Comment rappeler une invitation à une réunion dans Outlook lorsque vous n’en êtes pas l’organisateur ?

Si l’organisateur de la réunion quitte l’entreprise et qu’une série de réunions qu’il ou elle a créées doit être annulée, pouvez-vous (en tant que participant) annuler ces réunions à sa place ? La réponse est oui. Toutefois, l’organisateur doit d’abord vous accorder les autorisations nécessaires en partageant son calendrier avec vous. Dans ce tutoriel, nous allons vous expliquer comment rappeler une invitation à une réunion si vous n’êtes pas l’organisateur.

Remarque : Cet exemple utilise Microsoft Outlook 365 ; les étapes et descriptions peuvent varier légèrement selon la version d’Outlook utilisée.

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L’organisateur partage son calendrier avec vous

Avant que l’organisateur ne quitte l’entreprise, demandez-lui de partager son calendrier avec vous. Sachez que Microsoft propose une option permettant de partager un calendrier mis à jour automatiquement uniquement pour les utilisateurs d’Outlook 365 ou disposant de comptes basés sur Exchange. Pour vous envoyer une invitation de partage, l’organisateur peut procéder comme suit.

1. Ouvrez Outlook. Passez à la vue Calendrier.

2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Partager le calendrier dans le groupe Gérer les calendriers. Sélectionnez le calendrier à partager.

3. La boîte de dialogue Propriétés du calendrier s’ouvre. Cliquez sur le bouton Ajouter.

4. Sélectionnez le nom dans le Carnet d’adresses et cliquez sur le bouton Ajouter. Cliquez ensuite sur le bouton OK.

5. L’organisateur peut voir les personnes ajoutées avec le niveau d’autorisation par défaut. Modifiez ce niveau en Peut modifier afin que les personnes ajoutées puissent ultérieurement modifier le calendrier partagé. Cliquez ensuite sur le bouton OK.

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6. Désormais, un e-mail invitant à partager le calendrier est envoyé.

À partir de maintenant, la partie à réaliser par l’organisateur est terminée. Voyons ce que vous pouvez faire ensuite.

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Rappeler une invitation à une réunion au nom de l’organisateur

Une fois que l’organisateur a partagé son calendrier avec vous, vous recevez un e-mail vous informant que vous êtes invité(e) à y accéder. Pour annuler une invitation à une réunion au nom de l’organisateur, procédez comme suit.

1. Ouvrez Outlook. Localisez l’e-mail que l’organisateur vous a envoyé.

2. Sélectionnez Accepter pour accepter l’invitation.

3. Pour afficher et modifier le calendrier partagé, commencez par passer en vue Calendrier. Accédez à la section Calendriers partagés et cliquez sur l’icône d’expansion pour déplier les calendriers partagés. Sélectionnez le calendrier partagé de l’organisateur.

4. Recherchez la réunion à annuler et double-cliquez dessus.

5. Sous l’onglet Réunion, cliquez sur Annuler la réunion.

6. Cliquez sur le bouton Envoyer l’annulation.

7. Vous constatez désormais que la réunion figurant dans le calendrier partagé a été annulée avec succèset disparaît.

8. Rendez-vous maintenant dans votre calendrier ; vous verrez que la réunion y figure toujours. Par ailleurs, vous recevrez un nouvel e-mail vous informant que vous avez annulé la réunion au nom de l’organisateur. Cliquez sur Supprimer du calendrier pour retirer la réunion de votre propre calendrier.
Remarque : Les autres participants à cette réunion recevront également le même message d’annulation. Ils devront effectuer les mêmes étapes pour supprimer la réunion de leur calendrier.

La réunion figurant dans le calendrier partagé ainsi que dans le calendrier du participant (le vôtre) est désormais annulée avec succès.

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