Comment créer une règle pour copier automatiquement les e-mails vers un autre dossier dans Outlook ?

Gérer efficacement ses e-mails dans Microsoft Outlook peut vite devenir un défi, surtout lorsqu’on en reçoit un grand volume. Plutôt que de les trier manuellement, vous pouvez automatiser cette tâche en créant une règle qui copie automatiquement les messages répondant à certains critères vers un dossier dédié. Ce guide vous propose deux méthodes simples pour copier vos e-mails automatiquement dans un autre dossier.

Méthode 1 : Créer une règle Outlook pour copier automatiquement les e-mails vers un autre dossier(Configuration manuelle et davantage d’étapes)

Méthode 2 : Copier automatiquement les e-mails vers un autre dossier avec Kutools pour Outlook 👍(Plus rapide et plus efficace)

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Méthode 1 : Créer une règle Outlook pour copier automatiquement les e-mails vers un autre dossier

La fonction Assistant de règles d’Outlook permet aux utilisateurs de créer des règles personnalisées pour copier automatiquement les e-mails répondant à certaines conditions — par exemple, ceux contenant un mot-clé spécifique dans l’objet — vers un dossier désigné. Suivez ces étapes pour configurer votre règle.

1. Sélectionnez le dossier de messagerie dans lequel vous souhaitez créer la règle, puis cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et les alertes.

2. Dans la boîte de dialogue « Règles et alertes », cliquez sur le bouton **Nouvelle règle**.

3. Dans l’« Assistant de règle », sélectionnez « Appliquer la règle aux messages que je reçois », puis cliquez sur Suivant.

4. Dans l’« Assistant de règle (Quelle(s) condition(s) souhaitez-vous vérifier ?) », définissez les conditions de filtrage selon vos besoins. Par exemple, si vous souhaitez copier les e-mails dont l’objet contient un mot-clé spécifique (par exemple, « comment »), procédez comme suit :

1. 1). Cochez « Avec des mots spécifiques dans l’objet ».
2. 2). Cliquez sur le lien « mots spécifiques » dans la section Étape 2.
3. 3). Dans la boîte de dialogue « Texte de recherche », saisissez le mot-clé (par exemple, « comment »), puis cliquez sur Ajouter > OK.
4. 4). Cliquez sur Suivant.
   

5. Dans la section Assistant de règle (Que souhaitez-vous faire du message ?), définissez l’action souhaitée :

1. (1.) Cochez « Déplacer une copie vers le dossier spécifié ».
2. 2). Cliquez sur le texte cliquable « spécifié » dans la section Étape 2.
3. 3). Dans la boîte de dialogue « Règles et alertes », sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez copier les e-mails, puis cliquez sur OK.
4. 4). Cliquez sur « Suivant ».
   

6. Dans la section « Assistant de règle (Y a-t-il des exceptions ?) », cliquez sur Suivant si aucune exception n’est requise.

7. Dans le dernier Assistant de règle, configurez les paramètres de votre règle :

1. 1). Saisissez un nom pour votre règle dans la zone Étape 1.
2. 2). Sélectionnez toute option supplémentaire nécessaire dans la section Étape 2.
3. 3). Cliquez sur Terminer.
   

8. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Règles et alertes.

📌 Résultat : Tous les e-mails répondant aux conditions définies (par exemple, contenant le mot-clé « comment » dans l’objet) seront automatiquement copiés dans le dossier spécifié.

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Méthode 2 : Copier automatiquement les e-mails vers un autre dossier avec Kutools pour Outlook 👍

Pour les utilisateurs qui doivent fréquemment copier des e-mails selon des critères précis, la fonction **Règle avancée** de Kutools pour Outlook offre une solution plus rapide et intuitive. Elle simplifie la création de règles en supprimant les étapes superflues, pour une automatisation immédiate et efficace.

Étape 1 : Activer la fonction Règle avancée

1. Accédez à l’onglet Kutools et cliquez sur Règle avancée.
   
2. Dans la boîte de dialogue Règle avancée, cliquez sur le bouton Nouveau pour créer une nouvelle règle.
   

Étape 2 : Définir la condition

1. À l’étape 1 de la boîte de dialogue 4, cochez « L’objet contient des mots spécifiques ».
2. Cliquez sur le bouton Nouveau pour ouvrir la boîte de dialogue « Texte contient ».
   
3. Dans la boîte de dialogue « Texte de recherche », saisissez le mot-clé (par exemple, « comment »), puis cliquez sur Ajouter > OK.
   
4. Cliquez sur OK, puis sur Suivant pour poursuivre.

Étape 3 : Spécifier le dossier de destination

1. À l’étape 2 sur 4, cochez « Déplacer une copie vers le dossier spécifié ».
2. Dans la boîte de dialogue « Sélectionner un dossier » qui s’ouvre, choisissez le dossier de destination où vous souhaitez copier les e-mails.
3. Cliquez sur OK > Suivant > Suivant.
   

Étape 4 : Finaliser la règle

1. À l’étape 4 sur 4, saisissez un nom pour votre règle dans le champ « Nom de la règle ».
2. (Facultatif) Ajoutez des remarques pour décrire clairement la règle.
3. Cliquez sur OK > OK pour enregistrer et activer la règle.
   

📌 Résultat : La règle a été créée avec succès. Désormais, tout e-mail entrant dont l’objet contient le mot-clé « comment » sera automatiquement copié dans le dossier désigné.

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Quelle méthode devez-vous utiliser ?

Voici une comparaison des deux méthodes afin de vous aider à choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins :

Méthode	Idéal pour	Facilité d’utilisation	Flexibilité
Règle Outlook	Les utilisateurs qui préfèrent les fonctionnalités intégrées d’Outlook	⭐⭐⭐	⭐⭐
Kutools Règle avancée	Les utilisateurs qui souhaitent une solution rapide et automatisée	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

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