Comment joindre des messages ou des invitations à une réunion à un e-mail dans Outlook ?
Dans la correspondance quotidienne par e-mail, les utilisateurs ont souvent besoin d’inclure des informations contextuelles, de faire référence à des discussions antérieures ou de partager des détails pertinents sur des événements. Si la plupart maîtrisent la procédure classique pour joindre des fichiers enregistrés sur leur ordinateur, Outlook propose des fonctionnalités pratiques permettant d’insérer directement des messages électroniques ou des invitations à des réunions existantes. Cet article présente des solutions efficaces pour joindre ces éléments Outlook, en mettant en avant des scénarios concrets, des méthodes essentielles, ainsi que des conseils, des précautions et des recommandations de dépannage pour garantir une exécution sans accroc.
- Joignez des messages ou des invitations à une réunion à un e-mail grâce à la fonction Élément Outlook
- Joignez des messages à un e-mail avec la fonction Transférer en pièce jointe
- Joignez des messages Outlook à l’aide d’un code VBA
Joignez des messages ou des invitations à une réunion à un e-mail grâce à la fonction Élément Outlook
Outlook vous permet d’insérer facilement des éléments Outlook existants — tels que des e-mails, des invitations à des réunions, des rendez-vous ou des contacts — en tant que pièces jointes dans vos messages sortants. Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile pour partager des dossiers internes précis, faire référence aux détails d’échanges antérieurs ou déléguer des réunions à d’autres personnes. Ces éléments sont intégrés sous forme de fichiers .msg standards, que vos destinataires peuvent ouvrir directement dans Outlook.
Scénarios applicables : Intégrez une correspondance antérieure dans un nouveau message, transférez des invitations à des réunions pour examen d’agenda, partagez des cartes de contact en interne ou appuyez des audits et rapports en joignant les dossiers associés.
Instructions :
1. Assurez-vous d’être bien dans la vue Courrier. Cliquez sur « Accueil » > « Nouveau e-mail » pour créer un message destiné à recevoir vos pièces jointes.
2. Dans la fenêtre du nouveau message, rendez-vous dans l’onglet « Insertion » et cliquez sur « Élément Outlook » pour ouvrir la boîte de dialogue de sélection d’éléments.
3. Dans la boîte de dialogue Insérer un élément, suivez ces recommandations pour des résultats optimaux :
• Dans la section « Rechercher dans », cliquez pour développer les dossiers et sélectionner l’emplacement souhaité. Si vous joignez des e-mails, choisissez un dossier de messagerie. Pour joindre des invitations à des réunions, sélectionnez le dossier Calendrier approprié.
• Dans le volet « Éléments », mettez en surbrillance un ou plusieurs éléments à inclure. Vous pouvez sélectionner plusieurs éléments en maintenant la touche Ctrl enfoncée tout en cliquant.
• Dans la section « Insérer en tant que », assurez-vous que l’option « Pièce jointe » est cochée. Cela joindra les éléments Outlook sélectionnés sous forme de fichiers .msg.
• Cliquez sur « OK » pour finaliser l’insertion.
4. Les éléments Outlook sélectionnés apparaissent désormais comme pièces jointes dans votre brouillon, comme illustré ci-dessous. Vous pouvez ajouter des destinataires, rédiger votre message, puis envoyer l’e-mail comme d’habitude.
Remarques et conseils :
• Si vous sélectionnez « Texte uniquement » dans la section « Insérer en tant que », le contenu de l’élément sélectionné est inséré directement dans le corps de votre e-mail, et non en pièce jointe. Cette option est pratique pour intégrer du texte en ligne, mais la mise en forme et certains détails peuvent différer de l’original.
•Précautions : Seuls les éléments stockés dans les fichiers de données Outlook (tels que les messages, les réunions, les contacts, etc.) peuvent être insérés. Si vous avez déplacé un élément vers une archive ou le dossier Éléments supprimés, assurez-vous qu’il reste accessible depuis le volet « Rechercher dans ».
•Conseil pratique : Joindre des éléments Outlook de cette façon conserve leurs métadonnées et l’historique des conversations — un atout précieux pour la documentation ou le transfert de notifications officielles.
Ajoutez automatiquement Ajouter du texte, la date/heure actuelle à l’objet ou à la signature dans Outlook
Fourni par Kutools pour Outlook.
Joignez des messages à un e-mail avec la fonction Transférer en pièce jointe
La fonction « Transférer en pièce jointe » d’Outlook simplifie l’envoi d’un ou plusieurs e-mails sous forme de pièces jointes dans un nouveau message. Cela s’avère particulièrement utile pour escalader des demandes d’assistance, partager des rapports d’erreur à des fins de dépannage informatique ou faire référence à une correspondance juridique ou contractuelle.
Scénarios et valeur ajoutée : Utilisez cette fonction pour transférer en une seule étape plusieurs fils de discussion à un collègue, fournir des preuves lors d’audits ou regrouper et transférer efficacement des historiques de conversation. Tous les éléments sélectionnés sont joints sous forme de fichiers .eml, faciles à ouvrir et à consulter pour les destinataires.
Instructions :
1. Accédez au dossier de messagerie souhaité dans la vue Courrier. Dans la liste des éléments, sélectionnez les e-mails à joindre.
