Créer, modifier, utiliser et partager un groupe de contacts dans Outlook
Ce tutoriel se concentre sur les problèmes que vous pourriez rencontrer dans Outlook lors de l'utilisation d'un groupe de contacts, anciennement appelé "liste de distribution". Il résume les solutions les plus courantes et pratiques. Veuillez cliquer sur les solutions listées ci-dessous pour accéder aux instructions correspondantes.
Créer un groupe de contacts dans Outlook
- Créer un groupe de contacts à partir des contacts Outlook ou du carnet d'adresses
- Créer un groupe de contacts à partir de données dans Excel, Word ou d'autres applications
- Créer un groupe de contacts pour les destinataires ou expéditeurs dans votre boîte mail
Modifier un groupe de contacts dans Outlook
- Ajouter ou supprimer des membres d'un groupe de contacts
- Diviser un groupe de contacts dans Outlook
- Dissocier un groupe de contacts et ajouter ses membres comme contacts dans Outlook
- Fusionner des groupes de contacts en un seul dans Outlook
Envoyer un email à un groupe de contacts dans Outlook
Partager et enregistrer un groupe de contacts dans Outlook
Créer un groupe de contacts dans Outlook
Vous pouvez rencontrer des situations où vous devez envoyer un email en masse aux membres d'une entreprise ou d'un groupe de travail pour des raisons professionnelles. Ou peut-être souhaitez-vous envoyer une carte de vœux à tous vos proches et amis. Dans ces cas, créer un groupe de contacts vous fera gagner beaucoup de temps plutôt que d'envoyer des emails un par un. Ici, notre équipe ExtendOffice a listé les méthodes pour créer des groupes de contacts à partir de vos contacts Outlook, de votre carnet d'adresses, ainsi que des données dans Excel, Word ou sous forme de texte, et pour créer des groupes pour les expéditeurs ou destinataires dans vos boîtes mails Outlook.
Créer un groupe de contacts à partir des contacts Outlook ou du carnet d'adresses
1. Cliquez sur Personnes ou Contacts dans la barre de navigation de votre Outlook.
2. Sous l'onglet Accueil, cliquez sur Nouveau Groupe de Contacts dans le groupe Nouveau.
3. Dans la fenêtre Groupe de Contacts, nommez le groupe de contacts dans le champ Nom.
4. Cliquez sur Ajouter des Membres dans le groupe Membres, choisissez Depuis les Contacts Outlook ou Depuis le Carnet d'Adresses dans la liste déroulante selon vos besoins. (Si vous souhaitez ajouter un seul contact pour le moment, et qu'il n'est pas dans vos contacts Outlook ou votre carnet d'adresses, choisissez Nouveau Contact Email.)
5. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des Membres, pour sélectionner plusieurs contacts non contigus, maintenez la touche Ctrl enfoncée puis cliquez sur les contacts un par un ; pour sélectionner plusieurs contacts contigus, cliquez sur le premier contact, puis maintenez la touche Maj (Shift) et sélectionnez le dernier.
6. Cliquez sur le bouton Membres en bas à gauche de la boîte de dialogue pour ajouter tous les contacts sélectionnés au champ Membres, puis cliquez sur OK.
7. Dans la fenêtre Groupe de Contacts, cliquez sur Enregistrer et Fermer.
Créer un groupe de contacts à partir de données dans Excel, Word ou d'autres applications
Disons que vous avez reçu une liste d'adresses email dans une feuille de calcul Excel, un document Word ou d'autres applications comme illustré ci-dessus. Pour ajouter en masse les adresses à un groupe de contacts dans votre Outlook, veuillez suivre les étapes suivantes :
1. Cliquez sur Personnes ou Contacts dans la barre de navigation de votre Outlook.
2. Sous l'onglet Accueil, cliquez sur Nouveau Groupe de Contacts dans le groupe Nouveau.
3. Dans la fenêtre Groupe de Contacts, nommez le groupe de contacts dans le champ Nom.
4. Cliquez sur Ajouter des Membres dans le groupe Membres, choisissez Depuis les Contacts Outlook.
5. Copiez les données de votre feuille de calcul Excel ou de votre document Word.
6. Dans la boîte de dialogue Sélectionner Membres, collez les données dans le champ Membres, puis cliquez sur OK.
7. Dans la fenêtre Groupe de Contacts, cliquez sur Enregistrer et Fermer.
√ Remarque : Chaque adresse email doit être séparée par un point-virgule ou un saut de paragraphe (un nom et une adresse par ligne). S'il n'y a pas de nom, l'adresse sera utilisée comme nom d'affichage dans le groupe de contacts.
