Créer, modifier, utiliser et partager un groupe de contacts dans Outlook

Le tutoriel se concentre sur les problèmes que vous pouvez rencontrer dans Outlook lors de l'utilisation d'un groupe de contacts, anciennement appelé "une liste de distribution". Il résumait les solutions les plus courantes et les plus pratiques. Veuillez cliquer sur les solutions répertoriées ci-dessous pour accéder aux instructions correspondantes.

Créer un groupe de contacts dans Outlook

• Créer un groupe de contacts à partir des contacts ou du carnet d'adresses Outlook
• Créer un groupe de contacts à partir de données dans Excel, Word ou d'autres applications
• Créez un groupe de contacts pour les destinataires ou les expéditeurs dans votre boîte aux lettres

Modifier un groupe de contacts dans Outlook

• Ajouter ou supprimer des membres d'un groupe de contacts
• Diviser un groupe de contacts dans Outlook
  • Renversé un groupe de contacts dans Outlook en copiant et en supprimant
  • Divisez facilement un groupe de contacts dans Outlook avec un outil incroyable
• Divisez un groupe de contacts et ajoutez ses membres en tant que contacts dans Outlook
  • Divisez un groupe de contacts avec la fonctionnalité intégrée d'Outlook
  • Divisez facilement un groupe de contacts avec Kutools for Outlook
• Fusionner des groupes de contacts en un seul dans Outlook

Envoyer un e-mail à un groupe de contacts dans Outlook

Partager et enregistrer un groupe de contacts dans Outlook

• Partager un groupe de contacts dans Outlook
• Enregistrer un groupe de contacts dans Outlook

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Créer un groupe de contacts dans Outlook

Vous pouvez rencontrer des situations où vous devez envoyer un e-mail en masse aux membres d'une entreprise ou d'un groupe de travail pour des raisons professionnelles. Ou vous devrez peut-être envoyer une carte de vacances à tous les membres de votre famille et à vos amis. Dans de tels cas, créer un groupe de contacts vous fera gagner beaucoup de temps en envoyant des e-mails un par un. Ici notre ExtendOffice team ont répertorié les méthodes pour créer des groupes de contacts à partir de vos contacts Outlook, carnet d'adresses et données dans Excel, Word ou sous forme de texte, et pour créer des groupes pour les expéditeurs ou les destinataires dans vos boîtes aux lettres dans Outlook.

Créer un groupe de contacts à partir des contacts ou du carnet d'adresses Outlook

1. Cliquez Personnes or Contacts dans la barre de navigation de votre Outlook.

2. Sous l'onglet Accueilcliquez Nouveau groupe de contact dans le groupe Nouveauté.

3. dans le Groupe de contact fenêtre, nommez le groupe de contacts dans la Nom champ.

4. Cliquez Ajouter des membres dans le groupe Membres, choisissez À partir des contacts Outlook or À partir du carnet d'adresses sur la liste déroulante selon vos besoins. (Si vous souhaitez ajouter un seul contact pour le moment, et qui n'est pas dans vos contacts ou carnet d'adresses Outlook, choisissez Nouveau contact e-mail.)

5. dans le Sélectionnez les membres boîte de dialogue, pour sélectionner plusieurs contacts non contigus, maintenez la touche Ctrl puis cliquez sur les contacts un par un ; pour sélectionner plusieurs contacts contigus, cliquez sur le premier contact, puis maintenez enfoncé Shift et sélectionnez le dernier.

6. Cliquez sur l' Membres en bas à gauche de la boîte de dialogue pour ajouter tous les contacts sélectionnés au Membres champ, puis cliquez sur OK.

7. dans le Groupe de contact fenêtre, cliquez sur Sauvegarder et fermer.

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Créer un groupe de contacts à partir de données dans Excel, Word ou d'autres applications

Supposons que vous ayez reçu une liste d'adresses e-mail dans une feuille de calcul Excel, un document Word ou d'autres applications, comme indiqué ci-dessus. Pour ajouter en masse les adresses à un groupe de contacts dans votre Outlook, procédez comme suit :

1. Cliquez Personnes or Contacts dans la barre de navigation de votre Outlook.

2. Sous l'onglet Accueilcliquez Nouveau groupe de contact dans le groupe Nouveauté.

3. dans le Groupe de contact fenêtre, nommez le groupe de contacts dans la Nom champ.

4. Cliquez Ajouter des membres dans le groupe Membres, choisissez À partir des contacts Outlook.

5. Copiez les données dans votre feuille de calcul Excel ou votre document Word.

6. dans le Sélectionnez Membres boîte de dialogue, collez les données dans le Membres champ, puis cliquez sur OK.

