Comment rechercher des emails par les noms des destinataires dans Outlook ?
Gérer efficacement les emails dans Microsoft Outlook signifie souvent retrouver rapidement des conversations passées. Cependant, si vous devez trouver des emails en fonction du nom d'un destinataire spécifique, cela peut devenir délicat. Comme Outlook permet aux destinataires d'être placés dans les champs À, Cc ou Cci, une recherche simple ne retourne pas toujours des résultats précis. Heureusement, Outlook propose deux solutions efficaces pour faciliter la recherche par les noms des destinataires :
Rechercher des emails par le nom d’un destinataire à l’aide de la fonction Recherche instantanée (Rapide et facile)
Rechercher des emails par plusieurs destinataires à l’aide de la fonction Recherche avancée combinée avec Kutools pour Outlook (Puissant et précis)
Rechercher des emails par le nom d’un destinataire à l’aide de la fonction Recherche instantanée
Si vous avez besoin de trouver des emails associés à un seul destinataire, la fonction Recherche instantanée dans Outlook offre un moyen rapide et efficace de les localiser.
1. Ouvrez "Outlook" et accédez à la vue "Mail". Dans la zone "Recherche instantanée" (généralement en haut de votre liste d'emails), saisissez le critère de recherche suivant : "à:"Nom du Destinataire"".
2. Une fois que vous avez entré le critère de recherche, ajustez la portée de la recherche dans le groupe "Portée" sous l'onglet "Recherche" (par exemple, recherchez dans le dossier actuel, les sous-dossiers ou toutes les boîtes aux lettres).
3. Outlook affichera maintenant tous les emails contenant le destinataire spécifié dans les résultats de recherche.
- Recherche par champ Cc → Utilisez : "cc:"Nom du Destinataire"".
- Recherche par champ Cci → Utilisez : "cci:"Nom du Destinataire"".
- Recherche dans tous les champs (À, Cc, Cci) si incertain → Utilisez : "à:"Nom du Destinataire" OU "cc:"Nom du Destinataire"" OU "cci:"Nom du Destinataire"".
Avantages et inconvénients de la méthode de recherche instantanée :
- ✅ Rapide et facile : Permet des recherches rapides sans étapes complexes.
- ✅ Aucune configuration supplémentaire requise : Fonctionne directement dans la barre de recherche d'Outlook.
- ❌ Limité aux recherches simples : Ne peut rechercher qu’un seul champ de destinataire (À, Cc ou Cci) à la fois.
- ❌ Pas de filtrage avancé : Impossible d’appliquer des conditions logiques comme ET/OU.
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Rechercher des emails par plusieurs destinataires à l’aide de la fonction Recherche avancée combinée avec Kutools pour Outlook
Si vous avez besoin de rechercher des emails impliquant plusieurs destinataires ou souhaitez des options de filtrage plus avancées, la fonction "Recherche avancée" — combinée avec l'option "Générateur de requêtes" de "Kutools pour Outlook" — offre la meilleure solution.
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Étape 1 : Activez l'onglet Générateur de requêtes à l'aide de Kutools pour Outlook
1. Cliquez sur "Kutools" > "Options".
2. Dans la boîte de dialogue "Options", accédez à l'onglet "Autres" et cochez l'option "Restaurer l'onglet "Générateur de requêtes" dans la boîte de dialogue Recherche avancée d'Outlook". Cliquez sur "OK".
Étape 2 : Ouvrir la boîte de dialogue Recherche avancée
1. Ouvrez "Outlook" et accédez à la vue "Mail". Sélectionnez le dossier d'emails que vous souhaitez rechercher.
2. Appuyez sur "Ctrl" + "Maj" + "F" pour ouvrir la boîte de dialogue "Recherche avancée".
Étape 3 : Configurez les critères de recherche dans le Générateur de requêtes
Maintenant que la boîte de dialogue "Recherche avancée" est ouverte, accédez à l'onglet "Générateur de requêtes" et suivez ces étapes :
1. Cliquez sur "Champ" > "Champs d'adresse" > "À"/"Cc"/"Cci".
2. Dans le menu déroulant "Condition", sélectionnez "Contient".
3. Entrez le nom ou l'email du destinataire dans la zone "Valeur".
4. Cliquez sur "Ajouter à la liste" pour appliquer le filtre de recherche.
5. Répétez les étapes 1 à 4 pour ajouter des filtres supplémentaires pour les autres champs.
Étape 4 : Définir les conditions logiques et exécuter la recherche
Après avoir ajouté tous les critères souhaités, vous les verrez listés dans la boîte de gauche. Pour définir la relation entre plusieurs critères :
1. Sélectionnez un critère dans la liste.
2. Cliquez sur le menu déroulant "Logique" et choisissez "ET" ou "OU".
- "ET" : Trouve les emails qui répondent à tous les critères spécifiés.
- "OU" : Trouve les emails qui répondent à au moins un des critères spécifiés.
3. Cliquez sur "Rechercher maintenant" pour effectuer la recherche.
Résultat
Outlook affichera tous les emails correspondant aux critères au bas de la boîte de dialogue "Recherche avancée". Une fois les résultats de recherche affichés, vous pouvez ouvrir des emails spécifiques. Fermez la fenêtre "Recherche avancée" lorsque vous avez terminé.
Avantages et inconvénients de la méthode de recherche avancée :
- ✅ Recherche dans plusieurs champs de destinataires : Peut filtrer les emails par À, Cc et Cci simultanément.
- ✅ Options de filtrage avancées : Permet des recherches précises utilisant plusieurs destinataires et conditions logiques.
- ❌ Plus complexe à utiliser : Nécessite plusieurs étapes par rapport à la Recherche instantanée.
- ❌ Prend plus de temps à traiter : L'exécution de la recherche peut être plus lente, surtout avec de grandes boîtes aux lettres.
Quelle méthode devriez-vous utiliser ?
Voici une comparaison des deux méthodes pour vous aider à décider laquelle convient le mieux à vos besoins :
| Méthode | Idéal pour | Facilité d'utilisation | Puissance de filtrage |
|---|---|---|---|
| Recherche instantanée | Recherches rapides pour un seul destinataire | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Recherche avancée | Rechercher plusieurs destinataires avec des filtres détaillés | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Pour la plupart des utilisateurs, la "Recherche instantanée" est la meilleure option pour des recherches rapides, tandis que la "Recherche avancée" est idéale pour des recherches détaillées et multi-destinataires.
Démo : Rechercher des emails par les noms des destinataires avec la fonction Recherche avancée
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