Comment configurer une réponse automatique personnalisée pour chaque expéditeur dans Outlook ?

Parfois, vous êtes débordé(e) et n’avez pas le temps de répondre immédiatement aux e-mails entrants dans Outlook. Découvrez ici comment configurer une réponse automatique pour tous les messages reçus, quel que soit l’expéditeur.

Créer un modèle et une règle pour Réponse automatique à chaque expéditeur

Utilitaire Activer la réponse automatique avec Kutools pour Outlook

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Créer un modèle et une règle pour Réponse automatique à chaque expéditeur

Dans Outlook, créez un modèle d’e-mail, puis configurez une règle pour y répondre automatiquement dès réception d’un message.

1. Cliquez sur Accueil > Nouveau message pour ouvrir la fenêtre Message.

2. Dans la fenêtre Message, personnalisez l’adresse de l’expéditeur, l’objet et le corps du message selon vos besoins.

3. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous, puis, dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, utilisez « Sélectionner un dossier » pour accéder au dossier des modèles, et choisissez Modèle Outlook dans la liste déroulante Spécifier le format d'enregistrement.

4. Cliquez sur Enregistrer et fermez la fenêtre Message.

5. Cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et alertes. Ensuite, dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle.

6. Dans la boîte de dialogue Assistant de règle, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois dans la section Commencer à partir d’une règle vierge.

7. Cliquez sur Suivant, puis, dans cette boîte de dialogue, cochez la case envoyé uniquement à moi.

8. Cliquez sur Suivant, cochez la case répondre à l’aide d’un modèle spécifique dans la Étape 1, puis accédez à la Étape 2 et cliquez sur un modèle spécifique.

9. Dans la nouvelle boîte de dialogue qui s’ouvre, choisissez Modèles utilisateur dans le système de fichiers dans la section Rechercher dans, puis cliquez sur Parcourir pour sélectionner le dossier où vous avez enregistré le modèle à l’étape précédente.

10. Cliquez sur OK, choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Ouvrir pour revenir à la boîte de dialogue Assistant de règle. Ensuite, cliquez sur Suivant > Suivant.

11. Donnez un nom à cette règle, puis cliquez sur Terminer, puis sur OK pour créer la règle avec succès.

Désormais, dès réception d’un e-mail, une réponse automatique sera envoyée immédiatement à l’expéditeur à l’aide du modèle.

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Utilitaire Activer la réponse automatique avec Kutools pour Outlook

Avec la méthode ci-dessus, les étapes sont bien trop fastidieuses. Existe-t-il une astuce pour résoudre cette tâche rapidement ? L’utilitaire Répondre de Kutools pour Outlook vous permet de créer instantanément un modèle de réponse et d’activer en un clic la réponse automatique à l’expéditeur, selon vos besoins.

Installez gratuitementKutools pour Outlook, puis suivez les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur KUTOOLS PLUS > Répondre.

2. Dans la fenêtre Réponse automatique qui s’ouvre, cochez le compte dans le volet gauche, puis rédigez le contenu de votre réponse dans la section de droite.

Répétez cette étape pour personnaliser le mode de réponse des autres comptes, si nécessaire.

3. Cliquez sur OK ; une boîte de dialogue s’affiche pour vous demander d’activer la réponse automatique. Cliquez sur Oui pour activer cette fonctionnalité.

Désormais, dès que vous recevrez des messages sur le compte concerné dans Outlook, le modèle que vous avez créé sera automatiquement envoyé sous forme d’e-mail de réponse automatique.