7. dans le Groupe de contact fenêtre, cliquez sur Sauvegarder et fermer.

√ Remarque : chaque adresse e-mail doit être séparée par un point-virgule ou une marque de paragraphe (un nom et une adresse par ligne). S'il n'y a pas de nom, l'adresse sera utilisée pour le nom d'affichage dans le groupe de contacts.

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Créez un groupe de contacts pour les destinataires ou les expéditeurs dans votre boîte aux lettres

Si vous souhaitez ajouter tous les destinataires et expéditeurs d'un ou plusieurs e-mails à un groupe de contacts, ou si vous souhaitez regrouper certains expéditeurs ou destinataires dans votre boîte aux lettres, vous pouvez utiliser le Ajouter au groupe feature de Kutools for Outlook, un complément Outlook pratique développé par notre équipe. Il créera rapidement un groupe de contact selon vos besoins.

1. Sélectionnez le(s) courrier(s) avec les destinataires ou les expéditeurs que vous souhaitez ajouter au groupe de contacts.

2. Aller à l' Kutools Plus onglet, dans le Contactez-Nous groupe, cliquez sur Ajouter au groupe.

3. dans le Ajouter des destinataires aux groupes de contacts boîte de dialogue, sélectionnez Tous, Tous les expéditeursou Tous les destinataires sur le Domaine la liste déroulante. Les cases à côté des adresses e-mail qui remplissent la condition seront cochées.

4. Dans la partie droite de la boîte de dialogue, sélectionnez le ou les groupes de contacts auxquels vous souhaitez ajouter les adresses ; Ou vous pouvez créer un nouveau groupe de contacts en cliquant sur Nouveau groupe de contact, puis cochez la case à côté. Cliquez sur OK.

Si vous n'avez pas installé notre complément Outlook, Cliquez ici pour télécharger. Ou vous pouvez utiliser une méthode plus maladroite : copiez les adresses des expéditeurs des destinataires que vous souhaitez ajouter à un groupe de contacts, puis collez-les dans le Membres dans le champ Sélectionnez les membres boite de dialogue. Pour plus de détails, veuillez vous référer aux 4ème-7ème étapes de création d'un groupe de contacts à partir des contacts ou du carnet d'adresses Outlook.

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Modifier un groupe de contacts dans Outlook

Il y a des moments où nous devons modifier nos groupes de contacts : Il y a des changements de personnel dans votre entreprise, des collègues et des projets vont et viennent, de sorte que vous devez ajouter ou supprimer des membres ; Les membres d'un groupe de contact sont en quelque sorte mélangés, vous souhaitez donc diviser le groupe en deux groupes ou plus ; Deux départements ont fusionné, vous devez donc fusionner deux groupes de contacts……

Avant de le faire, nous devons trouver où se trouvent les groupes :

Si vous êtes dans l'optique de Courrier, veuillez cliquer sur carnet d'adresses dans le groupe Trouvez sous l'onglet Accueil, puis recherchez le groupe dans la boîte de dialogue contextuelle ; Si vous êtes passé à Personnes or Contacts vue sur la barre de navigation de votre Outlook, vous pouvez trouver le groupe dans la liste de vos contacts en tapant son nom dans la zone de recherche au-dessus de la liste.

Après avoir trouvé le groupe de contacts, double-cliquez sur son nom pour ouvrir le Groupe de contact la fenêtre. Maintenant, trouvez les méthodes énumérées ci-dessous qui répondent à vos besoins pour le prochain mouvement.

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Ajouter ou supprimer des membres d'un groupe de contacts

• Pour ajouter des membres à un groupe de contacts, veuillez vous référer aux étapes 4ème-7ème de création d'un groupe de contacts à partir des contacts ou du carnet d'adresses Outlook.

• Pour supprimer des membres d'un groupe de contacts, sélectionnez les membres dans un Groupe de contact fenêtre d'abord, puis cliquez sur le Supprimer un membre figure dans le groupe MembresCliquez sur Sauvegarder et fermer dans le groupe Actions.

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Diviser un groupe de contacts dans Outlook

Ici, nous avons répertorié deux façons de diviser un groupe de contacts dans Outlook : l'une avec sa propre fonctionnalité, l'autre avec le Diviser en groupe de contact caractéristique de Kutools for Outlook.

• Renversé un groupe de contacts dans Outlook en copiant et en supprimant

Disons que vous devez séparer un groupe de contacts en deux. Veuillez suivre les étapes ci-dessous :

1. D' Personnes or Contacts page, recherchez le groupe de contacts que vous souhaitez modifier.

2. Faites un clic droit sur (ne lâchez pas) le groupe et faites-le glisser un peu au-dessus ou en dessous, relâchez le bouton de la souris, vous verrez un court menu contextuel comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous, cliquez sur Copier. Il y aura deux mêmes groupes de contacts apparaissant dans la liste.

