Créer une signature électronique à partir d’un modèle dans Outlook (guide pas à pas)

Microsoft Word propose une sélection de modèles intégrés de signatures e-mail que vous pouvez personnaliser en un clic et copier directement dans Outlook.

Étape 1 : accéder à la galerie de signatures depuis Word

1. Lancez Microsoft Word. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Nouveau. Tapez Signature dans la barre de recherche en haut, puis appuyez sur Entrée. Sélectionnez le modèle Galerie de signatures e-mail. Voir la capture d’écran :
   
2. Ensuite, cliquez sur Créer dans la fenêtre contextuelle.

Étape 2 : sélectionner et copier le design préféré

Un document s’ouvre alors, affichant plusieurs modèles de signature. Parcourez-les, sélectionnez celui qui vous plaît, placez le pointeur sur la signature souhaitée, cliquez sur son bord gauche pour sélectionner tous ses éléments, puis appuyez sur Ctrl + C pour copier.

Étape 3 : importer dans Outlook

1. Passez à Outlook. Dans l’onglet Accueil, cliquez sur Nouveau e-mail.
2. Dans la fenêtre du nouveau message, accédez à l’onglet Insertion, cliquez sur Signature, puis sélectionnez Signatures... dans le menu déroulant.
   
3. Dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, cliquez sur le bouton Nouveau sous l’onglet Signature e-mail. Donnez un nom descriptif à votre signature, puis cliquez sur OK.
   

Étape 4 : coller et personnaliser

1. Cliquez dans la zone « Modifier la signature » et appuyez sur Ctrl + V pour coller le modèle. Ensuite, vous devez :
   • Mettez à jour les détails avec vos propres informations, telles que votre nom, votre fonction et votre numéro de téléphone.
   • Mettez à jour la photo : cliquez pour sélectionner l’image de remplacement, puis choisissez l’icône Image afin de téléverser votre propre photo ou le logo de votre entreprise.
   • Mettez à jour vos liens : sélectionnez n’importe quelle icône de réseau social ou un texte de site web, cliquez sur l’icône Lien et collez vos URL personnalisées.
     
2. Cliquez sur OK pour finaliser.

La signature a été créée avec succès à partir du modèle Word. Fermez la fenêtre de messagerie sans enregistrer.

Une fois votre signature créée, choisissez comment elle s’affiche dans vos messages.

Insertion automatique :

L’insertion automatique est idéale si vous utilisez principalement une seule signature pour un compte donné : elle garantit que vous n’oublierez jamais d’y inclure vos coordonnées ni votre identité visuelle.

1. Cliquez sur Accueil > Nouveau message pour créer un nouveau message. Dans la fenêtre du nouveau message, cliquez sur Insertion > Signature > Signatures pour ouvrir la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres.
2. Dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, accédez à la section Choisir la signature par défaut:
   • Sélectionnez votre compte : choisissez le compte e-mail souhaité dans le menu déroulant « Compte e-mail ».
   • Définir pour Nouveau message : dans le menu déroulant « Nouveaux messages », sélectionnez la signature que vous souhaitez voir apparaître automatiquement dans tous vos nouveaux brouillons.
   • Définir pour Réponses et Transferts : dans le menu déroulant « Réponses/transferts », choisissez une signature (ou « Aucune ») pour tous les fils de discussion entrants.
     
3. Cliquez sur OK pour appliquer les modifications. Désormais, votre signature sera insérée automatiquement chaque fois que vous rédigerez un nouveau message ou transférerez un message existant.

Insertion manuelle :

L’insertion manuelle convient particulièrement aux utilisateurs qui « portent plusieurs casquettes », comme une personne assurant à la fois les ventes et le support, ou ceux qui adaptent leur signature selon que les destinataires sont internes ou externes.

1. Ouvrez un nouvel e-mail ou cliquez sur Répondre. Dans la fenêtre du message, rendez-vous dans l’onglet Insertion.
2. Cliquez sur l’icône Signature. Une liste déroulante affichant toutes vos signatures enregistrées s’ouvrira. Sélectionnez celle dont vous avez besoin, et elle apparaîtra instantanément à l’emplacement de votre curseur.
   

📌 Astuce pro :

Si une signature est définie automatiquement mais que vous souhaitez la modifier pour un e-mail spécifique, faites simplement un clic droit n’importe où sur la signature existante dans votre brouillon. Une galerie de vos autres signatures s’affichera pour un remplacement rapide !

Gérer diverses signatures électroniques dans Outlook est souvent inefficace. Recréer manuellement les mises en page prend du temps et entraîne des incohérences de mise en forme peu professionnelles. Kutools pour Outlook propose des dizaines de modèles de signature prêts à l’emploi que vous pouvez appliquer instantanément, tout en vous permettant de créer, enregistrer, gérer et réutiliser facilement des signatures électroniques professionnelles.

Après avoir installé Kutools pour Outlook, procédez comme suit :

1. Ouvrez un nouvel e-mail ou cliquez sur Répondre. Ensuite, cliquez sur Kutools > Modèle pour ouvrir le volet Bibliothèque de ressources.
2. Sous l’onglet Modèle, dans l’option Signature, Kutools vous propose plusieurs signatures e-mail conçues de façon professionnelle et visuellement attrayantes.
   
3. Sélectionnez un style de signature qui vous plaît, puis placez le pointeur de la souris dessus. Dès qu’une flèche vers le bas apparaît, cliquez dessus et choisissez Modifier.
   
4. Dans la boîte de dialogue Modèle, mettez à jour les informations de votre signature avec vos propres coordonnées.
   
5. Une fois terminé, cliquez sur OK pour enregistrer les nouvelles informations.

Désormais, chaque fois que vous aurez besoin de cette signature, il vous suffira de cliquer sur l’entrée correspondante dans le volet pour qu’elle s’insère automatiquement à la position du curseur dans votre message — une solution idéale si vous utilisez plusieurs signatures selon les départements.