Comment effectuer une recherche partielle à l’aide de caractères génériques dans Outlook ?

De nombreux utilisateurs d’Outlook ont remarqué que la fonction Recherche instantanée, aussi rapide soit-elle, ne prend pas en charge les caractères génériques pour rechercher des fragments de mots dans les e-mails. Par exemple, une recherche de *berry dans Recherche instantanée — dans l’espoir de trouver des mots comme *strawberry*, *blueberry* ou *cranberry* — ne renvoie aucun résultat. Cette limitation peut vite devenir frustrante lorsque vous devez retrouver tous les e-mails contenant un motif ou un fragment de mot précis, surtout si vous ignorez le mot complet à l’avance.

Cet article vous présente plusieurs méthodes pratiques pour effectuer des recherches partielles à l’aide de caractères génériques dans Outlook. Que vous souhaitiez fouiller un seul e-mail, explorer des dossiers entiers ou même automatiser vos recherches avec VBA, vous y trouverez des solutions étape par étape, adaptées à divers besoins et préférences. Chaque méthode est accompagnée de scénarios d’utilisation pertinents, de ses éventuelles limites ainsi que de conseils de dépannage, afin de vous permettre de retrouver rapidement et efficacement les informations recherchées dans Outlook.

Voici trois solutions efficaces que vous pouvez essayer, avec des détails supplémentaires pour chaque approche :

Rechercher des mots partiels à l’aide de caractères génériques dans un seul e-mail

Rechercher des mots partiels dans tous les e-mails d’un dossier de messagerie

Code VBA : Rechercher programmatiquement des e-mails à l’aide de caractères génériques ou de mots partiels

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Rechercher des mots partiels à l’aide de caractères génériques dans un seul e-mail

Si vous devez repérer des mots partiels ou des motifs à l’aide de caractères génériques dans le corps d’un e-mail individuel, Outlook met à votre disposition une fonction de recherche avancée directement dans la fenêtre du message. Cette fonctionnalité s’avère particulièrement précieuse pour lire des e-mails longs ou complexes, où il est difficile de localiser visuellement chaque occurrence d’un fragment ou d’une variante spécifique d’un mot.

Pour effectuer une recherche avec caractères génériques dans le contenu d’un seul e-mail, suivez ces étapes :

1. Basculez vers la vue Courrier, puis double-cliquez pour ouvrir l’e-mail dans lequel vous souhaitez effectuer une recherche avec des caractères génériques. Cette fonctionnalité n’est pas disponible dans le volet de lecture ; veillez donc à ce que l’e-mail s’ouvre dans sa propre fenêtre.

2. Dans le ruban, sélectionnez Message > Rechercher. Cette option peut apparaître sous forme d’une loupe ou simplement comme « Rechercher », selon votre version d’Outlook et la taille de la fenêtre.

3. Dans la boîte de dialogue « Rechercher et remplacer » qui s’ouvre, cliquez sur le bouton « Plus » pour afficher les options de recherche supplémentaires si elles ne sont pas déjà visibles — une étape essentielle pour accéder à la fonctionnalité des caractères génériques.

4. Cochez la case intitulée Utiliser les caractères génériques. Saisissez ensuite votre mot partiel ou votre motif contenant des caractères génériques dans la zone « Rechercher » (par exemple, utilisez)*berry pour trouver tous les mots se terminant par « berry »). Pour de meilleurs résultats, utilisez l’astérisque * pour représenter n’importe quelle chaîne de caractères, ou le point d’interrogation ? pour un caractère unique. Cliquez ensuite sur Mise en surbrillance de la lecture > Surligner tout afin de mettre en évidence visuellement toutes les occurrences dans le corps de l’e-mail.

📌Résultat : Outlook met instantanément en surbrillance toutes les occurrences correspondant à votre terme de recherche avec caractère générique, facilitant ainsi la lecture et la vérification visuelle de chaque instance.

Scénario applicable : Cette méthode est idéale lorsque vous avez besoin d’un contrôle précis et détaillé pour effectuer une recherche dans le texte d’un seul e-mail, notamment lors d’un audit d’informations ou pour repérer des motifs spécifiques au sein d’une conversation étendue. Toutefois, elle se limite à un seul message à la fois et ne permet pas de lancer simultanément une recherche dans plusieurs e-mails ou dossiers.

Conseils supplémentaires : Assurez-vous que l’option « Utiliser les caractères génériques » est cochée ; sinon, la recherche standard traitera l’astérisque ou le point d’interrogation comme des caractères littéraux plutôt que comme des caractères génériques. Certains motifs complexes (tels que des caractères génériques imbriqués ou des expressions régulières avancées) peuvent ne pas être pris en charge dans cette boîte de dialogue. Vérifiez toujours que les résultats mis en surbrillance correspondent bien à la portée de recherche souhaitée.

Conseils de dépannage : Si les résultats attendus ne sont pas mis en surbrillance, vérifiez attentivement la syntaxe de votre caractère générique. Si aucune occurrence n’est mise en évidence, essayez un motif plus général ou examinez votre requête pour repérer d’éventuelles fautes de frappe ou erreurs d’espacement. N’oubliez pas que cette fonction de recherche ne porte ni sur les pièces jointes ni sur les champs d’en-tête, mais uniquement sur le corps de l’e-mail ouvert.