Créer un groupe de contacts pour les destinataires ou expéditeurs dans votre boîte mail
Si vous souhaitez ajouter tous les destinataires et expéditeurs d'un ou plusieurs emails à un groupe de contacts, ou si vous souhaitez regrouper certains des expéditeurs ou destinataires dans votre boîte mail, vous pouvez utiliser la fonction Ajouter au Groupe de Kutools pour Outlook, un add-in pratique développé par notre équipe. Il créera rapidement un groupe de contacts selon vos besoins.
1. Sélectionnez le(s) email(s) avec les destinataires ou expéditeurs que vous souhaitez ajouter au groupe de contacts.
2. Allez dans l'onglet Kutools Plus, dans le groupe Contact, cliquez sur Ajouter au Groupe.
3. Dans la boîte de dialogue Ajouter des Destinataires aux Groupes de Contacts, sélectionnez Tous, Tous les expéditeurs, ou Tous les destinataires dans la liste déroulante Portée. Les cases à cocher à côté des adresses email répondant à la condition seront cochées.
4. À droite de la boîte de dialogue, sélectionnez le(s) groupe(s) de contacts où vous souhaitez ajouter les adresses ; ou vous pouvez créer un nouveau groupe de contacts en cliquant sur Nouveau groupe de contacts, puis cochez la case à côté. Cliquez sur OK.
Si vous n'avez pas installé notre add-in Outlook, cliquez ici pour télécharger. Ou vous pouvez utiliser une méthode plus laborieuse : copiez les adresses des expéditeurs ou destinataires que vous souhaitez ajouter à un groupe de contacts, puis collez-les dans le champ Membres dans la boîte de dialogue Sélectionner des Membres. Pour plus de détails, veuillez vous référer aux étapes 4 à 7 de la création d'un groupe de contacts à partir des contacts Outlook ou du carnet d'adresses.
Modifier un groupe de contacts dans Outlook
Il arrive que nous devions modifier nos groupes de contacts : il y a des changements de personnel dans votre entreprise, des collègues et des projets vont et viennent, ce qui nécessite d'ajouter ou de supprimer certains membres ; les membres d'un groupe de contacts sont un peu mélangés, donc vous voulez diviser le groupe en deux ou plus ; deux départements fusionnent, donc vous devez fusionner deux groupes de contacts…
Avant de faire cela, nous devons trouver où se trouvent les groupes :
Si vous êtes dans la vue Courrier, veuillez cliquer sur le Carnet d'Adresses dans le groupe Rechercher sous l'onglet Accueil, puis recherchez le groupe dans la boîte de dialogue pop-up ; Si vous êtes passé à la vue Personnes ou Contacts dans la barre de navigation de votre Outlook, vous pouvez trouver le groupe dans la liste de vos contacts en tapant son nom dans la barre de recherche au-dessus de la liste.
Après avoir trouvé le groupe de contacts, double-cliquez sur son nom pour ouvrir la Groupe de Contacts. Maintenant, trouvez les méthodes listées ci-dessous qui répondent à vos besoins pour la prochaine étape.
Ajouter ou supprimer des membres d'un groupe de contacts
• Pour ajouter des membres à un groupe de contacts, veuillez vous référer aux étapes 4 à 7 de la création d'un groupe de contacts à partir des contacts Outlook ou du carnet d'adresses.
• Pour supprimer des membres d'un groupe de contacts, sélectionnez d'abord les membres dans une fenêtre Groupe de Contacts ouverte, puis cliquez sur la fonction Supprimer un Membre dans le groupe Membres. Cliquez sur Enregistrer et Fermer dans le groupe Actions.
Diviser un groupe de contacts dans Outlook
Nous avons listé ici deux façons de diviser un groupe de contacts dans Outlook : l'une utilise sa propre fonctionnalité, l'autre utilise la fonction Diviser en groupe de contacts de Kutools pour Outlook.
• Diviser un groupe de contacts dans Outlook en copiant et supprimant
Disons que vous devez séparer un groupe de contacts en deux. Veuillez suivre les étapes ci-dessous :
1. Sur la page Personnes ou Contacts, recherchez le groupe de contacts que vous souhaitez modifier.
2. Faites un clic droit (sans relâcher) sur le groupe et faites-le glisser un peu au-dessus ou en dessous, relâchez le bouton de la souris, vous verrez un court menu contextuel comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous, cliquez sur Copier. Il y aura deux groupes de contacts identiques apparaissant dans la liste.
