Comment modifier la couleur de la police des messages entrants selon l’expéditeur ou l’objet dans Outlook ?

Dans Outlook, gérer un grand volume de courriels efficacement peut s’avérer délicat, surtout lorsqu’il s’agit de repérer rapidement les messages provenant de contacts importants ou contenant des objets spécifiques. Mettre en évidence ces e-mails en modifiant leur **taille de police** ou leur **couleur** vous permet de les identifier instantanément dans votre boîte de réception, simplifiant ainsi la gestion de vos messages et réduisant le risque de passer à côté d’informations essentielles. Dans cet article, vous découvrirez plusieurs méthodes pour modifier automatiquement la **taille de police** ou la **couleur** des messages entrants répondant à certains critères liés à l’expéditeur ou à l’objet, ainsi que des solutions alternatives et des conseils pratiques adaptés à divers besoins d’utilisation.

Modifier le Taille de police ou la couleur des e-mails entrants en fonction de l’expéditeur ou de l’objet dans Outlook
Organiser les e-mails entrants à l’aide des règles Outlook comme méthode complémentaire

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Modifier le Taille de police ou la couleur des e-mails entrants en fonction de l’expéditeur ou de l’objet dans Outlook

La fonctionnalité Utiliser la mise en forme conditionnelle d’Outlook vous permet de personnaliser l’apparence de certains courriels dans votre liste de messages selon des critères tels que l’expéditeur, l’objet ou d’autres propriétés. Particulièrement utile en environnement professionnel pour repérer instantanément les messages critiques, elle l’est tout autant à titre personnel pour organiser facilement newsletters, rappels ou alertes provenant de contacts spécifiques.

Voici comment utiliser Utiliser la mise en forme conditionnelle dans Outlook pour faire ressortir visuellement les courriels ciblés :

1. Ouvrez Outlook et accédez à votre vue messagerie. Cliquez sur l’onglet Affichage du Ruban, puis sélectionnez Paramètres d’affichage. Voir la capture d’écran :

2. Dans la boîte de dialogue Paramètres avancés d’affichage, cliquez sur le bouton Utiliser la mise en forme conditionnelle. Voir la capture d’écran :

3. Dans la boîte de dialogue Utiliser la mise en forme conditionnelle qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Ajouter pour créer une nouvelle règle. Saisissez un nom descriptif dans la zone de texte Nom afin de faciliter l’identification ultérieure de cette règle de mise en forme. Voir la capture d’écran :

4. Une fois votre nouvelle règle sélectionnée, cliquez sur le bouton Police. Dans la boîte de dialogue Police, choisissez la police, le style, la taille et, surtout, la couleur que vous souhaitez qu’Outlook applique aux messages correspondants. Voir la capture d’écran :

5. Après avoir confirmé vos paramètres de police, cliquez sur OK pour revenir à la boîte de dialogue Utiliser la mise en forme conditionnelle. Cliquez ensuite sur le bouton Condition pour définir vos conditions de filtrage.

6. Dans la boîte de dialogue Filtre, sous l’onglet Messages, saisissez l’adresse e-mail de l’expéditeur souhaité dans le champ De. Cela garantit que seuls les courriels provenant de cette adresse seront mis en forme comme spécifié. Voir la capture d’écran :

Conseil : Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail séparées par des points-virgules pour mettre en évidence simultanément les messages provenant de plusieurs expéditeurs.

7. Une fois terminé, cliquez sur OK dans chaque boîte de dialogue pour les fermer. Désormais, dès qu’un message correspondant à vos critères arrivera, Outlook appliquera automatiquement la mise en forme choisie dès son apparition dans la liste des messages. Voir l’exemple ci-dessous :

Remarque : Si vous souhaitez cibler les courriels en fonction de l’objet plutôt que de l’expéditeur, utilisez plutôt le champ Rechercher le(s) mot(s) situé dans la catégorie objet du menu déroulant Dans de la boîte de dialogue Filtre. Par exemple, en tapant « urgent », tous les courriels contenant « urgent » dans l’objet seront mis en évidence. Voir la capture d’écran :

Précautions et conseils : La mise en forme conditionnelle modifie uniquement l’apparence des messages dans la vue Outlook sans altérer le contenu réel des courriels. Les règles de recherche textuelle ne sont pas sensibles à la casse. Vous devrez peut-être tester différents critères pour obtenir le résultat souhaité, surtout si votre boîte aux lettres contient des dossiers imbriqués.

Suggestion pratique : Créez plusieurs règles en utilisant la mise en forme conditionnelle pour cibler différents expéditeurs, mots-clés ou catégories, et attribuez-leur des couleurs ou styles distincts afin de rendre votre boîte de réception plus efficace et mieux organisée visuellement. Testez ces règles avec des messages exemples pour vérifier qu’elles produisent bien l’effet attendu.

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Organiser les e-mails entrants à l’aide des règles Outlook comme méthode complémentaire

Bien que la fonctionnalité **Règles d’Outlook** ne permette pas de modifier directement la **couleur de la police**, elle vous aide à organiser, déplacer, marquer ou traiter autrement vos courriels entrants avant toute mise en forme supplémentaire. En combinant les **Règles** avec **la mise en forme conditionnelle** ou **VBA**, vous créez un flux de travail d’organisation robuste et en plusieurs étapes. Par exemple, les messages provenant d’un expéditeur spécifique peuvent d’abord être automatiquement déplacés vers un dossier dédié grâce aux **Règles**, puis mis en évidence via **la mise en forme conditionnelle** ou classés à l’aide de **VBA** pour une visibilité optimale.

Scénarios d’application :
- Vous souhaitez acheminer automatiquement vers des dossiers dédiés les courriels provenant de certaines adresses ou contenant certains objets.
- Vous désirez marquer des messages ou définir des rappels pour des expéditeurs importants.
- Vous voulez réduire l’encombrement de votre boîte de réception avant d’appliquer une mise en forme visuelle.
Avantages : Facile à configurer, traite les messages en temps réel et prend en charge plusieurs actions (déplacer, affecter une catégorie, marquer, signaler comme important).
Inconvénients : Ne modifie pas directement la couleur ni la taille de la police dans la liste des messages ; à utiliser de préférence en complément de Utiliser la mise en forme conditionnelle ou d’autres méthodes de mise en forme.

Pour créer une règle destinée à organiser les courriels entrants :

• Accédez à l’onglet Accueil dans Outlook, puis cliquez sur Règles > Gérer les règles et alertes.
• Cliquez sur Nouvelle règle. Choisissez un modèle (par exemple : « Déplacer les messages d’une personne vers un dossier »).
• Suivez les invites pour indiquer l’expéditeur ou l’objet, choisissez le dossier ou l’action souhaitée, puis enregistrez votre règle.
• Exécutez la règle sur votre boîte aux lettres, ou laissez Outlook traiter automatiquement les nouveaux messages.

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