Rédaction d'e-mails sans effort : Utilisation d'outils d'IA dans Outlook
Écrire des e-mails peut être chronophage, surtout lorsqu'il s'agit d'adopter un ton professionnel ou de rédiger rapidement des réponses. Heureusement, les outils alimentés par l'IA facilitent la rédaction d'e-mails comme jamais auparavant. Dans ce guide, nous explorons trois principales méthodes pour tirer parti de l'IA dans Outlook afin de rationaliser vos tâches de messagerie.
Utilisation de la fonction de rédaction IA de Kutools pour Outlook
Utilisation d'outils d'IA tiers (ChatGPT, Grammarly)
Utilisation des fonctionnalités d'IA intégrées dans Outlook (Copilot uniquement pour les abonnés 365)
Outlook propose des fonctionnalités d'IA intégrées, telles que Copilot, pour vous aider à rédiger des e-mails. Cependant, ces fonctionnalités sont exclusives aux abonnés Microsoft 365 et comportent des coûts supplémentaires.
Étapes à suivre :
Étape 1. Ouvrez Outlook et commencez à rédiger un nouvel e-mail dans la fenêtre de composition de message.
Étape 2. Cliquez sur l'onglet Copilot, puis sur Rédiger avec Copilot.
Étape 3. Dans la zone de texte Rédiger avec Copilot, fournissez une brève description du contenu de l'e-mail dont vous avez besoin (par exemple, « Rédigez un e-mail de suivi à un client concernant la mise à jour du projet »), puis cliquez sur le bouton Générer.
Étape 4. Passez en revue le brouillon généré par l'IA et apportez toutes les modifications nécessaires. Si vous êtes satisfait du contenu, cliquez sur le bouton Conserver, sinon, cliquez sur le bouton Réessayer pour générer un nouveau brouillon.
Étape 5. Envoyez l'e-mail.
Fonctionnalités
- ✅Pas besoin d'installer de plugins supplémentaires.
- ✅Simple et intégré à Outlook.
- ❌Limité aux abonnés Microsoft 365.
- ❌Peut nécessiter une licence d'entreprise, créant une barrière élevée à l'entrée.
- ❌Coût d'abonnement mensuel supplémentaire.
Utilisation de la fonction de rédaction IA de Kutools pour Outlook
Kutools pour Outlook est un puissant plugin qui inclut une fonction de rédaction IA, conçue pour aider les utilisateurs à rédiger des e-mails rapidement et efficacement.
Étapes à suivre :
Étape 1. Installez Kutools pour Outlook, lancez l'application et ouvrez la fenêtre de composition de message.
Étape 2. Accédez à l'onglet Kutools AI, cliquez sur AI, activez le volet Kutools AI.
Étape 3. Dans le volet Kutools, accédez à l'onglet Composer et saisissez vos exigences d'e-mail.
Choisissez votre langue préférée parmi plus de 40 options prises en charge.
Sélectionnez le style d'e-mail, comme formel, décontracté ou détaillé.
Entrez le point clé de l'e-mail, puis cliquez sur le bouton Générer.
Étape 4. Passez en revue le brouillon généré par l'IA. Si vous êtes satisfait du contenu, cliquez sur le bouton Insérer pour l'appliquer directement à votre e-mail. Sinon, cliquez sur le bouton Générer pour créer un nouveau brouillon jusqu'à obtenir le résultat souhaité.
Options
Prise en charge multilingue : Écrivez des e-mails dans différentes langues.
Sélection du style d'e-mail : Choisissez entre des styles formels, décontractés ou personnalisés.
Styles personnalisés : Définissez le ton et les préférences de votre e-mail. Cliquez sur le bouton Gestion de la bibliothèque de compétences, accédez à l'onglet Composer et personnalisez le rôle, la commande et les options.
Fonctionnalités
- ✅Prend en charge plusieurs langues et styles d'e-mail.
- ✅Styles entièrement personnalisables.
- ✅Gratuit à utiliser une fois que vous fournissez votre clé API OpenAI.
- ❌Nécessite l'installation d'un plugin supplémentaire.
Autres fonctionnalités d'IA pour la rédaction d'e-mails
Kutools propose également des fonctionnalités telles que :
Correcteur de fautes de grammaire : Identifie automatiquement et suggère des corrections pour les erreurs grammaticales.
Correcteur de grammaire Outlook : Assurez-vous que vos e-mails sont exempts d'erreurs
Reformuler l'e-mail : Aide à reformuler vos e-mails pour plus de clarté ou ajuster le ton.
Perfectionnez vos e-mails avec l'IA : Un guide étape par étape pour une communication parfaite
Réponse aux e-mails : Génère des réponses rapides aux e-mails entrants.
Répondez facilement aux e-mails dans Outlook grâce à la puissance de l'IA
Utilisation d'outils d'IA tiers (ChatGPT, Grammarly)
De nombreux outils d'IA tiers s'intègrent à Outlook via des extensions de navigateur ou des applications autonomes. Ces outils, comme ChatGPT et GrammarlyGO, offrent des fonctionnalités puissantes pour générer et affiner le contenu des e-mails.
Étapes à suivre :
Exemple : ChatGPT
Étape 1. Ouvrez ChatGPT dans votre navigateur ou application.
Étape 2. Fournissez une invite décrivant l'e-mail dont vous avez besoin (par exemple, "Rédigez un e-mail professionnel pour faire un suivi après une réunion"). Ensuite, cliquez sur le bouton Envoyer.
ChatGPT générera le contenu.
Étape 3. Copiez le brouillon généré et collez-le dans Outlook.
Fonctionnalités
- ✅Très flexible, prenant en charge une variété de langues et de styles.
- ✅Fonctionne indépendamment d'Outlook, offrant une polyvalence sur plusieurs plateformes.
- ❌Nécessite de basculer entre les applications.
- ❌Problèmes potentiels de confidentialité des données lors du partage du contenu des e-mails avec des outils tiers.
Conclusion
Les outils d'IA peuvent considérablement améliorer votre processus de rédaction d'e-mails, que vous utilisiez les fonctionnalités intégrées d'Outlook, des outils tiers ou des plugins spécialisés comme Kutools pour Outlook. Bien que les fonctionnalités intégrées soient pratiques pour les abonnés Microsoft 365, Kutools pour Outlook offre une solution plus accessible et personnalisable pour tous les utilisateurs.
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