Utiliser Cci dans Outlook : ajouter, automatiser, voir, et plus

Comprendre la fonctionnalité Cci (copie carbone invisible) dans la communication par email est essentiel pour maintenir la confidentialité et le professionnalisme.

Lorsque vous ajoutez une adresse e-mail dans le champ Cci, ce destinataire reçoit l'email sans que son adresse e-mail ne soit visible par les autres destinataires. Cela est particulièrement important pour envoyer des messages à de grands groupes, car cela garde les adresses e-mail individuelles cachées. Contrairement au champ Cc (copie carbone), où tous les destinataires peuvent voir les adresses des autres, Cci assure une confidentialité totale.

Ce tutoriel vous guidera à travers les éléments essentiels de l'utilisation de Cci dans Outlook, y compris comment afficher ou masquer la ligne Cci, automatiser Cci dans vos emails, voir les destinataires Cci, et plus encore sur diverses plateformes.

• Sur le bureau Windows
• Sur le bureau Mac
• Sur le Web
• Sur Android et iOS

• Ajouter automatiquement Cci à tous les emails ou à des emails spécifiques avec Kutools
• Ajouter Cci à des emails spécifiques en utilisant Quick Steps (raccourcis clavier)

Vidéo : Utilisation de Cci dans Outlook

Ajouter Cci dans Outlook

Dans cette section, nous explorerons comment ajouter efficacement des destinataires Cci dans Outlook. Chaque plateforme a ses étapes spécifiques pour ajouter Cci, et nous vous guiderons à travers ces processus pour garantir que vos emails atteignent tous les destinataires prévus discrètement.

Ajouter Cci dans Outlook sur le bureau Windows

Pour activer le champ Cci dans Outlook pour Windows, le processus diffère selon la façon dont vous rédigez votre email. Si vous travaillez dans une fenêtre de Message séparée, le processus est légèrement différent par rapport à la rédaction directement dans le Volet de lecture.

• Si vous rédigez un email dans une fenêtre de Message séparée (typiquement lors de la création d'un nouveau message) :
  1. Sélectionnez Options > Cci.
  2. Entrez les adresses e-mail dans le Cci champ. Conseil : Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires séparés par des points-virgules.
     
• Si vous rédigez un message dans le Volet de lecture (typiquement lors de la réponse ou du transfert d'un message) :
  1. Sélectionnez Cci dans l'onglet Message du ruban.
  2. Entrez les adresses e-mail dans le Cci champ. Conseil : Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires séparés par des points-virgules.
     
     

Ajouter Cci dans Outlook sur le bureau Mac

Pour activer la boîte Cci dans Outlook pour Mac, procédez comme suit.

1. Dans la fenêtre de message ouverte, sélectionnez Options > CCI.
2. Entrez les adresses e-mail dans le Cci champ. Conseil : Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires séparés par des points-virgules.
   

Ajouter Cci dans Outlook sur le Web

Pour les utilisateurs d'Outlook sur le web, afficher le champ Cci dans un message est simple : il suffit de cliquer sur le bouton Cci situé à l'extrémité droite de la ligne À révèle le champ Cci .

Si vous préférez garder le champ Cci toujours visible pour ajouter des destinataires Cci dans chaque message que vous rédigez, suivez ces étapes :

1. Dans le vue Courrier , cliquez sur l' icône Paramètres dans le coin supérieur droit. .
2. Dans le fenêtre Paramètres qui apparaît comme indiqué ci-dessous, sélectionnez Courrier > Rédiger et répondre. Cochez la case à côté de Toujours afficher Cci, et cliquez sur Enregistrer.
   
   

Ajouter Cci dans Outlook sur Android et iOS

Que vous utilisiez l'application Outlook sur un appareil Android ou un appareil iOS (comme un iPhone ou un iPad), veuillez suivre ces étapes pour ajouter des destinataires Cci :

1. Cliquez sur la flèche à côté de la ligne À : . Cette action révélera des champs supplémentaires, y compris le champ Cci.
2. Entrez les adresses e-mail dans le Cci champ.
   

