Format des messages – HTML, texte brut et RTF

Microsoft Outlook propose trois formats de message : HTML, texte enrichi et texte brut, chacun répondant à des besoins spécifiques.

1,1 HTML

Le format HTML est le type de format de message le plus couramment utilisé dans Outlook.

Comme nous le savons, le HTML est un langage de pages web qui permet de coder des contenus enrichis en texte mis en forme, en images et autres éléments. De même, le format HTML donne à l’ensemble du message l’apparence d’une page web soignée et élégante. Les courriels au format HTML prennent en charge la plupart des mises en forme courantes : caractères, paragraphes, alignements, etc. En outre, ce format est reconnu par la majorité des clients de messagerie.

Les utilisateurs d’Outlook peuvent appliquer directement un thème de message pour créer un e-mail HTML comprenant des titres prédéfinis, des polices stylées, des alignements précis et bien plus encore. Ils ont également la possibilité de personnaliser leur e-mail HTML à l’aide du gras, de l’italique, du soulignement, de couleurs de surlignage, d’effets de texte avancés, et d’autres options selon leurs besoins.

Cependant, vous avez sans doute remarqué que certaines images et formes ne s’affichent pas automatiquement dans Outlook chez les destinataires et nécessitent un téléchargement manuel. Pis encore, ces derniers peuvent configurer Outlook pour bloquer le chargement automatique des images dans les e-mails HTML. Si les images ne sont ni téléchargées ni affichées, elles seront remplacées par des espaces réservés, ce qui rendra votre message désordonné.

1,2 Texte brut

Contrairement au format HTML, le format Texte brut ne prend en charge que du texte standard dans le corps du message. Il ne permet aucune mise en forme — tels que gras, italique, soulignement, barré ou couleurs de surlignage — ni l’affichage d’images ou de liens hypertexte. Si vous devez inclure des images importantes, la seule solution consiste à les joindre en tant que pièces jointes.

1,3 Texte enrichi

Le format Texte enrichi prend en charge diverses mises en forme de police, des liens hypertexte, des tableaux, des formes, des images, etc. Toutefois, la plupart de ces mises en forme ne sont compatibles qu’avec Microsoft Outlook et Microsoft Exchange. Par ailleurs, les pièces jointes sont intégrées directement dans le corps du message au lieu d’être ajoutées dans l’en-tête.

Lorsque vous rédigez un nouveau message ou que vous répondez/transmettez un message dans Outlook, il est facile de modifier le format de votre message.

Dans la fenêtre de rédaction, de réponse ou de transfert d’un message, cliquez simplement sur le bouton HTML, Texte brut ou Texte enrichi dans le groupe Format de l’onglet Format du texte.

Remarque : Si le message de réponse ou de transfert s’affiche dans le volet de lecture, cliquez sur le bouton Ouvrir dans une fenêtre situé dans le coin supérieur gauche du volet pour l’ouvrir dans une fenêtre dédiée.

En général, les nouveaux e-mails sont envoyés automatiquement au format HTML dans Outlook. Toutefois, il peut parfois être nécessaire de les envoyer automatiquement dans un autre format, comme le texte brut ou le texte enrichi. Cette section vous explique comment modifier le format de message par défaut pour tous vos nouveaux messages sortants dans Outlook.

1. Cliquez sur Fichier > Options.

2. Dans la boîte de dialogue Options d’Outlook, cliquez sur Courrier dans la barre de gauche, accédez à la section Rédiger des messages, puis sélectionnez un nouveau format de message dans la liste déroulante Rédiger les messages dans ce format.

3. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les modifications et fermer la boîte de dialogue.

Désormais, tous les nouveaux messages utiliseront automatiquement le format spécifié.

En général, nous recevons quotidiennement de nombreux courriels dans Outlook, qui peuvent être au format HTML, texte brut ou texte enrichi. Cette section vous explique comment modifier rapidement le format d’un courriel reçu dans Outlook.