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3. Double-cliquez pour ouvrir les deux groupes, changez les noms des groupes selon vos besoins, par exemple, ExtendOffice1 et ExtendOffice2. Puis supprimez, disons, le nom 8-15 dans ExtendOffice1, et le nom 1-7 dans ExtendOffice2.
4. À ce stade, vous aurez deux nouveaux groupes de contacts plus petits, cliquez sur Enregistrer et Fermer.
• Diviser facilement un groupe de contacts dans Outlook avec un outil incroyable
Ou, si vous avez installé notre Kutools pour Outlook sur votre ordinateur, pour diviser un groupe de contacts, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
1. Sélectionnez le groupe de contacts que vous souhaitez diviser (ici, j'ai sélectionné le groupe nommé ExtendOffice test 1 à titre d'exemple).
2. Allez dans l'onglet Kutools Plus, trouvez Groupe de Contacts dans le ruban Contact, sélectionnez Diviser en groupe de contacts dans la liste déroulante.
3. Dans la fenêtre Diviser en groupe de contacts, cochez les cases à côté des membres du groupe que vous souhaitez déplacer vers un nouveau groupe de contacts, cliquez sur Ok.
4. Nommez le nouveau groupe dans la boîte de dialogue pop-up, cliquez sur OK.
5. Les deux groupes de contacts divisés apparaîtront ensuite dans la liste des Contacts, n'hésitez pas à ouvrir les groupes pour voir leurs membres.
Dissocier un groupe de contacts et ajouter ses membres comme contacts dans Outlook
Pour dissocier, ou disons supprimer, un groupe de contacts dans Outlook, vous pouvez simplement aller sur la page Personnes ou Contacts et faire un clic droit sur le groupe que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer dans le menu contextuel. Mais si vous souhaitez ajouter tous ses membres comme contacts individuels Outlook en même temps, veuillez consulter les deux approches que nous avons listées ci-dessous :
• Dissocier un groupe de contacts avec la fonctionnalité intégrée d'Outlook
1. Double-cliquez pour ouvrir le groupe de contacts dans votre liste de Contacts.
2. Double-cliquez sur un membre que vous souhaitez ajouter à votre liste de Contacts.
3. Cliquez sur le bouton à trois points pour afficher plus d'options, puis cliquez sur Ajouter aux Contacts Outlook.
4. Dans la fenêtre Contact pop-up, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer et Fermer.
5. Répétez les étapes 2 à 4 pour ajouter tous les membres.
6. Maintenant, retournez à la vue Personnes ou Contacts pour supprimer le groupe de contacts.
La méthode convient aux groupes contenant seulement quelques membres. Si le groupe contient un grand nombre de membres, la méthode pourrait perdre trop de temps. Dans ce cas, veuillez consulter la fonction Dissocier de Kutools pour Outlook ci-dessous.
• Dissocier facilement un groupe de contacts avec Kutools pour Outlook
1. Sélectionnez le groupe de contacts que vous souhaitez dissocier.
2. Allez dans l'onglet Kutools Plus, cliquez sur Groupe de Contacts > Dissocier.
3. Dans la fenêtre Dissocier, cliquez sur Tout pour cocher toutes les cases, puis cliquez sur Ok.
4. Une boîte de dialogue pop-up vous demandera Voulez-vous séparer le groupe de contacts actuel en contacts individuels ? Cliquez sur Oui.
5. Tous ses membres sont maintenant ajoutés à votre liste de Contacts, et le groupe de contacts est supprimé en même temps.
√ Remarque : Si vous souhaitez ajouter seulement certains de ses membres à votre liste de Contacts, cochez les cases à côté des membres spécifiques, cliquez sur Ok pour les ajouter à la liste tout en les supprimant du groupe. Le groupe contenant les membres que vous n'avez pas coché existera toujours.
Fusionner des groupes de contacts en un seul dans Outlook
Pour fusionner deux groupes de contacts ou plus en un nouveau groupe. Veuillez suivre les étapes ci-dessous :
1. Créez un nouveau groupe de contacts. (Suivez les étapes 1 à 3 de la création d'un groupe de contacts à partir des contacts Outlook ou du carnet d'adresses.)
2. Cliquez sur Ajouter des Membres dans le groupe Membres, choisissez Depuis les Contacts Outlook.
3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des Membres, sélectionnez les groupes de contacts que vous souhaitez combiner.
