Comment convertir plusieurs e-mails en fichiers PDF par lot dans Outlook ?
Dans Outlook, la fonction Enregistrer sous ne permet d'enregistrer un e-mail qu'au format HTML, TXT, MHT, MSG et Modèle. Si vous souhaitez convertir le ou les e-mails au format PDF, comment procéder ? Dans cet article, je présente quelques astuces pour résoudre ce problème.
Convertir un e-mail en fichier PDF avec la fonction Imprimer
Convertir des e-mails en plusieurs fichiers PDF séparés avec l'utilitaire Enregistrer sous Fichier
Convertir un e-mail en fichier PDF avec VBA
Convertir un e-mail en fichier PDF avec la fonction Imprimer
Dans Outlook, vous pouvez utiliser la fonction Imprimer pour enregistrer un e-mail sous forme de fichier PDF.
1. Sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez convertir en PDF, cliquez sur Fichier > Imprimer, sélectionnez Microsoft Print to PDF dans la liste déroulante Imprimante, puis cliquez sur Imprimer.
2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer la sortie de l'impression sous, sélectionnez un emplacement pour le fichier et donnez-lui un nom.
3. Cliquez sur Enregistrer, puis cliquez sur Annuler pour arrêter l'impression.
L'e-mail sélectionné a maintenant été converti en fichier PDF.
Remarque : Cette méthode ne fonctionne qu'avec Outlook 2016.
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Convertir des e-mails en plusieurs fichiers PDF séparés avec l'utilitaire Enregistrer sous Fichier
Avec les méthodes ci-dessus, vous ne pouvez enregistrer qu'un seul message en tant que fichier PDF à la fois. Si vous souhaitez convertir plusieurs e-mails en fichiers PDF séparés, vous pouvez essayer l'utilitaire Kutools pour Outlook 'Enregistrer les messages sélectionnés sous différents formats comme PDF'.
Installez gratuitement Kutools pour Outlook, puis suivez les étapes ci-dessous :
1. Sélectionnez les e-mails que vous souhaitez convertir, puis cliquez sur Kutools > Traitement en masse >Enregistrer les messages sélectionnés sous différents formats comme PDF.
2. Dans la fenêtre Enregistrer le message sous d'autres formats, sélectionnez un chemin pour localiser le fichier, cochez l'option Format PDF, et vous pouvez également cocher les options relatives à l'enregistrement du contenu dans la section de droite.
3. Cliquez sur OK.
Les e-mails ont maintenant été convertis en fichiers PDF.
Enregistrer les messages sélectionnés sous forme de fichier
Convertir un e-mail en fichier PDF avec VBA
Si vous travaillez sur Outlook 2007 ou 2010, vous pouvez appliquer un code VBA pour convertir un e-mail en fichier PDF.
1. Sélectionnez un e-mail, puis appuyez sur Alt + F11 pour activer la fenêtre Microsoft Visual Basic for Applications.
2. Cliquez sur Insérer > Module, puis collez le code ci-dessous dans le script du module.
VBA : Convertir un e-mail en PDF
Sub SaveAsPDFfile()
'UpdatebyExtendoffice
Dim MyOlNamespace As NameSpace
Dim MySelectedItem As MailItem
Dim Response As String
Dim FSO As Object, TmpFolder As Object
Dim tmpFileName As String
Dim wrdApp As Object
Dim wrdDoc As Object
Dim bStarted As Boolean
Dim dlgSaveAs As FileDialog
Dim fdfs As FileDialogFilters
Dim fdf As FileDialogFilter
Dim i As Integer
Dim WshShell As Object
Dim SpecialPath As String
Dim msgFileName As String
Dim strCurrentFile As String
Dim strName As String
Dim oRegEx As Object
Dim intPos As Long
Set MyOlNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set MySelectedItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
tmpFileName = FSO.GetSpecialFolder(2)
strName = "email_temp.mht"
tmpFileName = tmpFileName & "\" & strName
MySelectedItem.SaveAs tmpFileName, 10
On Error Resume Next
Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
If Err Then
Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
bStarted = True
End If
On Error GoTo 0
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(FileName:=tmpFileName, Visible:=False, Format:=7)
Set dlgSaveAs = wrdApp.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
Set fdfs = dlgSaveAs.Filters
i = 0
For Each fdf In fdfs
i = i + 1
If InStr(1, fdf.Extensions, "pdf", vbTextCompare) > 0 Then
Exit For
End If
Next fdf
dlgSaveAs.FilterIndex = i
Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell")
SpecialPath = WshShell.SpecialFolders(16)
msgFileName = MySelectedItem.Subject
Set oRegEx = CreateObject("vbscript.regexp")
oRegEx.Global = True
oRegEx.Pattern = "[\/:*?""<>|]"
msgFileName = Trim(oRegEx.Replace(msgFileName, ""))
dlgSaveAs.InitialFileName = SpecialPath & "\" & msgFileName
If dlgSaveAs.Show = -1 Then
strCurrentFile = dlgSaveAs.SelectedItems(1)
If Right(strCurrentFile, 4) <> ".pdf" Then
Response = MsgBox("Sorry, only saving in the pdf-format is supported." & _
vbNewLine & vbNewLine & "Save as pdf instead?", vbInformation + vbOKCancel)
If Response = vbCancel Then
wrdDoc.Close 0
If bStarted Then wrdApp.Quit
Exit Sub
ElseIf Response = vbOK Then
intPos = InStrRev(strCurrentFile, ".")
If intPos > 0 Then
strCurrentFile = Left(strCurrentFile, intPos - 1)
End If
strCurrentFile = strCurrentFile & ".pdf"
End If
End If
wrdApp.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
strCurrentFile, _
ExportFormat:=17, _
OpenAfterExport:=False, _
OptimizeFor:=0, _
Range:=0, _
From:=0, _
To:=0, _
Item:=0, _
IncludeDocProps:=True, _
KeepIRM:=True, _
CreateBookmarks:=0, _
DocStructureTags:=True, _
BitmapMissingFonts:=True, _
UseISO19005_1:=False
End If
Set dlgSaveAs = Nothing
wrdDoc.Close
If bStarted Then wrdApp.Quit
Set MyOlNamespace = Nothing
Set MySelectedItem = Nothing
Set wrdDoc = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set oRegEx = Nothing
End Sub3. Appuyez sur la touche F5 pour activer la boîte de dialogue Enregistrer le fichier, sélectionnez un dossier pour placer le fichier et donnez-lui un nom.
4. Cliquez sur Enregistrer.
Astuce : Si le code ne fonctionne pas, essayez d'aller dans Centre de confiance pour vérifier l'option Activer toutes les macros dans la section Paramètres des macros.
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