Format de message – HTML, texte brut et texte enrichi

Microsoft Outlook propose trois types de formats de message : HTML, Texte Enrichi et Texte Brut. Chaque format de message répond à des besoins différents.

1.1 HTML

Le format HTML est le type de format de message le plus populaire dans Outlook.

Comme nous le savons, HTML est un langage de page web qui nous aide à coder notre page web avec du texte enrichi, des images et d'autres objets. De même, le format HTML fait en sorte que tout le contenu du message ressemble à une belle et propre page web. Les emails au format HTML prennent en charge la plupart des formats de police courants, les formats de paragraphe, les alignements, etc. De plus, les emails au format HTML sont reconnus par la plupart des clients de messagerie.

Les utilisateurs d'Outlook peuvent directement appliquer un thème de message pour créer un message HTML avec plusieurs titres prédéfinis, formats de police, alignements, etc. D'autre part, les utilisateurs d'Outlook peuvent également décorer un email HTML avec une police en gras, du texte en italique, souligné, couleur de surbrillance, effets de texte avancés, etc., selon leurs besoins.

Cependant, vous avez peut-être remarqué que certaines images et formes ne s'affichent pas directement dans l'Outlook des destinataires et nécessitent que les destinataires les téléchargent manuellement. Pire encore, les destinataires d'Outlook peuvent configurer pour empêcher le téléchargement de toutes les images dans les emails HTML. Si les images ne sont pas téléchargées et affichées dans l'Outlook des destinataires, ces images seront remplacées par des espaces réservés pour les images, ce qui rendra tout le message désordonné.

1.2 Texte Brut

Comparé au format HTML, le format Texte Brut ne prend en charge que du texte ordinaire dans le corps du message. Le format Texte Brut ne prend pas en charge aucun formatage, comme gras, italique, souligné, barré, couleurs de surbrillance, etc. Il ne prend pas non plus en charge l'affichage d'images et d'hyperliens à l'intérieur du message. Si vous devez insérer des images importantes dans le message, la seule solution valide est de les joindre en tant que pièces jointes.

1.3 Texte Enrichi

Le format Texte Enrichi prend également en charge plusieurs formats de police, hyperliens, tableaux, formes, images, etc. Cependant, la plupart des formats dans le message Texte Enrichi ne sont compatibles qu'avec Microsoft Outlook et Microsoft Exchange. De plus, les pièces jointes sont intégrées dans le corps du message au lieu d'être attachées dans l'en-tête du message.

Lors de la composition de nouveaux messages, ou de la réponse/du transfert de messages dans Outlook, nous pouvons facilement changer le format de message.

Dans la nouvelle fenêtre de composition, de réponse ou de transfert de message, cliquez simplement sur le bouton HTML, Texte Brut ou Texte Enrichi dans le groupe Format de l'onglet Format de texte.

Remarque : Si le message de réponse ou de transfert est intégré dans le volet de lecture, vous devez cliquer sur le bouton Pop Out dans le coin supérieur gauche du volet de lecture pour afficher le message de réponse ou de transfert dans la fenêtre de message.

En général, les nouveaux emails sont envoyés automatiquement au format HTML dans Outlook. Cependant, dans certains cas, nous devons envoyer de nouveaux emails dans un autre format de message automatiquement, comme du texte brut ou du texte enrichi. Ici, cette section vous guidera pour changer le format de message par défaut pour tous les nouveaux messages sortants dans Outlook.

1. Cliquez sur Fichier > Options.

2. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Mail dans la barre de gauche, allez dans la section Composer des messages, et sélectionnez un nouveau format de message dans la liste déroulante Composer des messages dans ce format.

3. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les modifications et fermer la boîte de dialogue.

Dès maintenant, tous les nouveaux messages seront automatiquement changés au format de message spécifié.

En général, nous recevons plusieurs emails chaque jour dans Outlook, et ces emails peuvent être au format HTML, Texte Brut ou Texte Enrichi. Ici, cette section vous montrera le tutoriel pour changer rapidement le format d'un email reçu dans Outlook.

1. Dans la liste des messages, double-cliquez pour ouvrir l'email spécifié.

2. L'email s'ouvre ensuite dans une fenêtre de message. Cliquez sur Message > Actions > Modifier le message.

3. Maintenant, le message est éditable. Activez l'onglet Format de texte, puis cliquez sur le format de message spécifié auquel vous convertirez l'email dans le groupe Format.

4. Appuyez sur Ctrl + S ou cliquez sur le bouton Enregistrer (par défaut, le bouton Enregistrer est dans la barre d'outils d'accès rapide au-dessus des onglets) pour enregistrer les modifications, puis fermez la fenêtre de message.

Remarque : Cette méthode ne peut changer le format de message que pour un seul email reçu à la fois.

Si vous avez besoin de toujours répondre ou transférer un email au format Texte Brut, cette section résoudra facilement vos problèmes dans Outlook.

1. Dans l'interface principale d'Outlook, cliquez sur Fichier > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook.

2. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Centre de confiance dans la barre de gauche, puis cliquez sur le bouton Paramètres du Centre de confiance.

3. Dans la boîte de dialogue Centre de confiance, cliquez sur Sécurité des emails dans la barre de gauche, puis cochez l'option Lire tout le courrier standard en texte brut dans la section Lire en texte brut.

4. Cliquez successivement sur les boutons OK pour fermer les deux boîtes de dialogue.

Maintenant, retournez à l'interface principale d'Outlook, et vous verrez que tous les emails reçus dans la liste des messages sont automatiquement convertis en texte brut.

