Comment réduire la taille de votre boîte aux lettres dans Outlook ?

Un trop grand nombre de messages électroniques ralentit les performances d’Outlook. Ce tutoriel présente plusieurs méthodes efficaces pour réduire la taille de votre boîte aux lettres et ainsi améliorer la productivité dans Outlook.

Remarque : avant d’appliquer les solutions proposées, veillez à sauvegarder intégralement vos fichiers PST d’Outlook.

Toutes les méthodes présentées dans ce tutoriel ont été mises en œuvre sous Outlook 2021 ; des différences mineures peuvent toutefois apparaître selon la version d’Outlook utilisée.

Rechercher et supprimer les courriels volumineux et leurs pièces jointes

Méthode 1 : trier les courriels par taille

Méthode 2 : rechercher des courriels par taille

Utiliser le nettoyage de la boîte aux lettres

Vider le dossier Éléments supprimés

Déplacer les anciens courriels vers un fichier d’archivage

Compresser le fichier de données Outlook

Archiver les anciens fichiers de données Outlook

Nettoyer les messages redondants

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Rechercher et supprimer les courriels volumineux et leurs pièces jointes

Deux méthodes vous permettent de repérer rapidement les courriels et pièces jointes volumineux.

Méthode 1 : trier les courriels par taille

Dans Outlook, vous triez généralement vos courriels par date de réception, mais vous pouvez aussi les trier par taille.

Accédez ensuite au menu déroulant « Par date » et sélectionnez « Taille ».

Tous les courriels du dossier sont désormais triés par taille, et Outlook les regroupe automatiquement en quatre catégories selon leur poids.

Vous pouvez alors supprimer les courriels volumineux.

Méthode 2 : rechercher des courriels par taille

Dans la liste des dossiers d’un compte, faites défiler jusqu’à « Dossier de recherche », cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez « Nouveau dossier de recherche ».

Dans la boîte de dialogue « Nouveau dossier de recherche », faites défiler jusqu’à la section « Organiser le courrier », cliquez sur « Courrier volumineux », puis sur « Choisir » pour ouvrir la boîte de dialogue « Taille du courrier ». Indiquez la taille minimale à partir de laquelle vous souhaitez rechercher des messages, puis cliquez successivement sur « OK » puis sur « OK » pour fermer les boîtes de dialogue.

Un dossier « Nouveau dossier » est désormais créé, regroupant tous les courriels de plus de 50 Ko. Consultez-les facilement et supprimez ceux dont vous n’avez plus besoin.

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Utiliser le nettoyage de la boîte aux lettres

L’outil de nettoyage de la boîte aux lettres est très utile pour réduire sa taille. Il vous permet de « vider le dossier Éléments supprimés » afin de libérer de l’espace, et d’utiliser la fonction « Archivage automatique » pour déplacer les anciens courriels vers un fichier d’archive.

Cliquez sur l’onglet « Fichier », puis sélectionnez « Outils » > « Nettoyage de la boîte aux lettres... ».

Vider le dossier Éléments supprimés

Cliquez sur « Afficher la taille du dossier Éléments supprimés » pour connaître sa taille, puis revenez en arrière et cliquez sur « Vider » afin de supprimer définitivement tous les éléments qu’il contient.

Déplacer les anciens courriels vers un fichier d’archivage

Cliquez sur le bouton « Archivage automatique » pour transférer les anciens éléments vers les fichiers d’archive stockés sur votre ordinateur actuel.

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Compresser le fichier de données Outlook

Dans Outlook, vous avez la possibilité de compresser manuellement votre fichier de données Outlook (PST).

Cliquez sur l’onglet « Fichier », puis sur « Paramètres du compte » > « Paramètres du compte ».

Dans la boîte de dialogue « Paramètres du compte », cliquez sur l’onglet « Fichiers de données », sélectionnez le compte dont vous souhaitez compresser le fichier de données, puis cliquez sur « Paramètres ».

Dans la boîte de dialogue « Fichier de données Outlook », cliquez sur « Compacter maintenant », puis sur « OK ».

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Archiver les anciens fichiers de données Outlook

Cliquez sur « Fichier » > « Options ». Dans la fenêtre « Options », sélectionnez l’onglet « Avancé » dans le volet de gauche, puis cliquez sur « Paramètres d’archivage automatique ».

Dans la boîte de dialogue « Archivage automatique », cochez l’option « Exécuter l’archivage automatique toutes les n jours », puis ajustez cette option ainsi que les autres selon vos besoins, notamment « Supprimer les éléments datant de plus de ». Cliquez ensuite sur « OK » > « OK ».

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Nettoyer les messages redondants

Utilisez le groupe de fonctions « Nettoyer » pour éliminer les messages redondants dans les conversations, dossiers ou sous-dossiers sélectionnés.

Sélectionnez les dossiers ou conversations concernés, cliquez sur l’onglet « Accueil », puis, dans le groupe « Supprimer », choisissez une option dans le menu déroulant « Nettoyer ».