Résumé IA pour les emails Outlook
Dans l'environnement de travail rapide d'aujourd'hui, la communication par email est essentielle. Extraire rapidement les informations clés des emails peut améliorer l'efficacité et éviter de manquer des détails cruciaux.
Par exemple :
- Lorsque vous recevez des emails longs, tout lire peut prendre trop de temps. Un résumé rapide vous aide à saisir les points clés plus rapidement.
- Lorsque vous gérez plusieurs emails liés à un projet, lire chacun individuellement peut être chronophage et entraîner la perte de mises à jour importantes. Résumer tous les emails liés ensemble offre une vue d'ensemble claire et améliore l'efficacité.
Ce tutoriel vous guidera dans l'utilisation de l'IA pour résumer efficacement des emails simples et multiples.
Résumé d'un seul email
Résumer un seul email est une tâche courante, et la plupart des outils IA peuvent le faire facilement. Voici deux méthodes recommandées :
Méthode 1 : Solutions IA en ligne
Il existe de nombreux outils IA en ligne capables de résumer rapidement du contenu. Voici comment utiliser l'un des outils les plus populaires, ChatGPT, comme exemple :
Étape 1. Ouvrez l'email dans Outlook, sélectionnez le texte et copiez-le (raccourcis : "Ctrl" + "C").
Étape 2. Allez sur ChatGPT ou un outil IA similaire, collez le contenu de l'email, et entrez une requête comme "Résumez le contenu ci-dessous :". Ensuite, cliquez sur le bouton "Envoyer". 
.
L'IA générera un résumé concis. Copiez-le et utilisez-le selon vos besoins.
Si vous n'êtes pas satisfait du résumé fourni, vous pouvez ajouter vos exigences et demander de générer un nouveau résumé.
Avantages et inconvénients
✔️Avantages
- La plupart des outils IA en ligne sont gratuits.
- Pas besoin d'installer de logiciel, ils peuvent être utilisés instantanément.
❌Inconvénients
- Copier et coller chaque email manuellement peut être fastidieux, surtout pour plusieurs emails.
- Risques potentiels pour la confidentialité, car coller le contenu de l'email dans des outils IA tiers peut entraîner une exposition des données.
Méthode 2 : Volet IA intégré de Kutools pour Outlook
"Kutools pour Outlook" propose un "volet IA" qui résume automatiquement le contenu des emails sans nécessiter de copier-coller.
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Étape 1. Installez Kutools pour Outlook, ouvrez Outlook, et cliquez sur "Kutools" > "IA" pour activer le "volet Kutools IA".
Si vous utilisez la fonction IA de Kutools dans Outlook pour la première fois, une fenêtre de dialogue "Configuration IA" apparaîtra, vous invitant à sélectionner un "fournisseur IA" (par exemple, OpenAI, Google Gemini, Baidu) et à entrer votre "clé IA".
Si vous n'avez pas encore de clé IA, je vous recommande de demander une clé IA Kutools, qui vous permet d'utiliser les fonctionnalités IA de Kutools 100 fois gratuitement. Comment obtenir une clé IA Kutools ?
Le volet Kutools IA est maintenant activé. Cliquez sur l'onglet "Résumé", et il générera automatiquement un résumé pour l'email actuel. Lorsque vous passez à l'email suivant, un nouveau résumé sera créé automatiquement.
Si vous préférez générer des résumés manuellement, désactivez simplement le "Mode Automatique" et passez au "Mode Manuel", où les résumés ne seront générés que lorsque vous cliquez sur le bouton "Générer".
Étape 3. Si le contenu ne vous satisfait pas, cliquez sur le bouton "Régénérer" 
pour permettre à l'IA d'extraire de nouvelles informations clés pour vous. Si le contenu vous satisfait, cliquez sur le bouton "Copier" 
pour copier le contenu extrait et le coller où vous le souhaitez.
Personnalisation
Sélectionner la langue du résumé : Choisissez la langue souhaitée pour votre résumé. Avec plus de 40 langues disponibles, vous pouvez générer des résumés dans la langue qui convient le mieux à vos besoins.
Sélectionner le style du résumé : Par défaut, quatre styles de résumé prédéfinis sont proposés.
Personnaliser ou ajouter plus de styles de résumé : Les utilisateurs peuvent personnaliser leurs préférences de résumé.
Cliquez sur le bouton "Gestion de la bibliothèque de compétences"
, localisez la compétence Résumé, et cliquez sur le bouton "Ajouter des options" pour entrer vos demandes personnalisées. Enregistrez vos préférences pour adapter le résumé à vos besoins.