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3. Double-cliquez pour ouvrir les deux groupes, modifiez les noms des groupes selon vos besoins, par exemple, ExtendOffice1 et ExtendOffice2. Ensuite, supprimez, disons, nommez 8-15 dans le ExtendOffice1, et nommez 1-7 dans le ExtendOffice2.

4. A présent, vous aurez deux nouveaux groupes de contacts plus petits, cliquez sur Sauvegarder et fermer.

• Divisez facilement un groupe de contacts dans Outlook avec un outil incroyable

Ou si vous avez installé nos Kutools for Outlook dans votre ordinateur, pour diviser un groupe de contacts, veuillez suivre les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez le groupe de contacts que vous souhaitez diviser (Ici, j'ai sélectionné le groupe nommé ExtendOffice essai 1 par exemple).

2. Allez dans l'onglet Kutools Plus, trouver Contactez-Nous groupe dans le ruban Contactez-Nous, sélectionnez Diviser en groupe de contact dans la liste déroulante.

3. dans le Diviser en groupe de contact fenêtre, cochez les cases en regard des membres du groupe que vous souhaitez déplacer vers un nouveau groupe de contacts, cliquez sur Ok.

4. Nommez le nouveau groupe dans la boîte de dialogue contextuelle, cliquez sur OK.

5. Les deux groupes de contacts séparés apparaîtront alors dans la liste Contacts, n'hésitez pas à ouvrir les groupes pour voir leurs membres.

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Divisez un groupe de contacts et ajoutez ses membres en tant que contacts dans Outlook

Pour rompre, ou nous disons supprimer, un groupe de contacts dans Outlook, vous pouvez simplement accéder à la Personnes or Contacts page et cliquez avec le bouton droit sur le groupe que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer dans le menu contextuel. Mais si vous souhaitez ajouter tous ses membres en tant que contacts Outlook individuels en même temps, veuillez vérifier les deux approches que nous avons énumérées ci-dessous :

• Briser un groupe de contacts avec la fonctionnalité intégrée d'Outlook

1. Double-cliquez pour ouvrir le groupe de contacts dans votre liste de contacts.

2. Double-cliquez sur un membre que vous souhaitez ajouter à votre liste de contacts.

3. Cliquez sur le bouton à trois points pour afficher plus d'options, puis cliquez sur Ajouter aux contacts Outlook.

4. Dans la fenêtre contextuelle Contactez-Nous fenêtre, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires si vous en avez besoin, puis cliquez sur Sauvegarder et fermer.

5. Répétez les étapes 2 à 4 pour ajouter tous les membres.

6. Revenez maintenant au Personnes or Contacts vue pour supprimer le groupe de contacts.

La méthode convient aux groupes qui ne contiennent que quelques membres. Si le groupe contient un grand nombre de membres, la méthode ferait perdre trop de temps. Dans ce cas, veuillez vérifier les Pause fonctionnalité de Kutools pour Outlook ci-dessous.

• Divisez facilement un groupe de contacts avec Kutools for Outlook

1. Sélectionnez le groupe de contacts que vous souhaitez rompre.

2. Allez dans l'onglet Kutools Pluscliquez Contactez-Nous groupe > Pause.

3. dans le Pause fenêtre, cliquez sur Tous pour cocher toutes les cases, puis cliquez sur Ok.

4. Une boîte de dialogue apparaîtra demandant Voulez-vous diviser ce groupe de contacts en contacts uniques ? Cliquez Oui.

5. Tous ses membres sont maintenant ajoutés à votre liste de contacts et le groupe de contacts est supprimé en même temps.

√ Remarque : Si vous souhaitez uniquement ajouter certains de ses membres à votre liste de contacts, cochez les cases à côté des membres spécifiques, cliquez sur Ok pour les ajouter à la liste tout en les supprimant du groupe. Le groupe contenant les membres que vous n'avez pas vérifiés existera toujours.

Cliquez pour télécharger Kutools for Outlook pour un essai gratuit de 60 jours.

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Fusionner des groupes de contacts en un seul dans Outlook

Pour fusionner deux ou plusieurs groupes de contacts en un seul nouveau groupe. Veuillez suivre les étapes ci-dessous :

1. Créez un nouveau groupe de contacts. (Suivez les étapes 1 à 3 de création d'un groupe de contacts à partir des contacts ou du carnet d'adresses Outlook.)

2. Cliquez Ajouter des membres dans le groupe Membres, choisissez À partir des contacts Outlook.

3. dans le Sélectionnez les membres boîte de dialogue, sélectionnez les groupes de contacts que vous souhaitez combiner.