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Rechercher des mots partiels dans tous les e-mails d’un dossier de messagerie

Lorsque vous devez retrouver tous les e-mails contenant certains mots-clés partiels ou fragments de mots dans un dossier entier, la Recherche instantanée d’Outlook ne permet pas l’utilisation de caractères génériques dans les requêtes. Heureusement, la fonction « Recherche avancée » offre une solution élégante : elle autorise des correspondances partielles, vous permettant ainsi de filtrer efficacement les messages incluant vos fragments cibles, même lorsque le mot complet diffère d’un e-mail à l’autre.

Voici comment utiliser la Recherche avancée pour analyser un dossier de messagerie à la recherche de correspondances partielles :

1. Commencez par ouvrir la vue Courrier, puis cliquez pour sélectionner le dossier spécifique (par exemple, Boîte de réception, Éléments envoyés ou un dossier personnalisé) dans lequel vous souhaitez effectuer une recherche par mots partiels. Pour des recherches approfondies, répétez cette opération dans chaque dossier concerné.

2. Pour ouvrir la fenêtre « Recherche avancée », placez d’abord votre curseur dans la zone de recherche instantanée, puis, depuis le ruban, accédez à Recherche > Outils de recherche > Recherche avancée.

Si vous préférez les raccourcis clavier, appuyez sur Ctrl + Maj + F pour ouvrir instantanément la Recherche avancée depuis n’importe où dans Outlook.

3. Dans la boîte de dialogue « Recherche avancée », basculez vers l’onglet Avancé pour configurer votre filtre de recherche :

1. 1). Cliquez sur Champ, pointez vers Tous les champs de courrier, puis choisissez le champ spécifique que vous souhaitez rechercher, par exemple Objet, Message (le corps du message électronique), ou d’autres champs disponibles tels que De ou À. Pour rechercher dans le contenu de l’e-mail, nous vous recommandons de sélectionner « Message ».
2. 2). Sélectionnez contient dans la liste déroulante « Condition ». Cette option permet à la recherche de trouver les e-mails incluant votre fragment de texte n’importe où dans le champ choisi.
3. 3). Saisissez un mot-clé partiel (par exemple, « berry » pour trouver « strawberry », « blueberry », etc.) dans le champ « Valeur ». Inutile d’utiliser des caractères génériques : la Recherche avancée détectera automatiquement cette chaîne partout où elle apparaît dans le champ cible.
4. 4). Cliquez sur Ajouter à la liste pour confirmer et appliquer ce critère de recherche.
   

4. Cliquez maintenant sur le bouton Rechercher maintenant pour exécuter votre recherche. Les résultats s’affichent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue : une liste de tous les e-mails du dossier contenant le mot partiel ou la chaîne de texte spécifiée.

📌Résultat : Tous les e-mails contenant le mot-clé partiel (quelle que soit sa position dans le champ sélectionné) s’affichent dans le volet des résultats de la « Recherche avancée ». Parcourez facilement les résultats ou double-cliquez sur un e-mail pour l’ouvrir et l’examiner plus en détail.

Scénario applicable : Cette approche convient parfaitement pour effectuer une recherche dans un dossier entier lorsque vous devez localiser tous les e-mails contenant un segment de texte spécifique — que ce soit dans l’objet, le corps du message, l’expéditeur ou tout autre champ. Elle est plus exhaustive que la méthode appliquée à un seul e-mail, mais ne prend pas en charge les caractères génériques au sens strict ; elle se contente d’identifier chaque occurrence de la chaîne partielle.

Avantages et limites : Le filtre est facile à configurer et fonctionne efficacement pour la plupart des recherches textuelles, mais il ne prend pas en charge la syntaxe avancée des caractères génériques ou des expressions régulières, tels que * ou ?. De plus, si vos critères de recherche sont trop larges, les résultats peuvent être extrêmement nombreux, rendant leur examen manuel particulièrement chronophage.

Précautions : Veuillez noter que la recherche dans des dossiers volumineux contenant des centaines, voire des milliers de messages, peut prendre un certain temps. Par ailleurs, les recherches multicritères peuvent générer des résultats en double si le même mot apparaît dans plusieurs champs.

Conseils de dépannage : Si aucun résultat n’apparaît, vérifiez que le champ sélectionné est bien le bon (par exemple « Message » pour le corps du texte). Les fautes de frappe ou les termes de recherche contenant des espaces inhabituels peuvent également aboutir à des résultats vides. La recherche ne tient pas compte de la casse par défaut, mais pensez à inspecter tout formatage masqué ou caractère non standard si vous attendez des correspondances sans en obtenir.

