = False
  MsgBox "Forwarding current meeting has been disabled. Any meeting attendee is prevented from forwarding this meeting."
End Sub

Sub ItemEnableForwarding()
  Dim xCurrentItem As Object
  Set xCurrentItem = ActiveInspector.CurrentItem
  xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = True
  MsgBox "Forwarding current meeting has been enabled."
End Sub

3. Enregistrez le code VBA, puis fermez la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.

4. Ouvrez un dossier Calendrier, puis cliquez sur « Accueil » > « Réunion » pour créer une réunion.

5. Cliquez sur « Fichier » > « Options » pour accéder à la boîte de dialogue Options Outlook.

6. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur « Personnaliser le Ruban » dans la barre de gauche, sélectionnez « Rendez-vous » dans la zone de droite, puis cliquez sur le bouton « Nouveau groupe ». Voir la capture d’écran :

7. Un nouveau groupe a été ajouté sous l’onglet « Rendez-vous ». Cliquez sur le bouton « Renommer », saisissez un nouveau nom, puis validez en cliquant sur « OK » dans la boîte de dialogue Renommer. Voir la capture d’écran :

8. Ensuite, (1) sélectionnez « Macros » dans la liste « Choisir les commandes depuis », (2) choisissez « Project1.ItemDisableForwarding » dans le volet gauche, puis (3) cliquez sur le bouton « Ajouter ».

9. La commande sélectionnée apparaît désormais dans le volet de droite. Gardez-la sélectionnée et : (1) cliquez sur le bouton « Renommer », (2) dans la boîte de dialogue Renommer, choisissez une icône pour la commande, (3) saisissez un nouveau nom, puis (4) cliquez sur « OK ». Voir la capture d’écran :

10. Répétez les étapes 8 à 9 ci-dessus pour ajouter l’autre commande « Project1.ItemEnableForwarding » dans la zone de droite, puis cliquez sur « OK » dans la boîte de dialogue Options d’Outlook.

Vous revenez désormais à la fenêtre de réunion et constatez que les deux commandes ont été ajoutées sous l’onglet « Réunion ». Voir la capture d’écran :

11. Cliquez sur « Réunion » > « Désactiver le transfert », puis sur « OK » dans la boîte de dialogue qui s’ouvre. Voir la capture d’écran :

12. Ajoutez les éléments de réunion requis, puis cliquez sur le bouton « Envoyer » pour envoyer votre convocation.

Si les participants tentent de transférer cette réunion via « Réunion » > « Transférer » dans Outlook, une boîte de dialogue s’affichera pour bloquer cette action.

Remarques :
(1) Cette méthode n’empêche pas les participants de transférer la réunion en tant que pièce jointe iCalendar.
(2) Cette méthode est particulièrement efficace avec un compte Exchange.

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Empêcher les participants de transférer une réunion en concevant un formulaire

En réalité, vous pouvez modifier le formulaire de réunion et désactiver la fonction de transfert : ainsi, aucune des réunions créées à partir de ce formulaire ne permettra le transfert dans Outlook.

1. Ouvrez un dossier Calendrier, puis cliquez sur « Accueil » > « Réunion » pour créer une réunion.

2. Dans la fenêtre de réunion, cliquez sur « Fichier » > « Options ».

3. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur « Personnaliser le ruban » dans la barre de gauche, cochez « Développeur » dans la zone de droite, puis cliquez sur « OK ». Voir la capture d’écran :

4. Revenez maintenant à la fenêtre de réunion, puis cliquez sur « Développeur » > « Concevoir ce formulaire ». Voir la capture d’écran :

5. Activez l’onglet « (Actions) », puis double-cliquez sur la ligne « Transférer » pour ouvrir la boîte de dialogue « Propriétés d’action de formulaire ».

6. Dans la boîte de dialogue Propriétés d’action de formulaire, décochez l’option « Activer », puis cliquez sur « OK ». Voir la capture d’écran :

7. Cliquez sur « Développeur » > « Exécuter ce formulaire ». Voir la capture d’écran :

8. Une réunion est désormais créée à partir du formulaire de réunion modifié. Ajoutez les éléments nécessaires, puis cliquez sur le bouton « Envoyer ».

Remarques :
(1) Si vous devez utiliser fréquemment ce formulaire de réunion modifié, nous vous recommandons de l’enregistrer en cliquant sur « Développeur » > « Publier » > « Publier le formulaire ».
(2) Toutes les réunions créées à partir du formulaire modifié empêchent les participants de les transférer. Toutefois, ces derniers peuvent toujours transférer la réunion en tant que pièce jointe iCalendar.
(3) Cette méthode fonctionne parfaitement avec un compte Exchange.

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