Comment ajouter une liste déroulante à un modèle d’e-mail et l’utiliser dans Outlook ?

Lorsque nous utilisons un modèle d’e-mail pour rédiger de nouveaux messages ou y répondre, il peut être nécessaire de modifier quelques variables à chaque envoi. Dans ce cas, insérer un Liste déroulante dans le modèle d’e-mail afin de choisir parmi plusieurs variables s’avère très utile et permet de gagner beaucoup de temps. Ce tutoriel présente une méthode simple pour ajouter un Liste déroulante à un modèle d’e-mail et l’utiliser.

• Créer un texte avec un Liste déroulante dans Word
• Enregistrer le texte contenant Liste déroulante en tant que modèle d’e-mail dans Outlook et l’utiliser de manière traditionnelle

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Ajouter un Liste déroulante dans un modèle d’e-mail et l’utiliser de manière traditionnelle

Créer un texte avec un Liste déroulante dans Word

1. Pour afficher l’onglet « Développeur » dans Word, rendez-vous dans « Fichier » > « Options » > « Personnaliser le ruban ». Sous « Personnaliser le ruban », dans la section « Onglets principaux », cochez la case « Développeur ». Voir la capture d’écran :

2. Ouvrez un nouveau document vierge et saisissez le texte que vous souhaitez utiliser pour votre modèle d’e-mail.

3. Sélectionnez la partie du texte où vous souhaitez insérer le menu déroulant. Dans le groupe « Contrôles » de l’onglet « Développeur », cliquez sur « Contrôle de contenu Liste déroulante ».

4. Le contrôle ayant été ajouté, cliquez sur « Propriétés » dans le groupe « Contrôles ».

5. Dans la fenêtre « Propriétés du contrôle de contenu », cliquez sur « Choisir un élément » dans la section « Propriétés Liste déroulante », puis appuyez sur le bouton « Supprimer » pour le retirer.

6. Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour ouvrir la boîte de dialogue « Ajouter un choix », puis saisissez la valeur prédéfinie qui apparaîtra dans la liste déroulante.

7. Répétez l’étape 6 jusqu’à ce que toutes les valeurs soient ajoutées, puis cliquez sur le bouton « OK » pour enregistrer les modifications. Le texte contenant la liste déroulante est désormais créé avec succès dans Word.

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Enregistrer le texte contenant Liste déroulante en tant que modèle d’e-mail dans Outlook et l’utiliser de manière traditionnelle

1. Dans Outlook, rendez-vous sur l’onglet « Nouveau », cliquez sur « Nouveau e-mail » dans le groupe « Nouveau », copiez le texte depuis Word et collez-le dans le corps du message. Vérifiez que la liste s’affiche et fonctionne correctement dans Outlook.

2. Ensuite, enregistrez votre message en tant que modèle d’e-mail : rendez-vous dans l’onglet « Fichier » et cliquez sur « Enregistrer sous ».

3. Veillez à cocher l’option « Modèle Outlook » dans la zone « Spécifier le format d'enregistrement », puis saisissez le nom de votre modèle dans le champ « Nom de fichier ».

√ Remarque : vous devez conserver le dossier de destination par défaut pour l’enregistrement des modèles d’e-mails sans modification. En effet, si vous modifiez le chemin d’enregistrement par défaut, Outlook ne parviendra pas à les localiser. Le dossier de destination par défaut des modèles d’e-mails est le suivant :
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

4. Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder le texte contenant une liste déroulante en tant que modèle d’e-mail.

5. Pour utiliser le modèle d’e-mail enregistré dans un nouveau message, rendez-vous sur l’onglet « Accueil », cliquez sur « Nouveaux éléments » > « Autres éléments » > « Choisir un formulaire ».

6. Dans la fenêtre « Choisir un formulaire », sélectionnez « Modèles utilisateur dans le système de fichiers » dans le menu déroulant « Rechercher dans » pour afficher tous vos modèles d’e-mails enregistrés. Choisissez celui que vous souhaitez et cliquez sur « Ouvrir ».

7. Un nouveau message est alors créé à partir du modèle sélectionné. Dans le corps du message, cliquez sur la liste déroulante pour choisir l’élément souhaité.

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Créer et utiliser un modèle d’e-mail avec un Liste déroulante grâce à un outil exceptionnel

Je vous recommande ici une fonctionnalité ultra-pratique : « Texte automatique  » de « Kutools pour Outlook ». Grâce à elle, vous pouvez facilement enregistrer le contenu du corps d’un modèle (y compris la liste déroulante) en tant qu’entrée de texte automatique et l’utiliser en quelques clics à tout moment !

1. Dans Outlook, accédez à l’onglet « Nouveau », cliquez sur « Nouveau e-mail » dans le groupe « Nouveau », puis copiez le texte contenant la liste déroulante depuis Word et collez-le dans Outlook. Vérifiez que la liste fonctionne correctement. Le volet « Volet Kutools » s’affiche alors à droite de la page.

√ Astuce : si le Volet Kutools n’apparaît pas, vous devez cliquer sur «Kutools» > «Volet pour l’ouvrir.

2. Sélectionnez le texte, puis cliquez sur le bouton ➕ dans la section « Texte automatique ».

3. Dans la boîte de dialogue « Nouveau texte automatique » qui s’ouvre, saisissez le nom de ce modèle d’e-mail dans le champ « Nom », puis choisissez une catégorie dans la liste déroulante « Catégorie ». La catégorie par défaut est « Général ». Pour créer davantage de catégories, cliquez sur le bouton « Nouvelle catégorie », puis sur « Ajouter ».

4. Le modèle d’e-mail est désormais enregistré avec succès en tant qu’entrée de texte automatique et s’affiche sous l’onglet « Texte automatique » du « Volet Kutools ».

5. Il suffit de cliquer sur le modèle enregistré dans le « Volet Kutools » pour insérer, en un seul clic, un texte contenant une liste déroulante directement dans le corps de votre e-mail. C’est aussi simple que ça !

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