Comment configurer la réponse automatique « Absent du bureau » dans Outlook ?

Parfois, vous êtes Absent du bureau et ne pouvez pas traiter vos e-mails à temps. Dans ce cas, vous souhaiterez peut-être informer vos correspondants que vous avez bien reçu leurs messages, mais que vous ne pouvez pas y répondre immédiatement. Vous pouvez configurer Absent du bureau (règle Réponse automatique) dans Outlook à l’aide des solutions suivantes :

• Configurer Absent du bureau (réponse automatique) avec l’Assistant Absent du bureau pour compte Exchange(4 étapes)
• Configurer Absent du bureau (réponse automatique) avec Kutools pour Outlook(3 étapes)
• Configurer Absent du bureau (réponse automatique) avec la fonction Gérer les règles et alertes(11 étapes)

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Configurer Absent du bureau (réponse automatique) avec l’Assistant Absent du bureau pour compte Exchange

Si vous utilisez un compte Exchange, vous pouvez configurer une réponse automatique avec un message personnalisé pour les e-mails reçus pendant votre absence en activant l’Assistant Absent du bureau. Voici la marche à suivre :

1. Dans la vue Courrier, sélectionnez le compte Exchange dans la navigation, puis cliquez sur « Fichier » > « Informations » > « Réponses automatiques ».
Remarque : si Outlook n’est pas connecté à un serveur Exchange, l’option « Réponses automatiques » n’apparaît pas.

2. Dans la boîte de dialogue « Réponses automatiques », (1) sélectionnez l’option « Envoyer des réponses automatiques » ; (2) cochez l’option «N’envoyer que pendant cette plage horaire », puis indiquez les heures de début et de fin souhaitées ; (3) saisissez votre message de réponse dans la zone ci-dessous. Voir la capture d’écran :

3. Si vous souhaitez également activer la réponse automatique pour les expéditeurs externes, veuillez : (1) cliquer sur l’onglet « En dehors de mon organisation (Activé) » ; (2) cocher l’option « Répondre automatiquement aux personnes extérieures à mon organisation » ; (3) saisir votre message de réponse automatique dans la zone ci-dessous. Voir la capture d’écran :

4. Cliquez sur « OK » pour activer le message d’absence du bureau.

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Configurer Absent du bureau (réponse automatique) avec Kutools pour Outlook

La règle intégrée d’Outlook ne permet pas une personnalisation avancée, comme l’adaptation des réponses en fonction de l’expéditeur ou de l’objet, ni l’ajout d’images aux réponses automatiques. En revanche, la fonction « Réponse automatique » de Kutools pour Outlook offre une interface intuitive pour créer facilement des réponses professionnelles et sur mesure, avec la possibilité d’insérer des images et d’enregistrer plusieurs modèles. Pour une solution de réponse automatique plus souple, complète et efficace, Kutools s’impose naturellement comme le meilleur choix.

1. Téléchargez et installez Kutools pour Outlook, puis lancez Outlook et cliquez sur « KUTOOLS PLUS » > « Répondre ».

2. Configurez la réponse automatique pour chacun de vos comptes, puis cliquez sur « OK ».

1. Dans le volet gauche, cochez le compte.

2. Dans la section de droite, modifiez d’abord le préfixe à supprimer du sujet, puis le contenu de la réponse automatique.

   

Étape 3. Cliquez sur « Oui » pour activer la réponse automatique.

Chaque message entrant recevra automatiquement une réponse selon le modèle de réponse automatique que vous avez configuré.

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Configurer Absent du bureau (réponse automatique) avec la fonction Gérer les règles et alertes

Si Outlook n’est pas connecté à un serveur Exchange, la méthode décrite ci-dessus ne fonctionnera pas. Dans ce cas, utilisez la fonction **Gérer les règles et alertes** d’Outlook pour configurer la réponse automatique « Absent du bureau » en suivant les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur « Accueil » > « Email » pour rédiger un nouveau message, puis saisissez l’objet et le contenu de votre choix. Voir la capture d’écran :

2. Dans la fenêtre du nouveau message, cliquez sur « Fichier » > « Enregistrer sous ».

3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez « Modèle Outlook (*.oft) » dans la liste déroulante « Spécifier le format d'enregistrement », puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ».Voir capture d’écran :

Remarque : une fois que « Spécifier le format d’enregistrement » est défini sur « Modèle Outlook (*.oft) », l’e-mail est automatiquement enregistré dans le dossier de modèles par défaut. Il n’est donc plus nécessaire de choisir manuellement un emplacement de sauvegarde.

4. Cliquez ensuite sur « Accueil » > « Règles » > « Gérer les règles et alertes ». Voir la capture d’écran :

5. Dans la boîte de dialogue « Règles et alertes », (1) cliquez sur l’onglet « Règles de messagerie » ; (2) sélectionnez, dans la liste déroulante « Appliquer les modifications à ce dossier », le « compte e-mail » auquel vous souhaitez appliquer le paramètre Absent du bureau ; (3) puis cliquez sur « Nouvelle règle ». Voir capture d’écran :

6. Dans la boîte de dialogue « Assistant de règle », cliquez sur « Appliquer une règle aux messages que je reçois » dans la section « Commencer à partir d’une règle vierge », puis sélectionnez « Suivant ».

7. À l’étape « Assistant de règle » (conditions à vérifier), cochez l’option « Envoyé uniquement à moi », puis cliquez sur « Suivant ». Voir la capture d’écran :

8. À l’étape « Assistant de règle (action à effectuer sur le message) », procédez comme suit : (1) cochez l’option « Répondre à l’aide d’un modèle spécifique » ; (2) cliquez sur le lien « un modèle spécifique » ; (3) dans la boîte de dialogue « Sélectionner un modèle de réponse » qui s’ouvre, choisissez « Modèles utilisateur dans le système de fichiers » dans la liste déroulante « Rechercher dans », sélectionnez le modèle de message que vous venez de créer, puis cliquez sur « Ouvrir » ; (4) vous êtes alors de retour dans la boîte de dialogue « Assistant de règle » : cliquez sur « Suivant ».

9. Cliquez deux fois sur « Suivant » pour accéder à l’étape Assistant de règle (Terminer le paramétrage de la règle). Vous devrez alors : (1) saisir un nom pour la nouvelle règle dans la zone Étape 1 ; (2) cocher les options souhaitées dans la section Étape 2 ; (3) puis cliquer sur « Terminer ».

10. Fermez la boîte de dialogue « Règles et alertes ».

Désormais, dès qu’un nouvel e-mail arrivera dans votre Outlook, il recevra immédiatement une réponse automatique basée sur le modèle de message spécifié.