1. Dans la liste des messages, double-cliquez sur le courriel concerné pour l’ouvrir.

2. Le courriel s’ouvre alors dans une fenêtre dédiée. Cliquez sur Message > Actions > Modifier le message.

3. Le message devient alors modifiable. Activez l’onglet Format du texte, puis cliquez sur le format de message souhaité dans le groupe Format.

4. Appuyez sur les touches Ctrl+S ou cliquez sur le bouton Enregistrer(par défaut, le bouton)Enregistrer se trouve dans la barre d’outils Accès rapide située au-dessus des onglets) pour sauvegarder vos modifications, puis fermez la fenêtre du message.

Remarque : Cette méthode permet de modifier le format d’un seul courriel reçu à la fois uniquement.

Si vous souhaitez toujours répondre ou transférer un e-mail au format texte brut, cette section répond facilement à ce besoin dans Outlook.

1. Dans l’interface principale d’Outlook, cliquez sur Fichier > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options d’Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options d’Outlook, cliquez sur Centre de gestion de la confidentialité dans la barre de gauche, puis sur le bouton Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité.

3. Dans la boîte de dialogue Centre de gestion de la confidentialité, cliquez sur Sécurité des courriels dans la barre de gauche, puis cochez l’option Lire tous les courriels standards en texte brut dans la section Lire en tant que texte brut.

4. Cliquez successivement sur les boutons OK pour fermer les deux boîtes de dialogue.

Vous êtes désormais de retour dans l’interface principale d’Outlook et constatez que tous les e-mails reçus dans la liste des messages sont automatiquement convertis au format texte brut.

5. Sélectionnez un courriel auquel vous souhaitez répondre, puis cliquez sur Accueil > Répondre ou Répondre à tous.

Conseil : Pour transférer un e-mail, sélectionnez-le dans la liste des messages, puis cliquez sur Kutools > Transférer.

6. Vous constatez alors que le message de réponse ou de transfert est créé au format Texte brut. Rédigez votre réponse et envoyez-la selon vos besoins.

Remarques : Si l’option Lire tous les courriers standards en texte brut est activée, tous les e-mails reçus seront automatiquement convertis au format texte brut.

Si vous devez répondre ou transférer des courriels dans Format HTML dans Outlook, vous pouvez essayer le code VBA ci-dessous pour résoudre facilement ce problème.

1. Dans Outlook, appuyez sur les touches Alt + F11 pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.

2. Dans la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications, cliquez sur Insertion > Module, puis collez le code ci-dessous dans le nouveau module.

VBA : Répondre ou transférer automatiquement des courriels dans Format HTML

Sub ForceReplyInHTML()
' mis à jour par ExtendOffice.com le 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > [[PH_125]] Then
Set xItem = xSelection.Item([[PH_124]])
Else
MsgBox "Aucun élément de message sélectionné. " & "Veuillez effectuer une sélection au préalable.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "[[PH_2]]"
Exit Sub
End If
If xItem.Class olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "[[PH_2]]"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

Remarques : Le code ci-dessus vous permet de répondre à des courriels au format HTML. Si vous souhaitez répondre à tous les destinataires ou transférer automatiquement des courriels au format HTML, procédez comme suit :

(1) Pour répondre à tous les destinataires dans Format HTML, remplacez le code de gauche par celui de droite :
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Pour transférer des courriels dans Format HTML, remplacez le code de gauche par celui de droite :
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. Vous pouvez désormais cliquer pour sélectionner un courriel, puis, dans la fenêtre du module spécifié, cliquer sur le bouton Exécuter ou appuyer sur la touche F5 pour répondre, répondre à tous ou transférer le courriel au format HTML.