, localisez la compétence Résumé, et cliquez sur le bouton "Ajouter des options" pour entrer vos demandes personnalisées. Enregistrez vos préférences pour adapter le résumé à vos besoins.
Avantages et inconvénients
✔️Avantages
- Résumé automatisé sans copier-coller manuel.
- Intégré directement dans Outlook, éliminant le besoin de changer de plateforme.
- Prend en charge plusieurs langues, facilitant la compréhension des emails en langues étrangères.
- Permet la personnalisation du style de résumé et des informations clés incluses.
❌Inconvénients
- Nécessite l'installation de Kutools pour Outlook.
Résumé d'emails en masse
Bien que vous puissiez résumer plusieurs emails un par un avec des outils IA en ligne, ce processus est inefficace. L'outil "Résumé IA" de Kutools pour Outlook est spécialement conçu pour cela.
Outil de Résumé IA Avancé de Kutools pour Outlook
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Étape 1. Installez Kutools pour Outlook, ouvrez Outlook, et cliquez sur "Kutools" > "Résumé IA" pour activer la fonction de Résumé IA de Kutools.
Si vous utilisez la fonction IA de Kutools dans Outlook pour la première fois, une fenêtre de dialogue "Configuration IA" apparaîtra, vous invitant à sélectionner un "fournisseur IA" (par exemple, OpenAI, Google Gemini, Baidu) et à entrer votre "clé IA".
Si vous n'avez pas encore de clé IA, je vous recommande de demander une clé IA Kutools, qui vous permet d'utiliser les fonctionnalités IA de Kutools 100 fois gratuitement. Comment obtenir une clé IA Kutools ?
Étape 2. Dans la boîte de dialogue "Étape 1 du Résumé de Travail IA", sélectionnez la "plage de dates souhaitée" pour résumer les emails et choisissez les "dossiers" contenant les emails que vous souhaitez inclure dans le résumé. Ensuite, cliquez sur le bouton "Suivant".
Étape 3. Tous les emails des dossiers sélectionnés dans la plage de dates spécifiée seront affichés dans une liste. Vous pouvez affiner manuellement la sélection en cochant des emails spécifiques pour un résumé plus précis. Ensuite, sélectionnez la "langue" et le "style de résumé". Cliquez sur "Démarrer le Résumé".
Le résumé est maintenant généré.
Si le résumé ne vous satisfait pas, cliquez sur "Résumer à nouveau" pour obtenir un nouveau résumé.
Si vous êtes satisfait du résumé, cliquez sur "Copier" pour le coller où vous en avez besoin. Vous pouvez également cliquer sur "Exporter" pour enregistrer le résumé sous forme de fichier TXT ou PDF. Vous pouvez aussi cliquer sur "Nouvel email" pour ouvrir une nouvelle fenêtre de message avec le résumé automatiquement inséré dans le corps de l'email.
Avantages et inconvénients
✔️Avantages
- Résumé par lot de plusieurs emails, économisant beaucoup de temps.
- Style de résumé et langue personnalisables.
- Génère plusieurs versions de résumé pour une comparaison facile.
- Résumés modifiables, avec des options d'exportation vers des fichiers PDF et Texte.
❌Inconvénients
- Nécessite l'installation de Kutools pour Outlook.
Tableau comparatif : Quelle méthode choisir ?
| Fonctionnalité | Outils IA en ligne | Volet IA Kutools | Résumé IA Kutools |
| Cas d'utilisation | Email unique | Email unique | Emails multiples |
| Automatique | ❌Non, nécessite une copie manuelle | ✅Oui | ✅Oui |
| Support multi-langues | Dépend de l'outil IA | ✅Oui | ✅Oui |
| Style de résumé personnalisable | ❌Basique seulement | ✅Oui | ✅Oui |
| Résumé par lot | ❌Non | ❌Non | ✅Oui |
| Intégré à Outlook | ❌Non | ✅Oui | ✅Oui |
| Confidentialité et sécurité | ❌Risque d'exposition des données | ✅Sécurisé | ✅Sécurisé |
Conclusion
- Si vous devez résumer un seul email, le volet IA Kutools est le choix le plus efficace - il résume automatiquement les emails sans nécessiter de copier-coller.
- Si vous devez résumer plusieurs emails, le Résumé IA Kutools est la meilleure option - il traite plusieurs emails à la fois, vous faisant gagner du temps.
- Si vous ne voulez pas installer de plugins, les outils IA en ligne peuvent fonctionner, mais un effort manuel est requis pour
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