Cci automatique dans Outlook (sur le bureau Windows)

Cci automatique dans Outlook est un outil polyvalent qui améliore l'efficacité et l'organisation des emails. Il est essentiel pour la supervision, la coordination d'équipe, le respect des exigences de conservation des enregistrements et la gestion efficace des clients. De plus, se mettre automatiquement en Cci est un moyen efficace de suivre les emails envoyés, de gérer les suivis et d'assurer la confidentialité.

Pour vous aider à tirer pleinement parti de cette fonctionnalité, la section suivante fournira des instructions détaillées, étape par étape, pour configurer Cci automatique dans Outlook.

Ajouter automatiquement Cci à tous les emails ou à des emails spécifiques avec Kutools

Outlook, par défaut, n'offre pas de fonctionnalité intégrée pour ajouter automatiquement Cci à tous les emails ou à des emails spécifiques. Cependant, cette limitation peut être surmontée avec l'utilisation de Kutools pour Outlook – un puissant add-in qui améliore les capacités d'Outlook. Dans cette section, nous explorerons comment Kutools vous permet de définir des règles pour vous mettre automatiquement en Cci ou d'autres sur tous les emails ou seulement ceux qui répondent à certains critères, offrant un niveau de personnalisation et d'automatisation qui n'est pas disponible nativement dans Outlook.

Une fois que vous avez installé Kutools pour Outlook, veuillez procéder comme suit :

1. Sur l'onglet Kutools , sélectionnez le bouton CC / BCC .
   
   Conseil : Si vous avez déjà activé la fonctionnalité CC / BCC automatique, sélectionnez la flèche vers le bas à côté du bouton et choisissez Gestion des règles.
2. Dans le boîte de dialogue Gestion du CCi/BCCi automatique , cliquez sur le bouton Nouveau pour créer une règle.
   
3. Dans le fenêtre Assistant de règle qui apparaît, définissez les critères pour les emails auxquels vous souhaitez ajouter automatiquement un destinataire Cci. Par exemple, si vous souhaitez ajouter automatiquement un destinataire Cci sur les emails avec "Important" dans la ligne d'objet, suivez ces étapes :
   1. Sélectionnez l'option l'objet contient des mots spécifiques dans la boîte Étape1.
   2. Cliquez sur la valeur soulignée dans la boîte Étape2 pour spécifier les mots déclencheurs (par exemple, "Important") dans la ligne d'objet.
   3. Cliquez sur Suivant.
      Conseil : Si vous souhaitez ajouter automatiquement un destinataire Cci à tous les emails sortants, ne choisissez aucune option et cliquez sur Suivant.

      

4. Dans l' Assistant de règlesuivant, vous avez la possibilité de spécifier des exceptions à la règle. Si vous n'avez pas besoin d'exceptions, cliquez simplement sur Suivant.
   
5. Dans le dernier Assistant de règle, procédez comme suit :
   1. Nommez la règle et ajoutez une note si nécessaire.
   2. Sélectionnez le bouton Destinataire pour ajouter les destinataires Cci souhaités que vous souhaitez ajouter automatiquement à vos messages sortants.
      Conseil : Dans la boîte de dialogue Sélectionner des noms , vous pouvez ajouter un destinataire Cci par l'une des méthodes ci-dessous :

      • Entrez directement les destinataires Cci souhaités dans le champ Cci. Conseil : S'il y a plusieurs destinataires, séparez-les par des points-virgules.
      • Choisissez un ou plusieurs contacts de votre liste d'adresses et cliquez sur le bouton Cci pour les ajouter rapidement en tant que destinataires Cci.
   3. Cliquez sur Ok.
      
6. Nous revenons maintenant à la boîte de dialogue Gestion du CCi/BCCi automatique , et la règle que nous avons créée est déjà activée (cochée). Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
   

Résultat

Désormais, chaque fois que j'envoie un email avec le mot-clé "Important" dans la ligne d'objet, les destinataires Cci prédéfinis seront automatiquement ajoutés au champ Cci.

