Comment répondre rapidement à l’aide d’un modèle de réponse tout en incluant le message d’origine dans Outlook ?

Lorsque vous recevez un courrier, il peut être nécessaire d’y répondre. Mais parfois, les contenus de réponse sont similaires : peut-on alors utiliser un modèle incluant le message d’origine pour répondre rapidement dans Outlook ? Dans cet article, je présente plusieurs méthodes permettant de créer un modèle de réponse rapide incluant le message d’origine dans Outlook.

Créer un Modèle de réponse incluant le message d’origine à l’aide d’une Étape rapide

Répondre rapidement à un ou plusieurs messages à l’aide d’un modèle via Kutools pour Outlook

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Créer un Modèle de réponse incluant le message d’origine avec une Étape rapide

Pour créer un modèle de réponse, il vous suffit d’ajouter une nouvelle étape rapide dans Outlook.

1. Sélectionnez le compte avec lequel vous souhaitez répondre à l’aide d’un modèle de réponse lors de la réception des messages, puis cliquez sur « Créer nouveau » dans le groupe « Étapes rapides » sous l’onglet « Accueil ».

2. Dans la boîte de dialogue « Modifier l’étape rapide », attribuez un nom à ce modèle de réponse dans le champ « Nom », puis sélectionnez « Répondre » dans la liste déroulante « Actions ».

3. Cliquez sur « Afficher les options », puis saisissez dans le champ « Texte » le contenu de réponse que vous utilisez habituellement. Vous pouvez également attribuer un raccourci clavier pour activer ce modèle en un clin d’œil et ajouter des conseils dans le champ « Info-bulle » afin de vous rappeler son usage lorsque vous utilisez Modèle de réponse.

4. Cliquez sur « Terminer ». Votre modèle de réponse est désormais créé et apparaît dans la galerie « Étapes rapides ».

Désormais, lorsque vous souhaitez répondre à un message à l’aide de Modèle de réponse, il vous suffit de sélectionner le message, puis de cliquer sur l’Modèle de réponse correspondant dans la galerie « Étapes rapides », ou d’utiliser le raccourci que vous avez défini. La fenêtre de réponse s’ouvre alors automatiquement.

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Répondre rapidement à un ou plusieurs messages à l’aide d’un modèle via Kutools pour Outlook

Toutefois, avec les Étapes rapides, vous ne pouvez répondre qu’à un seul message à la fois. Si plusieurs messages doivent être traités immédiatement, cette méthode n’est pas optimale. « Kutools for Outlook » propose une fonctionnalité – « Reply multiple messages » – qui vous permet de créer un modèle de réponse et de traiter plusieurs messages en lot.

1. Cliquez sur « Kutools » > « Bulk Reply » > « Create & manage reply template » pour ouvrir la boîte de dialogue « Create & manage reply template ».

2. Dans la boîte de dialogue « Create & manage reply template », cliquez sur pour ajouter un nouveau modèle et lui attribuer un nom.

3. Cliquez sur « OK », puis rédigez votre message personnalisé dans la grande zone de texte.

4. Cliquez sur « Fermer » pour fermer la boîte de dialogue.

Vous pouvez désormais répondre à plusieurs éléments sélectionnés à l’aide d’un modèle de réponse.

5. Sélectionnez les messages auxquels vous souhaitez répondre à l’aide du modèle, puis cliquez sur « Kutools » > « Reply multiple messages » et choisissez le modèle que vous avez créé dans le menu. Voir la capture d’écran :

6. La boîte de dialogue « Reply Selected Emails » s’ouvre alors. Vous pouvez y prévisualiser le modèle de réponse, puis cliquer sur « Reply » pour envoyer votre réponse aux e-mails sélectionnés.

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