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Code VBA : Rechercher programmatiquement des e-mails à l’aide de caractères génériques ou de mots partiels

Dans certains cas — notamment pour les utilisateurs effectuant fréquemment des recherches de motifs, réalisant des tâches répétitives dans plusieurs dossiers ou nécessitant une correspondance plus souple que celle offerte par les boîtes de dialogue intégrées d’Outlook — l’utilisation de VBA (Visual Basic for Applications) dans Outlook constitue une solution automatisée idéale. Une macro VBA permet ainsi de rechercher des e-mails contenant des mots partiels, simulant une recherche avec caractères génériques, et ce dans un ou plusieurs dossiers, offrant rapidité et flexibilité aux utilisateurs avancés comme aux administrateurs.

Scénario applicable : VBA s’avère particulièrement utile si vous devez régulièrement effectuer la même recherche dans un grand nombre d’e-mails ou plusieurs dossiers, automatiser et personnaliser vos règles de recherche, ou extraire et traiter les résultats par programmation (par exemple, les mettre en évidence, les lister ou générer des rapports). L’inconvénient est que la configuration et l’exécution de la macro VBA exigent des connaissances de base de l’éditeur VBA, et cette solution convient principalement aux versions d’Outlook installées sur ordinateur (et non aux versions web ou mobiles).

Suivez ces étapes pour utiliser une macro VBA qui trouve les e-mails contenant une correspondance partielle de mot – simulant ainsi efficacement des recherches avec caractères génériques :

1. Avant d’exécuter la macro, sélectionnez le dossier Outlook à analyser. Pour des performances optimales, choisissez le dossier de messagerie souhaité dans la liste des dossiers : ainsi, la macro traitera uniquement son contenu au lieu de toute la boîte aux lettres, ce qui pourrait ralentir le processus et solliciter excessivement les ressources.

2. Appuyez sur Alt + F11 pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications (VBA) dans Outlook.

3. Dans la fenêtre VBA, cliquez sur Insertion > Module. Copiez-collez le code VBA suivant dans la nouvelle fenêtre de module.

Code VBA : Rechercher tous les e-mails dans le Dossier actuel contenant un mot partiel ou un motif

Sub SearchEmailsWithPartialWord()
    Dim xFolder As Outlook.MAPIFolder
    Dim xMail As Outlook.MailItem
    Dim xItem As Object
    Dim xPattern As String
    Dim xResult As String
    Dim xMatched As Boolean
    Dim i As Integer
    
    On Error Resume Next
    Set xFolder = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder
    xPattern = InputBox("Enter the keyword or partial word to search for (e.g., berry):", "KutoolsforOutlook")
    
    If xPattern = "" Then Exit Sub
    
    xResult = ""
    i = 0
    
    For Each xItem In xFolder.Items
        If xItem.Class = olMail Then
            xMatched = (InStr(1, xItem.Subject, xPattern, vbTextCompare) > 0) Or _
                       (InStr(1, xItem.Body, xPattern, vbTextCompare) > 0)
            
            If xMatched Then
                i = i + 1
                xResult = xResult & vbCrLf & i & ". " & xItem.Subject
            End If
        End If
    Next
    
    If xResult <> "" Then
        MsgBox "Found emails containing """ & xPattern & """:" & vbCrLf & xResult, vbInformation, "KutoolsforOutlook"
    Else
        MsgBox "No emails containing """ & xPattern & """ were found in this folder.", vbInformation, "KutoolsforOutlook"
    End If
    
    Set xFolder = Nothing
    Set xMail = Nothing
End Sub

4. Appuyez sur la touche F5pour exécuter la macro. Lorsque vous y êtes invité, saisissez le mot partiel ou le fragment que vous souhaitez rechercher (par exemple,)berry). La macro analysera tous les e-mails du dossier actuellement sélectionné et renverra une liste d’objets contenant votre terme de recherche, qu’il figure dans l’objet ou dans le corps du message. Si des correspondances sont trouvées, elles s’afficheront dans une boîte de dialogue intitulée « KutoolsforOutlook » ; sinon, une notification vous sera également affichée.

Conseils d’utilisation : Pour des résultats optimaux, privilégiez des dossiers plus petits ou ciblés. Si vous souhaitez effectuer une recherche dans plusieurs dossiers, exécutez la macro en les sélectionnant un par un, ou adaptez le code pour qu’il explore automatiquement plusieurs dossiers.
Même si cette macro repère toutes les occurrences d’un mot-clé ou d’une expression partielle, des fonctionnalités avancées de « caractères génériques » (comme l’utilisation d’astérisques ou de points d’interrogation pour correspondre à divers motifs) peuvent être ajoutées en enrichissant le code avec des expressions régulières (RegExp) ou une logique personnalisée, à condition de maîtriser le scripting VBA.

Précautions et dépannage : Sauvegardez toujours votre travail dans Outlook avant d’exécuter ou de modifier des macros. Vérifiez que les macros sont bien activées dans les paramètres de sécurité d’Outlook (Fichier > Options > Centre de gestion de la confidentialité > Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité > Paramètres des macros). La macro ne recherche ni dans les pièces jointes ni dans l’historique des conversations – uniquement dans l’objet et le corps du message. En cas d’erreur, assurez-vous d’avoir sélectionné un dossier de messagerie contenant des e-mails, et non des éléments de calendrier ou d’autres types d’objets.

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