Créer, modifier, utiliser et partager un Groupe de contacts dans Outlook

Ce tutoriel traite des problèmes que vous pourriez rencontrer dans Outlook lors de l’utilisation d’un groupe de contacts, anciennement appelé « liste de distribution ». Il présente les solutions les plus courantes et pratiques. Cliquez sur les solutions ci-dessous pour accéder aux instructions correspondantes.

Créer un Groupe de contacts dans Outlook

• Créer un Groupe de contacts à partir des contacts Outlook ou de Carnet d'adresses
• Créer un Groupe de contacts à partir de données dans Excel, Word ou d’autres applications
• Créer un Groupe de contacts pour les destinataires ou expéditeurs de votre boîte aux lettres

Modifier un Groupe de contacts dans Outlook

• Ajouter ou supprimer des membres d’un Groupe de contacts
• Diviser un Groupe de contacts dans Outlook
  • Divisez un Groupe de contacts dans Outlook en copiant et en supprimant
  • Divisez facilement un Groupe de contacts dans Outlook grâce à un outil exceptionnel
• Dissocier un Groupe de contacts et ajouter ses membres en tant que contacts dans Outlook
  • Séparez un Groupe de contacts à l’aide de la fonctionnalité intégrée d’Outlook
  • Séparez facilement un Groupe de contacts avec Kutools pour Outlook
• Fusionner des Groupe de contacts en un seul dans Outlook

Envoyer un e-mail à un Groupe de contacts dans Outlook

Partager et enregistrer un Groupe de contacts dans Outlook

• Partager un Groupe de contacts dans Outlook
• Enregistrer un Groupe de contacts dans Outlook

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Créer un Groupe de contacts dans Outlook

Vous vous retrouvez parfois dans des situations où vous devez envoyer un e-mail collectif aux membres d’une entreprise ou d’un groupe de travail pour des raisons professionnelles, ou encore adresser une carte de vœux à tous vos proches et amis. Dans ces cas, créer un groupe de contacts vous fera gagner un temps précieux par rapport à l’envoi individuel de chaque message. Notre équipe ExtendOffice a répertorié ici les méthodes permettant de créer des groupes de contacts à partir de vos contacts Outlook, de votre carnet d’adresses, de données issues d’Excel, de Word ou de fichiers texte, ainsi que de constituer des groupes directement à partir des expéditeurs ou destinataires présents dans vos boîtes de réception Outlook.

Créer un Groupe de contacts à partir des contacts Outlook ou de Carnet d'adresses

1. Cliquez sur Personnes ou Contacts dans la barre de navigation de votre Outlook.

2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Nouveau groupe de contacts dans le groupe Nouveau.

3. Dans la fenêtre Groupe de contacts, saisissez un nom pour votre groupe dans le champ Nom.

4. Cliquez sur Ajouter des membres dans le groupe Membres, puis choisissez À partir des contacts Outlook ou Ajouter depuis le carnet d'adressesdans la liste déroulante selon vos besoins. (Si vous souhaitez ajouter un seul contact qui n’est pas présent dans vos contacts Outlook ni dans le carnet d’adresses, sélectionnez)Contact Email.)

5. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des membres, pour sélectionner plusieurs contacts non contigus, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez successivement sur les contacts ; pour sélectionner plusieurs contacts contigus, cliquez sur le premier contact, maintenez ensuite la touche Maj enfoncée et sélectionnez la dernière cellule.

6. Cliquez sur le bouton Membres en bas à gauche de la boîte de dialogue pour ajouter tous les contacts sélectionnés au champ Membres, puis cliquez sur OK.

7. Dans la fenêtre Groupe de contacts, cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Créer un Groupe de contacts à partir de données dans Excel, Word ou d’autres applications

Supposons que vous ayez reçu une liste d’adresses e-mail dans une feuille Excel, un document Word ou toute autre application, comme illustré ci-dessus. Pour les ajouter en masse à un groupe de contacts dans Outlook, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur Personnes ou Contacts dans la barre de navigation de votre Outlook.

2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Nouveau groupe de contacts dans le groupe Nouveau.

3. Dans la fenêtre Groupe de contacts, attribuez un nom à votre groupe de contacts dans le champ Nom.

4. Cliquez sur Ajouter des membres dans le groupe Membres, puis choisissez À partir des contacts Outlook.

5. Copiez les données de votre feuille Excel ou de votre document Word.

6. Dans la boîte de dialogue Sélectionner membres, collez les données dans le champ Membres, puis cliquez sur OK.

7. Dans la fenêtre Groupe de contacts, cliquez sur Enregistrer et fermer.

√ Remarque : chaque adresse e-mail doit être séparée par un point-virgule ou une marque de paragraphe (un nom et une adresse par ligne). S’il n’y a pas de nom, l’adresse sera utilisée comme nom d’affichage dans le groupe de contacts.