Ajouter Cci à des emails spécifiques en utilisant Quick Steps (raccourcis clavier)

Bien qu'Outlook ne fournisse pas directement un moyen d'ajouter automatiquement des destinataires Cci aux messages sortants, la fonctionnalité Quick Steps offre une méthode indirecte. Cet outil pratique vous permet d'ajouter rapidement des destinataires Cci à vos emails d'un simple clic ou même via des raccourcis clavier. Pour profiter de cette fonctionnalité, veuillez procéder comme suit :

1. Sur l' onglet Accueil , dans la boîte Quick Steps , sélectionnez Créer Nouveau.
   
2. Dans le boîte de dialogue Modifier Quick Step , veuillez configurer la nouvelle action :
   1. Donnez un nom à cette action.
   2. Sous Actions, sélectionnez Nouveau Message dans le menu déroulant Choisir une Action.
   3. Cliquez sur Afficher les Options et sélectionnez Ajouter Cci. Ensuite, entrez les adresses e-mail de ceux que vous souhaitez mettre en Cci, en les définissant comme destinataires Cci prédéfinis.
      Conseil :

      • S'il y a plusieurs destinataires, séparez-les par des points-virgules.
      • Vous pouvez cliquer sur le bouton Cci pour sélectionner et ajouter des destinataires de votre carnet d'adresses.
   4. Spécifiez une touche de raccourci pour cette action.
   5. Cliquez sur Terminer.
      
3. Dans votre Outlook, sélectionnez l'action que vous avez configurée dans la boîte Quick Steps , ou utilisez les raccourcis clavier que vous lui avez assignés. Cela créera automatiquement un nouvel email avec le destinataire Cci déjà inclus.
   
   

Voir les destinataires Cci

Dans Outlook, si vous n'êtes pas sûr d'avoir mis quelqu'un en Cci dans un message que vous avez envoyé, il y a un moyen simple de vérifier :

Il suffit d'aller dans votre dossier Éléments envoyés et d'ouvrir l'email en question. Les noms ou adresses de tous les destinataires Cci seront visibles dans la section d'en-tête du message.

Rappeler lors de la réponse à tous à un message où vous étiez en Cci

Être rappelé lors de la réponse à tous sur un message où vous étiez en Cci est vital pour maintenir la confidentialité et le comportement professionnel. Cette précaution empêche de révéler accidentellement votre présence discrète dans la conversation, évitant ainsi les malentendus ou les violations de la stratégie de communication. Ces rappels sont particulièrement cruciaux dans des contextes professionnels ou sensibles, où respecter l'intention de l'expéditeur et éviter la divulgation involontaire d'informations sont essentiels pour préserver l'intégrité des communications privées.

Bien qu'Outlook n'offre pas nativement de tels rappels, Kutools pour Outlook fournit une solution pratique. Il dispose d'une option de bascule qui, lorsqu'elle est activée d'un simple clic, permet des rappels, vous aidant ainsi à maintenir la discrétion et à prévenir toute violation involontaire de l'étiquette de l'email.

Une fois que vous avez installé Kutools pour Outlook, veuillez procéder comme suit :

1. Sur l'onglet Kutools, sélectionnez Options.
2. Dans la boîte de dialogue Options, accédez à l'onglet Répondre, et cochez l'option Avertissez-moi lorsque "Répondre à tous" à un message qui m'a en Cci.
3. Cliquez sur OK.
   

Meilleures pratiques et considérations pour l'utilisation de Cci

Cci est idéal pour les emails professionnels adressés à plusieurs destinataires qui ne se connaissent pas. Il simplifie le champ À en évitant une longue liste d'adresses et minimise le risque de réponses en masse à tous, ce qui peut entraîner un spam involontaire. De plus, se mettre en Cci est un moyen efficace de garder un enregistrement consolidé des emails envoyés.