4. Cliquez sur Membres en bas à gauche de la boîte de dialogue, puis cliquez sur OK.
5. Dans la fenêtre Groupe de Contacts, cliquez sur Enregistrer et Fermer.
√ Remarque : La méthode ci-dessus est très simple et rapide. Cependant, le groupe que vous créez de cette manière est comme un grand groupe contenant plusieurs petits groupes, ce qui n'est pas aussi pratique lorsque vous devez modifier les membres du groupe. Parce que vous devrez ouvrir chaque petit groupe pour effectuer des modifications. Pour fusionner plusieurs groupes de contacts et n'ajouter que les membres des groupes à un seul groupe. Veuillez consulter Comment Fusionner ou Combiner des Listes de Distribution dans Outlook ?
Envoyer un email à un groupe de contacts dans Outlook
Pour envoyer un email à un ou plusieurs groupes de contacts dans Outlook, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Nouveau Email pour commencer un nouveau message.
2. Dans le champ À..., tapez le nom du groupe de contacts. Outlook affichera des correspondances potentielles depuis votre liste de Contacts comme illustré dans l'image ci-dessous. Si vous ne souhaitez pas que les destinataires se voient mutuellement, tapez le nom du groupe dans le champ CCI... (Si le champ n'apparaît pas dans la fenêtre du message, allez dans l'onglet Options, puis cliquez sur CCI dans le groupe Afficher les champs).
Au cas où vous ne vous souviendriez pas du nom du groupe, vous pouvez cliquer sur À... pour ouvrir la fenêtre Sélectionner des Noms afin de voir tous vos contacts dans votre liste de Contacts. Sélectionnez les groupes auxquels vous souhaitez envoyer un message, puis cliquez sur À, CC, ou CCI selon vos besoins. Les noms des groupes s'afficheront dans le champ correspondant. (J'ai cliqué sur À à titre d'exemple ici.) Puis cliquez sur OK.
3. Tapez l'objet et le corps de votre message email. Cliquez sur Envoyer après avoir fini de taper.
Partager et enregistrer un groupe de contacts dans Outlook
Vous pourriez avoir besoin d'envoyer un groupe de contacts lié au travail à un nouvel employé, ou partager un groupe lié à un centre d'intérêt avec vos amis ; vous pourriez également recevoir un groupe de contacts partagé par d'autres. Dans cette partie, nous parlerons de la façon de partager un groupe de contacts, et de sauvegarder un groupe de contacts envoyé par d'autres dans Outlook.
Partager un groupe de contacts dans Outlook
• Vous pouvez inclure le groupe dans un message email et l'envoyer à d'autres :
1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Nouveau Email pour créer un nouveau message. Une fenêtre Message apparaîtra. Ajustez la taille de la fenêtre, déplacez-la à côté de votre fenêtre Outlook, de sorte que les deux fenêtres soient visibles en même temps.
2. Cliquez sur Personnes ou Contacts dans la barre de navigation de la fenêtre Outlook.
3. Trouvez le groupe de contacts que vous souhaitez partager, et faites-le glisser dans le corps du message en tant que pièce jointe dans la fenêtre Message.
4. Remplissez les informations dans la fenêtre Message selon vos besoins, puis cliquez sur Envoyer pour partager le groupe de contacts.
• Vous pouvez également insérer un groupe de contacts en tant que pièce jointe au lieu de le faire glisser dans le corps d'un message :
1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Nouveau Email pour créer un nouveau message.
2. Allez dans l'onglet Insérer dans la fenêtre Message pop-up, trouvez le groupe Inclure, cliquez sur Élément Outlook.
3. Dans la boîte de dialogue Insérer un Élément, sélectionnez un dossier Contacts sous une certaine boîte mail pour lister tous les contacts et groupes de contacts dans la boîte Éléments. Maintenant, vous pouvez trouver et sélectionner le groupe de contacts, puis cliquez sur OK pour l'insérer en tant que pièce jointe.
4. Remplissez les informations dans la fenêtre Message selon vos besoins, puis cliquez sur Envoyer pour partager le groupe de contacts.
Enregistrer un groupe de contacts dans Outlook
Pour enregistrer un groupe de contacts partagé par d'autres dans un message email :
1. Ouvrez le message qui inclut la pièce jointe du groupe de contacts.
2. Faites glisser la pièce jointe vers la barre de navigation, et déposez-la sur Personnes ou Contacts.
C'est l'approche la plus simple, vous pouvez cliquer sur Personnes ou Contacts pour vérifier le groupe nouvellement enregistré.
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