Comment convertir plusieurs e-mails en fichiers PDF en lot dans Outlook ?

Dans Outlook, la fonction « Enregistrer sous » permet uniquement d’enregistrer un e-mail aux formats HTML, TXT, MHT, MSG ou Modèle. Si vous souhaitez convertir un ou plusieurs e-mails en fichiers PDF, comment faire ? Cet article vous propose quelques astuces efficaces pour résoudre ce problème.

Convertir un e-mail en Fichiers PDF à l’aide de la fonction Imprimer

Convertir des e-mails par lots en Fichiers PDF distincts à l’aide de l’utilitaire Enregistrer en tant que fichier

Convertir un e-mail en Fichiers PDF à l’aide de VBA

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Convertir un e-mail en Fichiers PDF à l’aide de la fonction Imprimer

Dans Outlook, utilisez la fonction Imprimer pour enregistrer un e-mail directement au format PDF.

1. Sélectionnez l’e-mail que vous souhaitez convertir en PDF, cliquez sur File > Imprimer, sélectionnez Microsoft Print to PDF dans le menu déroulant Printer, puis cliquez sur Print.

2. Dans la boîte de dialogue Save Print Output As, choisissez un emplacement pour enregistrer le fichier et attribuez-lui un nom.

3. Cliquez sur Save, puis sur Cancel pour arrêter l’impression.

Le message sélectionné a désormais été converti en fichiers PDF.

Remarque : cette méthode ne fonctionne qu’avec Outlook 2016.

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Convertir des e-mails par lots en Fichiers PDF distincts à l’aide de l’utilitaire Enregistrer en tant que fichier

Avec les méthodes ci-dessus, vous ne pouvez enregistrer qu’un seul message au format PDF à la fois. Si vous souhaitez convertir plusieurs e-mails par lots en fichiers PDF distincts, essayez l’utilitaire Kutools pour Outlook et sa fonction Enregistrer les éléments sélectionnés en tant que fichiers dans divers formats comme le PDF.

Installez gratuitementKutools pour Outlook, puis suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez les e-mails que vous souhaitez convertir, puis cliquez sur Kutools>Bulk Processing > S ave Selected Messages as Files in Vavrious Formats like PDF.

2. Dans la boîte de dialogue Save message as other files, choisissez un emplacement pour enregistrer le fichier, puis cochez l’option de format PDF. Vous pouvez également sélectionner les options d’enregistrement du contenu dans la section de droite.

3. Cliquez sur Ok.

Vos e-mails ont désormais été convertis en fichiers PDF.

  Save Selected Messages as File

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Convertir un e-mail en Fichiers PDF à l’aide de VBA

Si vous utilisez Outlook 2007 ou 2010, vous pouvez utiliser un code VBA pour convertir un e-mail en fichier PDF.

1. Sélectionnez un e-mail, puis appuyez sur les touches Alt + F11 pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Cliquez sur Insertion > Module, puis collez le code ci-dessous dans le script Module.

VBA : convertir un e-mail en PDF

Sub SaveAsPDFfile()
'UpdatebyExtendoffice
Dim MyOlNamespace As NameSpace
Dim MySelectedItem As MailItem
Dim Response As String
Dim FSO As Object, TmpFolder As Object
Dim tmpFileName As String
Dim wrdApp As Object
Dim wrdDoc As Object
Dim bStarted As Boolean
Dim dlgSaveAs As FileDialog
Dim fdfs As FileDialogFilters
Dim fdf As FileDialogFilter
Dim i As Integer
Dim WshShell As Object
Dim SpecialPath As String
Dim msgFileName As String
Dim strCurrentFile As String
Dim strName As String
Dim oRegEx As Object
Dim intPos As Long
Set MyOlNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set MySelectedItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
tmpFileName = FSO.GetSpecialFolder(2)
strName = "email_temp.mht"
tmpFileName = tmpFileName & "\" & strName
MySelectedItem.SaveAs tmpFileName, 10
On Error Resume Next
Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
If Err Then
Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
bStarted = True
End If
On Error GoTo 0
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(FileName:=tmpFileName, Visible:=False, Format:=7)
Set dlgSaveAs = wrdApp.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
Set fdfs = dlgSaveAs.Filters
i = 0
For Each fdf In fdfs
i = i + 1
If InStr(1, fdf.Extensions, "pdf", vbTextCompare) > 0 Then
Exit For
End If
Next fdf
dlgSaveAs.FilterIndex = i
Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell")
SpecialPath = WshShell.SpecialFolders(16)
msgFileName = MySelectedItem.Subject
Set oRegEx = CreateObject("vbscript.regexp")
oRegEx.Global = True
oRegEx.Pattern = "[\/:*?""<>|]"
msgFileName = Trim(oRegEx.Replace(msgFileName, ""))
dlgSaveAs.InitialFileName = SpecialPath & "\" & msgFileName
If dlgSaveAs.Show = -1 Then
strCurrentFile = dlgSaveAs.SelectedItems(1)
If Right(strCurrentFile, 4) <> ".pdf" Then
Response = MsgBox("Sorry, only saving in the pdf-format is supported." & _
vbNewLine & vbNewLine & "Save as pdf instead?", vbInformation + vbOKCancel)
If Response = vbCancel Then
wrdDoc.Close 0
If bStarted Then wrdApp.Quit
Exit Sub
ElseIf Response = vbOK Then
intPos = InStrRev(strCurrentFile, ".")
If intPos > 0 Then
strCurrentFile = Left(strCurrentFile, intPos - 1)
End If
strCurrentFile = strCurrentFile & ".pdf"
End If
End If
wrdApp.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
strCurrentFile, _
ExportFormat:=17, _
OpenAfterExport:=False, _
OptimizeFor:=0, _
Range:=0, _
From:=0, _
To:=0, _
Item:=0, _
IncludeDocProps:=True, _
KeepIRM:=True, _
CreateBookmarks:=0, _
DocStructureTags:=True, _
BitmapMissingFonts:=True, _
UseISO19005_1:=False
End If
Set dlgSaveAs = Nothing
wrdDoc.Close
If bStarted Then wrdApp.Quit
Set MyOlNamespace = Nothing
Set MySelectedItem = Nothing
Set wrdDoc = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set oRegEx = Nothing
End Sub

3. Appuyez sur la touche F5 pour ouvrir la boîte de dialogue « Enregistrer le fichier », choisissez un emplacement et attribuez-lui un nom.

4. Cliquez sur Save.

Conseil : si le code ne s’exécute pas, rendez-vous dans le Centre de gestion de la confidentialité et cochez l’option « Activer toutes les macros » dans la section Paramètres des macros.