Comment archiver des emails dans un dossier sans pièces jointes dans Outlook ?
La fonction d'archivage d'Outlook est un outil pratique pour gérer le stockage des emails, mais elle enregistre tous les éléments des emails, y compris les pièces jointes, ce qui peut rapidement rendre votre fichier PST archivé volumineux et difficile à gérer. Pour optimiser le stockage et améliorer les performances, archiver les emails sans pièces jointes est une solution pratique. Cet article présente deux méthodes pratiques : l'utilisation de VBA pour une approche manuelle et l'utilisation de Kutools pour Outlook pour une solution plus rapide et conviviale.
Archiver des emails dans un dossier sans pièces jointes en utilisant VBA (Manuel et technique)
Archiver des emails dans un dossier sans pièces jointes avec Kutools pour Outlook 👍 (Rapide et convivial)
Archiver des emails dans un dossier sans pièces jointes en utilisant VBA
Étape 1 : Ouvrir l'éditeur VBA
Dans la vue Mail, sélectionnez le dossier que vous souhaitez archiver. Appuyez sur "Alt" + "F11" pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.
Étape 2 : Insérer le code VBA
Cliquez sur "Insérer" > "Module" pour créer un nouveau module. Et collez le code VBA suivant dans la fenêtre du module :
VBA : Supprimer toutes les pièces jointes du dossier de courrier sélectionné dans Outlook
Sub RemoveAllAttachments()
Dim oItem As Object
Dim oMail As MailItem
For Each oItem In Application.ActiveExplorer.CurrentFolder.Items
If TypeOf oItem Is MailItem Then
Set oMail = oItem
If oMail.Attachments.Count > 0 Then
Do While oMail.Attachments.Count > 0
oMail.Attachments.Remove 1
Loop
oMail.Save
End If
End If
Next
MsgBox "All attachments have been removed from the selected folder."
End Sub
Étape 3 : Activer l'impression en arrière-plan
Appuyez sur "F5" ou cliquez sur le bouton "Exécuter" pour exécuter le code. Une boîte de dialogue confirmera que toutes les pièces jointes ont été supprimées du dossier sélectionné.
Étape 4 : Archiver le dossier
- Cliquez sur "Fichier" > "Info" > "Outils" > "Nettoyer les anciens éléments".
- Dans la boîte de dialogue "Archiver" :
- 1) Sélectionnez le dossier que vous venez de traiter.
- 2) Entrez "AUJOURD'HUI" dans la zone "Archiver les éléments antérieurs à".
- 3) Cliquez sur "Parcourir" pour spécifier le dossier de destination pour le fichier archivé.
- Cliquez sur "OK" pour terminer le processus.
Inconvénients :
- Requiert une expertise technique : L'exécution de scripts VBA nécessite une connaissance du codage, ce qui peut être difficile pour les utilisateurs non techniques.
- Risque d'erreurs : Des erreurs dans le code VBA ou son exécution peuvent entraîner des modifications involontaires, comme la suppression accidentelle de pièces jointes d'emails non liés.
- Manuel et chronophage : Le processus comporte plusieurs étapes, y compris la configuration et l'exécution du script VBA et l'archivage manuel des emails, ce qui le rend inefficace pour des tâches fréquentes.
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Archiver des emails dans un dossier sans pièces jointes avec Kutools pour Outlook 👍
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Étape 1 : Détacher les pièces jointes
Dans la vue "Mail", ouvrez le dossier que vous souhaitez archiver. Appuyez sur "Ctrl" + "A" pour sélectionner tous les emails, puis cliquez sur "Kutools Plus" > "Outils de pièces jointes" > "Détacher tout".
Étape 2 : Définir les préférences de détachement
- Définissez les préférences de détachement, cliquez sur l'icône "Parcourir" pour spécifier un dossier de destination pour enregistrer les pièces jointes.
- (Facultatif) Personnalisez le style de détachement des pièces jointes si nécessaire. (Dans ce cas, laissez la case "Détacher les pièces jointes en fonction du style suivant" décochée pour détacher toutes les pièces jointes directement dans le dossier de destination.)
- (Facultatif) Cochez l'option "Conserver l'icône de pièce jointe après le détachement de l'email" si vous souhaitez conserver un indicateur visuel des pièces jointes archivées dans les emails.
- Cliquez sur "OK" pour confirmer.
Étape 3 : Confirmer le détachement
Lorsque la boîte de dialogue de confirmation "Détacher tout" apparaît, cliquez sur "Oui" pour continuer.
Étape 4 : Archiver le dossier
- Allez dans "Fichier" > "Info" > "Outils" > "Nettoyer les anciens éléments".
- Dans la boîte de dialogue "Archiver" :
- 1) Sélectionnez le dossier dont vous avez détaché les pièces jointes.
- 2) Entrez "AUJOURD'HUI" dans le champ "Archiver les éléments antérieurs à".
- 3) Cliquez sur "Parcourir" pour spécifier le dossier de destination pour le fichier archivé.
- Cliquez sur "OK" pour terminer le processus d'archivage.
Avantages :
- Gain de temps : Traite les pièces jointes en masse, économisant ainsi un temps considérable pour les grands dossiers.
- Pratique : Conserve un indicateur visuel dans les emails pour une référence facile aux fichiers détachés.
- Options personnalisables : Des options de détachement flexibles vous permettent d'adapter le processus à vos besoins.
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