Comment réduire la taille de la boîte aux lettres dans Outlook ?
Un grand nombre de messages électroniques ralentiront les performances d'Outlook. Dans ce tutoriel, plusieurs méthodes pour réduire la taille de la boîte aux lettres seront présentées afin d'améliorer la productivité d'Outlook.
Remarque : avant d'essayer les solutions proposées, assurez-vous d'avoir effectué une sauvegarde complète des fichiers PST d'Outlook.
Toutes les méthodes fournies dans ce tutoriel sont appliquées dans Outlook 2021, il peut y avoir quelques différences entre les différentes versions d'Outlook.
Rechercher et supprimer les emails volumineux et les pièces jointes
Méthode 1 Trier les emails par taille
Méthode 2 Rechercher les emails par taille
Utilisation du Nettoyage de la boîte aux lettres
Déplacer les anciens emails vers un fichier d'archive
Compresser le fichier de données Outlook
Archiver l'ancien fichier de données Outlook
Nettoyer les messages redondants
Rechercher et supprimer les emails volumineux et les pièces jointes
Il existe deux méthodes pour vous aider à trouver rapidement les emails volumineux et les pièces jointes.
Méthode 1 Trier les emails par taille
Dans Outlook, généralement, vous triez les emails par date de réception, mais en réalité, vous pouvez également "trier les emails par leur taille".
Ensuite, allez dans la liste déroulante "Par date", choisissez "Taille".
Maintenant, tous les emails du dossier sont triés par taille, et Outlook regroupe automatiquement les emails par taille en 4 groupes.
Vous pouvez ensuite supprimer les emails volumineux.
Méthode 2 Rechercher les emails par taille
Dans la liste des dossiers d'un compte, faites défiler jusqu'à "Dossier de recherche", puis cliquez dessus avec le bouton droit pour sélectionner "Nouveau dossier de recherche".
Ensuite, dans la fenêtre "Nouveau dossier de recherche", faites défiler jusqu'à la section "Organisation des emails" et cliquez sur "Email volumineux", puis cliquez sur "Choisir" pour ouvrir la fenêtre Taille des emails, et "spécifiez la petite taille minimale" que vous souhaitez rechercher. Cliquez sur "OK" > "OK" pour fermer les fenêtres.
Vous pouvez maintenant voir qu'un nouveau dossier a été créé, et tous les emails dont la taille est supérieure à 50 Ko sont listés dans ce nouveau dossier. Vous pouvez les parcourir et supprimer les emails dont vous n'avez plus besoin.
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Utilisation du Nettoyage de la boîte aux lettres
L'outil de nettoyage de la boîte aux lettres est très utile pour réduire la taille de celle-ci. Avec cet outil, vous pouvez "vider le dossier Éléments supprimés" pour libérer de l'espace, et aussi cliquer sur "Archivage automatique" pour déplacer les anciens emails vers le fichier d'archive.
Cliquez sur l'onglet "Fichier", puis sur "Outils" > "Nettoyage de la boîte aux lettres...".
Vider les éléments supprimés
Cliquez sur "Afficher la taille des éléments supprimés" pour voir la "taille du dossier Éléments supprimés", puis revenez en arrière pour cliquer sur "Vider" afin de supprimer définitivement les éléments du dossier Éléments supprimés.
Déplacer les anciens emails vers un fichier d'archive
Cliquez sur le bouton "Archivage automatique" pour déplacer les anciens éléments vers les fichiers d'archive sur l'ordinateur actuel.
Compresser le fichier de données Outlook
Dans Outlook, vous pouvez compresser manuellement le fichier de données (PST) d'Outlook.
Cliquez sur l'onglet "Fichier", puis sur "Paramètres du compte" > "Paramètres du compte".
Dans la fenêtre Paramètres du compte, cliquez sur l'onglet "Fichier de données", puis "choisissez un compte" dont vous souhaitez compresser le fichier de données, et cliquez sur "Paramètres".
Dans la fenêtre Fichier de données Outlook, cliquez sur "Compacter maintenant". Cliquez sur OK.
Archiver l'ancien fichier de données Outlook
Cliquez sur "Fichier" > "Options", et dans la fenêtre Options, cliquez sur l'onglet "Avancé" dans le volet gauche, puis sur "Paramètres d'archivage automatique".
Dans la fenêtre Archivage automatique, cochez "Exécuter l'archivage automatique tous les n jours", puis spécifiez cette option et d'autres options selon vos besoins, telles que "Supprimer les éléments plus anciens que". Ensuite, cliquez sur OK > OK.
Nettoyer les messages redondants
Utilisez la fonctionnalité de nettoyage pour supprimer les messages redondants dans les conversations, dossiers ou sous-dossiers sélectionnés.
Sélectionnez les dossiers ou les conversations, puis cliquez sur l'onglet "Accueil", et dans le groupe "Supprimer", choisissez une fonctionnalité dans la liste déroulante "Nettoyer".
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