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Créez un Groupe de contacts pour les destinataires ou expéditeurs de votre boîte aux lettres

Si vous souhaitez ajouter tous les destinataires et expéditeurs d’un ou plusieurs courriels à un groupe de contacts, ou si vous voulez regrouper certains expéditeurs ou destinataires de votre boîte de réception, utilisez la fonctionnalité Ajouter au groupe de l’Kutools pour Outlook, une extension Outlook pratique développée par notre équipe. Elle crée instantanément un groupe de contacts adapté à vos besoins.

1. Sélectionnez le(s) courriel(s) contenant les destinataires ou expéditeurs que vous souhaitez inclure dans votre Groupe de contacts.

2. Accédez à l’onglet KUTOOLS PLUS. Dans le groupe Contact, cliquez sur Ajouter au groupe.

3. Dans la boîte de dialogue Ajouter des destinataires au Groupe de contacts, sélectionnez Tous, Tous les expéditeurs ou Tous les destinataires dans la liste déroulante Périmètre. Les cases à cocher situées à côté des adresses e-mail correspondant à la condition seront automatiquement cochées.

4. À droite de la boîte de dialogue, sélectionnez le ou les groupes de contacts dans lesquels vous souhaitez ajouter les adresses, ou créez un nouveau groupe de contacts en cliquant sur Nouveau groupe de contacts, puis cochez la case correspondante. Cliquez sur OK.

Si vous n’avez pas encore installé notre extension Outlook, cliquez ici pour la télécharger. Sinon, vous pouvez recourir à une méthode plus fastidieuse : copiez les adresses des expéditeurs ou destinataires que vous souhaitez ajouter à un groupe de contacts, puis collez-les dans le champ Membres de la boîte de dialogue Sélectionner les membres. Pour plus de détails, consultez les étapes 4 à 7 de la section création d’un groupe de contacts à partir des contacts Outlook ou du carnet d’adresses.

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Modifier un Groupe de contacts dans Outlook

Il arrive que nous devions modifier nos Groupe de contacts : des changements de personnel surviennent dans votre entreprise, des collègues et projets vont et viennent, ce qui nécessite d’ajouter ou de supprimer certains membres ; les membres d’un Groupe de contacts sont mélangés, et vous souhaitez donc diviser le groupe en deux ou plusieurs groupes ; deux départements ont fusionné, et vous devez alors fusionner deux Groupe de contacts…

Avant de procéder, nous devons localiser où se trouvent les groupes :

Si vous êtes dans la vue Courrier, cliquez sur Carnet d'adresses dans le groupe Rechercher sous l’onglet Accueil, puis recherchez le groupe dans la boîte de dialogue qui s’ouvre. Si vous êtes passé en vue Personnes ou Contacts via la barre de navigation de votre Outlook, vous pouvez retrouver le groupe dans votre liste de contacts en tapant son nom dans la zone de recherche située au-dessus de la liste.

Une fois que vous avez trouvé le groupe de contacts, double-cliquez sur son nom pour ouvrir la fenêtre Groupe de contacts. Vous trouverez ci-dessous les méthodes adaptées à vos besoins pour la suite.

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Ajouter ou supprimer des membres d’un Groupe de contacts

• Pour ajouter des membres à un groupe de contacts, suivez les étapes 4 à 7 de la section création d’un groupe de contacts à partir des contacts Outlook ou du carnet d’adresses.

• Pour supprimer des membres d’un groupe de contacts, commencez par les sélectionner dans la fenêtre Groupe de contacts ouverte, puis cliquez sur la fonction Supprimer le membre dans le groupe Membres. Enfin, cliquez sur Enregistrer et fermer dans le groupe Actions.

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Diviser un Groupe de contacts dans Outlook

Nous vous présentons ici deux méthodes pour diviser un groupe de contacts dans Outlook : l’une utilise une fonctionnalité native, l’autre s’appuie sur la fonction Diviser en Groupe de contacts de Kutools pour Outlook.

• Divisez un Groupe de contacts dans Outlook en copiant et en supprimant

Supposons que vous souhaitiez diviser un groupe de contacts en deux. Voici la procédure à suivre :

1. Sur la page Personnes ou Contacts, recherchez le groupe de contacts que vous souhaitez modifier.

2. Cliquez avec le bouton droit (sans relâcher) sur le groupe, faites-le glisser légèrement vers le haut ou vers le bas, relâchez le bouton de la souris, puis cliquez sur Copier dans le petit menu contextuel qui apparaît, comme illustré ci-dessous. Deux groupes identiques apparaîtront alors dans la liste.

