Guide complet pour configurer les réponses automatiques dans Outlook
Gérer ses e-mails peut vite devenir accablant, surtout lorsqu’on est absent du bureau ou en vacances. Configurer des réponses automatiques dans Outlook vous permet d’informer vos contacts de votre indisponibilité et de leur transmettre des coordonnées alternatives. Ce guide vous présente différentes méthodes pour mettre en place ces réponses automatiques dans Outlook, afin que vos e-mails soient gérés efficacement — même en votre absence.
Configurer Réponse automatique dans le nouvel Outlook
Configurer Réponse automatique dans Outlook 2007 en créant une règle
Configurez facilement des réponses automatiques différentes selon les comptes avec Kutools pour Outlook
Configurer Réponse automatique dans le nouvel Outlook
Le nouvel Outlook vous permet de configurer des réponses automatiques lorsque vous êtes absent du bureau ou indisponible pour répondre à vos e-mails.
Configurer et activer la réponse automatique
Lancez Outlook et cliquez sur l’onglet «Fichier».
Assurez-vous d’être dans l’onglet «Info» et cliquez sur «Réponses automatiques (Absent du bureau)».
Dans la fenêtre qui s’ouvre, configurez comme suit :
- Sélectionnez « Envoyer des réponses automatiques ».
- Choisissez l’onglet Au sein de mon organisation ou l’onglet En dehors de mon organisation pour indiquer qui recevra votre réponse automatique.
- Rédigez votre message de réponse automatique.
- Cliquez sur «OK» pour enregistrer vos paramètres.
Conseil: Définissez le Plage horaire : vous pouvez également définir une Plage horaire pour vos réponses automatiques en cochant « Envoyer uniquement pendant cette Plage horaire » et en précisant les heures de début et de fin.
Désormais, tous les expéditeurs recevront automatiquement votre réponse dès qu’ils vous auront envoyé un e-mail.
Désactiver la réponse automatique
Pour désactiver la réponse automatique, rendez-vous dans l’onglet Fichier, puis cliquez sur le bouton Désactiver dans la section Réponses automatiques.
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Configurer Réponse automatique dans Outlook 2007 en créant une règle
Procédez comme suit pour créer une règle qui configure la Réponse automatique dans Outlook.
1. Créez un nouveau message en définissant l’objet et le corps que vous souhaitez utiliser pour votre Réponse automatique.
2. Cliquez sur Fichier(dans Outlook 2007, cliquez sur le bouton)Office) > Enregistrer sous.
3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez Modèle Outlook dans la liste déroulante Spécifier le format d'enregistrement, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
4. Fermez directement le message. Si vous utilisez Outlook 2010, 2013 ou 2016, cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et alertes.
Pour Outlook 2007, cliquez sur Outils > Règles et alertes... dans le menu de la fenêtre Outlook. Voir la capture d’écran :
5. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle…
6. Dans la boîte de dialogue Assistant de règle, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois dans Outlook 2010 et 2013. Dans Outlook 2007, sélectionnez l’option Créer une règle à partir d’un modèle vierge ainsi que l’option Vérifier les messages à leur arrivée, puis cliquez sur le bouton Suivant.
7. Dans la boîte de dialogue suivante Assistant de règle, sélectionnez envoyés uniquement à moi dans Outlook 2010 et 2013, ou choisissez dont mon nom figure dans le champ À dans Outlook 2007, puis cliquez sur le bouton Suivant.
8. Cochez répondre à l’aide d’un modèle spécifique sous Sélectionner une ou plusieurs actions, puis cliquez sur un modèle spécifique dans la zone Modifier le contenu de la règle. Voir la capture d’écran :
9. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un Modèle de réponse, sélectionnez Modèles utilisateur dans le système de fichiers dans le champ Rechercher dans. Dans la liste déroulante, choisissez le modèle que vous avez créé précédemment, puis cliquez sur le bouton Ouvrir. Lorsque vous revenez à la boîte de dialogue précédente, Assistant de règle, cliquez sur le bouton Suivant.
10. Dans la boîte de dialogue suivante Assistant Règles, cliquez sur le bouton Suivant sans cocher d’exceptions.
11. Saisissez un nom pour votre règle de réponse automatique dans le champ Donner un nom à cette règle, puis cliquez sur le bouton Terminer.
Si vous souhaitez appliquer cette règle à tous les comptes, cochez la case Créer cette règle sur tous les comptes.
12. Vous êtes maintenant de retour dans la boîte de dialogue Règles et alertes. Cliquez sur le bouton OK. La règle de réponse automatique est désormais créée.
Créer des règles pour la réponse automatique dans Outlook est trop compliqué, mais vous pouvez facilement y parvenir grâce à la fonction Kutools pour Outlook’s Réponse automatique décrite dans la section suivante.
Configurer facilement Réponse automatique dans Outlook avec Kutools pour Outlook
Nous vous recommandons vivement l’utilitaire « Gérer la réponse automatique » de Kutools pour Outlook afin de configurer facilement la réponse automatique dans Outlook.
1. Ouvrez Microsoft Outlook, puis cliquez sur Kutools > Répondre > Gérer la réponse automatique.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la réponse automatique, cochez le compte e-mail pour lequel vous souhaitez activer la réponse automatique lors de la réception d’e-mails, puis modifiez le préfixe de l’objet et le contenu de la réponse automatique selon vos besoins. Cliquez ensuite sur le bouton OK. Voir la capture d’écran :
3. Activez ensuite cet utilitaire de réponse automatique Répondre en cliquant sur Kutools > Répondre > Activer la réponse automatique.
Désormais, dès qu’un e-mail est reçu sur le compte spécifié, une réponse automatique est envoyée immédiatement à l’expéditeur.
Si vous souhaitez profiter d’un essai gratuit de 30 jours de cet utilitaire, cliquez ici pour le télécharger, puis suivez les étapes indiquées ci-dessus.
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