Remarque : Maintenez la touche « Ctrl » enfoncée pour sélectionner individuellement plusieurs e-mails non contigus, ou utilisez la touche « Maj » pour sélectionner une plage d’e-mails adjacents en cliquant sur le premier et le dernier de la liste. Cette méthode évite les duplications inutiles et vous permet de cibler uniquement les éléments nécessaires.
2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur « Plus », puis sélectionnez « Transférer en pièce jointe ». Si cette option n’apparaît pas immédiatement, cliquez sur la flèche vers le bas dans la section « Plus » pour afficher la liste complète.
3. Outlook ouvre alors une nouvelle fenêtre de message avec tous vos e-mails sélectionnés automatiquement joints. Vous pouvez personnaliser l’objet, le destinataire et le corps du message avant de l’envoyer.
Précautions et conseils :
• Les messages électroniques et les tâches peuvent être transférés en pièce jointe avec cette méthode. Toutefois, les éléments de calendrier ne sont pas pris en charge. Les contacts peuvent être transférés séparément via l’option « Transférer le contact » (sous forme de carte de visite ou de contact Outlook).
•Rappel en cas d’erreur : Si un message indique que les e-mails ne peuvent pas être transférés, vérifiez les autorisations de votre compte (notamment pour les boîtes partagées) et assurez-vous qu’aucun des éléments sélectionnés n’est protégé ou chiffré.
• Pour de meilleurs résultats, évitez de transférer un très grand nombre d’e-mails en une seule fois, car cela pourrait ralentir la réception ou l’ouverture des messages par les destinataires. Regroupez-les par thème ou par destinataire si possible.
Dépannage : Si les e-mails avec pièces jointes n’arrivent pas comme prévu, vérifiez leurs formats et assurez-vous que les destinataires utilisent des clients de messagerie compatibles. Parfois, les pièces jointes sont mises en quarantaine par les politiques de sécurité organisationnelles ; consultez ces paramètres avant d’envoyer du contenu sensible.
Joignez des messages Outlook à l’aide d’un code VBA
Si vous souhaitez automatiser la jointure de messages Outlook sélectionnés à un nouvel e-mail, le code VBA s’impose comme une solution efficace — particulièrement adaptée aux flux de travail répétitifs ou au traitement par lots, là où les options manuelles intégrées atteignent leurs limites. Cette approche convient idéalement aux utilisateurs avancés ainsi qu’à ceux qui regroupent régulièrement des lots d’e-mails pour des rapports de projet, des procédures de découverte légale ou des archivages d’équipe.
Analyse de scénario : Grâce à VBA, les utilisateurs peuvent sélectionner plusieurs e-mails, puis exécuter un script pour générer instantanément un nouveau brouillon contenant tous les messages choisis en pièces jointes au format .msg. Une solution ultra-efficace pour les administrateurs, les équipes conformité ou toute personne chargée de tâches récurrentes impliquant plusieurs e-mails !
Précautions importantes : Avant d’exécuter des scripts VBA, veillez à avoir activé les autorisations de macro dans Outlook et à ne jamais exécuter de code provenant de sources non fiables.
Procédure d’exécution :
1. Dans Outlook, sélectionnez les messages à joindre dans le volet principal de la liste des messages, puis appuyez sur Alt + F11 pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.
2. Dans la fenêtre VBA, cliquez sur Insertion > Module. Copiez-collez le code VBA ci-dessous dans le module nouvellement créé :
Code VBA : Joindre les e-mails Outlook sélectionnés à un nouveau message sous forme de pièces jointes
Sub AttachSelectedMailsToNewEmail()
Dim olApp As Outlook.Application
Dim olSelection As Selection
Dim olMail As MailItem
Dim olNewMail As MailItem
Dim i As Integer
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforOutlook"
Set olApp = Outlook.Application
Set olSelection = olApp.ActiveExplorer.Selection
Set olNewMail = olApp.CreateItem(olMailItem)
For i = 1 To olSelection.Count
Set olMail = olSelection.Item(i)
olNewMail.Attachments.Add olMail
Next i
olNewMail.Display
MsgBox "Selected messages have been attached to a new email.", vbInformation, xTitleId
Set olMail = Nothing
Set olNewMail = Nothing
Set olSelection = Nothing
Set olApp = Nothing
End Sub3. Appuyez maintenant sur la touche F5 pour exécuter le code. Outlook ouvrira une nouvelle fenêtre de message contenant tous les éléments sélectionnés en pièces jointes. Une boîte de dialogue intitulée « Kutools for Outlook » confirmera que l’opération est terminée. Vous pouvez désormais modifier et envoyer votre e-mail.
Conseils et dépannage : Si le code ne fonctionne pas, assurez-vous que les macros sont activées dans les paramètres d’Outlook et que vous avez sélectionné les éléments appropriés avant d’exécuter le script. Si des messages en double ou incorrects sont joints, revérifiez attentivement votre sélection dans la vue en liste. N’oubliez pas de fermer l’éditeur VBA une fois votre tâche terminée pour éviter tout conflit avec d’autres opérations.
Recommandations récapitulatives : Si vous recherchez une efficacité maximale ou des solutions sur mesure pour le traitement par lots de vos e-mails, combinez méthodes manuelles et automatisées afin d’obtenir les meilleurs résultats. Vérifiez toujours les autorisations et la compatibilité logicielle des destinataires avant d’envoyer des éléments Outlook en pièce jointe, et n’oubliez pas que Kutools pour Outlook propose des fonctionnalités d’automatisation avancées pour les objets, les signatures, etc., afin d’optimiser votre flux de travail.
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