Comment créer et afficher des plannings de groupe dans Outlook ?

Comme vous pouvez le constater, les utilisateurs Exchange peuvent partager les informations de calendrier d’autres utilisateurs dans Microsoft Outlook, notamment les informations sur la disponibilité (Occupé/Libre). La création de groupes de calendriers est l’une des nombreuses façons d’accéder aux emplois du temps d’autres utilisateurs Exchange. Dans cet article, nous vous montrons comment créer facilement des groupes de calendriers et afficher les plannings de groupe dans Microsoft Outlook.

Créez des groupes de calendriers et visualisez les plannings de groupe dans Outlook 2010 et 2013

Créez des groupes de calendriers et visualisez les plannings de groupe dans Outlook 2007

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Créez des groupes de calendriers et visualisez les plannings de groupe dans Outlook 2010 et 2013

Pour créer un nouveau groupe de calendriers et afficher les plannings de groupe dans Microsoft Outlook 2010 et 2013, procédez comme suit :

Étape 1 : Passez à la vue Calendrier en cliquant sur Calendrier dans le menu de navigation.

Étape 2 : Cliquez sur Groupes de calendriers > Créer un nouveau groupe de calendriers sous l’onglet Accueil. Voir la capture d’écran suivante :

Étape 3 : Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, saisissez un nom pour votre nouveau groupe de calendriers, puis cliquez sur le bouton OK.

Étape 4 : Vous accédez alors à la boîte de dialogue Sélectionner un nom :

1. Commencez par cliquer pour sélectionner les Nom d'utilisateur dont vous souhaitez ajouter les calendriers à votre groupe ;
2. Cliquez ensuite sur le bouton Membres du groupe ->;
3. Cliquez sur le bouton OK pour fermer cette boîte de dialogue.

Remarque :

(1) En maintenant la touche Maj enfoncée, vous pouvez sélectionner plusieurs noms d’utilisateur adjacents en cliquant sur le premier nom d’utilisateur, puis sur la dernière cellule.

(2) En maintenant la touche Ctrl enfoncée, vous pouvez sélectionner plusieurs noms d’utilisateur non adjacents en cliquant individuellement sur chacun d’eux.

Vous avez désormais créé un nouveau groupe de calendriers, accessible depuis la navigation.

Étape 5 : Cochez le groupe de calendriers dans la navigation, puis cliquez sur le bouton Vue planning sous l’onglet Accueil. Voir la capture d’écran suivante :

Vous verrez alors simultanément les plannings de groupe de tous les utilisateurs ajoutés à l’étape 4.

Remarque : Pour afficher davantage de plannings d’utilisateurs dans les plannings de groupe, cliquez avec le bouton droit sur le groupe de calendriers dans la navigation, puis sélectionnez Ajouter un calendrier > Ajouter depuis le carnet d'adresses dans le menu contextuel.

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Créez des groupes de calendriers et visualisez les plannings de groupe dans Outlook 2007

Les étapes suivantes vous guideront pour créer et afficher les plannings de groupe de tous les utilisateurs spécifiés dans Microsoft Outlook 2007.

Étape 1 : Passez à la vue Calendrier en cliquant sur Calendrierdans le Navigation.

Étape 2 : Cliquez sur Actions > Afficher les plannings de groupe.

Étape 3 : Dans la boîte de dialogue Plannings de groupe, cliquez sur le bouton Nouveau.

Étape 4 : Saisissez un nom pour le nouveau planning de groupe dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, puis cliquez sur le bouton OK. Voir la capture d’écran :

Étape 4 : Dans la nouvelle boîte de dialogue, cliquez sur Ajouter d’autres personnes, puis sur Ajouter depuis le carnet d'adresses. Voir la capture d’écran :

Étape 5 : Vous accédez alors à la boîte de dialogue « Sélectionner des membres ». Cliquez pour sélectionner les Nom d'utilisateur que vous souhaitez ajouter à votre groupe, cliquez sur le bouton Vers ->, puis sur le bouton OK.

Remarque :

(1) En maintenant la touche Majenfoncée, vous pouvez sélectionner plusieurs Nom d‹utilisateur adjacents en cliquant sur le premier Nom d›utilisateur et le dernier Dernière cellule.

(2) En maintenant la touche Ctrl enfoncée, vous pouvez sélectionner plusieurs noms d’utilisateur non adjacents en cliquant sur chacun d’eux.

Vous verrez alors apparaître dans la boîte de dialogue Groupe les plannings de tous les utilisateurs spécifiés que vous avez ajoutés à l’étape 5.

Étape 6 : Cliquez sur le bouton Sauvegarder et fermer pour enregistrer ce planning de groupe dans la boîte de dialogue présentée à l’étape 4.

Remarque : Si vous souhaitez consulter ce planning de groupe ultérieurement, cliquez sur Actions > Afficher les plannings de groupe, puis, dans la boîte de dialogue Plannings de groupe, sélectionnez le nom du planning souhaité et cliquez sur le bouton Ouvrir.