5. Sélectionnez un email auquel vous répondrez, puis cliquez sur Accueil > Répondre ou Répondre à tous.

Astuce : Pour transférer un email, sélectionnez l'email dans la liste des messages, puis cliquez sur Kutools > Transférer.

6. Vous verrez alors que le message de réponse ou le message de transfert est créé au format Texte Brut. Vous pouvez composer le message de réponse et l'envoyer comme vous le souhaitez.

Remarques : Si l'option Lire tout le courrier standard en texte brut est activée, tous les emails reçus seront automatiquement convertis au format Texte Brut.

Si vous avez besoin de répondre ou transférer des emails au format HTML dans Outlook, vous pouvez essayer le code VBA ci-dessous pour résoudre facilement le problème.

1. Dans Outlook, appuyez sur Alt + F11 pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.

2. Dans la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications, cliquez sur Insertion > Module, puis collez le code ci-dessous dans le nouveau module.

VBA : Répondre ou transférer des emails au format HTML automatiquement

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class <> olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

Remarques : Le code ci-dessus vous aidera à répondre aux emails au format HTML. Si vous voulez répondre à tous ou transférer des emails au format HTML automatiquement, vous pouvez faire comme suit :

(1) Pour répondre à tous les destinataires au format HTML, remplacez le code de gauche par celui de droite :
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Pour transférer des emails au format HTML, remplacez le code de gauche par celui de droite :
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. Maintenant, vous pouvez cliquer pour sélectionner un email, et dans la fenêtre du module spécifié, cliquez sur le bouton Exécuter ou appuyez sur F5 pour répondre, répondre à tous ou transférer l'email au format HTML.

Cependant, il sera ennuyeux d'ouvrir la fenêtre du module spécifié pour exécuter manuellement le code VBA de temps en temps. Si nous devons appliquer fréquemment ce VBA, pour faciliter notre travail, nous pouvons ajouter ce VBA à la barre d'outils d'accès rapide en tant que bouton de commande, afin de pouvoir appliquer ce module VBA facilement d'un seul clic à l'avenir.

4. Dans la fenêtre du module spécifié, appuyez sur Ctrl + S pour enregistrer le code, puis fermez la fenêtre du module et la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.

5. Dans l'interface principale d'Outlook, cliquez sur la petite flèche  dans la barre d'outils d'accès rapide, puis sélectionnez Plus de commandes dans le menu déroulant.

Remarques : Vous pouvez également cliquer sur Fichier > Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook, puis cliquer sur Barre d'outils d'accès rapide dans la barre de gauche.

6. Maintenant, la boîte de dialogue Options Outlook apparaît, et la Barre d'outils d'accès rapide est activée dans la barre de gauche. Vous pouvez continuer comme suit :
(1) Sélectionnez Macros depuis Choisir des commandes depuis liste déroulante;
(2) Dans la liste de gauche, cliquez pour mettre en surbrillance la commande VBA spécifiée que nous avons ajoutée juste avant;
(3) Cliquez sur le Ajouter bouton.

7. Maintenant, la commande VBA spécifiée est ajoutée à la liste de droite. Continuez comme suit :
(1) Dans la liste de droite, cliquez pour mettre en surbrillance la commande VBA spécifiée;
(2) Cliquez sur le Modifier bouton;
(3) Dans la boîte de dialogue Modifier le bouton qui apparaît, spécifiez un symbole pour la commande VBA dans la Symbole boîte;
(4) Tapez un nom facile à comprendre pour la commande VBA dans la Nom d'affichage boîte;
(5) Cliquez successivement sur les boutons OK pour enregistrer les modifications et fermer les deux boîtes de dialogue.

Maintenant, la commande VBA est ajoutée à la barre d'outils d'accès rapide comme le montre la capture d'écran ci-dessous.

À l'avenir, vous pouvez cliquer sur la commande VBA dans la barre d'outils d'accès rapide pour répondre, répondre à tous ou transférer l'email actuellement sélectionné au format HTML, quel que soit le format du message de l'email original.

Si vous souhaitez répondre ou transférer des emails au format texte brut sans affecter le format de message des emails reçus dans Outlook, comment pourriez-vous procéder ? À part le VBA ci-dessus, existe-t-il une autre solution facile pour répondre ou transférer au format HTML ? Et qu'en est-il de répondre ou transférer automatiquement au format texte enrichi ? Ici, cette section présentera des outils tiers impressionnants, Fixed Reply Formatting et Fixed Forward Formatting fournis par Kutools for Outlook pour toujours répondre ou transférer n'importe quel email avec le format de message spécifié automatiquement.

1. Cliquez sur Kutools > Formatage Fixe > Formatage de Réponse Fixe > Définir le Formatage de Réponse.

Remarque : Pour transférer un email dans un format de message fixe, veuillez cliquer sur Kutools > Formatage Fixe > Formatage de Transfert Fixe > Définir le Formatage de Transfert.

2. Dans la boîte de dialogue Définir le Formatage de Réponse ou Définir le Formatage de Transfert, cochez le format de message spécifié dans lequel vous répondrez ou transférerez toujours, et cliquez sur le bouton OK.

3. Continuez à cliquer sur Kutools > Formatage Fixe > Formatage de Réponse Fixe (ou Formatage de Transfert Fixe) > Activer le Formatage de Réponse Fixe (ou Activer le Formatage de Transfert Fixe) pour activer la fonctionnalité.

Et dans la boîte de dialogue de confirmation Kutools for Outlook qui apparaît, cliquez sur le bouton OK.

Dès maintenant, lorsque vous cliquez sur Accueil > Répondre, Répondre à tous ou Transférer pour répondre/transférer un email, les réponses ou transferts seront automatiquement changés au format de message spécifié.