Comment planifier l’envoi différé d’une invitation à une réunion dans Outlook ?

Généralement, vous pouvez utiliser la fonctionnalité d’envoi différé pour envoyer un message à une heure précise au lieu de l’envoyer immédiatement. Toutefois, il arrive que vous souhaitiez différer l’envoi d’une invitation à une réunion comme vous le feriez pour un e-mail. Comment envoyer une invitation à une réunion à l’heure souhaitée dans Outlook ?

Différer l’envoi d’une invitation à une réunion dans Outlook à l’aide d’un code VBA

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Différer l’envoi d’une invitation à une réunion dans Outlook à l’aide d’un code VBA

Il n’existe peut-être pas de méthode directe pour différer une invitation à une réunion dans Outlook, mais le code VBA ci-dessous peut vous être d’une grande utilité. Voici la procédure à suivre :

1. Commencez par créer une tâche. Dans la nouvelle fenêtre Tâche :

(1.) Indiquez l’objet, le Date de début et le Date de fin de la réunion ;

(2.) Définissez une Date de rappel et une heure à laquelle vous souhaitez envoyer l’invitation à la réunion ;

(3.) Rédigez le message de la réunion en l’adaptant à vos besoins.

2. Une fois la tâche créée, cliquez sur l’option Enregistrer et fermer pour fermer cette fenêtre.

3. Ensuite, maintenez enfoncées les touches ALT + F11 pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.

4. Dans la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications, double-cliquez sur ThisOutlookSession dans le volet Projet1 (VbaProject.OTM) pour ouvrir le module, puis copiez-collez le code suivant dans ce module vide.

Code VBA : Différer l’envoi d’une invitation à une réunion :

Private Sub Application_Reminder(ByVal Item As Object)
    Dim xTaskItem As TaskItem
    Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
    Dim xRcpArr() As String
    If (Item.Class <> olTask) Or (LCase(Item.Subject) <> "Meeting test") Then
        Exit Sub
    End If
    Set xTaskItem = Item
    xRcpArr = VBA.Split("yy@addin99.com,sky@addin99.com,ruby@addin99.com", ",")
    Set xAppointmentItem = Outlook.Application.CreateItem(olAppointmentItem)
    With xAppointmentItem
        .MeetingStatus = olMeeting
        For i = 0 To UBound(xRcpArr)
            .Recipients.Add (xRcpArr(i))
        Next
        .Subject = xTaskItem.Subject
        .Location = "Office room 1002"
        .Start = xTaskItem.StartDate + #2:00:00 PM#
        .Body = xTaskItem.Body
        .Duration = 120
        .ReminderSet = True
        .ReminderMinutesBeforeStart = 20
        .Save
        .Send
    End With
    xTaskItem.MarkComplete
    Set xTaskItem = Nothing
End Sub

Remarque : Dans le code ci-dessus, « Meeting test » correspond à l’objet que vous avez défini pour la réunion à l’étape 1 ; vous devez également adapter les informations concernant les adresses des destinataires, le lieu de la réunion, l’heure de début et la durée de la réunion en fonction de vos propres données.

5. Sauvegardez et fermez le code, puis redémarrez Outlook pour que celui-ci prenne effet.

6. Désormais, lorsqu’à l’heure que vous avez définie la notification de la tâche s’affichera, Outlook enverra automatiquement l’invitation à la réunion.