Cependant, il devient fastidieux d’ouvrir régulièrement la fenêtre du module spécifié pour exécuter manuellement le code VBA. Si nous devons appliquer fréquemment cette macro VBA, afin de faciliter notre travail, nous pouvons l’ajouter à la barre d’outils Accès rapide sous forme de bouton de commande, ce qui nous permettra de l’exécuter en un seul clic à l’avenir.

4. Dans la fenêtre du module spécifié, appuyez sur les touches Ctrl+S pour enregistrer le code, puis fermez la fenêtre du module ainsi que la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.

5. Dans l’interface principale d’Outlook, cliquez sur la petite flèche située dans la barre d’outils Accès rapide, puis sélectionnez Autres commandes dans le menu déroulant.

Remarques : Vous pouvez également cliquer sur Fichier > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook, puis cliquer sur Barre d’outils Accès rapide dans le volet gauche.

6. La boîte de dialogue Options Outlook s’ouvre alors, avec Barre d’outils Accès rapide sélectionnée dans le volet gauche. Procédez comme suit :
(1) Sélectionnez Macros dans la liste déroulante Choisir les commandes à partir de ;
(2) Dans la zone de liste de gauche, cliquez pour mettre en surbrillance la commande VBA spécifiée que vous venez d’ajouter ;
(3) Cliquez sur le bouton Ajouter.

7. La commande VBA spécifiée a désormais été ajoutée à la zone de liste de droite. Procédez comme suit :
(1) Dans la zone de liste de droite, cliquez pour sélectionner la commande VBA spécifiée ;
(2) Cliquez sur le bouton Modifier ;
(3) Dans la boîte de dialogue « Modifier le bouton » qui s’ouvre, choisissez un symbole pour la commande VBA dans le champ Symbole ;
(4) Saisissez un nom clair pour la commande VBA dans le champ Nom affiché ;
(5) Cliquez successivement sur les boutons OK pour enregistrer vos modifications et fermer les deux boîtes de dialogue.

La commande VBA a désormais été ajoutée à la barre d’outils Accès rapide, comme le montre la capture d’écran ci-dessous.

À l’avenir, vous pourrez cliquer sur la commande VBA dans la barre d’outils Accès rapide pour répondre, répondre à tous ou transférer le courriel actuellement sélectionné dans Format HTML, quel que soit le format du message d’origine.

Vous souhaitez répondre ou transférer des courriels en format de texte brut sans modifier le format des messages reçus dans Outlook ? Comment faire ? Outre la solution VBA mentionnée ci-dessus, existe-t-il une autre méthode simple pour répondre ou transférer en HTML ? Et qu’en est-il de la réponse ou du transfert automatique en format de texte enrichi ? Cette section présente deux outils tiers exceptionnels fournis par Kutools pour Outlook : Toujours utiliser un format fixe pour la réponse et Utilisez toujours un format fixe pour transférer, qui permettent de répondre ou de transférer automatiquement chaque courriel dans le format souhaité.

1. Cliquez sur Kutools > Format fixe > Toujours utiliser un format fixe pour la réponse > Définir le format de réponse.

Remarque : pour transférer n’importe quel courriel dans un format de message fixe, cliquez sur Kutools > Format fixe > Formatage fixe pour le transfert > Définir le format de transfert.

2. Dans la boîte de dialogue « Définir le format de réponse » ou « Définir le format de transfert », cochez le format de message que vous souhaitez utiliser systématiquement pour répondre ou transférer, puis cliquez sur le bouton OK.

3. Cliquez ensuite sur Kutools > Format fixe > Toujours utiliser un format fixe pour la réponse(ou)Utilisez toujours un format fixe pour transférer) > Activer(ou)Activer) pour activer cette fonctionnalité.

Dans la boîte de dialogue de confirmation de Kutools pour Outlook qui s’affiche, cliquez sur le bouton OK.

Désormais, lorsque vous cliquez sur Accueil > Répondre, Répondre à tous ou Transférer pour répondre ou transférer un courriel, vos réponses ou transferts sont automatiquement convertis au format de message spécifié.