Avant d'ajouter un destinataire au champ Cci, vous devriez :

• Anticiper la Réception de l'Email : Assurez-vous qu'ils anticipent votre email. Cela est crucial car l'utilisation de Cci est courante parmi les spammeurs, ce qui amène de nombreux filtres de messagerie à marquer ces messages comme indésirables. Conseillez aux destinataires de vous marquer comme expéditeur sûr dans leurs paramètres Outlook pour éviter que vos emails ne soient dirigés vers le dossier Courrier indésirable.
• Considérer l'Impact du Tri : Rappelez-vous que l'utilisation de Cci peut affecter la façon dont les destinataires trient vos messages. Étant donné que la plupart des règles de tri dans les systèmes de messagerie sont configurées en fonction de la boîte À ou Cc, les messages envoyés avec des destinataires Cci pourraient ne pas s'aligner avec ces règles de tri établies.
• Respecter les Limites du Fournisseur : Soyez conscient des limites fixées par votre fournisseur de services de messagerie sur le nombre de destinataires (À, Cc, Cci). Dépasser ces limites peut entraîner des problèmes de livraison ou signaler votre email comme spam.

En respectant ces directives, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Cci de manière efficace et éthique, en veillant à ce que vos emails soient reçus positivement et atteignent leurs objectifs prévus.

Questions fréquemment posées sur Outlook Cci

Cette section aborde les questions fréquemment posées sur la fonctionnalité Copie Carbone Invisible (CCI) dans Microsoft Outlook.

Les destinataires principaux peuvent-ils voir les destinataires Cci dans Outlook ?

Non, les destinataires principaux dans le champ À ou Cc de l'email ne peuvent pas voir qui a été ajouté dans le champ Cci.

Les destinataires Cci verront-ils les adresses e-mail des autres ?

Non, les destinataires Cci ne peuvent pas voir les adresses e-mail des autres.

Puis-je être notifié si quelqu'un répond à tous dans un email où je suis en Cci ?

En général, vous ne recevrez pas de réponses Répondre à tous à un email où vous êtes un destinataire Cci, car votre adresse e-mail n'est pas visible par les autres destinataires.

Que se passe-t-il si un destinataire Cci répond à tous ?

Lorsqu'un destinataire Cci clique sur Répondre à tous, sa réponse sera envoyée à l'expéditeur original et à tous les destinataires listés dans les champs À ou Cc de l'email original. Cependant, les autres destinataires Cci ne recevront pas cette réponse. Pour éviter de répondre accidentellement à tous en tant que destinataire Cci, vous pouvez configurer un avertissement dans Outlook en suivant cette instruction : Rappeler lors de la réponse à tous à un message où vous étiez en Cci.

Puis-je envoyer uniquement à Cci sans destinataire principal ?

Oui. Dans Outlook, il est techniquement possible d'envoyer un email avec des destinataires uniquement dans le champ Cci, en laissant les champs À et Cc vides. Cependant, sachez que cette pratique peut déclencher des filtres anti-spam car elle est considérée comme un comportement de messagerie atypique. Certains serveurs de messagerie pourraient même rejeter automatiquement ces emails, les percevant comme des spams potentiels ou des tentatives de phishing.

Comment puis-je me mettre automatiquement en Cci ou mettre d'autres en Cci dans Outlook ?

Outlook n'a pas de fonctionnalité native pour cela, mais vous pouvez utiliser des règles ou des add-ins tiers comme Kutools pour Outlook pour configurer un Cci automatique : Ajouter automatiquement Cci à tous les emails ou à des emails spécifiques avec Kutools.

Y a-t-il une limite au nombre de destinataires Cci dans Outlook ?

Oui, il y a généralement une limite, mais elle varie en fonction du serveur de messagerie et des paramètres d'Outlook. Les limites courantes varient de50 à500 destinataires.

Ci-dessus se trouve tout le contenu pertinent lié à la Copie Carbone Invisible (CCI) d'Outlook. J'espère que vous trouvez le tutoriel utile. Si vous souhaitez explorer plus de conseils et astuces Outlook, veuillez cliquer ici pour accéder à notre vaste collection de milliers de tutoriels.

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