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3. Double-cliquez pour ouvrir les deux groupes, puis renommez-les selon vos besoins, par exemple en ExtendOffice1 et ExtendOffice2. Supprimez ensuite, par exemple, le nom 8-15 du groupe ExtendOffice1 et le nom 1-7 du groupe ExtendOffice2.

4. À ce stade, vous disposerez de deux nouveaux groupes plus petits. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

• Divisez facilement un Groupe de contacts dans Outlook grâce à un outil exceptionnel

Ou, si vous avez installé notre Kutools pour Outlooksur votre ordinateur, pour diviser un Groupe de contacts, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez le groupe de contacts que vous souhaitez diviser (ici, j’ai choisi le groupe « ExtendOffice test 1 » à titre d’exemple).

2. Accédez à l’onglet KUTOOLS PLUS, localisez le groupe Contact dans la section Ruban Contact, puis sélectionnez Diviser en Groupe de contacts dans la liste déroulante.

3. Dans la fenêtre « Split to Groupe de contacts », cochez les cases situées à côté des membres que vous souhaitez transférer vers un nouveau groupe de contacts, puis cliquez sur OK.

4. Nommez le nouveau groupe dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, puis cliquez sur OK.

5. Les deux groupes de contacts scindés apparaîtront alors dans la liste Contacts. N’hésitez pas à les ouvrir pour consulter leurs membres.

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Dissocier un Groupe de contacts et ajouter ses membres comme contacts dans Outlook

Pour supprimer un groupe de contacts dans Outlook (ce qui revient à le dissocier), rendez-vous simplement sur la page Personnes ou Contacts, cliquez avec le bouton droit sur le groupe concerné, puis sélectionnez Supprimer dans le menu contextuel. Toutefois, si vous souhaitez en même temps ajouter tous ses membres en tant que contacts individuels dans Outlook, découvrez les deux méthodes ci-dessous :

• Dissocier un Groupe de contacts à l’aide de la fonctionnalité intégrée d’Outlook

1. Double-cliquez pour ouvrir le groupe de contacts figurant dans votre liste de contacts.

2. Double-cliquez sur un membre que vous souhaitez ajouter à votre liste de contacts.

3. Cliquez sur le bouton à trois points pour afficher davantage d’options, puis sélectionnez Ajouter aux contacts Outlook.

4. Dans la boîte de dialogue Contact qui s’ouvre, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

5. Répétez les étapes 2 à 4 pour ajouter tous les membres.

6. Retournez maintenant à la vue Personnes ou Contacts pour supprimer le groupe de contacts.

Cette méthode convient aux groupes composés de seulement quelques membres. Si le groupe compte de nombreux membres, elle deviendrait trop longue à appliquer. Dans ce cas, consultez la fonctionnalité Dissocier de Kutools pour Outlook ci-dessous.

• Dissocier facilement un Groupe de contacts avec Kutools pour Outlook

1. Sélectionnez le groupe de contacts que vous souhaitez dissocier.

2. Rendez-vous dans l’onglet KUTOOLS PLUS, puis cliquez sur Groupe de contacts > Dissocier.

3. Dans la fenêtre « Dissocier », cliquez sur Tout pour cocher toutes les cases, puis cliquez sur OK.

4. Une boîte de dialogue s’ouvre et vous demande : Voulez-vous séparer le groupe de contacts actuel en contacts individuels ? Cliquez sur Oui.

5. Tous ses membres ont désormais été ajoutés à votre liste de contacts, et le groupe de contacts a été supprimé en même temps.

√ Remarque : si vous souhaitez ajouter uniquement certains membres à votre liste de contacts, cochez les cases correspondant aux membres concernés, puis cliquez sur OK pour les ajouter à la liste tout en les supprimant du groupe. Le groupe contenant les membres non cochés continuera d’exister.

Cliquez pour télécharger la version gratuite de Kutools pour Outlook.

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Fusionner plusieurs Groupe de contacts en un seul dans Outlook

Pour fusionner deux ou plusieurs Groupe de contacts en un seul Nouveau groupe, suivez les étapes ci-dessous :

1. Créez un nouveau groupe de contacts. (Suivez les étapes 1 à 3 décrites dans la section)Créer un groupe de contacts à partir des contacts Outlook ou du carnet d’adresses.)

2. Cliquez sur Ajouter des membres dans la section Membres, puis choisissez À partir des contacts Outlook.

3. Dans la boîte de dialogue « Sélectionner des membres », sélectionnez les groupes de contacts que vous souhaitez combiner.

