Comment configurer un message d’absence (réponse automatique) dans Outlook ?
Parfois, vous êtes absent du bureau et ne pouvez pas traiter les emails à temps. Dans ce cas, vous pourriez vouloir informer les gens que vous ne répondez pas à leurs emails bien que vous les ayez reçus. Vous pouvez configurer une réponse automatique d'absence dans Outlook avec les solutions suivantes :
- Configurer un message d’absence (réponse automatique) avec l'Assistant Réponse Automatique et un compte Exchange (4 étapes)
- Configurer un message d’absence (réponse automatique) avec Kutools for Outlook (3 étapes)
- Configurer un message d’absence (réponse automatique) avec la fonction Gérer les règles et alertes (11 étapes)
Configurer un message d’absence (réponse automatique) avec l'Assistant Réponse Automatique et un compte Exchange
Si vous utilisez un compte Exchange, vous pouvez répondre automatiquement avec un message spécifié aux emails reçus en configurant l'Assistant Réponse Automatique pendant votre absence. Veuillez procéder comme suit :
1. Dans la vue Mail, sélectionnez le compte Exchange dans le volet de navigation, puis cliquez sur "Fichier" > "Info" > "Réponses automatiques".
Remarque: Si votre Outlook n'est pas connecté à un serveur Exchange, vous ne pourrez pas trouver l'option "Réponses automatiques".
2. Dans la boîte de dialogue "Réponses automatiques", (1) sélectionnez l'option "Envoyer des réponses automatiques" ; (2) cochez l'option "Envoyer uniquement pendant cette plage horaire" et spécifiez l'heure de début et de fin selon vos besoins ; (3) saisissez le "message de réponse" dans la zone ci-dessous. Voir capture d'écran :
3. Si vous devez activer la réponse automatique pour les expéditeurs externes également, veuillez (1) cliquer sur l'onglet "En dehors de mon organisation (Activé)" ; (2) cocher l'option "Répondre automatiquement aux personnes extérieures à mon organisation" ; (3) saisir le "message de réponse automatique" dans la zone ci-dessous. Voir capture d'écran :
4. Cliquez sur "OK" pour activer le message d'absence.
Configurer un message d’absence (réponse automatique) avec Kutools for Outlook
La règle intégrée d'Outlook ne prend pas en charge la personnalisation avancée, comme définir différentes réponses pour des expéditeurs ou sujets spécifiques ou inclure des images dans la réponse. En revanche, la fonction "Réponse automatique" de "Kutools for Outlook" offre une interface conviviale pour créer des réponses automatiques professionnelles et personnalisées, avec des options pour inclure des images et enregistrer plusieurs modèles. Pour une solution de réponse automatique plus flexible et complète, Kutools se distingue comme la meilleure option.
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Étape 1. Téléchargez et installez Kutools for Outlook, puis activez Outlook et cliquez sur "Kutools Plus" > "Répondre".
Étape 2. Configurez la réponse automatique pour différents comptes. Puis cliquez sur "OK".
Dans le volet de gauche, cochez le compte.
Dans la section de droite, éditez le préfixe du sujet, puis le contenu de la réponse automatique.
Étape 3. Cliquez sur "Oui" pour activer la réponse automatique.
Chaque message entrant recevra automatiquement une réponse basée sur le modèle de réponse automatique que vous avez configuré.
Configurer un message d’absence (réponse automatique) avec la fonction Gérer les règles et alertes
Si votre Outlook n'est pas connecté à un serveur Exchange, la méthode ci-dessus ne fonctionnera pas. Dans ce cas, la fonction Gérer les règles et alertes d'Outlook peut vous aider à configurer une réponse automatique d'absence comme suit :
1. Cliquez sur "Accueil" > "Nouveau email" pour créer un nouveau message, tapez le sujet et le message dont vous avez besoin. Voir capture d'écran :
2. Cliquez ensuite sur "Fichier" > "Enregistrer sous" dans la fenêtre du nouveau message.
3. Maintenant, dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, veuillez sélectionner "Modèle Outlook (*.oft)" dans la liste déroulante "Type de fichier", puis cliquez sur le bouton "Enregistrer". Voir capture d'écran :
Remarque : Après avoir spécifié le "Type de fichier" comme "Modèle Outlook (*.oft)", l'email sera automatiquement enregistré dans le dossier de modèles par défaut. Il n'est donc pas nécessaire de choisir un dossier de sauvegarde supplémentaire.
4. Continuez en cliquant sur "Accueil" > "Règles" > "Gérer les règles et alertes", voir capture d'écran :
5. Dans la boîte de dialogue "Règles et alertes", (1) cliquez sur l'onglet "Règles de messagerie" ; (2) sélectionnez le "compte email" auquel vous souhaitez appliquer le paramètre d'absence depuis la liste déroulante "Appliquer les modifications à ce dossier" ; (3) puis cliquez sur "Nouvelle règle". Voir capture d'écran :
6. Dans l'assistant Règles, cliquez sur "Appliquer une règle aux messages que je reçois" dans la section "Démarrer avec une règle vierge", puis cliquez sur le bouton "Suivant".
7. Dans l'assistant Règles (quelles conditions souhaitez-vous vérifier), cochez l'option "envoyé uniquement à moi" et cliquez sur le bouton "Suivant". Voir capture d'écran :
8. Maintenant, dans l'assistant Règles (que voulez-vous faire avec le message ?), veuillez procéder comme indiqué dans la capture d'écran suivante : (1) Cochez l'option "répondre en utilisant un modèle spécifique" ; (2) Cliquez sur le "texte lié" de "un modèle spécifique" ; (3) Maintenant, dans la boîte de dialogue "Sélectionner un modèle de réponse" qui s'affiche, sélectionnez "Modèles utilisateur dans le système de fichiers" depuis la liste déroulante "Rechercher dans", cliquez pour sélectionner le "modèle de message" que vous venez de créer, puis cliquez sur le bouton "Ouvrir" ; (4) Maintenant, de retour dans l'assistant Règles, cliquez sur le bouton "Suivant".
9. Cliquez deux fois sur le bouton "Suivant" pour accéder à l'assistant Règles (Terminer la configuration de la règle), veuillez (1) taper un nom pour la nouvelle règle dans la case Étape 1 ; (2) cocher les options nécessaires dans la section Étape 2 ; (3) puis cliquez sur le bouton "Terminer".
10. Fermez la boîte de dialogue Règles et alertes.
Désormais, lorsque de nouveaux emails arriveront dans votre Outlook, ils seront automatiquement répondu avec le modèle de message spécifié immédiatement.
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