Comment configurer une règle pour copier automatiquement des emails vers un autre dossier dans Outlook ?
Gérer efficacement les emails dans Microsoft Outlook peut être difficile, surtout si vous recevez un grand volume de messages. Au lieu de trier manuellement les emails, vous pouvez automatiser le processus en configurant une règle qui copie automatiquement les emails vers un dossier spécifique selon des critères définis. Ce guide vous accompagnera à travers deux méthodes pour copier automatiquement les emails vers un autre dossier.
Méthode 1 : Configurer une règle Outlook pour copier automatiquement des emails vers un autre dossier (Configuration manuelle & Plus d'étapes)
Méthode 2 : Copie automatique des emails vers un autre dossier avec Kutools pour Outlook 👍 (Plus rapide & Très efficace)
Méthode 1 : Configurer une règle Outlook pour copier automatiquement des emails vers un autre dossier
L'Assistant de règles d'Outlook permet aux utilisateurs de créer des règles personnalisées pour copier automatiquement les emails répondant à certaines conditions (par exemple, les emails contenant des mots-clés spécifiques dans l'objet) vers un dossier désigné. Suivez ces étapes pour configurer la règle.
1. Sélectionnez le dossier de courrier où vous souhaitez créer la règle, puis cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et alertes.
2. Dans la boîte de dialogue « Règles et alertes », cliquez sur le bouton Nouvelle règle.
3. Dans l'« Assistant de règles », sélectionnez « Appliquer la règle aux messages que je reçois », puis cliquez sur Suivant.
4. Dans l'« Assistant de règles (Quelle(s) condition(s) souhaitez-vous vérifier ?) », définissez les critères de filtrage selon vos besoins. Par exemple, si vous souhaitez copier les emails contenant un mot-clé spécifique dans l'objet (par exemple, « commentaire »), suivez ces étapes :
- 1). Cochez « avec des mots spécifiques dans l'objet ».
- 2). Cliquez sur le texte lié « mots spécifiques » dans la section Étape 2.
- 3). Dans la boîte de dialogue « Rechercher du texte », saisissez le mot-clé (par exemple, « commentaire »), cliquez sur Ajouter > OK.
- 4). Cliquez sur Suivant.
5. Dans l'Assistant de règles (Que voulez-vous faire avec le message ?), définissez l'action :
- 1). Cochez « déplacer une copie vers le dossier spécifié ».
- 2). Cliquez sur le texte lié « spécifié » dans la section Étape 2.
- 3). Dans la boîte de dialogue « Règles et alertes », choisissez le dossier où vous souhaitez copier les emails, puis cliquez sur OK.
- 4). Cliquez sur Suivant.
6. Dans l'Assistant de règles (Y a-t-il des exceptions ?), cliquez sur Suivant s'il n'y a pas besoin d'exceptions.
7. Dans l'Assistant de règles final, configurez les paramètres de la règle :
- 1). Entrez un nom pour la règle dans la zone Étape 1.
- 2). Sélectionnez toutes les options supplémentaires nécessaires dans la section Étape 2.
- 3). Cliquez sur Terminer.
8. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Règles et alertes.
📌 Résultat : Tout email répondant aux conditions définies (par exemple, contenant le mot-clé « commentaire » dans l'objet) sera automatiquement copié dans le dossier spécifié.
Avantages et inconvénients de la méthode des règles intégrées :
- ✅ Fonctionnalité intégrée à Outlook : Aucun logiciel supplémentaire requis.
- ❌ Flexibilité limitée : La modification des règles nécessite de naviguer à travers l'Assistant de règles.
- ❌ Effort manuel plus important : Comporte plus d'étapes par rapport à Kutools pour Outlook.
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Méthode 2 : Copie automatique des emails vers un autre dossier avec Kutools pour Outlook 👍
Pour les utilisateurs qui doivent fréquemment copier des emails selon des critères spécifiques, la fonctionnalité Règles avancées de Kutools pour Outlook offre une alternative plus rapide et conviviale. Elle simplifie la création de règles et élimine les étapes inutiles, permettant une automatisation efficace.
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Étape 1 : Activer la fonctionnalité Règles avancées
- Allez à l'onglet Kutools et cliquez sur Règles avancées.
- Dans la boîte de dialogue Règles avancées, cliquez sur le
bouton Nouveau pour créer une nouvelle règle. 
bouton Nouveau pour créer une nouvelle règle. 
Étape 2 : Définir la condition
- Dans la boîte de dialogue Étape 1 sur 4, cochez « L’objet contient des mots spécifiques ».
- Cliquez sur le bouton Nouveau pour ouvrir la boîte de dialogue Contient du texte.
- Dans la boîte de dialogue Rechercher du texte, tapez le mot-clé (par exemple, « commentaire »), puis cliquez sur Ajouter > OK.
- Cliquez sur OK > Suivant pour continuer.
Étape 3 : Spécifier le dossier de destination
- À l'Étape 2 sur 4, cochez « Déplacer une copie vers le dossier spécifié ».
- Dans la boîte de dialogue contextuelle Sélectionner un dossier, choisissez le dossier de destination où les emails doivent être copiés.
- Cliquez sur OK > Suivant > Suivant.
Étape 4 : Finaliser la règle
- À l'Étape 4 sur 4, entrez un nom pour la règle dans le champ Nom de la règle.
- (Facultatif) Ajoutez des notes pour décrire la règle.
- Cliquez sur OK > OK pour enregistrer et activer la règle.
📌 Résultat : La règle est maintenant créée avec succès. Si un email entrant contient le mot-clé « commentaire » dans l'objet, il sera automatiquement copié dans le dossier désigné.
Avantages de la méthode Kutools pour Outlook :
- ✅ Configuration rapide : Nécessite moins d'étapes que les règles intégrées d'Outlook.
- ✅ Interface conviviale : Intuitive et efficace.
- ✅ Très flexible : Prend en charge la personnalisation avancée des règles.
Quelle méthode devriez-vous utiliser ?
Voici une comparaison des deux méthodes pour vous aider à décider celle qui correspond le mieux à vos besoins :
| Méthode | Idéal pour | Facilité d'utilisation | Flexibilité |
|---|---|---|---|
| Règle Outlook | Utilisateurs préférant les fonctionnalités intégrées d'Outlook | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Règles avancées Kutools | Utilisateurs recherchant une solution rapide et automatisée | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
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