4. Cliquez sur Membres en bas à gauche de la boîte de dialogue, puis cliquez sur OK.

5. Dans la fenêtre Groupe de contacts, cliquez sur Enregistrer et fermer.

√ Remarque : la méthode ci-dessus est très simple et rapide. Cependant, le groupe ainsi créé ressemble à un grand groupe contenant plusieurs sous-groupes, ce qui n’est pas très pratique lorsque vous devez modifier ses membres, car vous devrez ouvrir chaque sous-groupe individuellement. Pour fusionner plusieurs groupes de contacts et ajouter uniquement leurs membres à un même groupe, consultez l’article suivant :Comment fusionner ou combiner des listes de distribution dans Outlook ?

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Envoyer un e-mail à un Groupe de contacts dans Outlook

Pour envoyer un e-mail à un ou plusieurs Groupe de contacts dans Outlook, suivez les étapes ci-dessous :

1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Nouveau email pour rédiger un nouveau message.

2. Dans le champ À..., saisissez le nom du groupe de contacts. Outlook affichera alors des correspondances potentielles issues de votre liste de contacts, comme illustré ci-dessous. Si vous ne souhaitez pas que les destinataires se voient entre eux, saisissez le nom du groupe dans le champ Cci.... (Si ce champ n’apparaît pas dans la fenêtre du message, rendez-vous dans l’onglet)Options, puis cliquez sur Cci dans le groupe Afficher les champs.)

Si vous ne vous souvenez pas du nom du groupe, cliquez sur À... pour ouvrir la boîte de dialogue « Sélectionner des noms » et consulter tous vos contacts. Sélectionnez les groupes auxquels vous souhaitez envoyer un message, puis cliquez sur À, Cc ou Cciselon vos besoins. Les noms des groupes apparaîtront alors dans le champ correspondant. (J’ai cliqué sur)À à titre d’exemple.) Cliquez ensuite sur OK.

3. Saisissez l’objet et le corps de votre message, puis cliquez sur Envoyer une fois la rédaction terminée.

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Partager et enregistrer un Groupe de contacts dans Outlook

Vous pourriez avoir besoin d’envoyer un groupe de contacts professionnel à un nouvel employé ou de partager un groupe thématique avec vos amis ; vous pourriez aussi recevoir un groupe de contacts partagé par quelqu’un d’autre. Cette section explique comment partager un groupe de contacts et comment enregistrer dans Outlook un groupe reçu d’un tiers.

Partager un Groupe de contacts dans Outlook

• Vous pouvez inclure le groupe dans un message électronique et l’envoyer à d’autres personnes :

1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Nouveau email pour créer un nouveau message. Une fenêtre « Message » s’ouvre. Ajustez la taille de cette fenêtre et placez-la à côté de la fenêtre Outlook afin que les deux soient visibles simultanément.

2. Cliquez sur Personnes ou Contacts dans la barre de navigation de la fenêtre Outlook.

3. Recherchez le groupe de contacts que vous souhaitez partager, puis faites-le glisser directement dans le corps du message en tant que pièce jointe depuis la fenêtre « Message ».

4. Remplissez les informations nécessaires dans la fenêtre « Message », puis cliquez sur Envoyer pour partager le groupe de contacts.

• Vous pouvez également insérer un Groupe de contacts en tant que pièce jointe au lieu de le faire glisser dans le corps du message :

1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Nouveau email pour créer un nouveau message.

2. Accédez à l’onglet Insertion dans la fenêtre contextuelle Message, localisez le groupe Inclure, puis cliquez sur Élément Outlook.

3. Dans la boîte de dialogue Insérer un élément, sélectionnez un dossier Contacts sous une boîte aux lettres donnée afin d’afficher tous les contacts et groupes de contacts dans la zone Éléments. Vous pouvez désormais trouver et sélectionner le groupe de contacts souhaité, puis cliquer sur OK pour l’insérer en tant que pièce jointe.

4. Remplissez les informations dans la fenêtre Message selon vos besoins, puis cliquez sur Envoyer pour partager le groupe de contacts.

Enregistrer un Groupe de contacts dans Outlook

Pour enregistrer un Groupe de contacts partagé par d’autres dans un message électronique :

1. Ouvrez le message contenant la pièce jointe « Groupe de contacts ».

2. Faites glisser la pièce jointe vers la barre de navigation et déposez-la sur Personnes ou Contacts.

C’est la méthode la plus simple : cliquez sur Personnes ou Contacts pour consulter le groupe nouvellement enregistré.