4. Cliquez Membres en bas à gauche de la boîte de dialogue, puis cliquez sur OK.

5. dans le Groupe de contact fenêtre, cliquez sur Sauvegarder et fermer.

Remarque : La méthode ci-dessus est très simple et rapide. Cependant, le groupe que vous avez créé de cette manière est comme un grand groupe contenant plusieurs petits, ce n'est pas aussi pratique lorsque vous devez modifier les membres du groupe. Parce que vous devrez ouvrir chaque petit groupe pour pouvoir éditer. Pour fusionner plusieurs groupes de contacts et ajouter uniquement les membres du groupe à un groupe. Vérifiez s'il vous plaît Comment fusionner ou combiner des listes de distribution dans Outlook ?

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Envoyer un e-mail à un groupe de contacts dans Outlook

Pour envoyer un e-mail à un ou plusieurs groupes de contacts dans Outlook, veuillez suivre les étapes ci-dessous :

1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Nouveau Email pour commencer un nouveau message.

2. dans le Pour... champ, saisissez le nom du groupe de contacts. Outlook affichera les correspondances potentielles de votre liste de contacts, comme illustré ci-dessous. Si vous ne voulez pas que les destinataires se voient, saisissez le nom du groupe dans le champ Cci... champ. (Si le champ ne s'affiche pas dans la fenêtre de message, accédez à la Options onglet, puis cliquez sur Bcc dans le groupe Afficher les champs.)

Si vous ne vous souvenez pas du nom du groupe, vous pouvez cliquer sur Pour... ouvrir le Sélectionnez des noms fenêtre pour afficher tous vos contacts dans votre liste de contacts. Sélectionnez les groupes auxquels vous souhaitez envoyer un message, puis cliquez sur À, Ccou Bcc Comme vous le souhaitez. Les noms des groupes apparaîtront dans le champ correspondant. (j'ai cliqué À comme exemple ici.) Cliquez ensuite sur OK.

3. Saisissez l'objet et le corps de votre message électronique. Cliquez sur Envoyer après avoir fini de taper.

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Partager et enregistrer un groupe de contacts dans Outlook

Vous devrez peut-être envoyer un groupe de contacts liés au travail à un nouvel employé ou partager un groupe lié aux intérêts avec vos amis ; vous pouvez également recevoir un groupe de contacts partagé par d'autres. Dans cette partie, nous expliquerons comment partager un groupe de contacts et comment enregistrer un groupe de contacts envoyé par d'autres dans Outlook.

Partager un groupe de contacts dans Outlook

• Vous pouvez inclure le groupe dans un message électronique et l'envoyer à d'autres :

1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Nouveau Email pour créer un nouveau message. UNE Message fenêtre s'ouvrira. Ajustez la taille de la fenêtre, déplacez-la à côté de votre fenêtre Outlook, afin que les deux fenêtres soient visibles en même temps.

2. Cliquez Personnes or Contacts à partir de la barre de navigation de la fenêtre Outlook.

3. Recherchez le groupe de contacts que vous souhaitez partager et faites-le glisser dans le corps du message en tant que pièce jointe dans le Message fenêtre.

4. Remplissez les informations dans le Message fenêtre selon vos besoins, puis cliquez sur Envoyer pour partager le groupe de contact.

• Vous pouvez également insérer un groupe de contacts en tant que pièce jointe au lieu de le faire glisser vers un corps de message :

1. dans le Courrier voir, cliquer Nouveau Email pour créer un nouveau message.

2. Allez dans l'onglet insérer dans le pop-up Message fenêtre, trouvez la Comprendre groupe, cliquez sur Élément Outlook.

3. dans le Insérer un élément boîte de dialogue, sélectionnez un dossier Contacts sous une certaine boîte aux lettres pour répertorier tous les contacts et groupes de contacts dans le Articles boîte. Vous pouvez maintenant rechercher et sélectionner le groupe de contacts, puis cliquer sur OK pour l'insérer en pièce jointe.

4. Remplissez les informations dans le Message fenêtre selon vos besoins, puis cliquez sur Envoyer pour partager le groupe de contact.

Enregistrer un groupe de contacts dans Outlook

Pour enregistrer un groupe de contacts partagé par d'autres dans un e-mail :

1. Ouvrez le message qui inclut la pièce jointe du groupe de contacts.

2. Faites glisser la pièce jointe vers la barre de navigation et déposez-la sur Personnes or Contacts.

C'est l'approche la plus simple, vous pouvez cliquer sur Personnes or Contacts pour vérifier le groupe nouvellement enregistré.